Instrukcja obsługi R2płatnik

Import ewidencji czasu pracy służy do automatycznego wprowadzenia godzin wejścia/wyjścia, przygotowanych w innym programie. Może to być zewnętrzny system RCP służący do ewidencjonowania zdarzeń, jak również arkusz Excel'a z odpowiednimi danymi.

Funkcję importu wywołujemy z menu głównego Zbiory - Import danych - Import RCP - Import ewidencji czasu pracy.

Na zakładce Import określamy:

• Selekcja - działy pracowników objętych importem

• Od daty, Do daty - wpisując okres, za jaki chcemy importować dane mamy pewność, że nie zaimportują się dane wykraczające poza ten okres (nawet wtedy, jeśli takie dane przygotowane są w pliku importowym)

• Plik źródłowy - plik z danymi do importu, przygotowany w formacie ustawionym na zakładce Ustawienia i Zaawansowane

Na zakładce Ustawienia ustalamy, czy plik tekstowy zawiera rekordy o stałej czy zmiennej długości. Dla rekordów o zmiennej długości ustawiamy dodatkowo Znak rozdzielający pola w rekordzie oraz Znak ograniczający pola. Dodatkowo możemy dopasować Format daty oraz Format czasu.

Poszczególne pola rekordu (czyli jednej linii w pliku tekstowym) oraz długość składników w przypadku rekordów o stałej długości ustalamy na zakładce Zaawansowane.

• Numer karty RCP - pole jednoznacznie identyfikujące zatrudnionego pracownika, numer wydanej karty musi być wcześniej uzupełniony w Aktualnym zatrudnieniu

• Data - dzień, którego dotyczy zdarzenie, w pliku może wystąpić kilka linii z tą samą datą, jeśli pracownik tego dnia kilka razy wchodził i wychodził z pracy

• Godzina wejścia, Godzina wyjścia - czas rejestracji w formacie ustalonym na zakładce Ustawienia

• Zal.godz.wejścia, Zal.godz.wyjścia - jeśli tych pozycji nie uwzględnimy podczas importu to zostaną one automatycznie ustalone na podstawie faktycznych godzin wejścia/wyjścia i Harmonogramu czasu pracy na dany dzień, jeśli natomiast będą zaznaczone do importu to zostaną wprowadzone do ewidencji czasu pracy w wymiarze określonym w pliku importowym, bez przeliczania na podstawie harmonogramu

Przy ustawionej zmiennej długości rekordu, średnikiem jako znakiem rozdzielającym pola i pustym znakiem ograniczającym pola (zakładka Ustawienia) oraz wybranymi domyślnymi polami Domyślne, plik tekstowy może wyglądać następująco:

123456;01-08-2016;7:45;16:10;8:00;16:00;
123456;02-08-2016;7:52;16:00;8:00;16:00;
123456;03-08-2016;8:00;16:02;8:00;16:00;
123456;04-08-2016;7:59;16:12;8:00;16:00;
123456;05-08-2016;7:24;17:40;8:00;17:30;

Jeśli chcemy wykorzystać przygotowane w Excelu przykładowe dane zasilające, to należy:

1. wywołać polecenie importu odpowiednich danych - menu Zbiory - Import danych

2. określić odpowiedni Plik źródłowy - typu Pliki Excel 2007, wybrać odpowiedni plik XLSX z podkatalogu

3. skojarzyć kolumny w arkuszu z odpowiednimi polami - na zakładce Zaawansowane zaznaczyć Domyślne

4. jeżeli chcemy założyć nowych pracowników - na zakładce Import zaznaczyć Zakładaj nowych pracowników