Instrukcja obsługi R2faktury

Okna REZULTATY 1, REZULTATY 2 i REZULTATY 3 zawierają definicje rezultatów notatek serwisowych. Podstawowe rezultaty zawiera okno REZULTATY 1. Pozostałe dwa okna są jego ewentualnym uzupełnieniem.

Rezultat określa stan w jakim znajduje się sprawa po bieżącej notatce oraz/lub działania jakie należy podjąć w wyniku tej notatki.

Okna REZULTATY można wywołać z menu Ustawienia - Konfiguracja CRM - Rezultaty. Są one wstępnie wypełnione (jak niżej), ale można je dowolnie zmienić dostosowując dokładnie CRM do naszej specyfiki.

Z rezultatów korzystamy w notatkach serwisowych w oknie KONTAKTY. Rezultat z ostatniego kontaktu dotyczącego bieżącej sprawy serwisowej pokazywany jest w tej sprawie w oknie KONTRAKTY/SPRAWY.

Wstępnie określone rezultaty w oknie REZULTATY 1 oznaczają:

• K1 dostarczyć sprzęt
  Klient ma dostarczyć sprzęt. Ten rezultat wybierzemy, jeśli klient np. zgłosi jakiś problem telefonicznie i okaże się, że niezbędne jest dostarczenie wadliwego urządzenia do serwisu. Oglądając taką sprawę serwisową w oknie KONTRAKTY/SPRAWY, będziemy wiedzieli, że mimo iż sprawa jest otwarta (status=otwarty), to możemy się nią nie zajmować, bo to klient ma wykonać jakieś działanie (rezultat zaczyna się od K, czyli klient), czyli właśnie dostarczyć sprzęt.

• K2 odebrać sprzęt
  Klient ma odebrać sprzęt. Ten rezultat wybierzemy, jeśli sprzęt jest już naprawiony, klient został o tym poinformowany i czekamy, aż odbierze sprzęt. Oglądając taką sprawę serwisową w oknie KONTRAKTY/SPRAWY, będziemy wiedzieli, że mimo iż sprawa jest otwarta (status=otwarty), to możemy się nią nie zajmować (rezultat zaczyna się od K, czyli klient), bo to klient ma wykonać jakieś działanie, czyli właśnie odebrać sprzęt.

• S1 przyjęty do naprawy
  Sprzęt został przyjęty przez nas do naprawy, możemy wydrukować protokół otwarcia usługi serwisowej. Oglądając sprawę serwisową w oknie KONTRAKTY/SPRAWY, będziemy wiedzieli, że sprawa jest otwarta (status=otwarty) i musimy się nią zajmować (rezultat zaczyna się od S, czyli serwis).

• S2 załatwiony
  Sprzęt został przez nas naprawiony. Klient go odebrał, sprawa zostaje automatycznie zakończona (status=sukces), można wydrukować protokół wykonania usługi.

Jeśli wybierzemy rezultat S2 załatwiony, to na notatce poniżej tego rezultatu pojawi się pole 2 z możliwością określenia dodatkowego rezultatu (dlatego że w definicji rezultatu S2 załatwiony zaznaczono pole R2). Jeśli jako ten drugi rezultat wybierzemy płatne, to pojawią się pola Kwota i Opis (dlatego że w definicji rezultatu płatne zaznaczono pola Kwota i Opis).

UWAGA. Opisane wyżej rezultaty są jedynie propozycją. Właściwe zdefiniowanie rezultatów należy wykonać na etapie wdrożenia programu.

Wprowadzając  definicję nowego rezultatu (Ins), np. zamówienia na części, które trzeba wymienić w serwisowanym urządzeniu, ale nie ma ich w magazynie, określamy następujące pola:

• Nazwa - nazwa rezultatu, dla porządku i lepszej orientacji warto trzymać się konwencji, że pierwsza litera nazwy oznacza odpowiedzialnego za dalszą realizację sprawy. Np. K to klient a S to nasz serwis. Jeśli w naszej firmie jest odrębny dział zaopatrzenia, to zamówienie brakujących części mogłoby się nazywać Z1 zamówić części.

• Rezultat 1 - tylko w bibliotekach Rezultaty 2 i Rezultaty 3. Bieżący rezultat będzie dostępny tylko po wybraniu podanego tu rezultatu 1.

• Rezultat 2 - tylko w bibliotece Rezultaty 3. Bieżący rezultat będzie dostępny tylko po wybraniu podanego tu rezultatu 2.

• R2, R3 - na notatce pokażą się pola umożliwiające wybór drugiego oraz/lub trzeciego (bardziej szczegółowego) rezultatu

• Kwota - na notatce pokaże się pole Kwota, w którym można wpisać np. przewidywaną lub faktyczną kwotę za naprawę

• Opis - na notatce pokaże się pole Opis, w którym można wpisać np. dodatkowe wyjaśnienie podanej kwoty albo dodatkowy opis zlecanego zadania

• Komu - na notatce pokaże się pole Komu, w którym można określić komu zlecamy wykonanie zadania powiązanego z tą notatką

• Zadanie 1, Zadanie 2 - do każdej zatwierdzanej notatki możemy automatycznie utworzyć jedno bądź dwa zadania do wykonania przez siebie lub innego użytkownika programu:

  • Kiedy - z jaką datą (Od) ma zostać utworzone zadanie. Możemy skorzystać z tagów systemowych podpowiadanych w menu podręcznym Wstaw (prawy klawisz myszy na tym polu).

  • Do kiedy - z jaką datą końcową (Do) ma zostać utworzone zadanie. Możemy skorzystać z tagów systemowych podpowiadanych w menu podręcznym Wstaw (prawy klawisz myszy na tym polu).

  • Opis - z jakim opisem (Zlecający) ma zostać utworzone zadanie. Możemy skorzystać z tagów systemowych podpowiadanych w menu podręcznym Wstaw (prawy klawisz myszy na tym polu).

  • Dla kogo - dla kogo (Prowadzący) zostanie utworzone zadanie. Możemy skorzystać z tagów systemowych podpowiadanych w menu podręcznym Wstaw (prawy klawisz myszy na tym polu).

  • Rodzaj - zadanie z takim rodzajem kontaku (Rodzaj) zostanie utworzone po wybraniu tego rezultatu.

• Kwalifikacja - jak zostanie zakwalifikowana bieżąca sprawa serwisowa po wyborze tego rezultatu na notatce. Wybieramy odpowiednią pozycję z biblioteki kwalifikacji.

Po wybraniu w notatce serwisowej rezultatu zdefiniowanego tak jak powyżej, w oknie KONTAKTY zostaną utworzone automatycznie dwa zadania do wykonania:

• zadanie 1

  • treść zadania to: "zamówić brakujące części" lub inna określona w polu Opis, które pojawiło się na notatce pod rezultatem

  • okres, w którym należy wykonać zadanie, to najpóźniej jeden dzień począwszy od daty notatki

  • zadanie zostanie zlecone użytkownikowi programu wybranemu w polu Komu, które pojawiło się na notatce po rezultatem

• zadanie 2

  • treść zadania to: "sprawdzić czy zamówione"

  • data zadania, to jeden dzień późńiej niż data notatki

  • zadanie zostanie zlecone temu samemu użytkownikowi, który zapisał notatkę (Prowadzący).

UWAGA. Jeśli w jednej notatce wybrano kilka rezultatów i w każdym z nich określono zadania do wykonania, to zostanie utworzone zadanie z ostatniego rezultatu, np. jeśli wybrano rezultat 1,2 i 3 i w każdym z nich są określone definicje zadań, to zostanie utworzone zadanie z rezultatu 3. Reguła ta dotyczy niezależnie zadań definiowanych jako Zadanie 1 i Zadanie 2.