Instrukcja obsługi R2faktury

Wprowadzanie pozycji jest kluczowym elementem wystawiania MM.

Pozycje można wpisywać na dwa sposoby:

1. zalecany - bezpośrednio na MM w tabelce na zakładce Pozycje

   • zalety:

     • szybkie wprowadzanie najpotrzebniejszych danych (asortyment, ilość)

     • podgląd na bieżący stan asortymentów w momencie wyboru asortymentu

     • możliwość wprowadzenia wszystkich danych bezpośrednio z klawiatury (bez używania myszy)

   • wady:

     • brak lub utrudniony dostęp do pełnych informacji na temat pozycji (ceny i wartości netto/brutto, łączna waga przesuwanych jednostek itp.)

2. w dodatkowym oknie POZYCJE, wywołanym przyciskiem

   • zalety:

     • pełna informacja dotycząca pozycji MM

   • wady:

     • konieczność wywołania osobnego okna

     • utrudniony dostęp do bieżących stanów magazynowych.

W zależności od wybranego sposobu:

1. zakładka POZYCJE:

   • przechodzimy do tabelki z pozycjami znajdującej się na zakładce Pozycje

     

   • ustawiamy się w kolumnie Indeks lub Nazwa asortymentu i wywołujemy bibliotekę asortymentów naciskając klawisz Enter, klikając w przycisk lub rozpoczynając pisanie indeksu lub nazwy szukanego asortymentu. Kolumna Indeks będzie dostępna jeśli włączyliśmy obsługę indeksów w ustawieniach - okno FIRMY - F6 - Ustawienia - Ogólne - Indeksy. Po odszukaniu w oknie ASORTYMENTY odpowiedniego asortymentu wybieramy go na MM klawiszem Enter lub klikając w przycisk .
     Jeśli wyszukiwanie asortymentu odbywa się wg pola Indeks, to uwzględnia również indeksy dodatkowe. Przy wyszukiwaniu asortymentów można również korzystać z mechanizmu szybkiego wyszukiwania zamienników asortymentowych.
     UWAGA. Jeśli wystawiamy dokumenty z dużą liczbą pozycji, warto przed rozpoczęciem wystawiania MM otworzyć okno ASORTYMENTY (przycisk w oknie głównym). Dzięki temu wybór asortymentu na pozycje dokumentu będzie dużo szybszy, gdyż program nie będzie przy każdej pozycji tracił czasu na otwieranie i zamykanie okna ASORTYMENTY. Zamiast tego będzie się ono przełączało w tryb wyboru (w prawym górnym rogu okna pojawi się przycisk ), a po wybraniu asortymentu będzie wracać do normalnego trybu (zniknie przycisk ).

   • po wybraniu asortymentu wypełniamy (i zatwierdzamy Enter) kolejne kolumny:

     • Ile - wpisujemy odpowiednią ilość, domyślnie podpowiada się sugerowana ilość określona w bibliotece asortymentów

     • C.netto, W.netto - podstawione automatycznie cena i wartość nabycia netto

     • Nr dost. - określony automatycznie nr dostawy

     • Nr seryjny - określony automatycznie nr seryjny tej pozycji. Kolumna Nr seryjny będzie dostępna jeśli włączyliśmy obsługę numerów seryjnych w ustawieniach - okno FIRMY - F6 - Ustawienia - Ogólne - Nr seryjne - Włączone.

     UWAGA. Do kolumn dostępnych standardowo w tabelce z pozycjami MM można dodać trzy dodatkowe kolumny (np. z własnym polem). Służy do tego funkcja Dodatkowe kolumny w menu dostępnym po naciśnięciu prawego przycisku myszy na zakładce Pozycje w oknie MM. Opcja dostępna tylko w wersji PRO.

   • wciśnięcie klawisza Enter w kolumnie Ile powoduje zatwierdzenie tej pozycji MM. Może się okazać, że po zatwierdzeniu pozycji powstanie kilka pozycji, z których łączna ilość będzie równa ilości zatwierdzanej pierwotnie pozycji. Dzieje się tak dlatego, że pozycje MM pochodzą z poszczególnych dostaw (patrz PRZYJĘCIA DO MAGAZYNU - Wystawianie PZ - Pozycje) danego asortymentu znajdujących się aktualnie w magazynie źródłowym. Jeśli np. przesuwamy na MM 20 szt. jakiegoś asortymentu, to program odszukuje w stanie magazynu źródłowego pierwszą dostawę (wg algorytmu FIFO lub LIFO określonego w danych firmy) i sprawdza czy jest w niej wystarczająca ilość towaru.
     Jeśli w tej dostawie będzie np. 25 szt., to zostanie utworzona pozycja MM pochodząca z tej dostawy z ilością 20 szt., a stan bieżący dostawy w magazynie źródłowym zostanie zmniejszony do 5 szt.
     Jeśli natomiast okazałoby się, że w pierwszej znalezionej dostawie jest np. tylko 8 szt., to powstałaby pozycja MM z tymi właśnie 8 szt., znaleziona dostawa zostałaby usunięta z magazynu źródłowego, a program szukałby następnej dostawy pobierając z niej odpowiednią ilość. W skrajnym przypadku może się nawet zdarzyć, że np. zatwierdzając jedną pozycję MM, na której przesuwane jest 20 szt., powstanie 20 pozycji MM, z których każda będzie przesuwała 1 szt. pochodzącą z różnych dostaw.
     Takie rozwiązanie zostało przyjęte w programie ze względu na możliwość szczegółowego rozliczania poszczególnych dostaw (ważne bo każda dostawa może mieć inną cenę nabycia, numer seryjny i kontrakt).
     W analogiczny sposób tworzone są pozycje WZ w trakcie wystawiania faktury.

   • kolumny oznaczone szarym kolorem (C.netto, W.netto itd.) zawierają informacje tylko do odczytu, określone przez program na podstawie wprowadzonych wcześniej danych.

   • jeśli wprowadziliśmy już wszystkie pozycje i nie chcemy wprowadzać innych danych (uwagi, notatki itp.), możemy od razu zaakceptować cały dokument naciskając klawisze Alt PgDn.

   • pod tabelką z pozycjami znajdują się jeszcze dodatkowe pola sumaryczne:

     • Lp - liczba pozycji wpisanych na tym MM

     • Waga - łączna waga towarów z tego dokumentu

     • Netto, Vat, Brutto - sumy kwot netto, vat i brutto z wszystkich pozycji MM. Sumowanie przeprowadzane jest w ten sposób, że najpierw są sumowane z wszystkich pozycji MM kwoty będące podstawą przeliczeń vat, czyli w zależności od ustawienia pola Podstawa na zakładce Stawki VAT, albo netto albo brutto (z podziałem na stawki vat). Potem na podstawie tych sum obliczane są brakujące sumy vat i brutto lub netto. Może się zdarzyć, że obliczona w ten sposób suma wartości vat lub brutto może się różnić od sumy vat lub brutto z poszczególnych pozycji dokumentu. Różnica ta wynika z jednostkowych zaokrągleń kwot vat i brutto na poszczególnych pozycjach MM i jest księgowo jak najbardziej prawidłowa oraz nie świadczy bynajmniej o nieprawidłowym działaniu programu.

2. okno POZYCJE:

   • klikamy w przycisk  lub naciskamy klawisze Alt C żeby otworzyć okno z pozycjami dokumentu:

     

   • wprowadzamy  (Ins) nową pozycję

     

     wypełniając poszczególne pola:

     • Asortyment

       • Nazwa - wybieramy asortyment z listy asortymentów podając jego nazwę np. towar B.
         Jeżeli pełna nazwa wybranego asortymentu jest dłuższa niż 1 linijka, to pojawi się ona w całości w szarym polu pod nazwą asortymentu.

       • Indeks - wybieramy asortyment z listy asortymentów podając jego indeks np. 3.

       • J.m., Rodzaj, CN, Vat% - pozostałe dane wybranego asortymentu (tylko do odczytu, można je zmienić tylko w bibliotece asortymentów)

     • Z magazynu - określony na MM magazyn, z którego przesuwany jest towar

     • Do magazynu - określony na MM magazyn, do którego przesuwany jest towar

     • Nr seryjny - określony automatycznie nr seryjny tej pozycji. Pole Nr seryjny będzie dostępne jeśli włączyliśmy obsługę numerów seryjnych w ustawieniach - okno FIRMY - F6 - Ustawienia - Ogólne - Nr seryjne - Włączone.

     • Netto - zakładka umożliwiająca wprowadzenie ilości (Ilość) oraz odczytanie znalezionej ceny nabycia netto i wartości. Dodatkowo w polu Podstawa przypomniana jest określona w dokumencie podstawa przeliczeń netto/brutto.

     • Brutto - analogicznie j.w., z tym że dotyczy cen i wartości nabycia brutto (zawierających podatek VAT)

     • Inne

       • Kontrakt - kontrakt, do którego należy ta pozycja. Dostępny tylko w wersji MAXI i PRO.

       • Aktywny CN/PKWiU - wybieramy z jakiej biblioteki CN/PKWiU program ma pobrać stawki VAT dla tej pozycji MM:

         • PKWiU 2008 - biblioteka obowiązująca do 30.06.2020 r. (patrz BIBLIOTEKI - Asortymenty - PKWiU)

         • PKWiU 2015 - biblioteka obowiązująca od 01.07.2020 r. dla usług (patrz BIBLIOTEKI - Asortymenty - PKWiU)

         • CN - biblioteka obowiązująca od 01.07.2020 r. dla towarów i produktów (patrz BIBLIOTEKI - Asortymenty - CN)

       • PKWiU 2008 - numer PKWiU odowiązujący do 30.06.2020 r.

       • VAT % - stawka VAT odowiązująca do 30.06.2020 r.

         UWAGA. Domyślnie na MM z datą wystwienia do 30.06.2020 r. lub starszych używana jest biblioteka PKWiU 2008 i stawka vat obowiązująca do 30.06.2020, a na MM z datą wystawienia od 01.07.2020 lub nowszą biblioteka PKWIU 2015 i stawka vat obowiązująca od 01.07.2020.

   • Nr dost. - nadawany automatycznie numer dostawy

   • Waga [kg] - łączna waga w kilogramach tej pozycji. Obliczana jako iloczyn ilości jednostek z tej pozycji MM i określonej w bibliotece asortymentów wagi jednostkowej tego asortymentu (tzn. wagi jednej jednostki asortymentu).

3. po wprowadzeniu wszystkich danych zatwierdzamy całą pozycję klikając w przycisk OK lub naciskając klawisze Alt PgDn.

UWAGA. Nic nie stoi na przeszkodzie, żeby w zależności od potrzeb korzystać z kombinacji przedstawionych wyżej sposobów. Ze względu na łatwość i szybkość wprowadzania danych warto wprowadzać pozycje bezpośrednio w tabelce na zakładce Pozycje i korzystać z okna POZYCJE tylko w razie potrzeby. Np. jeśli chcemy sprawdzić szczegółowe dane jakiejś pozycji ustawiamy się na niej w tabelce i naciskamy Alt F6 - wywołamy w ten sposób okno POZYCJE w trybie edycji (poprawy) tej pozycji MM. Podobnie, jeśli naciśniemy w tabelce klawisze Alt Ins, wywołamy okno POZYCJE w trybie wprowadzania nowej pozycji. W obu przypadkach po akceptacji lub rezygnacji ze zmian okno POZYCJE zostanie zamknięte i wrócimy do tabelki z pozycjami dokumentu.