Instrukcja obsługi R2płatnik

Wprowadzanie i rozliczanie delegacji zagranicznych podzielone zostało na następujące zakładki:

• 1. Polecenie wyjazdu

• 2. Koszty przejazdów

• 3. Przerwy

• 4. Wydatki wg załączników

• 5. Diety i ryczałty

• 6. Rachunek kosztów podróży

• Rejestr delegacji - wybieramy z dostępnych rejestrów, krajowy lub zagraniczny

• Nr kolejny - po wybraniu rejestru podstawi się kolejny nr w roku

• Z dnia - data wypisania druku delegacji

• Nr - wyświetla się na podstawie nr kolejnego, roku z dnia polecenia wyjazdu oraz wybranego rejestru

• Dokąd - nazwa firmy lub dokładny adres, dane można przepisać z biblioteki lub wprowadzić samodzielnie
  UWAGA. W przypadku wyboru z biblioteki kilku miejsc podróży, kolejne pozycje z biblioteki wprowadzamy klikając Wybierz jednocześnie przytrzymując klawisz Shift

• Na czas od, do - okres delegacji, na podstawie którego rozliczane będą koszty podróży

• W karcie pracy od, do - faktyczny okres delegacji, na podstawie którego wpisują się dni delegacji w miesięcznej karcie pracy

• poniżej 8h - zaznaczenie spowoduje, że w karcie pracy w tym dniu nie podstawi się ikonka delegacji
  UWAGA 1. Żeby dni delegacji uzupełniały się automatycznie w karcie pracy, należy przy firmie zaznaczyć opcję Włącz pobieranie czasu pracy z ewidencji delegacji (w oknie Firmy zakładka Parametry - Karty pracy), w przeciwnym wypadku dni delegacji w karcie pracy uzupełniamy ręcznie.
  UWAGA 2. Rozbieżności pomiędzy okresami mogą wynikać z faktu, że pracownik tego samego dnia jest część dnia w pracy a następnie w delegacji. Zaznaczenie delegacji w karcie pracy skutkuje pomniejszeniem ewentualnego ryczałtu samochodowego (patrz Rodzaje wynagrodzeń - ryczałt samochodowy).

• W celu - cel wyjazdu możemy wprowadzić ręcznie lub podstawić z biblioteki

• Rodzaj środka lokomocji - w zależności od wyboru wypełniamy odpowiednio pola Środek lokomocji i Rodzaj biletu:

  • służbowy - w pozycji Rodzaj biletu wybieramy pojazd z biblioteki samochodów służbowych lub uzupełniamy bibliotekę klikając w pozycję Biblioteka

  • prywatny

  - w pozycjach Środek lokomocji i Rodzaj biletu podstawi się pojemność i numer rejestracyjny samochodu prywatnego wpisanego w danych personalnych

  • publiczny - wybieramy właściwy Środek lokomocji określamy Rodzaj biletu

• Uwagi - dodatkowe informacje dotyczące delegacji

• Data zaliczki - data pobrania zaliczki w kasie

• Zaliczka w zł - kwota zaliczki w zł do pobrania przed wyjazdem

• Zaliczka w walucie - kwota zaliczki w wybranej walucie do pobrania przed wyjazdem

  • Kwota zaliczki - kwota w walucie podanej poniżej

  • Waluta - podpowiada się waluta kraju docelowego, ale można wybrać dowolną inną z biblioteki kursów walut

  • Kurs - kurs waluty z Data zaliczki lub z Data rozliczenia delegacji w zależności od ustawienia opcji Kursy walut z dnia na zakładce Rachunek kosztów podróży, po zaznaczeniu Korekta kursu można wpisać kurs ręcznie

  ; jeśli w danych firmy zaznaczymy Nie pobieraj kursów walut dla delegacji to korekta kursu będzie automatycznie zaznaczona

  • Kwota zaliczki w zł - Kwota zaliczki w walucie przemnożona przez Kurs

• Razem zaliczka w zł - całkowita pobrana zaliczka w zł, czyli suma pozycji Zaliczka w zł i Koszt zaliczki w zł

• Status delegacji - możliwość rozróżnienia delegacji zatwierdzonych od delegacji planowanych lub odrzuconych, ważne przy zdalnym wypełnianiu przez pracownika delegacji przez internet (patrz Zdalne rozliczanie delegacji), gdyż zatwierdzenie uniemożliwia poprawę polecenia wyjazdu przez pracownika wykorzystującego moduł internetowy
  UWAGA 1. Jeśli delegacja wprowadzana jest bezpośrednio w programie to przyjmuje automatycznie status Zatwierdzona.
  UWAGA 2. Jeśli delegacja wprowadzana jest poprzez www przez pracownika to przyjmuje status Planowana i dopiero po zatwierdzeniu delegacji przez kierownika otrzymuje status Zatwierdzona, co uniemożliwia pracownikowi wprowadzenie zmian.
  UWAGA 3. Jeśli wprowadzona przez pracownika delegacja zostanie odrzucona przez kierownika (np. z powodu błędnego wypełnienia) wówczas przyjmuje ona status Odrzucona co powoduje, że w miesięcznej karcie pracy za ten okres nie pojawi się ikona .

• ewidencja przejazdów - wprowadzamy wszystkie etapy podróży z wyszczególnieniem etapów krajowych i zagranicznych, dla nowego etapu podróży wpisujemy:

  • Wyjazd - data i godzina rozpoczęcia podróży

  • Skąd, Dokąd - początek i koniec podróży możemy wpisać ręcznie lub wybrać z biblioteki tras (przycisk w kolumnie Skąd), zaletą korzystania z biblioteki tras jest jednoczesne wypełnienie pól Skąd, Dokąd oraz podpowiedź godziny przyjazdu i odległości

  • Przyjazd - data i godzina zakończenia podróży, w przypadku skorzystania z biblioteki tras delegacji podpowiadają się na podstawie przewidywanego czasu przejazdu

  • Zagranica - zaznaczamy, jeśli jest to etap podróży poza granicami kraju (w przypadku samolotu liczy się godzina odlotu z kraju), umożliwia właściwe obliczenie krajowej i zagranicznej części czasu trwania delegecji

  • Rozdziel - znacznik rozdzielający delegację na kilka niezależnych wyjazdów, wg których diety i noclegi będą liczone oddzielnie, zaznaczenie tej opcji spowoduje zakończenie bieżącej delegacji i rozliczy kolejne przejazdy jako oddzielną delegację

  • Rodz.środka lok., Środek lok., Rodz.biletu - podpowiadają się z zakładki Polecenie wyjazdu służbowego, lecz w przypadku korzystania z różnych środków lokomocji na różnych etapach podróży można zmieniać wg zasad opisanych przy wprowadzaniu polecenia wyjazdu

  • Ilość km - podpowiada się z biblioteki tras delegacji, można modyfikować na podstawie faktycznie przejechanych odległości

  • Stawka za km - w zależności od rodzaju prywatnego środka lokomocji stawka pobierana jest z parametrów naliczania (menu Ustawienia - Parametry naliczania, zakładka Ryczałty)

  • Kwota biletu - w przypadku publicznego środka lokomocji wprowadzamy koszt biletu brutto, dodatkowo jeśli do rozliczenia delegacji załączamy bilet to zaznaczamy opcję Bilet załączam, kwotę podajemy w złotówkach w przypadku etapu podróży krajowej lub przy zaznaczonej opcji Zagranica w walucie wybranej poniżej

  • Waluta - widoczna przy etapie zagranicznym, podpowiada się waluta kraju docelowego, można wybrać dowolną inną z biblioteki kursów walut

  • Kurs - kurs waluty z dnia wyjazdu (Wyjazd) lub z daty rozliczenia delegacji (w zależności od ustawienia opcji Kursy walut z dnia na zakładce Rachunek kosztów podróży)

  • Koszty przej.w zł - koszty przejazdu obliczają się: w przypadku korzystania z prywatnego środka lokomocji jako Ilość km razy Stawka za km, w przypadku środka publicznego etapu krajowego przepisuje się wprowadzona kwota biletu, w przypadku środka publicznego etapu zagranicznego Kwota biletu w walucie przemnożona przez Kurs

• Czas trwania delegacji, w tym kraj, zagranica - oblicza się na podstawie wprowadzonych etapów podróży, pomocny do obliczenia diet i ryczałtów, należy zwrócić szczególną uwagę na zaznaczenie zagranicznych etapów podróży (opcja Zagranica)

• Razem przejazdy w zł - suma kosztów przejazdów wszystkich etapów podróży

• ewidencja przerw - wprowadzamy nową przerwę w delegacji:

  • Przerwa od - data i godzina przerwania delegacji

  • Przerwa do - data i godzina zakończenia przerwy

  • Zagranica - zaznaczamy, jeśli jest to przerwa poza granicami kraju, umożliwia właściwe obliczenie krajowej i zagranicznej części czasu trwania delegecji

  • Opis przerwy - wyjaśnienie przerwania delegacji

• Czas przerwy, w tym kraj, zagranica - oblicza się na podstawie wprowadzonych przerw w delegacji, pomniejsza czas delegacji, uwzględniany przy wyliczaniu diet i ryczałtów

• ewidencja wydatków - wprowadzamy nowy nowy wydatek:

  • Data - data poniesienia wydatku

  • Rodzaj - rozróżniamy wydatki poniesione na noclegi lub inne wydatki kraj i zagranica

  • Ilość noclegów - wypełniamy w przypadku kosztów hotelu, liczba ta pomniejszy ilość ryczałtów za nocleg

  • Wydatek - wybieramy z biblioteki wydatków, którą wcześniej uzupełniamy

  • Opis - można wprowadzić numer dowodu lub szczegółowy opis wydatku

  • Kwota wydatku - kwota brutto poniesionych kosztów, dodatkowo jeśli do rozliczenia delegacji załączamy dowód poniesionego wydatku (fakturę, paragon itp.) to zaznaczamy opcję Dowód załączam, w przypadku wydatków krajowych (Rodzaj) kwotę podajemy w złotówkach, w przypadku zagranicznych - w walucie wybranej poniżej

  • Waluta - widoczna przy zagranicznym rodzaju wydatku, podpowiada się waluta kraju docelowego, można wybrać dowolną inną z biblioteki kursów walut

  • Kurs - kurs waluty z daty wydatku (Data) lub z daty rozliczenia delegacji (w zależności od ustawienia opcji Kursy walut z dnia)

  • Koszt wydatku w zł - całkowity koszt wydatku w zł, czyli wprowadzona Kwota wydatku ewentualnie przemnożona przez Kurs w przypadku wydatków zagranicznych

• Noclegi wg rachunków w zł - suma wprowadzonych wydatków krajowych i zagranicznych rodzaju noclegi

• Inne wydatki wg załączników w zł - suma wprowadzonych wydatków krajowych i zagranicznych rodzaju inne

• Kraj - diety i ryczałty za czas trwania delegacji w kraju

• Ryczałty za dojazdy - podpowiada się automatycznie w przypadku podróży służbowej publicznym środkiem lokomocji, ilość ryczałtów można skorygować ręcznie, kwota ryczałtu obliczy się na podstawie dziennego ryczałtu określonego w parametrach naliczania (patrz Instrukcja administratora - Parametryzacja systemu - Parametry naliczania)

• Diety - ilość diet (śniadanie, obiad, kolacja) oblicza się automatycznie na podstawie czasu trwania delegacji, kwota diet to iloczyn ilości diet i diety dziennej określonej w parametrach naliczania (śniadanie stanowi 25% diety dzennej, obiad 50% i kolacja 25% - co razem daje 100% diety dziennej)

• Noclegi - ryczałt - ilość noclegów, za które przysługuje ryczałt oblicza się na podstawie czasu trwania delegacji w kraju, ilość ta jest pomniejszana o wprowadzone wydatki na nocleg (Ilość noclegów kraj na zakładce Wydatki wg załączników), stawka ryczałtu za nocleg pobierana jest z parametrów naliczania

• Zagranica - diety i ryczałty za zagraniczny czas trwania delegacji

• Waluta kraju docelowego, Kurs - diety i ryczałty zgraniczne przeliczają się wg kursu waluty kraju docelowego z dnia rozliczenia delegacji

• Ryczałty za dojazdy - podpowiada się automatycznie w przypadku podróży służbowej publicznym środkiem lokomocji, ilość ryczałtów można skorygować ręcznie, kwota ryczałtu w walucie obliczy się na podstawie limitów określonych w bibliotece krajów docelowych)

• Dieta dzienna - ilość diet (śniadanie, obiad, kolacja, inne wydatki) oblicza się automatycznie na podstawie czasu trwania zagranicznej części delegacji, kwota diet to iloczyn ilości diet i diety dziennej określonej w przy kraju docelowym (śniadanie stanowi 15% diety dziennej, obiad 30%, kolacja 30% i inne wydatki 25%, co razem daje 100% diety dziennej)

• Ryczałty za noclegi - ilość noclegów, za które przysługuje ryczałt oblicza się na podstawie czasu trwania delegacji za granicą, ilość ta jest pomniejszana o wprowadzone wydatki na nocleg (Ilość noclegów zagr. na zakładce Wydatki wg załączników), stawka ryczałtu za nocleg w walucie pobierana jest z biblioteki krajów docelowych

• Ryczałty za dojazdy w zł - suma ryczałtów za dojazdy krajowych i zagranicznych przeliczone wg stawki

• Diety w zł - suma diet krajowych i zagranicznych przeliczonych wg stawki

• Noclegi - ryczałt w zł - suma ryczałtów za noclegi krajowych i zagranicznych przeliczone wg stawki

• Koszt ogółem w zł - suma wszystkich kosztów delegacji obliczonych na poprzednich zakładkach

• Rozliczenie końcowe w zł - różnica kwot Koszty ogólem w zł minus Zaliczki w zł

• Ilość załączonych dowodów - zsumowana ilość załączonych dowodów (Dowód załączam na zakładce Wydatki wg załączników) i ewentualnie biletów (Bilet załączam na zakładce Koszty przejazdów)

• Data rozliczenia delegacji - pojawia się na druku delegacji, na podstawie tej daty podstawiany jest kurs waluty przy obliczaniu diet i ryczałtów zagranicznych

• Kursy walut z dnia - w zależności od tego ustawienia do przeliczenia poszczególnych kwot podanych w walucie pobierane będą kursy z poszczególnych dat poniesienia kosztu (oddzielnie) albo wszystkie kursy będą z dnia rozliczenia delegacji (wspólnie)

• Kursy z dnia poprzedniego - zaznaczenie tej opcji spowoduje, że wszystkie kursy pobierane będą z dnia poprzedzającego dzień poniesienia kosztów lub rozliczenia delegacji

• Do wypłaty/zwrotu -w zależności od wybranej opcji podstawi się kwota w złotówkach lub w walucie kraju docelowego przeliczona po wyżej wybranym kursie

• Status delegacji - możliwość rozróżnienia delegacji zatwierdzonych od delegacji planowanych lub odrzuconych, ważne przy zdalnym wypełnianiu przez pracownika delegacji przez internet (patrz Zdalne rozliczanie delegacji), gdyż zatwierdzenie uniemożliwia poprawę rozliczenia kosztów przez pracownika wykorzystującego moduł internetowy