Instrukcja obsługi R2płatnik

Moduł internetowy daje możliwość samodzielnego wprowadzania i rozliczania delegacji, co może znacznie przyspieszyć prace ewidencyjno-rozliczeniowe. Przy wykorzystaniu modułu internetowego procedura może wyglądać następująco:

1. Pracownik (lub kierownik) wypisuje w module internetowym polecenie wyjazdu.

2. Kierownik akceptuje polecenie wyjazdu i ewentualną zaliczkę.

3. W trakcie delegacji lub po powrocie pracownik uzupełnia ewidencję przejazdów i poniesione wydatki.

4. Po zakończeniu delegacji kierownik koryguje i akceptuje rozliczenie kosztów.

Dostęp do modułu internetowego umożliwia przeglądarka stron internetowych. Pracownik loguje się na swoim koncie jako pracownik, kierownik loguje się jako użytkownik.

Pracownik standardowo posiada prawa do wprowadzania nowej delegacji, poprawy zakładki Polecenie wyjazdu (przy statusie delegacji planowana), poprawy pozostałych zakładek (przy statusie rachunku otwarty) i kasowania delegacji.

Kierownik standardowo może wprowadzać nową, poprawiać i kasować delegację, a w szególności zatwierdzić lub odrzucić polecenie wyjazdu (Status delegacji) i rozliczenie kosztów (Status rachunku).

UWAGA. Standardowe prawa pracowników można ograniczyć, ustawiając zaawansowane prawa dostępu do tabeli DELEGACJE dla grupy Użytkownicy WWW - patrz Instrukcja administratora - Parametryzacja systemu - Użytkownicy - Grupy praw dostępu. Analogicznie możemy ograniczyć prawa kierownika, modyfikując prawa dostępu dla grupy użytkowników, do której został przypisany.

W ustawieniach środowiska WWW na zakładce FUNKCJONALNOŚĆ istnieje Dodatkowa opcja Kontrola limitów urlopów i delegacji, której włączenie uniemożliwi dowolne korygowanie automatycznie wyliczanych ilości ryczałtów.

Delegacje - przykładowa procedura obiegu e-dokumentów

1. Polecenie wyjazdu (i ewentualną zaliczkę) pracownik wprowadza w firmowym intranecie - przełożony (lub kierownik) otrzymuje e-mail informacyjny

2. Przełożony (lub kierownik) zatwierdza polecenie wyjazdu (wtedy dni delegacji pojawiają się w karcie pracy) - pracownik otrzymuje e-mail informacyjny, na podstawie którego pobiera zaliczkę z kasy i wyjeżdża na delegację

3. Po powrocie z delegacji pracownik uzupełnia zakładki: koszty przejazdów, przerwy, wydatki wg załączników i zamyka rachunek kosztów - przełożony otrzymuje e-mail informacyjny

4. Przełożony po sprawdzeniu rozliczenia zatwierdza rachunek kosztów - pracownik otrzymuje e-mail informacyjny

5. Na podstawie zatwierdzonego rachunku kosztów następuje rozliczenie pracownika w kasie

Standardowo ustawiony obieg dokumentów, dotyczących polecenia wyjazdu i rozliczenia delegacji można przeanalizować i ewentualnie zmodyfikować samemu, przystosowując do własnych wymagań (patrz Parametryzacja systemu - Obieg dokumetów).