Instrukcja obsługi R2faktury

Program R2faktury umożliwia eksport danych do programów księgowych R2księga - księga przychodów i rozchodów, ryczałt oraz R2fk - pełna księgowość (patrz EKSPORT DANYCH). Jednym z elementów tego eksportu jest opisany poniżej eksport dokumentów sprzedaży oraz RW.

Wystawione faktury i inne dokumenty sprzedaży możemy w każdej chwili, a najlepiej po zakończeniu miesiąca, wyeksportować do programu R2księga (księga przychodów i rozchodów lub ryczałtowa ewidencja przychodów), systemu R2fk (pełna księgowość) lub innego programu księgowego.
Programy R2księga i R2fk potrafią zaimportować faktury wyeksportowane z programu i automatycznie je zaksięgować uwzględniając odpowiednie konta, dane kontrahenta, rozbicie na stawki vat, rodzaj sprzedaży (towar, produkt, usługa - istotne w ryczałcie) oraz płatności.

Do systemu R2fk możemy dodatkowo wyeksportować dokumenty RW.

Przed eksportem faktur do programu księgowego należy w danych firmy określić parametry współpracy, tzn. rodzaj prowadzonej księgowości (pole Rozliczenia) i nazwę programu, do którego chcemy eksportować dane (pole Eksport do na zakładce Ustawienia - Ogólne).

Faktury do zaksięgowania wysyłamy z okna FAKTURY przy pomocy funkcji  (również z menu podręcznego wywołanego klawiszem F3 lub prawym klawiszem myszy). W wywołanym w ten sposób okienku określamy:

• Docelowa baz danych - baza, do której zostaną wyeksportowane faktury

• Wyczyść bufor przed zapisaniem danych - po zaznaczeniu tej opcji bufor będzie zawsze zawierał tylko aktualnie eksportowane dokumenty. W przeciwnym wypadku dokumenty będą do bufora dodawane - umożliwia to przygotowanie wspólnego bufora z PZ i fakturami. Korzystając z takiego wspólnego bufora, możemy w programie księgowym wykonać jedną operację importu danych, zamiast osobnej dla PZ i osobnej dla faktur. Dokumenty prawidłowo zaimportowane do programu księgowego są przez ten program automatycznie usuwane z pliku importowego.

• w przypadku eksportu do R2fk:

  • Typ dokumentów - dostępny tylko w wersji MAXI i PRO

    • Sprzedaż - faktury i inne dokumenty sprzedaży

    • RW - dokumenty RW (rozchód wewnętrzny)

    • Wszystkie - sprzedaż + RW

  • Księguj każdą pozycję dokumentu osobno - jeśli chcemy zaksięgować każdą fakturę na osobnym koncie związanym z tą pozycją - takie konto określamy w bibliotece asortymentów w polu Konto sprzedaży na zakładce FK lub w analogicznym polu bezpośrednio w pozycji faktury w oknie Pozycje faktur.
    UWAGA. W przypadku faktur wystawionych zgodnie z procedurą marża wartość tego pola nie będzie miała znaczenia. Faktury takie podczas księgowania zawsze będą miały rozksięgowaną każdą z pozycji osobno (patrz SPRZEDAŻ - Faktura VAT Marża).

  • Wymagaj konta przy każdej pozycji - jeśli decydujemy się na osobne księgowanie każdej pozycji dokumentu, powinniśmy określić konto sprzedaży przy każdej pozycji faktury. Aby zabezpieczyć się przed zaksięgowaniem dokumentów, które mają nieokreślone konta w pozycjach włączamy ten właśnie parametr. Jeśli wyłączymy ten parametr to pozycje z nieokreślonym kontem sprzedaży zostaną zaksięgowane na domyślne konto sprzedaży określone w programie R2fk.

  • Opis przy każdej pozycji - jeśli decydujemy się na osobne księgowanie każdej pozycji dokumentu, możemy dla każdej pozycji wyeksportować nazwę asortymentu. Pojawi się ona w opisie tej pozycji na zaksięgowanym dokumencie.

• Zakres - co ma być wyeksportowane

• Opis zdarzenia - sposób tworzenia opisu zdarzenia gospodarczego; wybieramy Pierwsza pozycja z dokumentu, jeśli ma to być pierwsza pozycja z faktury lub Sprzedaż towarów/produktów/usług - w zależności od rodzaju asortymentów na danej fakturze będzie to sprzedaż towarów lub sprzedaż usług albo sprzedaż towarów, usług itp.

UWAGI:

1. Sposób księgowania paragonów i faktur nieterminowych (zapłaconych gotówką lub w inny sposób od razu w dniu wystawienia) zależy od parametru Eksport danych do programu księgowego określonego na zakładce Inne w konfiguracji programu (patrz INSTRUKCJA ADMINISTRATORA - PARAMETRYZACJA SYSTEMU - Konfiguracja).

2. Przed eksportem dokumentów wybieramy odpowiedni okres, obejmujący datę wystawienia wszystkich dokumentów, które chcemy zaksięgować (menu główne Ustawienia - Bieżąca data i okres lub szybciej klawisz F12). Zwykle będzie to cały miesiąc lub fragment miesiąca obejmujący nowe dokumenty, które nie zostały jeszcze zaksięgowane.
   W szczególnych przypadkach, jeśli wprowadzając dokumenty określiliśmy na zakładce FK/Księga/Ewidencja w polu Data księgowania datę z innego miesiąca niż data wystawienia, należy powtórzyć eksport danych dla miesiąca (okresu) obejmującego datę księgowania. Przed powtórnym eksportem należy wyłączyć parametr Wyczyść bufor przed zapisaniem danych, dzięki czemu będziemy mieli w tym samym buforze wszystkie dokumenty, które mają być zaksięgowane w danym miesiącu (tzn. zarówno te które mają datę wystawienia z danego miesiąca, jak i te które mają inną datę wystawienia, ale datę ksiegowania z tego miesiąca).
   Np. jeśli wystawiliśmy we wrześniu fakturę z datą księgowania z 31.08, to aby prawidłowo zaksięgować faktury za sierpień należy najpierw wybrać w okresie miesiąc sierpień (zostaną wyeksportowane wszystkie faktury z datą wystawienia z sierpnia i z dowolnymi datami księgowania), a potem dodatkowo wszystkie z września (zostaną wyeksportowane wszystkie z datą wystawienia z września i z dowolnymi datami księgowania). Przed importem ustawiamy w programie księgowym w okresie miesiąc sierpień. Program księgowy sprawdzi, które dokumenty z bufora należy zaksięgować w sierpniu. Będą to te, które mają datę księgowania z sierpnia lub, w przypadku nieokreślonej daty księgowania, te które mają datę wystawienia z sierpnia. Pozostałe dokumenty zostaną pominięte.

3. Jeśli korzystamy z eksportu danych do programu R2fk lub R2księga lecz nie dokonaliśmy integracji modułów, wówczas zamiast pola Docelowa baza danych widoczne będzie pole Plik docelowy, w którym należy określić do jakiego pliku zostaną wyeksportowane dane. Taki sam plik należy wskazać w R2księdze lub w R2fk przy imporcie danych.

4. Jeśli korzystamy z eksportu danych do programu R2fk lub R2księga lecz nie dokonaliśmy integracji modułów, wówczas w oknie Eksport danych do programu RESET2... należy dodatkowo wybrać odpowiednią wartość w polu Wersja: 2.x/4.x/10.x lub 3.x/4.x/10.x.

5. Jeśli posiadamy licencję w konfiguracji R2firma eksport nie jest wymagany. Mechanizm automatycznego księgowania dokumentów w programie R2firma opisany został w Instrukcji obsługi programów R2fk i R2księga, bowiem po stronie programu R2faktury nie ma potrzeby wykonywania żadnych czynności w związku z automatycznym księgowaniem dokumentów w systemie R2firma.

6. Jeśli posiadamy licencję w konfiguracji R2firma a mimo tego chcielibyśmy wyeksportować faktury np. do biura rachunkowego, możemy skorzystać z opcji Eksport faktur do programu Reset2 - R2fk/R2księga dostępnej w menu kontekstowym F3 lub pod prawym przyciskiem myszy w oknie FAKTURY.