Instrukcja obsługi R2faktury

Grupy praw dostępu szczególnie przydatne są przy pracy sieciowej. W przypadku wersji jednostanowiskowej też możemy korzystać z ich właściwości, lecz nie jest to konieczne.

Grupy użytkowników są to grupy praw dostępu, czyli służą do ustalenia praw dostępu dla poszczególnych osób. Prawa przydzielamy do grupy osób (np. dla osób wprowadzających dane, czy osób sprawdzających i zamykających okresy rozliczeniowe), następnie przy użytkowniku ustalamy do jakiej grupy należy. Jeśli jakiś pracownik ma inne prawa niż dana grupa, wprowadzamy nową grupę i przydzielamy ją jemu.

UWAGA. Do modyfikowania listy użytkowników i przypisywania ich do grup użytkowników dostęp ma tylko Administrator (ADMIN).

Przez prawa dostępu rozumiemy prawo danego użytkownika programu do przeglądania i wprowadzania danych oraz do wykonywania poszczególnych funkcji (np. przeliczenia, raporty).

Do wprowadzania i modyfikacji grup użytkowników wchodzimy z pozycji menu głównego Zbiory - Narzędzia - Grupy użytkowników.

UWAGA. Dostęp do modyfikacji grup użytkowników mają tylko użytkownicy przypisani do grupy, w której zaznaczone są prawa Narzędzia i Grupy użytkowników na zakładce NADZÓR.

Nową grupę i jej prawa wprowadzamy klawiszem Ins. Uzupełniamy:

• Nazwa - nazwa grupy użytkowników

• Rodzaj praw - ustawiamy główne prawa dostępu:

• Dostęp do danych - stopniowany dostęp do okien i funkcji:

• Korygowanie - pełna możliwość wprowadzania, zmian i kasowania danych

• Wprowadzanie - zmiany i kasowanie danych ograniczone do pozycji wprowadzonych przez użytkowników z własnej grupy

• Przeglądanie - możliwość przeglądania danych

• Brak praw - brak wglądu w dane

• Nadzór - dostęp do ustawień wszystkich parametrów programu

• Ustaw prawa dostępu - na podstawie ustawionych głównych praw dostępu ustawiają się prawa dostępu dla poszczególnych okien i funkcji.
  UWAGA. Zaznaczenie głównych praw dostępu bez kliknięcia w ten przycisk nie zmieni żadnych praw.

• MODUŁY - dostęp do poszczególnych modułów R2firma

• GŁÓWNE OKNA - dostęp do podstawowych okien programu

• PZ - dostęp do okna z ewidencją PZ

• Faktury - dostęp do okna z ewidencją faktur

• Windykacja - dostęp do polecenia Windykacja należności i związanych z nią funkcji w menu na prawy klawisz myszy w oknie z fakturami

• MM - dostęp do okna z ewidencją MM

• Kasa/Bank - dostęp do okna z raportami kasowymi i bankowymi

• Modyfik. zamkn. - możliwość poprawiania zamkniętych raportów kasowych bez konieczności ich otwierania

• Kojarzenie płatn. - możliwość automatycznego kojarzenia zaimportowanych przelewów z odpowiednimi dokumentami. Kojarzenie będzie następowało tylko dla tych płatności, dla których zostanie ustalony kontrahent, a kwota wpłaty będzie zgodna z kwotą dokumentu.
  UWAGA. Podczas kojarzenia płatności kontrahenta rozpoznajemy po numerze rachunku bankowego, a następnie fakturę po kwocie. Jeśli są dwie takie same niezapłacone płatności, bierzemy wcześniejszą z nich. Przy kojarzeniu płatności numer dokumentu nie jest uwzględniany.

• Windykacja - dostęp do globalnej windykacji należności

• Przelewy - dostęp do listy przelewów bankowych

• Firmy - dostęp do listy firm

• Użytkownicy - dostęp do listy użytkowników

• Kontrahenci - dostęp do biblioteki kontrahentów

• Rozrachunki - dostęp do rozrachunków kontrahenta - menu podręczne (prawy klawisz myszy), pozycja Rozrachunki

• Windykacja - dostęp do windykacji z okna KONTRAHENCI - menu podręczne (prawy klawisz myszy), pozycja Windykacja

• Asortymenty - dostęp do biblioteki asortymentów

• Modyfikacja kategorii - możliwość do edycji danych w oknie KATEGORIE ASORTYMENTÓW

• Zarządzanie - dostęp do funkcji menu podręcznego (prawy przycisk myszy) w oknie ASORTYMENTY: Przelicz ceny walutowe, Przelicz ceny wg aktualnych stawek VAT, Ustaw kategorię, Ustaw CN/PKWiU oraz Ustaw cenę ewidencyjną

• Stan magazynu - dostęp do okna z ewidencją stanów magazynowych

• Kontakty - dostęp do okna z ewidencją kontaktów (CRM)

• Kontrakty/Sprawy - dostęp do okna z ewidencją kontraktów/spraw (CRM)

• Kampanie - dostęp do okna z ewidencją kampanii sprzedażowych (CRM)

• Zlecenia transportowe - dostęp do okna ze zleceniami transportowymi

• Inwentaryzacja - dostęp do okna z arkuszami inwentaryzacyjnymi

• Noty korygujące - dostęp do okna z notami korygującymi

• Biblioteki - dostęp do bibliotek w menu głównym Okna - Biblioteki

• NADZÓR - dostęp do ustawień parametrów związanych z pracą programu

• Archiwizacja - dostęp do pozycji menu głównego Zbiory - Archiwizacja

• Narzędzia - dostęp do pozycji menu głównego Zbiory - Narzędzia

• Odtwarzanie danych - dostęp do pozycji menu głównego Zbiory - Narzędzia - Odtwarzanie danych z archiwum

• Grupy użytkowników - dostęp do pozycji menu głównego Zbiory - Narzędzia - Grupy użytkowników

• Raporty i zestawienia - dostęp do wbudowanych w program raportów i zestawień. Dostęp do poszczególnych zestawień, określony jest dodatkowo w ich definicji na zakładce Dostępność.

• JPK - dostęp do pozycji menu głównego Zbiory - JPK (Jednolity Plik Kontrolny)

• Statystyka - dostęp do statystyki firmy (menu Raporty - Statystyka)

• Ustawienia - dostęp do pozycji menu głównego Ustawienia

• Restrykcje - możliwość ustawiania parametrów restrykcji w menu Ustawienia - Restrykcje oraz na zakładce Restrykcje w bibliotece kontrahentów

• Wczytaj/pobierz licencję - dostęp do pozycji menu głównego Pomoc - Wczytaj licencję z pliku oraz Pomoc - Pobierz licencję z internetu

• Zamówienia on-line - możliwość składania zamówień na program, abonament lub rozszerzenie bezpośrednio z programu - pozycja menu głównego Pomoc - Zamówienia on-line

• Zamykanie, Otwieranie - możliwość zamykania/otwierania okresu w celu zabezpieczenia się przed poprawianiem wprowadzonych dokumentów (patrz ROZPOCZĘCIE PRACY - Okno główne - Bieżąca data i okres)

• Eksport/import - możliwość eksportu i importu danych. Dotyczy: eksportu dokumentów do programu księgowego, eksportu przelewów bankowych, importu płatności do raportu bankowego oraz dostępnych w każdym oknie funkcji Import danych, Eksport danych oraz Kopiuj do MS Excel

• Dokumenty załączane - możliwość załączania do bazy danych zeskanowanych dokumentów (patrz ROZPOCZĘCIE PRACY - Okno główne - Funkcje dostępne w każdym oknie - Załączane dokumenty)

• Tylko własne dokumenty - dostęp tylko do własnych dokumentów, tzn. wystawionych z własnej numeracji

• Brak dostępu do cen nabycia - włączamy żeby ukryć wszystkie dane dotyczące cen nabycia i pochodnych wartości. We wszystkich oknach programu, w miejscach gdzie wyświetlane są ceny nabycia pokazane zostaną znaki ?. Dotyczy to również wartości pochodnych, np.: wartość nabycia, zysk, marża, wartość sprzedaży w dokumentach wystawionych w cenach nabycia. Dostępne tylko w wersji MAXI i PRO.

  Uwaga: Jeśli wyłączamy dostęp do cen nabycia, to należy również wyłączyć dostęp do przeglądania i wystawiania faktur marża, które z definicji wymagają podania ceny zakupu. Aby to zrobić należy skorzystać z przycisku Zaawansowane i ustawić Filtr przeglądania do tabeli FAKTURY na [MarzaTyp]=0 i do tabeli DEFINICJE DOKUMENTÓW na [Marza]=False.

• Brak dostępu do cen sprzedaży - włączamy żeby ukryć wszystkie dane dotyczące cen sprzedaży i pochodnych wartości. We wszystkich oknach programu, w miejscach gdzie wyświetlane są ceny sprzedaży pokazane zostaną znaki ?. Dotyczy to również wartości pochodnych, np.: zysk, marża, wartość sprzedaży w dokumentach wystawionych w cenach sprzedaży. Dostępne tylko w wersji MAXI i PRO.

• RAPORTY

• Zestawienia - dostęp do zestawień definiowalnych. Dostęp do poszczególnych zestawień, określony jest dodatkowo w ich definicji na zakładce Dostępność.

• Rejestr sprzedaży vat .. Potwierdzenia sald - dostęp do poszczególnych raportów wbudowanych w program

• USTAWIENIA - dostęp do poszczególnych pozycji w menu głównym Ustawienia

• Zaawansowane - możliwość ustawienia szczegółowych praw dostępu dla każdego okna oddzielnie.

Podsumowując należy zwrócić uwagę, że wprowadzanie nowej grupy użytkowników i ustalenie jej praw dostępu odbywa się w trzech etapach:

1. Ustawienie głównych praw (Nadzór) i poziomów dostępu (Korygowanie, Wprowadzanie, Przeglądanie, Brak praw) zakończone funkcją Ustaw prawa dostępu.

2. Ustawienie dostępu do poszczególnych okien i funkcji (GŁÓWNE OKNA, NADZÓR, RAPORTY, USTAWIENIA) programu.

3. Skorygowanie szczegółowych praw dostępu (Zaawansowane) do poszczególnych okien systemu.

UWAGA. Kliknięcie w przycisk Ustaw prawa dostępu powoduje ustawienie szczegółowych praw dostępu na podstawie ustawionych głównych praw (pkt.1), dlatego nie klikamy już w ten przycisk po szczegółowym dostosowaniu praw (pkt.2 i 3).

Przycisk Zaawansowane umożliwia ustawienie (a raczej korygowanie) praw dostępu na najbardziej szczegółowym poziomie. Po kliknięciu w ten przycisk ukaże się lista wszystkich okien programu (a w zasadzie tabel z danymi, związanych z tymi oknami).

Po ustawieniu się na konkretnym oknie i przejściu na zakładkę Pozycja możemy szczegółowo ustalić prawa do tego okna:

• Wprowadzanie rekordów - zaznaczamy, jeśli dana grupa użytkowników może wprowadzać nowe pozycje w tym oknie

• Poprawianie rekordów - zaznaczamy, jeśli dana grupa użytkowników może poprawiać pozycje w tym oknie, wprowadzone przez użytkownika tej samej grupy. Użytkownik z wyłączonym prawem Poprawianie rekordów może poprawiać rekordy będące pozycjami innej tabeli, która jest w trybie tworzenia nowego rekordu. Np. jeśli wyłączono prawo Poprawianie rekordów dla tabeli POZYCJE FAKTUR, to użytkownik może poprawiać pozycje faktury, którą sam wystawia. Od momentu zatwierdzenia tej faktury nie może już jednak poprawiać jej pozycji.

• Usuwanie rekordów - zaznaczamy, jeśli dana grupa użytkowników może kasować pozycje w tym oknie, wprowadzone przez użytkownika tej samej grupy. Użytkownik z wyłączonym prawem Usuwanie rekordów może usuwać rekordy będące pozycjami innej tabeli, która jest w trybie tworzenia nowego rekordu. Np. jeśli wyłączono prawo Usuwanie rekordów dla tabeli POZYCJE FAKTUR, to użytkownik może usunąć pozycje faktury, którą sam wystawia. Od momentu zatwierdzenia tej faktury nie może już jednak usuwać jej pozycji.

• Poprawianie cudzych rekordów - zaznaczamy, jeśli dana grupa użytkowników może poprawiać pozycje w tym oknie, wprowadzone przez dowolnych użytkowników

• Usuwanie cudzych rekordów - zaznaczamy, jeśli dana grupa użytkowników może kasować pozycje w tym oknie, wprowadzone przez dowolnych użytkowników

• Przeglądanie - warunki przeglądania listy rekordów

• Pełne prawa - możliwość wglądu w pełną listę

• Ograniczone filtrem - przeglądanie ograniczonej listy rekordów na podstawie warunku ustalonego w pozycji Filtr przeglądania

• Brak praw - brak wglądu w pozycje danego okna

• Filtr przeglądania - formuła ograniczająca wyświetlane pozycje do tych, które spełniają wprowadzony tu warunek, np. wpisując filtr
  [Nazwa] LIKE 'VICTORIA%'
  dla okna (tabeli) FIRMY, ograniczymy dostęp do firm zaczynających się na 'VICTORIA';
  w formule możemy używać nazw pól w nawiasach kwadratowych, instrukcji warunkowych (and, or, =, <>) oraz instrukcji LIKE umożliwiającej częściowe porównanie tekstu (znak % oznacza dowolny tekst).

• Zapisuj w logu zawartość rekordu - zaznaczamy, jeśli chcemy żeby w logu użytkownika (okno UŻYTKOWNICY) oraz w logu modyfikacji (patrz INSTRUKCJA UŻYTKOWNIKA - ROZPOCZĘCIE PRACY - Okno główne - Funkcję dostępne w każdym oknie) zapisywały się szczegółowe informacje o zmianach dokonywanych w tej tabeli.
  UWAGA. Parametr wpływa na rozmiar bazy danych i w efekcie może powodować spowolnienie pracy programu. Zaleca się używanie go tylko tam, gdzie jest konieczny.

Na stałe w programie istnieje już grupa Administratorzy z pełnymi prawami dostępu do wszystkich funkcji i okien programu. Grupy tej nie można modyfikować ani usunąć. Standardowy użytkownik ADMIN (administrator) przypisany jest właśnie do tej grupy. Nic nie stoi na przeszkodzie, żeby utworzyć innych użytkowników i przypisać ich do tej grupy (przypisać im pełne prawa), lecz tylko i wyłącznie ADMIN będzie miał prawa do zmiany lub tworzenia nowej bazy danych.