Instrukcja obsługi R2faktury

Program umożliwia import PZ z pliku tekstowego o określonym formacie oraz eksportowanie wybranej grupy PZ do pliku tekstowego o tym samym formacie. Format ten opisano szczegółowo w specyfikacji importu dokumentów PZ, znajdującej się w załączniku do instrukcji wywoływanej w programie.

Opcje importu oraz eksportu PZ mogą być przydatne w różnych sytuacjach, np:

• do automatycznego tworzenia PZ wygenerowanych z dowolnego zewnętrznego systemu

• do przesyłania PZ pomiędzy przedstawicielami i centralą, np. gdy firma korzysta z akwizytorów wystawiających PZ w terenie

• do automatycznego tworzenia PZ na podstawie zamówień przysyłanych przez oddział firmy lub zamówień przysyłanych od klientów.

IMPORT PZ

Można importować dokumenty PZ przygotowane w dowolnym zewnętrznym programie, jeżeli tylko przygotowane zostaną w formacie opisanym w załączniku do INSTRUKCJI ADMINISTRATORA - Specyfikacja importu dokumentów PZ. Można również importować dokumenty PZ, które zostały wyeksportowane w innym programie za pomocą opcji Eksport PZ do programu RESET2 - R2faktury (EDI).

Operację importu możemy wykonać poleceniem menu głównego Zbiory - Import danych - Import PZ z programu RESET2 - R2faktury (EDI) lub z menu podręcznego wywołanego klawiszem F3 (lub prawym klawiszem myszy) z okna PZ. Przed wykonaniem importu należy określić następujące parametry:

• Dane zostaną wczytane z pliku - lokalizacja i nazwa źródłowego pliku z danymi do importu (można go wpisać ręcznie lub odnaleźć klikając przycisk ). Po wskazaniu pliku możemy obejrzeć jego zawartość za pomocą przycisku Podgląd.

• Rodzaj dokumentu - służy do określenia definicji dokumentu, którą mają otrzymać wczytane dokumenty. Jeżeli w pliku źródłowym rodzaje te są poprawnie określone, możemy wybrać wartość Automatycznie. Wówczas odczytane dokumenty będą miały taki sam rodzaj, jaki podany został w pliku źródłowym. Natomiast jeżeli w pliku źródłowym rodzaje nie zostały określone lub z innych powodów chcemy zmienić rodzaj importowanych dokumentów, wtedy należy wybrać konkretny rodzaj z listy. Czyli jeżeli np. wybierzemy rodzaj PZ, to wtedy wszystkie zaimportowane dokumenty będą miały rodzaj PZ, niezależnie od tego, jaki rodzaj miały te dokumenty oryginalnie.

• Identyfikacja asortymentów - służy do określenia jednoznacznego identyfikatora asortymentu, by zapobiec dublowaniu asortymentów już istniejących w bazie danych. W trakcie importu dokumentów PZ program sprawdza bowiem, czy asortymenty tych PZ istnieją już w bazie danych w tabeli Asortymenty. Jeżeli asortymentu nie ma jeszcze w tabeli, to zostanie on do niej dodany automatycznie w trakcie importu. O tym, czy dany asortyment w pliku źródłowym jest nowym asortymentem, czy też już istniejącym w bazie danych, decyduje zgodność pól Skrót nazwy lub Indeks, w zależności od wartości omawianego parametru.

• Identyfikacja kontrahentów - służy do określenia jednoznacznego identyfikatora kontrahenta, by zapobiec dublowaniu kontrahentów już istniejących w bazie danych. W trakcie importu dokumentów PZ program sprawdza bowiem, czy kontrahenci tych PZ istnieją już w bazie danych w tabeli Kontrahenci. Jeżeli kontrahenta nie ma jeszcze w tabeli, to zostanie on do niej dodany automatycznie w trakcie importu. O tym, czy dany kontrahent w pliku źródłowym jest nowym kontrahentem, czy też już istniejącym w bazie danych, decyduje zgodność pól NIP i/lub Skrót, w zależności od wartości omawianego parametru.
  UWAGI:

  1. W przypadku, gdy wybierzemy opcję NIP lub NIP,Skrót może się zdarzyć, że program dopisze kontrahenta, którego NIP co prawda jest unikalny, ale jego Skrót jest identyczny z jakimś już istniejącym w kartotece kontrahentem. Ze względu na to, że w programie R2faktury pole Skrót musi być polem jednoznacznym (dwaj różni kontrahenci nie mogą mieć takiej samej wartości w polu Skrót), to w takim przypadku program wyświetli komunikat i do pola Skrót tego kontrahenta dodany zostanie przyrostek z kolejnym numerem (_1, _2 itd).
     

  2. Podczas porównywania pól NIP brane są pod uwagę tylko cyfry, czyli np. 652-111-22-33 i 6521112233 zostaną uznane za jednakowe pola NIP.

• Kontrahent - pole dostępne jeśli wcześniej w polu Identyfikacja kontrahentów wybraliśmy opcję Kontrahent z biblioteki. Ma to sens wtedy, gdy importujemy sobie Faktury do PZ, wówczas nie ma sensu, żeby dodbiorca z Faktury stawał się dostawcą PZ. Wybieramy więc konkretnego kontrahenta w tym dialogu.
  UWAGA. Jeśli mamy więcej dokumentów, należy wówczas utworzyć jakiegoś kontrahenta tymczasowego, wskazać go z biblioteki w tym dialogu, a potem ręcznie pozamieniać kontrahentów bezpośrednio na utworzonych dokumentach PZ.

• Ceny - dotyczy cen znajdujących się na zakładce Pozycje na dokumentach PZ. Mamy do wyboru dwie możliwości:

  1. Takie jak w pliku - tę opcję należy wybrać, jeżeli w pliku źródłowym ceny zostały określone dla poszczególnych dokumentów i chcemy, aby dokumenty uzyskały takie właśnie ceny po zaimportowaniu

  2. Ostatnia cena nabycia - spowoduje, że wszystkie odczytywane dokumenty zostaną przeliczone wg ostatniej ceny nabycia określonej w programie w oknie ASORTYMENTY, niezależnie od tego, co podano w pliku źródłowym.

• Płatności - dotyczy ustawień znajdujących się na zakładce Płatności na dokumentach PZ. Mamy do wyboru dwie możliwości:

  1. Takie jak w pliku - tę opcję należy wybrać, jeżeli w pliku źródłowym płatności zostały określone dla poszczególnych dokumentów i chcemy, aby dokumenty uzyskały takie właśnie płatności po zaimportowaniu

  2. Domyślne - spowoduje, że wszystkie odczytywane dokumenty zostaną oznaczone wg domyślnych ustawień określonych w programie w oknie KONFIGURACJA na zakładce PZ, niezależnie od tego, co podano w pliku źródłowym.

• Blokuj Pz - znacznik, określający czy pozycje z tego PZ będą widoczne w oknie STAN MAGAZYNU, a co za tym idzie czy będzie można na nich wykonywać operacje magazynowe (wydania, przesunięcia), czy też będą zablokowane, tzn. przyjęte, ale jeszcze nie będzie można na nich wykonywać operacji magazynowych

• Podświetl utworzone dokumenty - umożliwia łatwe odnalezienie (i ewentualną weryfikację) zaimportowanych dokumentów. Przed wykonaniem tej funkcji dobrze jest wcześniej odświetlić w oknie PZ wszystkie podświetlone pozycje, aby upewnić się, że po wykonaniu importu na liście podświetlonych pozycji będą rzeczywiście tylko te, które zostały zaimportowane z pliku.

UWAGA. Istnieje możliwość importowania krzyżowego, tzn. importowania pliku z Fakturami do okna PZ (np. gdy jeden klient drugiemu wypisał fakturę w naszym programie, i dał mu plik, dzięki czemu ten będzie mógł sobie go zaimportować i zrobić z niego PZ zamiast wprowadzać ręcznie) oraz możliwość importowania pliku z dokumentami PZ do okna FAKTURY (co mogłoby się ewentualnie przydać w firmie produkcyjnej, która zrobiła jakieś produkty pod konkretną fakturę/zamówienie, albo w hurtowni, która sprowadziła coś na PZ tylko po to, aby to od razu sprzedać). W obu tych krzyżowych przypadkach trzeba koniecznie pamiętać o tym, że parametr Rodzaj dokumentu musi być konkretnie podany, (nie może być ustawiony na opcję Automatycznie, bo PZ na fakturę się automatycznie nie zamieni). Trzeba też uważać z przekazywaniem cen i płatności (czyli parametry Ceny i Płatności powinny mieć wartości Domyślne). Ponieważ dostawca PZ to nie jest odbiorca na fakturze, więc być może będzie potrzebne ręczne wybranie Kontrahenta z biblioteki.

EKSPORT PZ

Operację eksportu możemy wykonać poleceniem menu głównego Zbiory - Eksport danych - Eksport PZ do programu RESET2 - R2faktury (EDI) lub z menu podręcznego wywołanego klawiszem F3 (lub prawym klawiszem myszy) z okna PZ. Przed wykonaniem eksportu należy określić lokalizację i nazwę pliku, do którego mają zostać zapisane dane, oraz zakres tych danych, tzn. które PZ mają zostać wyeksportowane. Mamy do wyboru 4 możliwości:

• Aktualny dokument - eksport aktualnego dokumentu

• Takie jak w oknie - zostaną wyeksportowane tylko dokumenty widoczne aktualnie w oknie PZ

• Podświetlone - zostaną wyeksportowane tylko dokumenty, które są aktualnie podświetlone w oknie PZ (bez względu na to czy w oknie pokazywane są wszystkie, czy tylko podświetlone pozycje)

• Wszystkie - zostaną wyeksportowane wszystkie dokumenty.

Operacja importu PZ nigdy nie modyfikuje ani nie kasuje żadnych danych już istniejących w bazie systemu. Może wyłącznie dodawać nowe elementy do bazy danych (PZ, kontrahentów, asortymenty). Np. w przypadku, gdy w pliku źródłowym znajdzie się dokument PZ wystawiony dla pana Adamskiego, który figuruje już w tabeli Kontrahenci, to program pozostawi dane pana Adamskiego w niezmienionej postaci - nawet gdyby w pliku źródłowym dane te były inne, ale jeżeli adres podany na PZ nie będzie zgodny z żadnym z dotychczasowych adresów pana Adamskiego, to zostanie utworzony dla niego kolejny adres w tabeli adresów kontrahentów i wpisany na zaimportowany dokument.

Program blokuje też możliwość dwukrotnego zaimportowania tego samego dokumentu PZ. Numer importowanego PZ jest zapamiętywany w polu Nr zewn., które jest niedostępne do edycji. Nie ma możliwości ponownego odczytu PZ o takim numerze. Nr zewn. jest wyświetlany w oknie głównym PZ po prawej stronie pola Numer, ale tylko wtedy, gdy PZ pochodzi z importu.
UWAGA. Podczas importu dokumenty PZ otrzymują kolejne numery w ramach danego rodzaju. Nie muszą więc być to numery zgodne z numerem, który znajduje się w pliku źródłowym. Aby numeracja ta była zgodna, konieczne jest przestrzeganie pewnych reguł pracy z programem (programami), tzn. np. PZ danego rodzaju muszą być wyłącznie importowane, a nie wypisywane ręcznie, musi być zachowana odpowiednia chronologia wypisywania PZ i ich eksportu/importu itp.

UWAGA. W obecnej wersji programu PZ korygujące nie mogą być importowane.

Eksport i import PZ przy użyciu pliku XML dostępny jest tylko w wersji PRO.