Instrukcja obsługi R2faktury

Dokumenty KP, KW i inne dokumenty kasowe wprowadzane są w oknie POZYCJE RAPORTU. Wywoływane jest ono z okna KASA/BANK przez naciśnięcie na odpowiednim raporcie klawisza Enter bądź kliknięcie w przycisk Pozycje .

Wprowadzając  nową pozycję (Ins) najpierw określamy jej typ, tzn.:

• dla raportów typu Raport kasowy:

  • KP - dowód wpłaty, np. zapłata za wystawioną przez nas fakturę

  • KW - dowód wypłaty, np. zapłata za fakturę zakupu (PZ) lub zwrot pieniędzy w związku z wystawioną przez nas fakturą korygującą

  • Inny - zwykle obca faktura kosztowa, którą traktujemy jako dokument kasowy, żeby nie wystawiać niepotrzebnie dodatkowego dokumentu KW, np.: zakup paliwa, zakup artykułów biurowych itp.

  • Automatyczne KP (X), Automatyczne KW (X) - zapłata za dokumenty zakupu i sprzedaży, które wystawiono jako zapłacone i które nie zostały jeszcze wpisane do kasy - w ten sposób można szybko utworzyć odpowiednie KP/KW bez konieczności wyszukiwania kontrahenta i faktury. W miejsce znaku X podstawiana jest liczba zapłat z datą mieszczącą się w okresie bieżącego raportu i z formą płatności właściwą dla bieżącego raportu.

  • Automatyczne KP do paragonów (X), Automatyczne KW do paragonów (X) - zapłata za paragony, które nie zostały jeszcze wpisane do kasy - w ten sposób można szybko utworzyć jedno zbiorcze KP/KW bez konieczności sumowania kwot z wszystkich paragonów. W miejsce znaku X podstawiana jest liczba paragonów z datą mieszczącą się w okresie bieżącego raportu i z formą płatności właściwą dla bieżącego raportu. KW wystawiane jest w przypadku paragonów korygujących (zwroty).

• dla raportów typu Raport bankowy:

  • Przychód - wpłata np. zapłata za wystawioną przez nas fakturę

  • Rozchód - wypłata np. zapłata za fakturę zakupu (PZ) lub zwrot pieniędzy w związku z wystawioną przez nas fakturą korygującą

  • Inny - dowolna pozycja wyciągu bankowego, bez względu na to czy jest to uznanie (przychód) czy obciążenie (rozchód) rachunku

  • Automatyczny przychód (X), Automatyczny rozchód (X) - analogicznie jak w raportach kasowych, ale ze względu na specyfikę raportów bankowych, tzn. że najpierw jest wpłata a dopiero później zaznaczamy ją w fakturze, opcje te mają inne zastosowanie niż w raportach kasowych. A mianowicie służą do odnajdywania faktury, za którą otrzymaliśmy płatność, ale którą trudno zidentyfikować, bo w tytule przelewu nie ma numeru faktury. Przeglądając listę wszystkich niezapłaconych faktur, możemy znaleźć właściwą porównując kontrahenta i kwotę.

Jeśli wybraliśmy KP, KW albo Inny wprowadzamy następujące dane:

• Numer - numer dokumentu. W przypadku KP, KW najlepiej nie wypełniać tego pola ręcznie - program automatycznie w momencie akceptacji pozycji podstawi kolejny, unikalny numer. Jeśli wprowadzamy pozycję typu Inny wpisujemy tu np.: numer faktury lub numer albo datę wyciągu. To co zostanie wpisane w tym polu pojawi się w fakturach na zakładce Płatności w kolumnie Kp/Kw.
  

• Kontrahent - wybieramy kontrahenta z biblioteki kontrahentów; aby szybko wyszukać kontrahenta zaczynamy pisać w tym polu skrót lub NIP (w zależności od tego czego szukamy). Jeśli kontrahent jeszcze nie istnieje w bibliotece, to możemy go wprowadzić klawiszem Ins (z rozwiniętej klawiszem â  listy kontrahentów), możemy również przejść do pełnej biblioteki kontrahentów (kliknąć w przycisk lub nacisnąć F2), żeby na przykład przejrzeć dane lub wyszukać po części danych; szybko wybrać kontrahenta z pełnej biblioteki można klawiszami Alt Enter;

  • Osoba - imię i nazwisko osoby, która dokonuje wpłaty (KP) lub wypłaty (KW).

• Opis - wybieramy opis z biblioteki opisów lub wprowadzamy go ręcznie, np.: "Za fakturę VAT nr", "Zaliczka za..." itp. Wprowadzenie opisu nie jest wymagane.

• Waluta raportu - waluta w jakiej prowadzony jest raport. Aktywne na raporcie walutowym tylko w wersji MAXI i PRO.

• Waluta rozrachunków - waluta rozrachunków, które będziemy chcieli powiązać na zakładce Dokumenty z tą pozycją raportu (zapłatą). Kontrahent może mieć rozrachunki prowadzone w różnych walutach, ale dostępne do powiązania z tą zapłatą będą tylko należności/zobowiązania powstałe w określonej tu walucie rozrachunków. Jeśli raport jest prowadzony w PLN, to waluta rozrachunków może być dowolna, natomiast na raportach walutowych może to być tylko taka waluta jak określona wyżej waluta raportu lub PLN. W ten sposób możemy na przykład zapłacić na raporcie walutowym prowadzonym w EUR za fakturę złotówkową. Analogicznie możemy na raporcie złotówkowym zapłacić za fakturę wystawioną w EUR. Nie możemy natomiast zapłacić na raporcie walutowym za fakturę wystawioną w innej walucie niż waluta raportu, chyba że w PLN. Dostępne na raporcie walutowym tylko w wersji MAXI i PRO.

• Kurs - kurs wg którego zostanie przeliczona płatność walutowa na PLN. Dostępny na raporcie walutowym tylko w wersji MAXI i PRO.

• Konto - istotne przy księgowaniu do R2fk - rodzaj konta analitycznego, które zostanie użyte do wygenerowania dekretu. Opcja "Określ w pozycjach" pozwala na wprowadzenie dowolnego konta bezpośrednio w pozycjach dokumentu. Wybór konta Dostawcy lub Odbiorcy wyłącza dostęp do kolumny Konto w tabelce z dokumentami, a odpowiednie konto będzie określone w programie R2fk na podstawie odpowiednich kont wybranego kontrahenta.

• DOKUMENTY - lista faktur, których dotyczy ta pozycja raportu

  • Rodzaj - wpłata Wn (+) lub wypłata Ma (-)

  • Opis (nr dokumentu) - nr faktury lub dowolny inny opis. Jeśli chcemy powiązać wpisywaną płatność z fakturą należy kliknąć w tym polu w przycisk lub nacisnąć klawisze Ctrl Enter
    
    i wywołać okno z rozrachunkami kontrahenta, w którym będziemy mogli wybrać odpowiednią fakturę. Okno z rozrachunkami kontrahenta można otworzyć także przyciskiem Rozrachunki widocznym nad polem Saldo. Po wybraniu takiej faktury (lub kilku faktur) pojawią się one w okienku z dokumentami z automatycznie wypełnionymi wszystkimi polami.

  • P - powiązanie - pokazuje znak X dla wpłat powiązanych automatycznie z wystawionymi fakturami

  • Kwota wal. - kwota wpłaty/wypłaty w walucie. Dostępne na raporcie walutowym tylko w wersji MAXI i PRO.

  • Kwota - kwota wpłaty/wypłaty

  • Konto - w pełnej księgowości konto analityczne przeciwstawne do konta Kasa lub Bank

  • Komp - kompensata - w starszych wersjach programu to pole było wykorzystywane do kompensowania zapłat. Teraz do tego celu służy funkcja Skojarz bezpośrednio w rozrachunkach kontrahenta. Pole Komp zostawiono w celu kompatybilności z danymi wprowadzonymi we wcześniejszych wersjach programu.

  • Akt nr fakt. - aktualny numer faktury. Jeśli wpłata dotyczyła proformy, która później została zamieniona na właściwą fakturę, to tu właśnie widać numer tej właściwej faktury - nr proformy jest wpisany wcześniej w kolumnie Opis (nr dokumentu).

  • Obrót Wn (+) - suma wpłat wpisanych w tabelce z dokumentami

  • Obrót Ma (-) - suma wypłat wpisanych w tabelce z dokumentami

  • Saldo - suma wpłat minus suma wypłat

• UWAGI - dowolne uwagi, które mają się wydrukować na KP/KW

• NOTATKI - dowolne notatki dla własnej informacji, nigdzie nie drukowane

• Liczba dokum. - liczba dokumentów wpisanych do tabelki z dokumentami.

Wprowadzone dane akceptujemy przyciskiem . Do szybkiej akceptacji służy również klawisz PgDn.

Poprawę danych  umożliwia klawisz F6, natomiast usunięcie  wpisu klawisz Del. Poprawa i usunięcie pozycji raportu jest możliwe tylko wtedy, gdy raport i okres nie są zamknięte. Datę zamknięcia (i okres przeglądania) ustawiamy w pozycji menu głównego Ustawienia - Bieżąca data i okres (F12).

Klawisz F2 udostępnia następujące wydruki:

• Dowód wpłaty KP lub Dowód wypłaty KW - wydruk bieżącego dokumentu KP/KW

• Wydruk listy - lista wszystkich dokumentów zawierających się w aktualnym Raporcie kasowym

• Wydruk pozycji - wydruk szczegółowych informacji na temat konkretnej pozycji znajdującej się w oknie POZYCJE RAPORTU KASOWEGO.

Jeśli pomyliliśmy się wybierając rodzaj dokumentu i wprowadziliśmy np. KW zamiast Inny, to możemy to łatwo naprawić korzystając z funkcji menu podręcznego (prawy klawisz myszy lub F3) Zmień rodzaj na ....