Instrukcja obsługi R2faktury

Są to dokumenty typu:

• z vatem: Faktura, Paragon, Faktura proforma, Faktura wewnętrzna

• bez vatu: Rachunek, Paragon (bez vatu), Rachunek proforma

oraz Zamówienie (sprzedaż) i dodatkowo Inny (sprzedaż).

Podstawowe różnice między tymi rodzajami dokumentów, to sposób automatycznego księgowania do programów księgowych (R2księga lub R2fk) - patrz pole Księgowany jako.

• OGÓLNE - ogólne informacje o dokumencie

  • Nazwa skrócona - służy do wybierania rodzaju w trakcie wystawiania dokumentu

  • Nazwa pełna - używana na wydrukach

  • Typ - podstawowy/korekta - dokumenty podstawowe tworzy się bezpośrednio w oknie z dokumentami, korekty tworzy się na bazie konkretnego dokumentu podstawowego

  • Dokument korygujący - jeśli definicja dotyczy typu podstawowego, to w tym miejscu określamy jaka definicja dokumentu będzie używana do korygowania tego dokumentu

  • Numer

    • Układ - układ numeru, czyli jak ma wyglądać pełny numer dokumentu; układ może zawierać symbole systemowe, które będą automatycznie zamieniane na odpowiednie wartości oraz dowolne inne cyfry i litery;
      Symbole systemowe:

      • # - wyliczany przez program numer kolejny dokumentu

      • 0 - zero, wstawione przed # oznacza znak do wypełnienia przez numer kolejny

      • RR - rok wystawienia 2-cyfrowy

      • RRRR - rok wystawienia 4-cyfrowy

      • MM - miesiąc wystawienia (numeracja co miesiąc od 1)

      • MC - miesiąc wystawienia (numeracja w obrębie roku)

      • SRR - rok sprzedaży 2-cyfrowy

      • SRRRR - rok sprzedaży 4-cyfrowy

      • SMM - miesiąc sprzedaży (numeracja co miesiąc od 1)

      • SMC - miesiąc sprzedaży (numeracja w obrębie roku)

      • $U - symbol użytkownika (patrz Współdzielenie definicji)

      • $M - symbol magazynu (patrz Współdzielenie definicji)

      • $K - symbol kontrahenta (patrz Współdzielenie definicji)

      Na przykład, jeśli w dniu 02-03-2020 wystawiliśmy 134-ą fakturę od początku roku (a 6-tą w marcu), jej pełny numer będzie dla różnych układów wyglądał następująco:

      Układ	Numer	Uwagi
      #/RR	134/20	rok dwucyfrowy
      #/RRRR	134/2020	rok czterocyfrowy
      #/RR/F	134/20/F	dodatkowy symbol na końcu
      G/#/RR	G/134/20	dodatkowy symbol na początku
      00#/RR	134/20	numer ma przynajmniej 3 znaki
      000#/RR	0134/20	numer ma przynajmniej 4 znaki
      0000#/RR	00134/20	numer ma przynajmniej 5 znaków
      #/MM/RR	6/03/20	numeracja w obrębie bieżącego miesiąca
      #/MC/RR	134/03/20	numeracja w obrębie roku z dodanym symbolem miesiąca
      #/RR/F/$U	134/20/F/KR	KR to symbol użytkownika określony w bibliotece użytkowników
      #/RR/F/$M	134/20/F/M1	M1 to symbol magazynu określony w bibliotece magazynów
      #/RR/F/$K	134/20/F/R2	R2 to symbol kontrahenta określony w danych kontrahenta na zakładce Inne

      
      UWAGA. Dla symboli systemowych SRR, SRRRR, SMM i SMC program zachowuje się analogicznie jak w powyższym przykładzie, ale numer nadawany jest w zależności od daty sprzedaży, a nie daty wystawienia. Symbole te dostępne są tylko dla dokumentów sprzedaży.

    • Pierwszy - numer pierwszego dokumentu, który będziemy wystawiać w programie, np. jeśli dotychczas (ręcznie lub w innym programie) wystawiliśmy 210 faktur musimy w tym polu wpisać 211

    • W roku - w którym roku rozpoczynamy wystawianie dokumentów

    • W miesiącu - w którym miesiącu rozpoczynamy wystawianie dokumentów (istotne tylko, jeśli w układzie numeru jest symbol systemowy MM)

    • Numeruj ręcznie - jeśli NIEZAZNACZONE program sam nadaje pierwszy wolny numer nowym dokumentom. Jeśli ZAZNACZONE użytkownik może samodzielnie nadawać numery nowym dokumentom. Program nie będzie wówczas pilnował luk w numeracji (niezalecane).

    • Kontrola chronologii - po zaznaczeniu tego pola program uniemożliwi wystawienie faktury z datą wcześniejszą niż data istniejących już dokumentów wystawionych wg tej samej definicji. Zabezpieczymy się w ten sposób przed przypadkowym bałaganem w numerowaniu faktur. Przy wyłączonym polu kontrola chronologii też jest prowadzona, ale w formie ostrzegawczych komunikatów, które użytkownik może zignorować. Kontrola chronologii dostępna jest tylko dla dokumentów dotyczących sprzedaży (faktury, faktury proforma, paragony, rachunki).

  • Waluta - waluta dokumentu. Dostępne tylko w wersji MAXI i PRO. Jeśli wybierzemy PLN i zaznaczymy pole Zagraniczny (patrz niżej), to będziemy mogli zmieniać walutę w trakcie wystawiania kolejnych dokumentów, tzn. będziemy mogli wystawiać faktury krajowe oraz eksportowe w walucie obcej w ramach jednej numeracji faktur. Jeśli wybierzemy inną walutę np. EUR, to faktury wystawiane w ramach tej definicji będą zawsze w EUR, bez możliwości zmiany na inną walutę.

  • Powtarzalny - jeśli chcemy, aby z tego rodzaju dokumentów była możliwość wystawiania dokumentów powtarzalnych

  • Rozrachunki - jeśli chcemy, aby tego rodzaju dokumenty były uwzględniane w rozrachunkach z kontrahentem

  • Windykacja - jeśli chcemy, aby z tego rodzaju dokumentów była możliwość automatycznej windykacji należności

  • Zagraniczny - jeśli chcemy, aby tego rodzaju dokumenty były wystawiane jako faktury eksportowe (patrz niżej - pole Księgowany jako), w PLN lub w walutach obcych. Dostępne tylko w wersji MAXI i PRO

  • Marża - jeśli chcemy wystawiać faktury VAT marża i inne dokumenty tego typu

  • Uproszczony - jeśli chcemy, aby tego rodzaju dokumenty były wystawiane jako faktury uproszczone, czyli bez pełnych danych nabywcy (wystarczy jego NIP). Zgodnie z obowiązującymi przepisami faktura może mieć formę uproszczoną jeśli wartość brutto faktury nie przekracza 450 PLN lub 100 EUR.

  • Kasa/Bank - określamy do jakich raportów mają wchodzić odpowiednie formy płatności.
    Np. przy ustawieniu jak w zamieszczonym wyżej przykładowym okienku, płatności gotówkowe będą księgowane do raportu kasowego o symbolu RK, przelewy będą księgowane na raporcie bankowym związanym z rachunkiem Główny, a wpłaty kartą płatniczą będą ujmowane w raporcie kasowym RK karta.

  • Księgowany jako - określany automatycznie rodzaj dokumentu istotny przy księgowaniu do programu księgowego - R2księga (księga przychodów lub ewidencja ryczałtowa) lub R2fk (pełna księgowość). Faktura proforma i Rachunek proforma oraz Inny (sprzedaż) nie są księgowane, Faktura wewnętrzna jest księgowana jako f-ra wewnętrzna, a pozostałe dokumenty jako S - Sprzedaż krajowa. Jeśli zaznaczyliśmy wyżej pole Zagraniczny, to w przypadku dokumentu typu Faktura możemy wybrać typ faktury eksportowej (D - wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów, E - eksport towarów, U - eksport usług). Jeśli zaznaczono pole Zagraniczny, a w polu Księgowany jako wybrano S - Sprzedaż krajowa, to typ faktury eksportowej będzie można wybrać bezpośrednio w trakcie wystawiania faktury - dzięki temu w ramach jednej definicji dokumentu, a co za tym idzie w ramach jednej numeracji, można wystawiać w zależności od potrzeb zarówno faktury krajowe jak i zagraniczne odpowiedniego typu. Jeśli natomiast wybierzemy inną opcję niż S - Sprzedaż krajowa, to wszystkie dokumenty wystawiane w ramach tej definicji będą wybranego typu.

  • W.św.usł. - należy zaznaczyć jeśli wszystkie faktury wystawiane z tej definicji mają mieć w przypadku sposobu księgowania U - Eksport usług zaznaczone automatycznie pole W.św.usł.. Pole widoczne tylko jeśli wyżej zaznaczono pole Zagraniczny.

  
  

• ZAWARTOŚĆ - jakie dane powinien zawierać ten dokument; dotyczy zarówno wprowadzania danych jak i wydruku

  • Elementy dokumentu

    • Nabywca - dane nabywcy

    • NIP - nip nabywcy

    • Odbiorca - dane odbiorcy

    • Rabat - rabat procentowy i kwotowy do całej faktury

    • Płatność, Uwagi, Notatki - odpowiednie zakładki dokumentu

  • WZ - aktywne jeśli włączyliśmy moduł MAGAZYN (w danych bieżącej firmy zakładka Ustawienia - Ogólne grupa Moduły pole Magazyn)

    • Włączony - jeśli z tym rodzajem dokumentu ma być skojarzony automatyczny dokument WZ, czyli wydanie towarów z magazynu

    • WZ - definicja dokumentu WZ skojarzonego z bieżącym dokumentem sprzedaży, z tej definicji będą pobierane dane do numerowania skojarzonego, automatycznego dokumentu WZ

    • Wyłączać jeśli tylko usługi - gdy parametr jest zaznaczony wówczas program wyłączy pole Wz na wystawianym dokumencie, jeśli znajdują się na nim tylko usługi. Odznaczenie parametru spowoduje, że dokument WZ automatycznie wystwiany będzie dla każdej faktury (lub innego dokumentu sprzedaży) - również w sytuacji, gdy na fakturze znajdują się jedynie usługi (do wydruku jako WZ w cenach sprzedaży). Pole domyślnie jest zaznaczone.

  • VAT

    • Włączony - jeśli wyłączymy, to kolumny dotyczące podatku Vat oraz podsumowanie z rozbiciem na stawki nie będą drukowane

    • Stawki VAT - włączenie na dokumencie zakładki Stawki Vat

    • Podstawa przeliczeń

      • netto - ceny i wartości na pozycji dokumentu oraz na całym dokumencie będą przeliczane od ceny netto, tzn.

        Gdzie	Netto	Vat	Brutto
        na pozycji dokumentu	wn=cn*ilość	vat=wn*vat%/100	wb=wn+vat
        na dokumencie (liczone niezależnie dla każdej występującej na dokumencie stawki vat)	WN=Suma(wn)	VAT=WN*vat%/100	WB=WN+VAT

        gdzie:

        • cn - jednostkowa cena netto

        • ilość - ilość jednostek na jednej pozycji dokumentu

        • wn - wartość netto jednej pozycji dokumentu

        • vat - vat od jednej pozycji dokumentu

        • wb - wartość brutto jednej pozycji dokumentu

        • WN - wartość netto wszystkich pozycji dokumentu z tą samą stawką vat

        • VAT - vat od wszystkich pozycji dokumentu z tą samą stawką vat

        • WB - wartość brutto wszystkich pozycji dokumentu z tą samą stawką vat

        • vat% - stawka vat

      • brutto - ceny i wartości na pozycji dokumentu oraz na całym dokumencie będą przeliczane od ceny brutto, tzn.

        Gdzie	Netto	Vat	Brutto
        na pozycji dokumentu	wn=wb-vat	vat=wb*vat%/(100+vat%)	wb=cb*ilość
        na dokumencie (liczone niezależnie dla każdej występującej na dokumencie stawki vat)	WN=WB-VAT	VAT=WB*vat%/(100+vat%)	WB=Suma(wb)

        Podstawę brutto wybiera się zwykle dla wszystkich dokumentów, do których będą drukowane paragony fiskalne, żeby uniknąć rozbieżności między drukarką fiskalną, która liczy właśnie od cen brutto, a programem.
        
      Niezależnie od podstawy przeliczeń łączne wartości netto, vat i brutto całego dokumentu są sumami kwot WN, VAT i WB wyliczonych niezależnie dla wszystkich stawek vat występujących na dokumencie.

    • Fiskalny - jeśli mamy obowiązek korzystania z drukarki fiskalnej, należy zaznaczyć to pole we wszystkich dokumentach, do których będą drukowane paragony fiskalne (patrz Urządzenia fiskalne)

    • Oddział - jeśli chcemy dzielić wydruki rejestrów vat na oddziały (różne miejsca prowadzenia sprzedaży), należy dla każdego oddziału utworzyć odrębną definicję każdego dokumentu sprzedaży i określić w tych definicjach odpowiedni oddział

    • VAT w PLN - istotne dla dokumentów dotyczących sprzedaży krajowej w walucie obcej. Na takich dokumentach podatek VAT może być naliczany w PLN lub w walucie dokumentu. Wybrana tu wartość będzie domyślnie ustawiana na dokumentach. W razie potrzeby można ją zmienić bezpośrednio na dokumencie na zakładce Stawki VAT w polu VAT w PLN.

    • Odwrotne obciążenie - zaznaczamy jeśli VAT z tego dokumentu ma być rozliczany przez nabywcę. Wybrana tu wartość będzie domyślnie ustawiana na dokumentach. W zależności od potrzeb możemy korzystać z osobnej definicji przeznaczonej tylko dla tego typu transakcji (Odwrotne obciążenie włączony w definicji dokumentu) lub wystawiać z jednej definicji (i numeracji) faktury zwykłe (z naliczonym podatkiem VAT) oraz faktury, dla których nabywca jest podatnikiem (pole Odwrotne obciążenie włączamy/wyłączamy na poszczególnych dokumentach). Jeśli zaznaczono to pole, na fakturach wystawionych w ramach tej definicji pod numerem faktury pojawi się adnotacja "odwrotne obciążenie".

    • Kiedy rozliczyć - sposób rozliczenia vat, istotny przy automatycznym księgowaniu dokumentu sprzedaży w programie księgowym oraz wpływający na wydruk rejestru sprzedaży vat i zestawienia sprzedaży vat. Wybieramy jeśli ten rodzaj dokumentu ma być księgowany w szczególny sposób. Jeśli ma być księgowany z domyślnym sposobem rozliczenia vat (data sprzedaży (data dost.tow. lub wykon.usł.)), pozostawiamy to pole puste.

  • Księgowany wg daty sprzedaży - istotne tylko przy automatycznym księgowaniu dokumentu w programie księgowym. Jeśli zaznaczone, to wszystkie dokumenty wystawione wg tej definicji będą księgowane wg daty sprzedaży, a nie wg daty wystawienia faktury. Jeśli dokumenty sprzedaży chcemy księgować wg daty sprzedaży tylko sporadycznie, to nie zaznaczamy tego parametru. Natomiast stosujemy się do opcji opisanej przy wystawieniu faktury (zakładka FK, Księga, Ewidencja w oknie FAKTURY).

  • Termin od daty sprzedaży - jeśli zaznaczone, to wszystkie dokumenty wystawione wg tej definicji będą miały naliczany termin płatności od daty sprzedaży, a nie od daty wystawienia

  
  

• WYDRUK - co ma być drukowane, opcje przydatne przy definiowaniu niestandardowych dokumentów

  • Język - wybór języka, w jakim zostanie wydrukowana faktura. Opcja dostępna tylko w wersji MAXI i PRO.

  • Nazwa tylko przetłumaczona - parametr decydujący o tym jak ma się drukować nazwa asortymentu na wydrukach w języku obcym. Jeśli włączony drukowana jest tylko nazwa w języku obcym wprowadzona w oknie ASORTYMENTY. Jeśli parametr jest wyłączony drukowana będzie nazwa w języku poskim oraz w języku obcym.

  • Sprzedawca

    • Dane - nazwa, adres oraz NIP sprzedawcy

    • NIP - NIP sprzedawcy

    • Bank/Konto - Bank i nr rachunku bankowego sprzedawcy

  • Logo - graficzne logo firmy (wprowadzone w oknie FIRMY)

  • Nr dokumentu - numer dokumentu

  • Oryginał / Kopia - w świetle przepisów obowiązujących od 2013 roku nie ma obowiązku oznaczania dokumentów tekstem Oryginał/Kopia, w takim przypadku można to pole wyłączyć

  • Miejscowość

  • Sprzedawca, Nabywca, Płatnik, Odbiorca - nagłówki odpowiednich części dokumentu, standardowo SPRZEDAWCA:, NABYWCA:, PŁATNIK: i ODBIORCA:

  • PKWiU - nagłówek kolumny PKWiU; jeśli pusty tzn. że "PKWiU". Pole PKWiU można wyłączyć, gdyż w świetle obowiązujących przepisów nie ma obowiązku podawania go przy podstawowej stawce VAT. Jeśli jednak stawka VAT jest różna od podstawowej, warto skorzystać z tego pola w celu wskazania podstawy obniżenia stawki, wówczas pole PKWiU należy włączyć.

  • Indeksy asortymentowe - jeśli na wydruku ma się pojawiać oprócz nazwy asortymentu również jego indeks. Wartość tego pola jest standardowo taka sama jak pola Indeksy w danych firmy na zakładce Ustawienia - Ogólne. Jeśli akurat ten dokument chcemy drukować inaczej niż ustawiono w danych firmy, możemy tutaj włączyć lub wyłączyć drukowanie indeksów.

  • Nazwa fisk. - zbiorcza nazwa usługi drukowana na paragonie fiskalnym. Jeśli to pole jest wypełnione, to bez względu na ilość pozycji znajdujących się na dokumencie, na paragonie fiskalnym do tego dokumentu wydrukowana zostanie jedynie zbiorcza pozycja z sumaryczną ilością i wartością. Pole dostępne tylko, jeśli na zakładce Zawartość zostało zaznaczone pole Fiskalny.

  • Dodatkowe marginesy drukarki - dodatkowe marginesy dotyczące wydruku nagłówka (Górny) i stopki (Dolny). Jeśli chcemy drukować ten dokument na papierze firmowym, musimy ustawić odpowiednie marginesy, tak żeby nie drukować na zadrukowanym już obszarze papieru firmowego. Oprócz tych ustawień należy jeszcze odpowiednio dostosować marginesy właściwego wydruku we właściwościach F4 okna Przegląd wydruku.

  • Stawki VAT na fakturze z odwrotnym obc. - jeśli parametr jest włączony (domyślnie) obok tabelki z pozycjami faktury drukuje się nr PKWiU oraz stawki VAT związane z tymi pozycjami

  • Niezapłacone należności - włączony parametr powoduje, że na dokumencie sprzedaży dodatkowo będzie drukowała się tabela z wszystkimi niezapłaconymi należnościami na dzień wystawienia faktury oraz łączna kwota do zapłaty. Wybranym kontrahentom można wyłączyć drukowanie tej tabeli za pomocą parametru o tej samej nazwie znajdującego się w danych kontrahenta na zakładce Wydruki.

  • Daty

    • wystawienia - włącza wydruk daty wystawienia

    • Data sprzedaży

      • włączona - włącza wydruk daty sprzedaży, będzie ona drukowana na fakturze tylko wówczas, gdy będzie różna od Daty wystawienia

      • Tekst - standardowo zgodnie z przepisami na fakturze będzie drukowany tekst Data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, nic nie stoi jednak na przeszkodzie, by wpisać w tym polu dowolny tekst, który ma się drukować zamiast standardowego

      • Miesiąc - jeśli chcemy, żeby drukował się tylko miesiąc sprzedaży np. październik 2016 zamiast pełnej daty np. 10-10-2016

      • Drukuj zawsze - jeśli zaznaczony to data sprzedaży drukowana będzie na każdej fakturze. W przeciwnym wypadku data sprzedaży drukowana będzie tylko wtedy, gdy jest inna od daty wystawienia.

  • Uwagi - czy mają być drukowane odpowiednie uwagi

  • Płatność od daty - czy przy nieuregulowanych płatnościach ma się pojawiać informacja:

    • wystawienia - np. DO ZAPŁATY 200,00 zł PRZELEWEM do dnia 24-10-2016 (14 dni od daty wystawienia)

    • otrzymania - np. DO ZAPŁATY 200,00 zł PRZELEWEM w ciągu 14 dni od daty otrzymania

  • Wystawione WZ - czy na fakturze/paragonie ma się drukować lista powiązanych dokumentów WZ

  • Wystawione paragony - czy na fakturze ma się drukować lista powiązanych paragonów

  • Data zapłaty - czy na dokumencie ma być drukowana data zapłaty w sytuacji, gdy data zapłaty i data wystawienia dokumentu są jednakowe (za wyjątkiem zapłaty gotówką)

  • Zabezpiecz PDF - czy plik PDF otrzymany z tego wydruku ma być zaszyfrowany i zabezpieczony przed kopiowaniem i modyfikacją

  • To nie jest faktura - czy na fakturze proforma ma się drukować uwaga o treści: "UWAGA! TEGO DOKUMENTU NIE WOLNO KSIĘGOWAĆ, GDYŻ NIE STANOWI ON FAKTURY W MYŚL PRZEPISÓW USTAWY O PODATKU OD TOWARÓW I USŁUG."

  
  

• NAGŁÓWEK/STOPKA

  • Podpis sprz. - czy i jaki tekst ma się pojawić na wydruku pod miejscem przewidzianym na podpis sprzedawcy; na dokumentach związanych z podatkiem VAT pole powinno być włączone z tekstem podpis / pieczęć osoby upoważnionej do wystawiania faktur VAT.

  • Podpis nab. - czy i jaki tekst ma się pojawić na wydruku pod miejscem przewidzianym na podpis nabywcy; na dokumentach związanych z podatkiem VAT pole powinno być włączone z tekstem czytelny podpis osoby upoważnionej do odbioru faktur VAT.

  • Nagłówek - dodatkowy tekst, który pojawi się w nagłówku faktury; dodatkowo może być otoczony ramką (Ramka)

  • Stopka - dodatkowy tekst, który pojawi się w stopce faktury; dodatkowo może być otoczony ramką (Ramka)

  
  

• MAKIETY

  • Dokument - wybór makiety, określającej wygląd wydrukowanego dokumentu

  • Eksport, Krajowy w walucie, Odwrotne obciążenie - w definicji faktury - wybór makiety dla faktury eksportowej, dla faktury krajowej w walucie obcej oraz dla faktury, w której VAT ma być rozliczany przez nabywcę

  • KP, KW - w definicji raportu kasowego - wybór makiet dla KP i KW.