Instrukcja obsługi R2faktury

Program R2faktury umożliwia wstępną inicjalizację bazy danych na podstawie danych znajdujących się w innym programie podobnego typu.

Inicjalizacji tej dokonujemy poleceniem menu głównego Zbiory - Narzędzia - Inicjalizacja bazy danych - Inicjalizacja na podstawie pliku buforowego.

Aby import danych był możliwy, muszą one zostać wcześniej zapisane w pliku o określonym formacie. Format ten opisano szczegółowo w specyfikacji inicjalizacji bazy danych, znajdującej się w załączniku do instrukcji wywoływanej w programie. Jeżeli chcemy przenieść dane z jednego z programów: , lub , to do przygotowania pliku buforowego powinniśmy użyć funkcji Eksport do pliku buforowego. Funkcja ta utworzy gotowy plik z danymi w odpowiednim formacie. Jeżeli chcemy przenieść dane z innego używanego do tej pory systemu, to przygotowanie pliku buforowego najlepiej zlecić informatykowi.

Inicjalizacja bazy obejmuje następujące dane:

• dane firmy (lub wielu firm w przypadku biura rachunkowego)

• dane kontrahentów

• dane asortymentów

• stany magazynowe.

Przed wykonaniem inicjalizacji należy określić odpowiednie parametry:

• Standard polskich liter w pliku źródłowym - ustawiamy zgodnie ze standardem użytym w przygotowanym pliku

• Importuj tylko dane bieżącej firmy - zaznaczając ten parametr spowodujemy, że dane z pliku zostaną dołączone do tej firmy, z którą aktualnie pracujemy w programie. Dzięki temu plik buforowy może mieć nieco prostszą strukturę - nie są w nim wtedy potrzebne sekcje dotyczące firm (patrz Specyfikacja pliku buforowego). Może się również zdarzyć, że dysponujemy plikiem z wieloma firmami, ale z jakichś powodów w danym momencie chcemy ograniczyć odczytywanie danych tylko do tej firmy, na której aktualnie pracujemy w programie. W takiej sytuacji, jeżeli parametr zostanie zaznaczony, to dane z pliku buforowego dotyczące wszystkich firm innych niż aktualna zostaną pominięte.
  UWAGA. Program uzna, że dane w pliku buforowym dotyczą danej firmy tylko w dwóch przypadkach:

  • wtedy, gdy podane w pliku Nazwa, NIP i REGON firmy będą zgodne z tymi, które znajdują się w bazie danych, tzn. gdy w pliku w linii znajdującej się po linii oznaczonej *F znajdą się odpowiednie dane w komórce nr 1 - Nazwa firmy, nr 3 - NIP i nr 4 - REGON (patrz Specyfikacja pliku buforowego)

  • wtedy, gdy w pliku buforowym w ogóle nie będzie sekcji *F.

• Import asortymentów - należy zaznaczyć, jeżeli chcemy do bazy dołączyć dane asortymentów

• Identyfikacja - jeżeli z pliku buforowego dołączamy dane asortymentów, to należy wypełnić pole Identyfikacja. Pole to służy do określenia jednoznacznego identyfikatora asortymentu, aby nie dublować asortymentów już istniejących w kartotece. Np. jeżeli w polu Identyfikacja wybierzemy Skrót nazwy, to czytając plik buforowy program będzie pomijał te asortymenty, których Skrót nazwy będzie zgodny z wartościa pola Skrót nazwy któregoś z asortymentów już znajdujących się w kartotece. Analogicznie program pomijał będzie asortymenty ze zgodnym polem Indeks.

• Import kontrahentów - należy zaznaczyć, jeżeli chcemy do bazy dołączyć dane kontrahentów

• Identyfikacja - jeżeli z pliku buforowego dołączamy dane kontrahentów, to należy wypełnić pole Identyfikacja. Pole to służy do określenia jednoznacznego identyfikatora kontrahenta, aby nie dublować kontrahentów już istniejących w kartotece. Np. jeżeli w polu Identyfikacja wybierzemy NIP, to czytając plik buforowy program będzie pomijał tych kontrahentów, których NIP będzie zgodny z wartościa pola NIP któregoś z kontrahentów już znajdujących się w kartotece. Analogicznie program pomijał będzie kontrahentów ze zgodnym polem Skrót. Natomiast jeżeli w parametrze Identyfikacja wybierzemy NIP,Skrót, wówczas kontrahent zostanie pominięty tylko wtedy, gdy zarówno pole NIP jak i Skrót będzie takie same, jak inny kontrahent w kartotece.
  UWAGI:

  1. W przypadku, gdy wybierzemy opcję NIP lub NIP,Skrót może się zdarzyć, że program dopisze kontrahenta, którego NIP co prawda jest unikalny, ale jego Skrót jest identyczny z jakimś już istniejącym w kartotece kontrahentem. Ze względu na to, że w programie R2faktury pole Skrót musi być polem jednoznacznym (dwaj różni kontrahenci nie mogą mieć takiej samej wartości w polu Skrót), to w takim przypadku program wyświetli komunikat i do pola Skrót tego kontrahenta dodany zostanie przyrostek z kolejnym numerem (_1, _2 itd).
     

  2. Podczas porównywania pól NIP brane są pod uwagę tylko cyfry, czyli np. 652-111-22-33 i 6521112233 zostaną uznane za jednakowe pola NIP.

• Import stanów magazynowych - należy zaznaczyć, jeżeli chcemy wraz z bazą asortymentów zainicjować stany magazynowe

• Dokument BO - jeżeli z pliku buforowego dołączamy asortymenty wraz ze stanami magazynowymi, to należy wypełnić pole Dokument BO. Pole to służy do jednoznacznego określenia definicji dokumentu, na który zostaną wpisane stany magazynowe.

Polecenie menu głównego Zbiory - Narzędzia - Eksport do pliku buforowego eksportuje bazę danych do pliku buforowego o formacie wymaganym przez funkcję Inicjalizacja na podstawie pliku buforowego w programach , i . Eksportowane są dane ze wszystkich firm lub Tylko dane bieżącej firmy. Dzięki tej opcji można np. w prosty sposób "przerzucić" kontrahentów i/lub asortymenty z jednej firmy do innej, (lub do innego programu) - wystarczy wyeksportować dane z firmy źródłowej, a następnie zaimportować je w firmie docelowej (lub docelowym programie).