Instrukcja obsługi R2faktury

Każdy przygotowany w programie wydruk (np. faktura VAT, PZ, Rejestr sprzedaży VAT, zestawienia itd.) pojawia się w oknie Przegląd wydruku, a z poziomu tego okna po kliknięciu przycisku Wyślij jako e-mail otwiera się okienko Wysyłanie wydruku, w którym określamy adresata poczty, treść wiadomości i inne parametry:

• Nadawca - nadawca poczty, pole uzupełniane jest automatycznie na podstawie pola Nazwa użytkownika w oknie Środowisko na zakładce Internet (patrz INSTRUKCJA ADMINISTRATORA - PARAMETRYZACJA SYSTEMU - Środowisko)

• Adres Do - adres na jaki wysłać pocztę. Można wysłać wiadomość jednocześnie do kilku adresatów, w tym wypadku adresy należy rozdzielić przecinkami. Przyciskiem możemy odświeżyć zawartość pola Adres Do i upewnić się, że widzimy adres bieżącego kontrahenta. Po kliknięciu przycisku pojawi się okno Książka adresowa, z którego możemy wprost wybrać adresata.

• DW - adres do wiadomości, w niektórych sytuacjach warto tu wpisać swój adres, aby dostać kopię wysyłanej wiadomości

• Temat - temat wiadomości

• Opis - zawartość tekstową wiadomości
  UWAGA. Temat i opis wiadomości nadawany jest automatycznie na podstawie nazwy dokumentu. Treść obu pól można edytować każdorazowo ręcznie przed wysyłką bądź nadać własny tytuł dokumentu do wysyłki poprzez Edytor makiet w sekcji TITLE.

• Format - format załączonego wydruku:

  • HTML - wysyłany jest plik w formacie HTML

  • PDF - wysyłany jest plik w formacie PDF

  • PDF (podpis elektroniczny) - wysyłany jest plik w formacie PDF opatrzony podpisem elektronicznym.

• Hasło - jeśli zaznaczone, to wysyłany plik zostanie zabezpieczony hasłem określonym na zakładce Wydruki - PDF w menu Ustawienia - Środowisko

• Potwierdzenie - jeśli zaznaczone, to wiadomość e-mail zostanie wysłana wraz z żądaniem potwierdzenia odczytania wiadomości przez odbiorcę

• Jeden plik PDF - jeśli zaznaczone, to wszystkie strony wydruku zostaną umieszczone w jednym pliku PDF

• Pauza - pole dostępne przy wysyłce seryjnej faktur. Oznacza odstęp czasowy pomiędzy wysyłką kolejnych maili liczony w sekundach. Zastosowanie takiego opóźnienia może być potrzebne po to, aby zapobiec blokowaniu poczty elektronicznej przez filtry antyspamowe.

Po określeniu powyższych pól przyciskiem dokonujemy wysyłki.

Aby dokonać wysyłki seryjnej np. kilku faktur do różnych adresatów należy w oknie Przegląd wydruku przyciskiem Wyślij jako e-mail do poszczególnych kontrahentów otworzyć okienko Wysyłanie wydruku. Okno to tylko nieznacznie różni się od okna wysyłki pojedynczego dokumentu i większość pól w nim zawartych ma dokładnie to samo działanie. Należy jednak zwrócić uwagę, aby zawarte w nim pole Adres Do pozostawić puste, wówczas program automatycznie wyśle e-maile do wszystkich adresatów na adresy wpisane w polu E-mail na zakładce Kontakt w oknie KONTRAHENCI (patrz BIBLIOTEKI - Kontrahenci).
UWAGA. Jeśli przy wysyłce seryjnej w polu Adres Do wpiszemy adres e-mail, wówczas wszystkie wysyłane dokumenty zostaną przesłane wyłącznie na wskazany adres.