Instrukcja obsługi R2faktury

Wprowadzanie pozycji jest kluczowym elementem wystawiania faktury.

Pozycje można wpisywać na trzy sposoby:

1. zalecany - bezpośrednio na fakturze w tabelce na zakładce Pozycje

   • zalety:

     • szybkie wprowadzanie najpotrzebniejszych danych (asortyment, ilość, cena)

     • podgląd na bieżący stan asortymentów w momencie wyboru asortymentu

     • możliwość wprowadzenia wszystkich danych bezpośrednio z klawiatury (bez używania myszy)

   • wady:

     • brak lub utrudniony dostęp do pełnych informacji na temat pozycji (ceny i wartości netto/brutto przed i po rabacie, łączna waga sprzedanych jednostek itp.)

2. w dodatkowym oknie POZYCJE, wywołanym przyciskiem

   • zalety:

     • pełna informacja dotycząca pozycji faktury

   • wady:

     • konieczność wywołania osobnego okna

     • utrudniony dostęp do bieżących stanów magazynowych

3. najszybszy - korzystając ze skanera kodów kreskowych (patrz Skaner kodów kreskowych).

W zależności od wybranego sposobu:

1. zakładka POZYCJE:

   • przechodzimy do tabelki z pozycjami znajdującej się na zakładce Pozycje

     

   • ustawiamy się w kolumnie Indeks lub Nazwa asortymentu i wywołujemy bibliotekę asortymentów naciskając klawisz Enter, klikając w przycisk lub rozpoczynając pisanie indeksu lub nazwy szukanego asortymentu. Kolumna Indeks będzie dostępna jeśli włączyliśmy obsługę indeksów w ustawieniach - okno FIRMY - F6 - Ustawienia - Indeksy. Po odszukaniu w oknie ASORTYMENTY odpowiedniego asortymentu wybieramy go na fakturę klawiszem Enter lub klikając w przycisk . Jeśli wyszukiwanie asortymentu odbywa się wg pola Indeks, to uwzględnia również indeksy dodatkowe. Przy wyszukiwaniu asortymentów można również korzystać z mechanizmu szybkiego wyszukiwania zamienników asortymentowych.
     UWAGA. Jeśli wystawiamy dokumenty z dużą liczbą pozycji, warto przed rozpoczęciem wystawiania faktury otworzyć okno ASORTYMENTY (przycisk w oknie głównym). Dzięki temu wybór asortymentu na pozycje dokumentu będzie dużo szybszy, gdyż program nie będzie przy każdej pozycji tracił czasu na otwieranie i zamykanie okna ASORTYMENTY. Zamiast tego będzie się ono przełączało w tryb wyboru (w prawym górnym rogu okna pojawi się przycisk ), a po wybraniu asortymentu będzie wracać do normalnego trybu (zniknie przycisk ).

   • po wybraniu asortymentu wypełniamy (i zatwierdzamy Enter) kolejne kolumny:

     • Magazyn - magazyn, z którego wydawany jest towar. Domyślnie podstawiany jest magazyn określony we właściwościach ( F4) okna ASORTYMENTY. Można go zmienić na inny. Przy sprzedaży usług pole Magazyn jest nieokreślone.

     • Ile - wpisujemy odpowiednią ilość, domyślnie podpowiada się sugerowana ilość określona w bibliotece asortymentów. Po kliknięciu w przycisk lub naciśnięciu klawiszy Ctrl Enter możemy skorzystać z kalkulatora umożliwiającego wprowadzenie ilości poprzez podanie wartości, która zostanie podzielona przez zadaną cenę (patrz Kalkulator Ilość/Cena/Wartość)

     • Rodz - rodzaj ceny sprzedaży. Domyślnie podpowiada się rodzaj ceny określony w polu Rodzaj pod tabelką z pozycjami.

       • 1, 2, 3 - wybieramy jedną z 3 cen sprzedaży określonych w bibliotece asortymentów.
         UWAGA. W wersji PRO dostępnych jest do 20 cen sprzedaży.

       • N - cena nabycia. Cena nabycia dotyczy oczywiście tylko towarów i produktów i ma sens tylko jeśli prowadzimy magazyn. Po wybraniu rodzaju N, jako cena sprzedaży netto przed rabatem (_C.netto) podstawi się ostatnia cena nabycia tego asortymentu określona w bibliotece asortymentów. Po zaakceptowaniu tej pozycji faktury, w momencie gdy zostanie ona wydana z magazynu, cena zostanie automatycznie dopasowana do ceny nabycia wynikającej z konkretnej dostawy, z której pochodzi towar. Jeśli towar będzie pochodził z kilku dostaw, cena nabycia zostanie obliczona jako średnia cena nabycia (Wartość nabycia podzielona przez Ilość).

       • — - cena sprzedaży inna niż powyższe. Oznaczenie to pojawi się wówczas, gdy cena zostanie przez nas wpisana ręcznie, lub gdy zostanie wpisana przez system jako jedna z cen dedykowanych dla konkretnego nabywcy i asortymentu (usługi).

     • _C.netto - cena sprzedaży netto przed rabatem, określana automatycznie na podstawie wybranego wcześniej rodzaju ceny (Rodz). Jeśli chcemy, możemy ją dowolnie zmienić. W takim przypadku program automatycznie sprawdzi czy wprowadzona cena nie odpowiada jednej z cen sprzedaży wpisanych w bibliotece asortymentów, a jeśli tak, to zostanie odpowiednio określone pole Rodz - rodzaj ceny. Jeśli wprowadzona cena sprzedaży nie odpowiada żadnej z cen określonych w bibliotece asortymentów, zostanie ustawiony rodzaj ceny - (myślnik). Jeśli wybrano rodzaj ceny N, czyli cenę nabycia, to cena sprzedaży określana jest automatycznie w momencie zaakceptowania pozycji i ręczne modyfikowanie tej ceny nie ma sensu.

     • _C.net.wal. - cena sprzedaży netto przed rabatem, ale wyrażona w walucie obcej. Dostępna jeśli Waluta lub Waluta cen faktury jest inna niż PLN (tylko w wersji MAXI i PRO). Źródłową ceną pozycji na takiej fakturze jest ta właśnie cena walutowa, cena złotówkowa jest przeliczana z tej ceny wg zadanego kursu waluty.

     • Rabat - rabat procentowy udzielany na tę pozycję; cena po rabacie jest przeliczana przy uwzględnieniu rabatu wpisanego do pozycji i rabatu określonego dla całego dokumentu, tzn. C.netto = _C.netto * (1-Rabat/100) * (1-RabatDokument/100). Oznacza to że jeśli np. w pozycji będzie rabat 20%, a w całej fakturze 10%, to łączny rabat uwzględniony przy obliczeniu ceny będzie wynosił (1-(1-20/100)*(1-10/100))*100=28%, a nie, jak by się mogło wydawać na pierwszy rzut oka, 30%. Taki właśnie łączny rabat w wysokości 28% zostanie wydrukowany na fakturze przy tej pozycji.

     • Nr seryjny - nr seryjny tej pozycji. Kolumna Nr seryjny będzie dostępna jeśli włączyliśmy obsługę numerów seryjnych w konfiguracji - menu główne Ustawienia - Konfiguracja - Ogólne - Nr seryjne. W przypadku usług możemy numer seryjny wpisać ręcznie. Natomiast jeśli prowadzimy magazyn i sprzedawany towar został wcześniej przyjęty do magazynu i określono mu odpowiedni numer seryjny, to w momencie zaakceptowania pozycji faktury zostanie podstawiony nr seryjny wynikający z wydawanej dostawy. Jeśli towar będzie pochodził z kilku dostaw nr seryjny na fakturze zostanie określony jako np. 123456 i inne. Takie rozwiązanie nie jest oczywiście zbyt sensowne. W przypadku gdy decydujemy się na korzystanie z numerów seryjnych, powinniśmy sprzedawać na jednej pozycji faktury jeden egzemplarz numerowanego towaru.
       

     UWAGA. Do kolumn dostępnych standardowo w tabelce z pozycjami faktury można dodać trzy dodatkowe kolumny (np. z własnym polem). Służy do tego funkcja Dodatkowe kolumny w menu dostępnym po naciśnięciu prawego przycisku myszy na zakładce Pozycje w oknie FAKTURY. Opcja dostępna tylko w wersji PRO.

   • dodatkową funkcjonalnością dostępną z menu podręcznego spod prawego przycisku myszy na zakładce Pozycje jest Nazwa opisowa:

     • Popraw w bieżącej pozycji - jeśli na bieżącej pozycji faktury jest już wybrany asortyment to możemy uzupełnić jego nazwę o dodatkowy opis bez konieczności otwierania okna POZYCJE

     • Utwórz nową pozycję - w przypadku fakturowania usług o niepowtarzających się długich nazwach opisowych możemy w łatwy sposób wprowadzić taką pozycję na fakturę bez konieczności otwierania okna POZYCJE

     
     

   • wciśnięcie klawisza Enter w ostatniej kolumnie (Rabat albo Nr seryjny) spowoduje zatwierdzenie tej pozycji faktury i rozpoczęcie wprowadzania następnej pozycji. Rozpoczęcie wprowadzania nowej pozycji możemy również uzyskać naciskając klawisz Ins lub po ustawieniu się na ostatniej pozycji klawisz â.

   • kolumny oznaczone szarym kolorem (C.netto, W.netto itd.) zawierają informacje tylko do odczytu, określone przez program na podstawie wprowadzonych wcześniej danych

   • jeśli wprowadziliśmy już wszystkie pozycje i nie chcemy wprowadzać innych danych (płatności, uwagi, itp.), możemy od razu zaakceptować cały dokument naciskając klawisze Alt PgDn

   • pod tabelką z pozycjami znajdują się jeszcze:

     • Rodzaj - rodzaj ceny sprzedaży podstawiany domyślnie przy wprowadzaniu pozycji na fakturę - patrz opis wyżej przy polu Rodz

     oraz dodatkowe pola sumaryczne:

     • Lp - liczba pozycji wpisanych na tej fakturze

     • Ile - łączna ilość ze wszystkich pozycji na fakturze, przydatna np. przy sprawdzaniu poprawności wydawania towaru do tej faktury

     • Waga - łączna waga towarów z tego dokumentu

     • Netto, Vat, Brutto - sumy kwot netto, vat i brutto z wszystkich pozycji faktury. Sumowanie przeprowadzane jest w ten sposób, że najpierw są sumowane z wszystkich pozycji faktury kwoty będące podstawą przeliczeń vat, czyli w zależności od ustawienia pola Podstawa na zakładce Stawki VAT, albo netto albo brutto (z podziałem na stawki vat). Potem na podstawie tych sum obliczane są brakujące sumy vat i brutto lub netto. Może się zdarzyć, że obliczona w ten sposób suma wartości vat lub brutto może się różnić od sumy vat lub brutto z poszczególnych pozycji dokumentu. Różnica ta wynika z jednostkowych zaokrągleń kwot vat i brutto na poszczególnych pozycjach faktury i jest księgowo jak najbardziej prawidłowa oraz nie świadczy bynajmniej o nieprawidłowym działaniu programu.

2. okno POZYCJE:

   • klikamy w przycisk  lub naciskamy klawisze Alt C żeby otworzyć okno z pozycjami dokumentu:

     

   • wprowadzamy  nową pozycję (Ins):

     • Asortyment

       • Nazwa - wybieramy asortyment z listy asortymentów podając jego nazwę np. towar C.
         Jeśli odpowiedniego asortymentu nie ma w bibliotece i jest to usługa (towary i produkty muszą być przed wydaniem przyjęte do magazynu), to możemy go wprowadzić klawiszem Ins (z rozwiniętej klawiszem â listy asortymentów), możemy również przejść do pełnej biblioteki asortymentów klikając w przycisk lub naciskając F2. Jeżeli pełna nazwa wybranego asortymentu jest dłuższa niż 1 linijka, to pojawi się ona w całości w szarym polu pod nazwą asortymentu.

       • Nazwa c.d. - dopisujemy dalszy ciąg wybranej z biblioteki nazwy asortymentu. Jeśli np. fakturujemy usługę, która w bibliotece asortymentów jest wpisana jako Montaż instalacji alarmowej, możemy tu dopisać w centrali firmy we Wrocławiu oraz w oddziałach w Warszawie i Gdańsku - dlatego dopisujemy w polu Nazwa c.d., bo montujemy te instalacje w różnych miejscach i nie chcemy niepotrzebnie mnożyć wpisów w bibliotece. Co więcej, jeżeli fakturujemy usługę, której opis jest na tyle unikalny, że nie ma sensu wprowadzać go do biblioteki asortymentów, gdyż na pewno nigdy więcej się już nie powtórzy, możemy wpisać go w całości w pole Nazwa c.d. (w tym wypadku pole Nazwa pozostawiamy puste, natomiast uzupełniamy pola PKWiU, Rodzaj, J.m. i Vat%) - dotyczy to oczywiście tylko usług.
         UWAGA.

         • Jeśli wpisany tekst jest dłuższy niż jedna linijka, zostanie on automatycznie "połamany" tak, aby zmieścił się w okienku Nazwa c.d.. Ten sam tekst na wydruku faktury może być jednak "połamany" zupełnie inaczej w zależności od szerokości kolumny "Nazwa towaru lub usługi". Jeśli chcemy, żeby na wydruku tekst wyglądał dokładnie tak jak go tu wprowadzamy, musimy "połamać" go sami w odpowiednich miejscach korzystając z klawiszy Shift Enter.

         • Naciśnięcie klawiszy Ctrl Enter spowoduje otwarcie okienka Nazwa opisowa, które umożliwia łatwiejsze wprowadzenie długich tekstów.

       • Indeks - wybieramy asortyment z listy asortymentów podając jego indeks np. 4

       • J.m., Rodzaj, PKWiU, CN - pozostałe dane wybranego asortymentu (tylko do odczytu, można je zmienić tylko w bibliotece asortymentów)

       • Vat% - stawka podatku Vat wynikająca z grupy PKWiU lub CN określonej dla tego asortymentu w bibliotece. W szczególnych przypadkach można zmienić stawkę vat na inną niż w asortymencie. Obowiązuje ona wówczas tylko na tej pozycji faktury.

       • C.nab.netto - ostatnia cena nabycia netto

     • Magazyn - magazyn, z którego wydawany jest towar. Domyślnie podstawiany jest magazyn określony we właściwościach ( F4) okna ASORTYMENTY. Można go zmienić na inny. Przy sprzedaży usług i asortymentów nie powiązanych z biblioteką asortymentów pole Magazyn jest nieokreślone.

     • Rodzaj - analogicznie jak kolumna Rodz w tabelce na zakładce Pozycje - patrz opis wcześniej.

     • Nr seryjny - analogicznie jak kolumna Nr seryjny w tabelce na zakładce pozycje - patrz opis wcześniej.

     • NETTO - zakładka umożliwiająca wprowadzenie ilości (Ilość) oraz ceny netto przed rabatem (Cena) i rabatu dotyczącego tej pozycji (Rabat %) oraz (Rabat Wartość); na podstawie wprowadzonych wartości wyliczają się Wartość netto oraz Cena i Wartość netto po rabacie. Dodatkowo w polu Podstawa przypomniana jest określona w dokumencie podstawa przeliczeń netto/brutto.

     • BRUTTO - analogicznie j.w., z tym że dotyczy cen i wartości brutto (zawierających podatek VAT)

     • Netto wal., Brutto wal. - zakładki z cenami walutowymi, dostępne na fakturach, które w polach Waluta lub Waluta cen mają walutę inną niż PLN (tylko w wersji MAXI i PRO). Na takich fakturach ceny podajemy właśnie na tych zakładkach, a na zakładkach Netto i Brutto możemy sprawdzić ceny złotówkowe przeliczone z walutowych wg zadanego kursu.

     • WZ - zakładka umożliwiająca podgląd i ewentualną zmianę dostaw, z których pochodzi towar wydany do tej pozycji faktury. Zakładka jest widoczna tylko wtedy, gdy prowadzimy obsługę magazynu i bieżący dokument ma w definicji włączone wystawianie WZ. Znaczenie poszczególnych kolumn oraz zasady edycji dostaw są analogiczne jak opisane w rozdziale dotyczącym zakładki WZ znajdującej się bezpośrednio na fakturze.

     • INNE - zakładka widoczna od 2011 roku, zawierająca:

       • Aktywny CN/PKWiU - wybieramy z jakiej biblioteki CN/PKWiU program ma pobrać stawki VAT dla tej pozycji faktury:

         • PKWiU 2008 - biblioteka obowiązująca do 30.06.2020 r. (patrz BIBLIOTEKI - Asortymenty - PKWiU)

         • PKWiU 2015 - biblioteka obowiązująca od 01.07.2020 r. dla usług (patrz BIBLIOTEKI - Asortymenty - PKWiU)

         • CN - biblioteka obowiązująca od 01.07.2020 r. dla towarów i produktów (patrz BIBLIOTEKI - Asortymenty - CN)

       • PKWiU 2008 - numer PKWiU odowiązujący do 30.06.2020 r.

       • VAT % - stawka VAT odowiązująca do 30.06.2020 r.

         UWAGA. Domyślnie na fakturach z datą sprzedaży do 30.06.2020 r. lub starszych używana jest biblioteka PKWiU 2008 i stawka vat obowiązująca do 30.06.2020, a na fakturach z datą sprzedaży od 01.07.2020 lub nowszą biblioteka PKWIU 2015 i stawka vat obowiązująca od 01.07.2020.

   • FK - jeśli nasza firma prowadzi pełną księgowość, to możemy tu określić numer konta sprzedaży, na którym zostanie zaksięgowana wartość netto tej pozycji. Domyślnie numer jest przepisany z biblioteki asortymentów, biblioteki grup asortymentowych lub z faktury. Można go zmienić. Ten numer konta ma znaczenie tylko wtedy, jeśli dokumenty zostaną wyeksportowane z zaznaczonym parametrem Księguj każdą pozycję dokumentu osobno.

   • Waga [kg] - łączna waga w kilogramach tej pozycji. Obliczana jako iloczyn ilości jednostek z tej pozycji faktury i określonej w bibliotece asortymentów wagi jednostkowej tego asortymentu (tzn. wagi jednej jednostki asortymentu).

   • KGO - jednostkowy koszt gospodarowania odpadami zawarty w cenie

3. po wprowadzeniu wszystkich danych zatwierdzamy całą pozycję klikając w przycisk OK lub naciskając klawisze Alt PgDn.

UWAGA. Nic nie stoi na przeszkodzie, żeby w zależności od potrzeb korzystać z kombinacji przedstawionych wcześniej dwóch pierwszych sposobów (oczywiście jeśli nie korzystamy ze skanera kodów kreskowych). Ze względu na łatwość i szybkość wprowadzania danych warto wprowadzać pozycje bezpośrednio w tabelce na zakładce Pozycje i korzystać z okna POZYCJE tylko w razie potrzeby. Np. jeśli chcemy sprawdzić szczegółowe dane jakiejś pozycji ustawiamy się na niej w tabelce i naciskamy Alt-F6 - wywołamy w ten sposób okno POZYCJE w trybie edycji (poprawy) tej pozycji faktury. Podobnie, jeśli naciśniemy w tabelce klawisze Alt-Ins, wywołamy okno POZYCJE w trybie wprowadzania nowej pozycji. W obu przypadkach po akceptacji lub rezygnacji ze zmian okno POZYCJE zostanie zamknięte i wrócimy do tabelki z pozycjami dokumentu.