Instrukcja obsługi R2płatnik

Limity urlopów wypoczynkowych, a także opieki nad dzieckiem, możemy wprowadzić na trzy sposoby:

• automatycznie dla wszystkich pracowników za dany rok

• automatycznie dla każdego pracownika oddzielnie

• ręcznie (jako korekta) indywidualnie dla pracownika

Dodatkowo samemu możemy nadać indywidualne limity urlopów szkoleniowych i urlopów dodatkowych.

Przed naliczeniem limitów należy sprawdzić, czy prawidłowo została wypełniona Historia zatrudnienia, czy wprowadzono dane o wykształceniu pracownika. Staż pracy zaliczany do urlopu (i wpływający na przysługujący zgodnie z Kodeksem Pracy limit urlopu) możemy przeliczyć w aktualnym zatrudnieniu  na zakładce Staż. Program radzi sobie z wyliczeniem limitu urlopu w przypadku zmiany etatu w trakcie roku.

UWAGA 1. Na limit urlopu wypoczynkowego ma również wpływ ilość wykorzystanych dni urlopu w poprzednim zakładzie, jeśli stosunek pracy ustał w roku, w którym zatrudniamy pracownika. Wykorzystany urlop z poprzednich miejsc pracy uzupełniamy w historii zatrudnienia na zakładce Nieobecności.

UWAGA 2. Limit 2 dni urlopu nad dzieckiem wprowadzony zostanie dla pracowników, którym przy członku rodziny zaznaczyliśmy właściwość 2 dni urlopu - opieki nad dzieckiem.

UWAGA 3. Limit urlopu dla pracownika tymczasowego (w Aktualnym zatrudnieniu na zakładce Inne opcja Pracownik tymczasowy) nadaje się na podstawie przepisów dotyczących agencji pracy tymczasowej (w danych firmy Rodzaj jednostki: agencja pracy tymczasowej).

UWAGA 4. Limit urlopu dla pracowników młodocianych (w umowie o pracę pole Rodzaj pracownika na zakładce Inne) wylicza się na podstawie odrębnych zasad.

Najszybciej uzupełnimy limity urlopu za dany rok dla wszystkich pracowników za jednym razem. W tym celu w oknie lista pracowników klikamy w przycisk  Limity urlopów.

Program automatycznie uzupełni limity wybranego urlopu (wypoczynkowego lub opieki nad dzieckiem, w zależności od określenia w polu Nalicz limity urlopu) za zadany rok (Za rok) dla wszystkich (lub wyselekcjonowanych) pracowników.

Indywidualnie limit urlopu dla konkretnego pracownika wprowadzamy będąc w karcie urlopowej klikając w ikonę .

Utworzony zostanie wpis z limitem urlopu. Utworzony limit możemy podejrzeć, klikając w zakładkę Pozycja. Interesują nas dwie pozycje:

• Od dnia - data, od kiedy limit obowiązuje; będzie to najczęściej data zatrudnienia, 1 stycznia w przypadku kolejnych lat pracy lub inna data od której limit został podwyższony

• Ilość dni/godz limitu - automatycznie wyliczony limit

• – klikając w ten przycisk możemy uzyskać informację na temat sposobu wyliczenia limitu urlopu wypoczynkowego za zadany rok (patrz: Wyjaśnienie obliczenia limitu); wyjaśnienie zobaczymy tylko bezpośrednio po automatycznym wprowadzaniu limitu indywidualnie dla konkretnego pracownika, w innych przypadkach przycisk ten jest nieaktywny

KOREKTY LIMITÓW

Istnieje również możliwość ręcznego skorygowania limitu urlopu. Może być taka konieczność w kilku przypadkach.

1. Chcemy wprowadzić poprawny limit urlopu bez wypełniania historii zatrudnienia.

W takim przypadku nie tworzymy limitu automatycznie, tylko będąc w karcie urlopowej wprowadzamy nowy wpis . Wypełniamy następujące pozycje:

• Rodzaj urlopu/nieobecności – wybieramy urlop, dla którego chcemy wprowadzić limit

• Limit urlopu - zaznaczamy, że wprowadzamy limit

• Korekta limitu - zaznaczamy, że limit wprowadzamy ręcznie

• Ilość dni/godz limitu - wprowadzamy przysługującą ilość dni (i ewentualnie godzin) limitu urlopu w formacie xD yG z (gdzie x - ilość dni, y - ilość godzin, z - ilość minut), np. 2D (dwa dni) lub 1D 4G (jeden dzień i cztery godziny)

• Od dnia - data przyznania limitu

2. Chcemy skorygować automatycznie wprowadzony limit ustanawiając nowy limit urlopu.

Ustawiając się na pozycji z wprowadzonym automatycznie limitem klikamy w zakładkę Pozycja, zaznaczamy pole Korekta pozostało i wprowadzamy korektę limitu w formacie xD yG z (gdzie x - ilość dni, y - ilość godzin, z - ilość minut). Należy pamiętać, że wprowadzamy korektę dni/godzin, a nie stan po korekcie.

3. Chcemy powiększyć automatycznie wprowadzony limit o dni niewykorzystanego urlopu z poprzedniego roku.

Po automatycznym wprowadzeniu limitu urlopu wprowadzamy w karcie pracy dodatkowy wpis, w którym zaznaczamy Limit, Korekta limitu a w pozycji Ilość dni/godz limitu wpisujemy ilość niewykorzystanych dni z przeniesienia z poprzedniego roku. W pozycji Od dnia wprowadzamy datę z poprzedniego roku, najlepiej z końca grudnia.

4. Chcemy powiększyć automatycznie wprowadzony limit o uznaniową ilość dni.

Po automatycznym wprowadzeniu limitu urlopu wprowadzamy w karcie pracy dodatkowy wpis, w którym zaznaczamy Limit urlopu, Korekta limitu a w pozycji Ilość dni/godz limitu wpisujemy ilość dni, o które powiększamy limit. W pozycji Od dnia wprowadzamy datę z bieżącego roku.

Należy zaznaczyć, że w pierwszych dwóch przypadkach późniejsze automatyczne wprowadzanie limitu nie przyniesie żadnego rezultatu, tzn. ustanowiony ręcznie limit pozostanie bez zmian we wprowadzonej wysokości. W trzecim i czwartym przypadku automatyczne wprowadzanie limitu może zmienić limit na dany rok, tzn. automatycznie wprowadzony limit może ulec zmianie i będzie nadal powiększony o dodatkowo wprowadzoną korektę. Przykładowo, jeśli wcześniej automatyczny limit był w wysokości 20 dni, zwiększyliśmy go dodatkowym wpisem o 4 dni (czyli łącznie 24 dni), następnie po kolejnym automatycznym wprowadzaniu limitu wyliczył się limit 26 dni (wcześniej było 20, ale uzupełniliśmy historię zatrudnienia), to całkowity limit wyniesie 26 plus 4, czyli 30 dni.

ZMIANY LIMITÓW

Zmiany limitów przy zmieniających się warunkach zatrudnienia mogą wystąpić w kilku przypadkach.

1. Zmiana okresu zatrudnienia - występuje w przypadku przedłużenia okresu zatrudnienia (np. po okresie próbnym) lub skrócenia okresu zatrudnienia (np. wypowiedzenie umowy).

Zatrudniliśmy pracownika na 3-miesięczny okres próbny i automatycznie wprowadziliśmy limit urlopu. Po wprowadzeniu kolejnej umowy należy powtórnie automatycznie przeliczyć limit urlopu wypoczynkowego na ten rok - limit urlopu zostanie odpowiednio zmieniony. Analogiczna sytuacja występuje w każdym innym przypadku zmiany okresu zatrudnienia, czyli na przykład przy zakończeniu umowy na czas nieokreślony - powtórne automatyczne wyliczenie limitu urlopu zmieni odpowiednio jego wymiar.

2. Zmiana wymiaru czasu pracy - występuje w przypadku zwiększenia lub zmniejszenia wymiaru etatu (np. z pół etatu na cały etat lub odwrotnie).

Porozumieniem zmieniającym zmieniliśmy pracownikowi w trakcie roku wymiar czasu pracy. W takim przypadku również wystarczy ponownie przeliczyć automatycznie limit urlopu dla tego pracownika - obliczony zostanie odpowiedni wymiar limitu uwzględniający okresy pracy w różnych wymiarach etatu.

3. Zmiana dobowego wymiaru czasu pracy - występuje w przypadku zmiany charakteru zatrudnienia (pracownik służby zdrowia, dla którego dzień pracy na pełnym etacie to 7 godz. 35 min. na pracownika biurowego , dla którego dzień pracy na pełnym etacie to 8 godz.) lub w przypadku zmiany statusu pracownika niepełnosprawnego (dla którego dzień pracy w pełnym wymiarze to 7 godz.).

Rozpatrzmy przypadek pracownika, któremu w połowie roku wygasł termin orzeczenia o stopniu niepełnosprawności. Przyjmijmy również, że pracownikowi temu przysługuje roczny limit urlopu w wysokości 20 dni. Przez pierwsze pół roku dobowy wymiar czasu pracy pracownika niepełnosprawnego na pełnym etacie wynosił 7 godzin. Tak więc przypisany miał oddzielny kalendarz z 7-godzinnym dobowym wymiarem czasu pracy (patrz Miesięczne rozliczenie pracy - Kalendarze, parametr Godz./dzień). Naliczony na początku roku limit urlopu to 20 dni 7-godzinnych, czyli 140 godzin). W pierwszym półroczu pracownik wykorzystał 10 dni 7-godzinnych, czyli 70 godzin. Gdy pozostało do wykorzystania 10 dni, czyli 70 godzin to w aktualnym zatrudnieniu nastąpiła zmiana kalendarza na standardowy, z 8-godzinnym dobowym wymiarem czasu pracy. Z dniem zmiany kalendarza owe 10 pozostałych dni będzie oznaczało 80 pozostałych godzin (8*10). Program sam koryguje ilość pozostałych godzin do wykorzystania (mimo pokazanych 70 - bo tak było na dzień wykorzystania urlopu - obowiązywał wtedy kalendarz 7 godzinny). Jeśli teraz pracownik pójdzie w drugim półroczu na 10 dni urlopu 8-godzinnych, czyli 80 godzin, pozostanie mu 0 dni i 0 godzin.

UWAGA. Dla lepszego zobrazowania limitu i wykorzystanego urlopu w dniach i godzinach możemy włączyć w karcie urlopowej dodatkowe kolumny okna: Ilość godz., Limit godz. i Pozostało godz..