Kontakty - Instrukcja obsługi programu R2faktury, R2fakturyPRO RESET2 Oprogramowanie
Strona używa plików cookies (tzw. ciasteczka) do przechowywania i uzyskiwania dostępu do tej informacji w celach funkcjonalnych, statystycznych i reklamowych.
Użytkownik wyraża zgodę oraz określa warunki przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartej w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki.
Dowiedz się więcej odwiedzając strony:

Polityka Prywatności    Regulamin sklepu      Jak wyłączyć cookies?

Przejdź do serwisu

Instrukcja obsługi R2faktury



KONTAKTY

Kontakty

,    - INSTRUKCJA UŻYTKOWNIKA - CRM

Ewidencja kontaktów jest jednym z elementów modułu CRM. Jest ona dostępna w wersji MAXI i PRO.

Pojęcie "kontakt" obejmuje dowolną formę kontaktu z kontrahentem: spotkanie, rozmowę telefoniczną, e-mail, fax, itp. W ewidencji kontaktów zapisujemy notatki dotyczące kontaktów z danym kontrahentem. Ponadto możemy wpisywać zadania do wykonania, np. przypomnienia o konieczności zadzwonienia do kontrahenta w konkretnej sprawie. Każdy użytkownik programu rozmawiając z kontrahentem może sprawdzić historię dotychczasowych kontaktów. Dzięki temu klient nie musi wielokrotnie powtarzać swojego problemu różnym osobom. Lista zadań do wykonania w danym dniu przez zalogowanego użytkownika pojawia się automatycznie przy uruchomieniu programu.

Okno KONTAKTY możemy wywołać bezpośrednio z menu Okna - CRM - Kontakty lub korzystając z menu podręcznego w oknach KONTRAHENCI, PZ, FAKTURY. W tym drugim przypadku zawiera ono wyłącznie kontakty dotyczące wybranego kontrahenta.

Wprowadzając  nowy kontakt (Ins) określamy następujące pola:

  • Od, Do - okres trwania kontaktu, czyli np. data i godzina rozpoczęcia Od i zakończenia Do spotkania albo rozmowy telefonicznej

  • Cel - cel któremu służy ten kontakt

    • inny - dowolny kontakt

    • sprzedaż - kontakt w ramach realizacji kontraktu sprzedażowego

    • serwis - kontakt w ramach obsługi serwisowej.

    Domyślnie ustawia się cel zależny od działu CRM, do którego został przypisany użytkownik programu (biblioteka użytkowników - zakładka Inne - pole CRM). W zależności od wybranego celu ustawiają się domyślne wartości niektórych kolejnych pól.

  • Typ - typ kontaktu

    • notatka - notatka z odbytej rozmowy, spotkania itp.

    • zadanie - zadanie do wykonania w określonym dniu/godzinie

  • Od kogo - kto zainicjował kontakt

    • od klienta - np. jeśli klient zadzwonił do nas

    • od nas - np. jeśli spotkanie odbyło się z naszej inicjatywy

    • wewnętrzny - np. jeśli wpisujemy notatkę z wewnętrznego spotkania w naszej firmie odbytego w ramach załatwiania jakiegoś problemu dotyczącego danego klienta lub na zadaniu zleconym przez innego użytkownika programu

  • Rodzaj - wybieramny z biblioteki rodzaj kontaktu

    • e-mail, fax, poczta, telefon, wizyta u klienta, wizyta u nas

  • Kontrahent - wyszukujemy kontrahenta związanego z tym kontaktem w polu Skrót po skrócie nazwy lub NIP. Przyciskiem Telefony możemy szybko sprawdzić numery telefonów i inne dane kontakowe tego kontrahenta.

  • Powiązany z

    • Kontrakt/Sprawa - zaznaczany automatycznie jeśli Cel kontaktu to sprzedaż albo serwis. W polu poniżej wybieramy z ewidencji konkretny kontrakt/sprawę. Nazwa wybieranego kontraktu/sprawy składa się z trzech części. Pierwszy od lewej jest numer, potem data i opis. Gwiazdka * przed numerem oznacza, że kontrakt jest aktywny (otwarty). Jeśli kontraktu/sprawy jeszcze nie ma, to pozostawiamy pole z wyborem kontraktu/sprawy puste. Kontrakt/sprawa zostanie założony przy akceptacji kontaktu.

    • Bez powiązania - zaznaczany automatycznie jeśli Cel kontaktu to inny, czyli jeśli wprowadzamy "luźną" notatkę lub zadanie, niepowiązaną z żadnym kontraktem ani sprawą.

  • Restrykcje - restrykcje nałożone na obroty z wybranym kontrahentem. Pole pojawia się tylko w przypadku, gdy restrykcje występują.

  • OPIS

    • Klient - z biblioteki osób pracujących u kontrahenta wybieramy osobę, której dotyczy ten kontakt. W polu poniżej wpisujemy treść kontaktu, czyli np. to co powiedziała nam ta osoba w trakcie rozmowy telefonicznej.

    • Zlecający - tylko jesli w polu Od kogo wybrano wewnętrzny. Użytkownik zlecający wykonanie zadania oraz w polu poniżej opis tego zadania.

    • Wykonawca - z biblioteki użytkowników programu wybieramy osobę, która prowadzi ten kontakt. Domyślnie podstawia się bieżący użytkownik programu. W polu poniżej wpisujemy treść kontaktu, czyli np. to co osoba prowadząca kontakt powiedziała klientowi w trakcie rozmowy telefonicznej.

    • Rezultat - dostępne tylko dla notatek serwisowych. Jeśli w rezultacie tego kontaktu należy podjąć jakieś działanie, to wybieramy je w polu 1 z biblioteki podstawowych rezultatów. W zależności od wybranego rezultatu mogą pojawić się dodatkowe pola:

      • 2, 3 - dodatkowe sprecyzowania działania, które należy podjąć

      • jeśli w definicji wybranych rezultatów 1, 2 lub 3 zaznaczono odpowiednie pola:

        • Kwota - kwota do zapłaty za usługę serwisową

        • Opis - dodatkowy opis

        • Komu - komu zlecane jest zadanie do wykonania

    • Jaki rezultat? - dostępne tylko dla zadań serwisowych. Umożliwia łatwą zamianę zadania na notatkę serwisową. Jeśli wykonujemy zlecone zadanie, to nie tworzymy dodatkowej notatki z wykonania tego zadania, tylko bezpośrednio na zadaniu naciskamy przycisk Jaki rezultat?, który zamienia zadanie w notatkę i pozwala na wpisanie jej rezultatu.

    • Kwalifikacja - wybieramy z biblioteki kwalifikację sprawy serwisowej. Może się podstawiać automatycznie na podstawie wybranych wyżej rezultatów.

    • Czas - czas (liczba dni) na załatwienie sprawy serwisowe. Podstawia się taka liczba dni, jaką określono w bibliotece kwalifikacji.

    • Do - do kiedy (data) należy załatwić sprawę

  • HISTORIA

    • Kontrakty / Sprawy - lista wszystkich kontraktów i spraw związanych z bieżącym kontrahentem

    • Kontakty - lista kontaktów dotyczących wybranego powyżej kontraktu/sprawy.

Wprowadzone dane akceptujemy przyciskiem OK. Do szybkiej akceptacji służy również klawisz PgDn.

Poprawę danych  umożliwia klawisz F6, natomiast usunięcie  kontaktu klawisz Del.

Dla kontaktów serwisowych możemy wydrukować protokół otwarcia i zakończenia usługi serwisowej. Wydruki  F2 te są dostępne dla notatek (Typ=notatka) serwisowych (Cel=serwis) z odpowiednim rezultatem zdefiniowanym w konfiguracji modułu CRM. Domyślnie są to rezultaty:

  • S1 przyjęty do naprawy - protokół otwarcia

  • S2 załatwiony - protokół zakończenia.

Dodatkowa funkcja  F4 umożliwia ustawienie stałego filtru na kontakty spełniające zadane kryteria:

  • Data - pokazane zostaną kontakty należące do podanego tu zakresu dat

  • Typ,
    Cel,
    Rodzaj,
    Rezultat,
    Kwalifikacja,
    Kontrahent,
    Kontrakt,
    Prowadzący - opis znaczenia tych kryteriów podano wyżej opisując wprowadzanie kontaktu.