Instrukcja obsługi R2faktury

Wpisując asortyment do biblioteki asortymentów określamy jego indeks główny. Jednak w niektórych sytuacjach niezbędna jest możliwość określenia więcej niż jednego indeksu dla tego samego asortymentu.

Na przykład:

1. jeśli przy sprzedaży korzystamy ze skanera kodów kreskowych i sprzedajmy towary od różnych dostawców w tej samej cenie jako jeden wspólny asortyment np. żarówka LED 12W (bo nie chcemy niepotrzebnie rozbudowywać listy asortymentów na żarówki od różnych dostawców np. "żarówka LED 12W Philips", "żarówka LED 12W Osram" itd.), to możemy wpisać kody kreskowe od różnych dostawców jako indeksy dodatkowe w tym jednym wspólnym asortymencie. Przy wyszukiwaniu asortymentu kodem kreskowym (ze skanera lub ręcznie) program sprawdza wszystkie indeksy (główny i dodatkowe) i jeśli znajdzie którykolwiek z nich, to ustawi się na tym samym asortymencie.

2. inna tego typu sytuacja występuje, gdy do wyszukiwania asortymentów chcemy korzystać z indeksów naszych dostawców bądź odbiorców. Wtedy również oprócz naszego indeksu głównego określamy w danym asortymencie indeksy dodatkowe, które wiążemy od razu z dostawcami lub nabywcami.

Indeksy dodatkowe wprowadzamy w danych asortymentu na zakładce Indeksy dodatkowe. Określamy:

• Indeks - dowolny indeks, np. kod kreskowy z przykładu 1. lub indeks na ten asortyment u dostawcy albo odbiorcy z przykładu 2.

• Kontrahent - dla jakiego kontrahenta obowiązuje ten indeks (istotne w przykładzie 2.)

• Cecha - korzystając z biblioteki cech określamy dowolnę cechę, czyli np. nazwę wprowadzonego indeksu w przykładzie 1. tj. Philips, Osram, Diall, itp.

Indeksy z przykładu 1. wprowadzone na zakładce Indeksy dodatkowe wyglądałyby np. tak:

Z kolei indeksy z przykładu 2. wyglądałyby np. tak:

Indeksy dodatkowe muszą być unikalne, tzn. nie mogą się pokrywać z żadnym indeksem głównym i z żadnym indeksem dodatkowym w innym asortymencie, chyba że jest to indeks przypisany do jakiegoś kontrahenta.

Indeksy dodatkowe są uwzględniane automatycznie przy wyszukiwaniu asortymentu wg pola Indeks, ale tylko przy standardowym szybkim wyszukiwaniu:

Algorytm wyszukiwania działa nastepująco:

• najpierw sprawdzany jest indeks główny

• jeśli nie ma żadnego asortymentu, którego indeks główny odpowiada szukanemu tekstowi, to sprawdzany jest indeks dodatkowy

• jeśli wyszukiwanie odbywa się w trakcie wystawiania faktury lub PZ (albo innych dowolnych dokumentów sprzedaży/wydania oraz zakupu/przyjęcia), to w pierwszej kolejności program szuka asortymentu, który ma określony indeks dodatkowy przypisany do kontrahenta, który jest wybrany jako nabywca lub dostawca na bieżącym dokumencie, a jeśli go nie znajdzie to dowolnego asortymentu, w którym występuje odpowiedni indeks dodatkowy bez względu na to czy jest on przypisany do jakiegoś kontrahenta czy nie

• jeśli nabywca/dostawca jest nieokreślony (np. na paragonie) lub szukamy nie w trakcie wystawiania dokumentów to szukany jest asortyment, który ma odpowiedni indeks dodatkowy bez względu na to czy jest on przypisany do jakiegoś kontrahenta czy nie

• ze względu na unikalność indeksów dodatkowych nie działa wyszukiwanie w trybie "Następny" (Ctrl L).

Po wprowadzeniu w indeksach dodatkowych indeksów swoich dostawców możemy generować zamówienia do tych dostawców z wyszczególnionymi na zamówieniu ich indeksami. Aby korzystać z takiej możliwości należy w definicji dokumentu zamówienia ustawić na zakładce Wydruk pole Dodatkowa kolumna z indeksem na wartość Kontrahenta.

Indeksy dodatkowe dostępne są tylko w wersji STANDARD, MAXI i PRO.