Instrukcja obsługi R2faktury

Program umożliwia szczegółowe określenie i rozliczenie sposobu oraz formy płatności.

Standardowo przy wystawianiu faktury, po wpisaniu pozycji dokumentu, ustawiana jest automatycznie domyślna forma i termin płatności faktury, określona przez:

• indywidualną formę i termin płatności określone w danych nabywcy (w bibliotece kontrahentów na zakładce Warunki w danych tego nabywcy)

• jeśli nabywca nie ma indywidualnych ustawień, to w zależności od parametru menu głównego Ustawienia - Konfiguracja - Faktury - Przelew:

  • jeśli włączony, to dokument będzie się domyślnie ustawiał jako "Do zapłacenia przelewem w ciągu X dni" gdzie X to liczba dni określona parametrem Ustawienia - Konfiguracja - Faktury - Przelew - Dni

  • jeśli wyłączony, to dokument będzie domyślnie "Zapłacony gotówką".

Jeśli domyślne ustawienie płatności nam odpowiada, możemy przy wystawianiu nowego dokumentu pominąć zakładkę Płatności. W przeciwnym wypadku ustalamy:

• Termin, Dni - wprowadzamy termin rozliczenia w formie daty lub ilości dni od daty wystawienia

• Jedna rata - przycisk umożliwiający połączenie kilku rozbitych wcześniej płatności w jedną zbiorczą

• Dni zwłoki, Odsetki - informacja o przekroczeniu terminu płatności, wysokość odsetek nalicza się na podstawie ilości dni przekroczenia oraz ustawionej (w menu Ustawienia - Odsetki) procentowej wartości odsetek (patrz INSTRUKCJA ADMINISTRATORA - PARAMETRYZACJA SYSTEMU - Odsetki). Stojąc kursorem na poszczególnych ratach pokazywane są tu dni zwłoki i wysokość odsetek od bieżącej raty. Po kliknięciu w jakikolwiek element poza tabelką z ratami, pokażą się łączne odsetki od wszystkich rat oraz ilość dni zwłoki z najbardziej przeterminowanej raty. Przycisk umożliwia wystawienie i wydrukowanie noty odsetkowej.

W przypadku płatności ratalnych możemy ustalić wysokość i termin płatności każdej raty (ilość rat jest dowolna). Dla każdej raty wprowadzamy:

• Rodzaj - określany automatycznie. Należy go traktować jako znak płatności, tzn.:

  • Wn (+) znak dodatni - to co kontrahent ma nam zapłacić

  • Ma (-) znak ujemny - to co my mamy zapłacić kontrahentowi, np. w związku ze zwrotem na fakturze korygującej

• Do zapłaty - wysokość raty podstawia się automatycznie jako sumaryczna wartość brutto faktury, po zmniejszeniu tej kwoty automatycznie utworzy się druga rata z dopełnieniem kwoty

• Termin - termin płatności danej raty podstawia się automatycznie z ustalonego wcześniej (wyżej) terminu rozliczenia całości

• Forma - formę zapłaty wybieramy z ustalonych w konfiguracji form płatności (patrz INSTRUKCJA ADMINISTRATORA - PARAMETRYZACJA SYSTEMU - Formy płatności), automatycznie proponuje taką formę jak opisana wyżej domyślna forma płatności dokumentu

• Zapłacono, Data, KP - w przypadku spłaty danej raty (lub całości) uzupełniamy kwotę i datę spłaty oraz dodatkowo możemy zapamiętać numer dowodu wpłaty (KP).
  UWAGA. Jeśli prowadzimy raporty kasowe/bankowe, to kolumny te będą wypełniane automatycznie na podstawie wpisów do raportów kasowych lub bankowych.
  Ponadto jeśli płatność do tej faktury była wykonana jako zaliczka przed wystawieniem faktury i została już zaksięgowana do kasy, możemy klikając w kolumnie KP w przycisk wywołać okno ROZRACHUNKI z filtrem ustawionym automatycznie na zapłaty niepowiązane jeszcze z żadnymi fakturami:

  

  i klikając w przycisk powiązać tę wpłatę z bieżącą fakturą.

• K - znak X jeśli ta płatność jest zaksięgowana w raporcie kasowym lub bankowym

• kolumny dotyczące windykacji należności:

  • P - litera P w tej kolumnie oznacza, że do tej płatności wystawiono już przypomnienie o zapłacie

  • W - litera W w tej kolumnie oznacza, że do tej płatności wystawiono już wezwanie do zapłaty

  • O - litera O w tej kolumnie oznacza, że do tej płatności wystawiono już notę odsetkową

  • N - litera N w tej kolumnie oznacza, że tę płatność uznano za nieściągalną.

Pod tabelką z płatnościami znajduje się podsumowanie z kwotami Do zapłaty, Zapłacono i Pozostaje. Jeśli ustawimy się kursorem na jedno z wymienionych pól, to dodatkowo uzyskamy informację o ujętej kwocie VAT.

Dodatkowo pod tabelką z płatnościami pokazane jest pole T informujące o tym, czy dokument został zapłacony w całości w dniu wystawienia czy też nie.

Jeśli korzystamy z automatycznego księgowania w raportach kasowych lub bankowych, pod tabelką z płatnościami pojawi się również pole K/B informujące o tym, czy faktura została zapłacona w całości i wszystkie płatności zostały zaksięgowane w raportach kasowych lub bankowych (X), czy też zostały zaksięgowane do kasy tylko częściowo (x). Ta sama informacja może być również widoczna bezpośrednio na liście faktur po włączeniu kolumny Kasa/Bank. Dokumentów zaksięgowanych do kasy nie można usunąć, a ich poprawa jest możliwa tylko w ograniczonym zakresie.

W przypadku faktur wystawianych w walutach obcych (tylko w wersji MAXI i PRO) w tabelce z płatnościami dostępne są dodatkowe kolumny:

• Do zapł. wal. - kwota do zapłaty w walucie faktury

• Zapł. wal. - kwota jaką zapłacono w walucie faktury

• Kurs - kurs, po którym przeliczono zapłaconą kwotę na PLN.

UWAGA. Funkcja pobierania kursów walut dostępna tylko przy ważnym abonamencie (patrz INSTRUKCJA ADMINISTRATORA - INSTALOWANIE PROGRAMU - Licencja).

Pod tabelką oprócz podsumowania wartości walutowych (Do zapłaty wal., Zapłacono wal. i Pozostaje wal.) znajdują się również podsumowania złotówkowe, a w nich między innymi naliczona automatycznie różnica kursowa Różn.kurs..

W przypadku faktur krajowych w walutach obcych z zaznaczonym na zakładce Stawki VAT polem VAT w PLN w tabelce z płatnościami dostępna jest ponadto kolumna określająca walutę płatności (Waluta). Pozycje w walucie obcej dotyczą płatności za kwotę netto natomiast pozycje w PLN dotyczą płatności za podatek VAT:

W momencie otrzymania zapłaty za wystawioną wcześniej fakturę należy:

• jeśli korzystamy z modułu Kasa/Bank: wprowadzić płatność do raportu kasowego lub bankowego, korzystając z automatycznego powiązania z fakturami

• jeśli nie korzystamy z modułu Kasa/Bank: odszukać fakturę w ewidencji faktur i odnotować fakt zapłaty poprawiając odpowiednio zapisy na zakładce Płatności.