Instrukcja obsługi R2faktury

Archiwizacja danych służy do tworzenia zapasowych kopii danych. Służą one do odzyskania danych zgromadzonych w programie w przypadku awarii komputera, działania wirusa, zaniku zasilania w trakcie pracy z programem, awarii programu, kradzieży komputera i wielu innych zdarzeń losowych. W skrajnym przypadku, aby rozpocząć normalną pracę, wystarczy wówczas zainstalować program na innym komputerze, odtworzyć archiwum i ewentualnie uzupełnić dane wprowadzone do programu w okresie od wykonania archiwum do wystąpienia awarii. Archiwa mogą się również przydać do przechowywania danych archiwalnych z poprzednich lat.

Archiwum danych ma postać jednego skompresowanego pliku zawierającego wszystkie dane zgromadzone w programie. Plik ten można przechowywać na dysku twardym komputera, ale w innej lokalizacji niż dane robocze, na których pracuje program. Można go również utworzyć na zewnętrznym dysku typu pendrive, na płycie CD-ROM, dyskietkach itp. Wybór nośnika, na którym będziemy przechowywać archiwum zależy tylko od nas, ale trzeba sobie zdawać sprawę z wad i zalet dokonanego wyboru. Np.:

• dysk twardy komputera - archiwizacja wykonuje się bardzo szybko, ale jeśli jest to dysk twardy tego samego komputera na którym pracuje program, to niestety w przypadku awarii dysku twardego, kradzieży komputera, pożaru itp. utracimy zarówno dane robocze, na których normalnie pracujemy jak i wszystkie archiwa danych. Lepszym rozwiązaniem byłoby wybranie dysku twardego innego komputera widocznego w sieci komputerowej, jeśli oczywiście dysponujemy taką siecią.

• zewnętrzny dysk np. typu pendrive - trochę wolniejsza archiwizacja, ale stosunkowo duża pewność odzyskania danych, zwłaszcza jeśli pendrive będzie przechowywany gdzie indziej niż komputer (najlepiej poza firmą). Przy obecnych (2007 r.) cenach i pojemnościach pendrive'ów jest to bardzo dobre rozwiązanie.

• płyta CD-ROM lub DVD-ROM - najpewniejszy nośnik jeśli chodzi o długoterminowe przechowywanie danych. Wada: nie da się utworzyć archiwum bezpośrednio na płycie, trzeba je utworzyć na dysku twardym i nagrać na płytę przy pomocy odpowiedniego programu. Jest to niestety czasochłonne i skutecznie zniechęca do regularnego (np. codziennego) archiwizowania na tym nośniku. Ale okresowo, np. raz na miesiąc - jak najbardziej.

Wybór sposobu przechowywania danych, a także częstotliwości archiwizowania danych zależy przede wszystkim od charakteru naszej działalności. Jeśli wystawiamy miesięcznie kilka faktur, możemy spokojnie poprzestać np. na comiesięcznym archiwizowaniu danych na dysku twardym. W przypadku awarii odtworzenie na podstawie papierowych kopii kilkunastu brakujących dokumentów nie powinno stanowić większego problemu. Natomiast jeśli np. wystawiamy dziennie sto faktur, powinniśmy się zdecydować na codzienną (lub nawet co kilka godzin) archiwizację na dysku twardym lub pendrivie, i np. co tydzień na płycie CD-ROM. Wtedy w najgorszym wypadku po odtworzeniu ostatniego archiwum będziemy musieli wpisać ponownie dokumenty z ostatniego dnia (lub z ostatnich paru godzin).

Nic nie stoi na przeszkodzie, żeby ten sam plik archiwalny przechowywać w różnych miejscach. Możemy również przechowywać równocześnie kilka plików archiwalnych, utworzonych w różnych okresach, gdyż czasem zdarza się, że skutki awarii zauważymy dopiero po jakimś czasie i ostatnie posiadane archiwum będzie już zawierało uszkodzone dane.

Reasumując: im częstsza i pewniejsza do odzyskania archiwizacja, tym mniej problemów w przypadku awarii.

W okienku Archiwizacja wywołanym z menu głównego poleceniem Zbiory - Archiwizacja określamy:

• Zawartość archiwum - możemy zarchiwizować:

  • Dane ogólne - globalne dane programu, czyli użytkownicy, firmy, rachunki bankowe, formy płatności itp.

  • Dane firmy (1), Dane firmy (2)... - dane wszystkich firm obsługiwanych w programie (PZ, faktury, kontrahenci, asortymenty itp.)

  Jeśli program jest wykorzystywany do obsługi wielu firm, to do szybkiego określenia żądanej zawartości archiwum można wykorzystać przyciski Zaznacz wszystkie i Odznacz wszystkie.
  Jeśli korzystamy z programu do obsługi wielu firm, to w przypadku archiwizowania danych jednej z tych firm program zaproponuje archiwizację danych ogólnych dotyczących tylko tej wybranej firmy. Dzięki temu, po odtworzeniu archiwum w programie jednofirmowym, będą widoczne dane dotyczące tylko i wyłącznie tej jednej firmy.

• Usuń z archiwum dane poufne - zaznaczenie tej opcji spowoduje, że dane firmy oraz wszystkich kontrahentów i asortymentów zostaną pozamieniane na ciągi gwiazdek '*', uniemożliwiające identyfikację oryginalnych nazw, adresów, telefonów, numerów NIP itp. Takie dane można w razie potrzeby wysłać do serwisu bez obawy o ewentualne ujawnienie własnych tajemnic handlowych.

• Opis - dowolne uwagi, dzięki którym będziemy mogli łatwo określić czy chodzi nam o to właśnie archiwum w momencie odtwarzania danych

• Hasło - wprowadzamy hasło zabezpieczające archiwum przed odtworzeniem przez osobę nieupoważnioną; odtwarzanie danych z archiwum bez podania wprowadzonego tu hasła będzie niemożliwe; jeśli nie wprowadzimy hasła to przy odtwarzaniu program nie będzie o nie pytał

• Powtórz hasło - jeszcze raz wpisujemy to samo hasło w celu uniknięcia pomyłki

• Zapamiętaj hasło - po zaznaczeniu tej opcji przy kolejnej archiwizacji program będzie podpowiadał poprzednio wprowadzone hasło; jeśli nie zaznaczymy tej opcji, każdorazowo będziemy określać hasło podczas archiwizacji

• Plik archiwum - gdzie ma zostać utworzony plik archiwum, w przypadku archiwizacji na dysk twardy to np. C:\RFaktury.spq; jeśli plik archiwum ma zostać utworzony w jakimś folderze (katalogu) np. C:\ARCHIWUM, to folder ten musi zostać wcześniej utworzony; jeśli podamy plik, który już istnieje, to zostanie on w trakcie archiwizacji nadpisany (tzn. zapisany w całości na nowo)

• Dodaj datę do nazwy pliku - dodaje do wybranej wyżej nazwy pliku archiwalnego koncówkę [RRRR.MM.DD_GG.NN], gdzie RRRR to rok, MM miesiąc, DD to dzień bieżącej daty, a GG i NN to bieżąca godzina i minuta. Opisany wyżej format można zmienić w menu Ustawienia - Środowisko - Zaawansowane - Archiwum - Data archiwum. Dzięki dołączeniu daty do nazwy pliku unikamy nadpisywania zapisanego wcześniej archiwum kolejnym archiwum o tej samej nazwie. W przypadku awarii bardzo istotne jest posiadanie właściwego pliku archiwalnego umożliwiającego odtworzenie danych sprzed momentu wystąpienia awarii.

• Rozmiar woluminu - czy ma zostać utworzony jeden plik archiwalny bez względu na jego rozmiar (Bez limitu) czy też plik archiwalny ma zostać podzielony na pliki o zadanym rozmiarze np. 650 MB, dzięki czemu poszczególne pliki zmieszczą się na płytach CD-ROM; w przypadku plików dzielonych wg rozmiaru kolejne pliki archiwalne znajdą się tam, gdzie wskazany Plik archiwum z tym że będą miały inne rozszerzenia, np. jeśli Plik archiwum to c:\archiwum\rfaktury.spq, to w przypadku podziału powstaną pliki c:\archiwum\rfaktury.001, c:\archiwum\rfaktury.002 itp.

1. Jeśli funkcja archiwizacji danych nie jest dostępna, oznacza to, że serwer SQL zainstalowany jest na innym komputerze niż właściwy program. W takim przypadku należy w menu głównym wybrać Ustawienia - Środowisko i na zakładce Zaawansowane właściwie określić parametry w sekcji Archiwum (patrz PARAMETRYZACJA SYSTEMU - Środowisko).

2. Dane można również archiwizować samodzielnie bezpośrednio funkcjami serwera SQL (backup). Przy bezpośredniej archiwizacji należy wybrać odpowiednie bazy np. R2X_faktury_bin i R2X_faktury_dane_1 (patrz INSTALOWANIE PROGRAMU - Nowa baza danych).

Do odtworzenia archiwalnych kopii danych z momentu archiwizacji służy odtwarzanie danych.

W zależności od ustawień środowiska programu (menu Ustawienia - Środowisko, zakładka ZAAWANSOWANE, parametr Przypominaj o archiwizacji) program będzie co jakiś czas monitował (przypominał) o wykonaniu kopii zapasowych danych.

UWAGA. Pracując w systemie R2firma opartym na wspólnej bazie danych należy pamiętać, że archiwizacja danych dokonana w dowolnym module systemu zachowuje dane ze wszystkich modułów.