Instrukcja obsługi R2faktury

Rozrachunki z kontrahentami są jednym z elementów mechanizmu rozliczania należności i zobowiązań.

Okno ROZRACHUNKI zawiera szczegółową ewidencję płatności do wszystkich faktur wystawionych kontrahentowi wraz z zapłatami za te faktury (sprzedaż) oraz wszystkich PZ od tego kontrahenta wraz z zapłatami za nie (zakup). Można je wywołać bezpośrednio z biblioteki kontrahentów po ustawieniu się na odpowiednim kontrahencie, można je również wykorzystać do automatycznego wprowadzania płatności na raport kasowy lub bankowy.

Informacje w poszczególnych kolumnach oznaczają:

• Data oper. - data operacji. W przypadku dokumentów jest to data wystawienia faktury/PZ, a w przypadku wpłat/wypłat do/z kasy banku niepowiązanych jeszcze z żadnym dokumentem jest to data wpłaty/wypłaty.

• Nr dokumentu - nr faktury/PZ, której dotyczy ta płatność

• Rodzaj - rodzaj płatności

  • Wn (+) - kontrahent ma nam zapłacić

  • Ma (-) - my mamy zapłacić kontrahentowi

• Do zapłaty - kwota do zapłaty

• Termin - termin płatności

• Forma - forma płatności

• Zapłacono - zapłacona kwota

• Data zapłaty - data uregulowania zapłaty

• K - znak X jeśli zapłata została uregulowana za pośrednictwem raportu kasowego / bankowego lub skojarzona z dokumentem za pomocą funkcji Skojarz (patrz Kojarzenie płatności)

• KP - nr dokumentu KP lub KW

• kolumny dotyczące windykacji należności:

  • P - litera P w tej kolumnie oznacza, że do tej płatności wystawiono już przypomnienie o zapłacie

  • W - litera W w tej kolumnie oznacza, że do tej płatności wystawiono już wezwanie do zapłaty

  • O - litera O w tej kolumnie oznacza, że do tej płatności wystawiono już notę odsetkową

  • N - litera N w tej kolumnie oznacza, że tę płatność uznano za nieściągalną.

Jeśli korzystamy z wersji programu umożliwiającej rozliczanie transakcji zagranicznych (dostępne tylko w wersji MAXI i PRO), to w standardowym zestawie kolumn w rozrachunkach dostępne będą dodatkowo:

• Do zapł. wal. - kwota do zapłaty w walucie

• Zapł. wal. - kwota zapłacona w walucie

• Różn. kurs. - różnica kursowa powstała w momencie zapłaty

• Waluta - waluta w jakiej została zaksięgowana ta płatność.

Wpisy widniejące w oknie ROZRACHUNKI należy rozumieć jako wpisy z zakładki Płatności z okna FAKTURY z wszystkich faktur wystawionych temu kontrahentowi połączone z analogicznymi wpisami z płatności z wszystkich PZ. Np. poszczególne wpisy w okienku powyżej oznaczają (w kolejności wierszy od góry):

1. zapłacona gotówką 09.03.2020 faktura nr 10/03/20 - faktura gotówkowa (termin zapłaty taki jak data wystawienia), nie wpisana jeszcze do raportu kasowego (brak znaku X w kolumnie K) - taka płatność pojawi się w trakcie tworzenia KP w RK z 09.03.2020 jako Automatyczne KP

2. zapłacona kartą płatniczą w dniu 10.03.2020 faktura nr 11/03/20 (termin zapłaty taki jak data wystawienia), nie wpisana jeszcze do raportu kasowego (brak znaku X w kolumnie K)

3. wpisana do raportu banowego (X w polu K) otrzymana przez nas przelewem w tym samym dniu pierwsza rata w wysokości 250 zł do faktury nr 12/03/20

4. zapłacona gotówką w dniu 19.03.2020 (KP nr 15/03/20/KP) druga rata w wysokości 300 zł do faktury nr 12/03/20 z dnia 12.03.2020

5. niezapłacona jeszcze trzecia rata w wysokości 122,65 zł do faktury nr 12/03/20 z dnia 12.03.2020 - ta zapłata powinna być dokonana przelewem

6. wpisana do raportu bankowego (X w polu K) otrzymana przez nas przelewem w dniu 20.03.2020 zaliczka na poczet przyszłych usług w wysokości 250,00 zł, niepowiązana jeszcze z żadną fakturą (puste kolumny Do zapłaty i Termin) - gdy będziemy wystawiać fakturę na tę zaliczkę, będziemy mogli powiązać z nią tę płatność

7. nieuregulowana płatność do faktury korygującej nr 17/20/FK wystawionej przez nas dnia 23.03.2020 na kwotę 21,60 zł - ta płatność powinna być wykonana przelewem ale, uwaga, to my musimy zapłacić kontrahentowi (w kolumnie Rodzaj jest wpisane Ma(-)).

W podsumowaniu na dole okienka widzimy:

• Do zapłaty - łączną kwotę należności (to co kontrahent powinien nam zapłacić minus to co my jemu)

• Zapłacono - łączną kwotę zapłat (to co kontrahent nam zapłacił minus to co my zapłaciliśmy jemu)

• Pozostaje - kwotę pozostającą do zapłaty (saldo), jeśli ze znakiem +, tzn. że kontrahent nam ma tyle jeszcze zapłacić, jeśli ze znakiem -, tzn. że to my mamy zapłacić kontrahentowi. Kwota ujemna może także być związana z innymi powodami, np. jeśli otrzymaliśmy od kontrahenta zaliczkę, ale nie wystawiliśmy jeszcze faktury, która będzie powiązana z tą zaliczką.

W oknie ROZRACHUNKI możemy również bezpośrednio wprowadzać pozycje, które nie wynikają z płatności do faktur lub PZ ani z wpisów do raportu kasowego bankowego. Mogą to być np. niezapłacone raty do faktur/PZ wystawionych przed rozpoczęciem użytkowania programu (tzw. bilans otwarcia) lub dowolne inne obciążenia, które nie są automatycznie generowane przez program np. nota odsetkowa.
Czasem zdarza się również, że kontrahent jest jednocześnie naszym odbiorcą i dostawcą. W takiej sytuacji często będziemy kompensowali nasze wzajemne należności bezgotówkowo. Aby w takim przypadku saldo naszych obrotów, czyli kwota Pozostaje, było prawidłowe możemy ręcznie wpisać do rozrachunków obciążenie fakturą od tego, w tym przypadku, dostawcy. Oczywiście fakturą, która nie dotyczy zakupów handlowych, bo takie faktury są już ujęte w rozrachunkach jako PZ.

Aby wprowadzić np. obciążenie kontrahenta niezapłaconą jeszcze fakturą z poprzedniego roku (2019) naciskamy klawisz Ins i wypełniamy odpowiednie pola:

Ręcznie dodane pozycje możemy poprawiać F6 oraz usuwać Del .

Korzystając z funkcji dostępnych w menu wywoływanym prawym klawiszem myszy lub analogicznych przycisków znajdujących się w górnej części okna możemy m.in. kompensować ze sobą płatności dotyczące faktury i korekty do tej faktury lub faktury zakupu i faktury sprzedaży, itp.:

• Skojarz - kojarzy ze sobą dwie lub więcej płatności (patrz Kojarzenie płatności)

• Rozłącz – rozłącza skojarzone wcześniej pozycje

• Scal – scala w jedną pozycję płatności do tego samego dokumentu rozbite wcześniej na kilka pozycji.

Skojarz i Rozłącz działają na podświetlonych pozycjach. Można jednorazowo podświetlić wiele pozycji do skojarzenia lub rozłączenia. Scal ignoruje podświetlenia.

Z kolei klikając w przycisk możemy wygenerować przelew do jednej lub kilku nieuregulowanych płatności za faktury zakupu od biezącego kontrahenta. Z analogicznej funkcji możemy korzystać również w oknie ZOBOWIĄZANIA, gdzie jest możliwość generowania przelewów dla wielu różnych kontrahentów.

Wywołując  F4 Właściwości okna ROZRACHUNKI, możemy dowolnie zmienić kryteria filtrowania, czyli zakres pozycji pokazywanych w oknie:

• Typ

  • Sprzedaż - należności za dokumenty sprzedaży

  • Zakup - zobowiązania wynikające z dokumentów zakupu

  • Inne - wpłaty/wypłaty z raportów bankowych i kasowych, niepowiązane z dokumentami

• Zakres

  • Zapłacone - takie, które w kolumnie Zapłacono mają określoną kwotę

  • Niezapłacone - takie, które w kolumnie Zapłacono mają kwotę 0 (zero) lub kwotę nieokreśloną

  • Przeterminowane - takie, którym minął już termin płatności, a nie są jeszcze zapłacone

  • Nierozliczone - dokumenty bez zapłat lub zapłaty bez powiązanych dokumentów

  • Wszystkie - naciskając klawisz Del lub Backspace usuwamy dotychczasowe kryterium określone w tym polu co oznacza, że będą wyświetlane wszystkie płatności, bez względu na to czy są zapłacone, niezapłacone, czy przeterminowane

• Wn(+)/Ma(-)

  • Wn(+) - wpłaty

  • Ma(-) - wypłaty

  • Wszystkie

• Waluta - waluta rozrachunków. Dostępna tylko w wersji MAXI i PRO.

• Zaksięgowane - pole umożliwiające wyfiltrowanie rozrachunków tylko z dokumentów zaksięgowanych w programie księgowym. Widoczne tylko jeśli posiadamy licencję w konfiguracji R2firma.

• Typ dokum. - Z rozrachunkami, bez rozrachunków (w zależności od ustawienia w definicji dokumentów) lub wszystkie

• Nr dokum. - pokazane zostaną tylko rozrachunki pochodzące z dokumentu o podanym tu numerze

• Tylko własne - dotyczy dokumentów wystawionych ze współdzielonych definicji, w oknie będą dostępne tylko płatności dotyczące dokumentów, które wystawił aktualny użytkownik programu. W zależności od uprawnień nadanych użytkownikowi (pole Tylko własne dokumenty w uprawnieniach grupy użytkowników) będzie on mógł zmienić wartość tego parametru i przeglądać również płatności do współdzielonych dokumentów wystawionych przez innych użytkowników.

• Forma - tutaj możemy wpisać interesującą nas formę płatności lub zostawić wolne miejsce (Del lub Backspace), co będzie oznaczało dowolną formę płatności.

• Płatności niepowiązane z dokumentami - np. wpłacone nadpłaty lub zaliczki niepowiązane jeszcze z żadnymi fakturami/PZ - puste kolumny Data wyst., Do zapłaty i Termin

• Data operacji - pozycje z datą wystawienia lub datą zapłaty mieszczącą się w wybranym tu okresie

• Termin płatności - płatności z terminami mieszczącymi się w wybranym tu okresie

• Data wystawienia - płatności dotyczące faktur/PZ wystawionych w wybranym tu okresie

• Data zapłaty - płatności z datą zapłaty mieszczącą się w wybranym tu okresie

• Selekcja - wybór wszystkich lub tylko podświetlonych pozycji

• Uporządkowanie - sposób uporządkowania pozycji w oknie

  • Data operacji/Nr/Kolejność rat - jeśli chcemy sprawdzić rozrachunki wg chronologii operacji (wystawienia i zapłat)

  • Data wyst./Nr/Kolejność rat - jeśli chcemy sprawdzić rozrachunki wg daty wystawienia dokumentów

  • Data zapł./Nr/Kolejność rat - w kolejności regulowania należności, wszystkie płatności nieuregulowane mają pustą datę zapłaty i znajdą się na początku listy

  • Wybrana kolumna - jeżeli klikając w nagłówek jakiejś kolumny, ustaliliśmy uporządkowanie wg tej właśnie kolumny (np. Do zapłaty).

Klawisz F2 udostępnia następujące wydruki:

• KP/KW - jeśli ta płatność jest zaksięgowana w kasie możemy wydrukować dokument KP lub KW

• Faktura/PZ - wydruk dokumentu, np. faktury, którego dotyczy ta płatność

• Potwierdzenie sald - potwierdzenie salda obejmujące nieuregulowane płatności. Seryjne potwierdzenia sald dla wszystkich kontrahentów możemy drukować w oknie KONTRAHENCI.

• Kompensata - porozumienie kompensacyjne. Wydruk ten można dostosować do własnych potrzeb poprzez edycję makiety (patrz INSTRUKCJA ADMINISTRATORA - PARAMETRYZACJA SYSTEMU - Makiety dokumentów).

• Rozrachunki z kontrahentem - zestawienie rozrachunków z kontrahentem w formie umożliwiającej wysłanie kontrahentowi (np. e-mailem) w celu np. uzgodnienia ewentualnych rozbieżności. To samo zestawienie jest dostępne bezpośrednio w oknie KONTRAHENCI bez konieczności otwierania okna ROZRACHUNKI.

• Wydruk listy - lista pozycji znajdujących się aktualnie w oknie.