Instrukcja obsługi R2płatnik

Import kart zasiłkowych pozwala na szybkie uzupełnienie danych wszystkich lub wybranych pracowników. Dane te należy wcześniej przygotować w pliku tekstowym lub w arkuszu Excel. Opis struktury pliku z danymi do importu podany jest w załączniku (Pomoc - Instrukcja obsługi, następnie odszukujemy Załączniki - Specyfikacja importu danych kadrowych). Przykładowe pliki z danymi do importu znajdują się w katalogu programu w podkatalogu EXPORT. Analogiczne pliki w zadanym formacie możemy przygotować ręcznie lub wygenerować automatycznie we wcześniej posiadanym systemie.

Funkcja Import kart zasiłkowych dostępna jest w menu głównym Zbiory - Import danych.

Na zakładce Import określamy:

• Selekcja - działy,grupy pracowników bądź pracownicy podświetleni, których dotyczyć będzie import

• Zeruj ewidencje przed importem - po zaznaczeniu opcji mamy pewność, że po zaimportowaniu wpisy w karcie zasiłkowej za podany okres pochodzą tylko z pliku importowego, gdyż przed importem zostają usunięte (za podany okres oczywiście), jeśli poprzez import tylko uzupełniamy istniejące już ewidencje, opcję tę należy wyłączyć

• Od daty, Do daty - wpisując okres, za jaki chcemy importować dane mamy pewność, że nie zaimportują się dane wykraczające poza ten okres (nawet wtedy, jeśli takie dane przygotowane są w pliku importowym)

• Plik źródłowy - plik z danymi do importu, może to być plik tekstowy (txt), plik z arkusza Excel (xls) lub plik z arkusza Excel 2007 (xlsx)

Na zakładce Ustawienia dla pliku tekstowego ustalamy, czy plik z danymi do importu zawiera rekordy o stałej czy zmiennej długości. Dla rekordów o zmiennej długości ustawiamy dodatkowo Znak rozdzielający pola w rekordzie oraz Znak ograniczający pola. Dodatkowo możemy dopasować Standard polskich liter i Format daty. Dla arkusza Excel podajemy Nazwę akrusza, czyli zakladki, z której pobieramy dane.

Na zakładce Zaawansowane ustalamy:

• w przypadku plików tekstowych - poszczególne pola rekordu i ich kolejność w pliku oraz długość składników w przypadku rekordów o stałej długości

• w przypadku arkuszy Excel - zakres pól, których zawartość chcemy zaimportować oraz nazwy kolumn w arkuszu, które odpowiadają polom w programie

Wymagane jest, żeby plik importowy zawierał identyfikację pracownika. Z pól identyfikujących do wyboru mamy do wyboru:

• Id pracownika - automatycznie nadawany przez program unikalny numer pracownika (kolumna Ide w oknie z pracownikami)

• Identyfikator - własny identyfikator nadawany przez użytkownika w oknie z pacownikami

• Nazwisko i Imię - wystarczające jeśli nie posiadamy pracowników o tym samym imieniu i nazwisku

Jeśli chcemy wykorzystać przygotowane w Excelu przykładowe dane zasilające, to należy:

1. wywołać polecenie importu odpowiednich danych - menu Zbiory - Import danych

2. określić odpowiedni Plik źródłowy - typu Pliki Excel 2007, wybrać odpowiedni plik XLSX z podkatalogu

3. skojarzyć kolumny w arkuszu z odpowiednimi polami - na zakładce Zaawansowane zaznaczyć Domyślne