Instrukcja obsługi R2płatnik

Parametry kadrowe ustawiamy w pozycji menu głównego Ustawienia - Ustawienia kadrowe.

AUTOSPRAWDZANIE

Funkcja autosprawdzania służy do automatycznego sprawdzania wygasających terminów:

• umów o pracę

• badań lekarskich

• kursów BHP

• stopnia niepełnosprawności

Funkcja ta wywołuje się automatycznie po uruchomieniu programu lub po wyborze innej firmy. Wynikiem tej funkcji jest komunikat ostrzegający o ilości pracowników, którym dany termin już upłynął lub informujący o ilości pracowników, którym dany termin upłynie w tym miesiącu.

W parametrach kadrowych ustalamy:

• Jak często - jak często przeprowadzać funkcję autosprawdzania, mamy do wyboru: codziennie, co tydzień w wybrany dzień tygodnia lub co miesiąc w wybrany dzień miesiąca
  UWAGA. Jeśli w wybranym dniu nie będzie możliwe wywołanie funkcji (gdyż na przykład nie uruchomimy w tym dniu programu lub nie wybierzemy danej firmy) funkcja ta wywołana zostanie w najbliższym możliwym czasie.

• Sprawdzaj następny miesiąc po - standardowo sprawdzany jest bieżący miesiąc, po zaznaczeniu tej opcji i ustawieniu dnia miesiąca program po tym dniu będzie sprawdzał terminy kończące się w przyszłym miesiącu

• Co sprawdzać - zalecane jest sprawdzanie wszystkich terminów, lecz istnieje możliwość indywidualnego wyboru

UWAGA. Funkcję autosprawdzania możemy również wywołać samodzielnie. W tym celu musimy w oknie z listą pracowników kliknąć prawym klawiszem i wybrać z wywołanego menu lokalnego pozycję  Autosprawdzanie.

Rozwinięciem funkcji autosprawdzania są zestawienia terminowe. Po otrzymaniu komunikatu o wygaśnięciu danego terminu dla kilku pracowników, żeby dowiedzieć się, komu konkretnie i kiedy dany termin upływa, wywołujemy odpowiednie zestawienie terminowe (Raporty - Zestawienia terminowe).

DOKUMENTY

Parametry dziennika, ewidencjonującego wydruki i e-Deklaracje (patrz Rozliczenia końcowe - Dziennik):

• Dokumenty - możemy pamiętać całą historię drukowania dokumentów (Zapisuj bez pytania), ewidencjonować wybrane wydruki (Zapisuj z pytaniem) lub nie korzystać z ewidencji wydruków w ogóle (Nie zapisuj); ewidencja wykonanych wydruków może dodatkowo zapamiętać oryginalną treść dokumentu w celu późniejszego wglądu i na przykład wydrukowania duplikatu (Dołącz wydruk HTML lub Dołącz wydruk PDF)
  UWAGA. W przypadku bardzo dużej ilości dołączanych wydruków można rozważyć opcję zapisywania wydruków na dysku, zamiast bezpośrednio w bazie danych, co ograniczy przyrost fizycznego rozmiaru bazy danych - patrz Konfiguracja danych firmy - Parametry/Dokumenty.

• Automatycznie publikuj wydruk na www - każdy wydruk, który jest zapisywany do dziennika będzie widoczny w Dzienniku wydruków po zalogowaniu do modułu www
  UWAGA. Przy nie zaznaczonej opcji poszczególne wydruki można opublikować spod prawego klawisza myszy w Dzienniku.

• e-Dokumenty - możemy dodatkowo potwierdzić (Zapisuj z pytaniem) zaewidencjonowanie e-Deklaracji do późniejszego podpisu i wysyłki elektronicznej lub zapisywać deklarację w postaci elektronicznej (Zapisuj bez pytania) bezpośrednio po wciśnięciu przycisku e-Deklaracje (patrz firmowe deklaracje PIT i pracownicze roczne deklaracje PIT)

• Eksporty - możemy również ewidencjonować całą historię eksportów przelewów (Zapisuj bez pytania) lub zapisywać wybrane eksporty (Zapisuj z pytaniem)

• Definiuj domyślny język dokumentu - można ustawić by wybrane wydruki drukowały się od razu w wybranym tu języku, wcześniej należy uzupełnić Tłumaczenie wydruków

ZAAWANSOWANE

Dodatkowe parametry do ustawienia to:

• Użyj rozszerzonej struktury działów - przy ustawionej opcji mamy do dyspozycji trójstopniową strukturę organizacyjną firmy z podziałem na: oddziały, działy i zespoły (normalnie tylko działy)

• Włącz strukturę pracodawców - po zaznaczeniu tej opcji w aktualnym zatrudnieniu pojawi się nadrzędny stopień struktury organizacyjnej Pracodawcy

• Kontroluj obsadzanie stanowisk w działach - program kontroluje obsadzanie stanowisk utworzonych w zespołach, działach i oddziałach; przy wprowadaniu umowy o pracę pokazuje wakaty, jak też nie pozwala na zatrudnienie dwóch pracowników na jednym stanowisku

• Automatycznie rejestruj umowy do ZUS - przy ustawionej opcji podczas zatrudniania pracownika (zapisywania umowy o pracę) automatycznie utworzy się zgłoszenie do ZUS

• Kontroluj stan magazynu wyposażenia - program kontroluje stan wyposażenia w firmie; nie pozwalna na wydanie wyposażenia, którego nie ma w magazynie oraz pokazuje stany magazynowe dla poszczególnych elementów wyposażenia

• Włącz numerację umów o pracę - włącza numerowanie umów o pracę z podziałem na rejestry umów, umożliwia drukowanie numerowanych umów o pracę

• Obliczaj limit pierwszego urlopu w godzinach - normalnie w pierwszym roku zatrudnienia przysługuje pracownikowi 20 dni urlopu, ale w wysokości 1/12 na każdy miesiąc zatrudnienia; po podzieleniu 20/12 uzyskamy liczbę ułamkową - 1 dzień, 5 godz., 20 min; ponieważ trudno wysłać pracownika w miesiącu na urlop o takim okresie trwania, program nalicza w miesiącach 1 lub 2 dni limitu, pilnując aby w roku nie został przekroczony limit 20 dni; włączenie tej opcji znosi ten algorytm, przywracając ułamkowe wartości limitu w miesiącach

• Włącz automatyczne identyfikatory - włącza automatyczne nadawanie identyfikatorów dla pracownika zgodnie z formatem podanym w rejestrach pracowników; po włączeniu tej opcji w oknie z pracownikami będzie do wyboru rejestr pracowników, a identyfikator zostanie sam nadany

• Włącz zapamiętywanie niektórych danych w historii - zmiany niektórych danych kadrowych jak np. nazwisko, imię, numer dowodu, miejsca zamieszkania mogą być zapamiętywane; pewne dane są zapamiętywane jako grupy kolumn (jak np.cały adres zamieszkania), a niektóre pojedynczo (telefon); można później przeglądać historię zmian grupy pól klikając na okienku edycyjnym pola z grupy wraz z naciśniętym przyciskiem <Alt>; lub historię zmian pojedynczego pola po prostu na nie klikając, przy czym edycja takiego pola odbywa się już tylko poprzez jego historię

  • Zapamiętuj tylko historię działów i grup - po zaznaczeniu program będzie zapamiętywał tylko zmianę działów i grup

• Włącz zapamiętywanie umów zleceń w historii - po zaznaczeniu tej opcji w umowach zleceniach wg stawki zapamiętywane będą zmiany składek w historii ubezpieczeń

• Nie pomniejszaj lim.urlopów o wykorzst.dni ponad limit - normalnie przy wykorzystanym urlopie wypoczynkowym w całości i naliczonym limicie na nowy rok "Limit"="Pozostało"; czasem jednak zdarza się, że pracownik przekroczy limit urlopu wypoczynkowego, i w kolumnie "Pozostało" będzie wartość ujemna; przy naliczaniu limitu na następny rok program pomniejszy wartość "Pozostało" o to, co zostało przekroczone w poprzednim roku i "Limit"<"Pozostało" ; po włączeniu tej opcji program będzie niwelował takie przekroczenia wykorzystania urlopu i w nowym roku "Limit" będzie się równał "Pozostało"

• Obliczaj okres do stażu metodą "dzień po dniu" - po zaznaczeniu tej opcji staż pracy będzie liczony zgodnie z zasadą z art.112 K.C.; standardowo w programie staż pracy jest liczony wg algorytmu wynikającego z art.114 K.C.

• Usuwaj zdjęcia z ECP po ... dniach - opcja dostępna przy włączonym systemie rejestracji czasu pracy w Konfiguracji parametrów firmy; usuwa z bazy zapisane zdjęcia z rejestratora czasu pracy, które są widoczne w Ewidencji czasu pracy