Kontrakty/Sprawy - Instrukcja obsługi programu R2faktury, R2fakturyPRO RESET2 Oprogramowanie
Strona używa plików cookies (tzw. ciasteczka) do przechowywania i uzyskiwania dostępu do tej informacji w celach funkcjonalnych, statystycznych i reklamowych.
Użytkownik wyraża zgodę oraz określa warunki przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartej w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki.
Dowiedz się więcej odwiedzając strony:

Polityka Prywatności    Regulamin sklepu      Jak wyłączyć cookies?

Przejdź do serwisu

Instrukcja obsługi R2faktury



KONTRAKTY/SPRAWY

Kontrakty/Sprawy

,    - INSTRUKCJA UŻYTKOWNIKA - CRM

Ewidencja kontraktów/spraw jest jednym z elementów modułu CRM.

Pojęcie "kontrakt" dotyczy kontraktów sprzedażowych. Jeśli sprzedajemy towary lub usługi o stosunkowo dużej wartości, możemy prowadzić ewidencję potencjalnych klientów i tzw. kontraktów czyli towarów i usług, którymi ci klienci są zainteresowani. Kontrakt ma określoną wartość, datę rozpoczęcia, przewidywaną datę finalizacji, poziom, prawdopodobieństwo osiągnięcia sukcesu oraz aktualny status. Jeśli kontrakty zdobywamy w ramach określonych kampanii sprzedażowych, możemy kontrolować koszty oraz przychody uzyskane ze wszystkich kontraktów związanych z daną kampanią.

Pojęcie "sprawa" dotyczy spraw (lub zleceń) serwisowych. Jeśli w naszej firmie prowadzimy serwis sprzedawanych towarów, możemy przyjąć towar do serwisu, tzn. utworzyć sprawę serwisową (zlecenie serwisowe). Sprawa serwisowa posiada nr kolejny i zawiera informacje o serwisowanym towarze, termin realizacji oraz aktualny status.

Okno KONTRAKTY/SPRAWY zawiera ewidencję zarówno kontraktów sprzedażowych jak i spraw serwisowych (stąd jego dwuczłonowa nazwa). W zależności od potrzeb możemy pracować tylko na kontraktach, tylko na sprawach lub na obu tych obiektach łącznie.

W ramach każdego kontraktu/sprawy możemy prowadzić ewidencję kontaktów z klientem i zadań do wykonania, np. telefonów w umówionym z klientem terminie.

Okno KONTRAKTY/SPRAWY możemy wywołać bezpośrednio z menu Okna - CRM - Kontrakty/Sprawy.

Wprowadzając  nowy kontrakt lub sprawę (Ins) określamy następujące pola:

  • KONTRAKT/SPRAWA

    • Numer - nadawany automatycznie numer kolejny (bez podziału na kontrakty i sprawy)

    • Cel - cel któremu służy ten kontakt

      • inny - dowolny kontrakt

      • sprzedaż - kontrakt sprzedażowy

      • serwis - sprawa serwisowa

    • Rodzaj - w przypadku spraw serwisowych wybieramy z biblioteki rodzaj kontaktu, czyli sposób w jaki rozpoczęto tę sprawę:

      • e-mail, fax, poczta, telefon, wizyta u klienta, wizyta u nas

    • Rezultat - w przypadku spraw serwisowych - rezultat jakim zakończył się ostatni kontakt w danej sprawie. Można go traktować jako aktualny status bieżącej sprawy serwisowej.

    • Kwalifikacja - w przypadku spraw serwisowych - jak zakwalifikowano tę sprawę w ostatnim kontakcie dotyczącym tej sprawy

    • Kontrahent, Nip - wyszukujemy po skrócie nazwy lub nipie kontrahenta związanego z tym kontraktem/sprawą

    • Status

      • otwarty - kontrakt jest rozpoczęty, klient jeszcze nie dokonał zakupu, ale też jeszcze nie zrezygnował. W przypadku sprawy serwisowej - sprawa została otwarta, towar jest w trakcie serwisowania.

      • fiasko - kontrakt zakończony niepomyślnie, klient zrezygnował. W przypadku sprawy serwisowej - albo nie korzystamy w ogóle z takiego statusu, albo traktujemy go np. jako odmowę wykonania usługi, np. ze względu na nieprzestrzeganie warunków gwarancji.

      • sukces - kontrakt zakończony pomyślnie, klient dokonał zakupu. W przypadku sprawy serwisowej - sprzęt został naprawiony i odebrany przez klienta, sprawa została zamknięta.

    • Kampania - w przypadku kontraktu sprzedażowego wybieramy z biblioteki kampanię, w trakcie której ten kontrakt został pozyskany (rozpoczęty). Jeśli nie chcemy korzystać z kampanii, należy utworzyć sztuczną kampanię o nazwie np. nieokreślona i wybierać ją w kontrakcie

    • Poziom - w przypadku kontraktu sprzedażowego wybieramy z biblioteki aktualny poziom kontraktu. Poziomy definiuje się samodzielnie, mogą to być np. wstępne rozmowy, oferta, zaawansowane rozmowy, negocjacje, ..., faktura .

    • Sukces - w przypadku kontraktu sprzedażowego określamy jakie jest wg nas prawdopodobieństwo uzyskania sukcesu

    • Nazwa - w przypadku kontraktu sprzedażowego nazwa towaru/usługi, którym jest potencjalnie zainteresowany klient. W przypadku sprawy serwisowej - skrócony opis sprawy. W sprawach tworzonych automatycznie przy akceptacji pierwszego kontaktu, w polu Nazwa podstawia się opis z kontaktu z pola Klient.

    • Wartość - w przypadku kontraktu sprzedażowego wartość towaru/usługi, którym jest zainteresowany klient

    • Uwagi - dowolne uwagi lub przyczyny rezygnacji

  • POZYCJE - w przypadku kontraktu sprzedażowego tabelka umożliwiająca wyszczególnienie asortymentów, którymi jest zainteresowany klient. Ich nazwa oraz sumaryczna wartość przepisuje się automatycznie do pól Nazwa i Wartość na zakładce Kontrakty/Sprawy.

  • Początek - data rozpoczęcia kontrakt/sprawy, zwykle jest to data pierwszego kontaktu

  • Finalizacja - data zakończenia kontraktu/sprawy, zwykle jest to data ostatniego kontaktu

  • Prowadzący - z biblioteki użytkowników programu wybieramy osobę, która prowadzi (nadzoruje) ten kontrakt lub sprawę.

Wprowadzone dane akceptujemy przyciskiem OK. Do szybkiej akceptacji służy również klawisz PgDn.

Na zakładce Lista przy poszczególnych sprawach dostępna jest między innymi kolumna Wiek. W przypadku spraw serwisowych pokazuje ona ilość dni pozostałych na wykonanie danej sprawy (na zielono) lub ilość dni, o które termin wykonania został przekroczony (na czerwono). W przypadku kontraktów sprzedażowych oraz zamkniętych spraw serwisowych Wiek to ilość dni, jaka upłynęła od rozpoczęcia kontraktu (na biało).

Poprawę danych  umożliwia klawisz F6, natomiast usunięcie  kontraktu klawisz Del.
UWAGA. Razem z kontraktem/sprawą usuwane są wszystkie kontakty z nim związane.

Możliwe jest szybkie wyszukanie dowolnego kontraktu  Ctrl F7 poprzez wpisanie numeru kontraktu lub np. nazwy kontrahenta. Pojawi się okienko Szukaj, w którym należy określić, jakie pola ma brać pod uwagę przy wyszukiwaniu (Szukaj po). Kursor automatycznie ustawi się na właściwej pozycji.

Dodatkowa funkcja  F4 umożliwia ustawienie stałego filtru na kontrakty spełniające zadane kryteria:

  • Początek - pokazane zostaną kontrakty rozpoczynające się w podanym tu zakresie dat

  • Finalizacja - pokazane zostaną kontrakty zakończone w podanym tu zakresie dat

  • Cel,
    Status,
    Poziom,
    Rezultat,
    Kwalifikacja,
    Kontrahent,
    Kampania,
    Prowadzący - opis znaczenia tych kryteriów podano wyżej opisując wprowadzanie kontraktu/sprawy.

Ewidencja kontraktów/spraw dostępna jest tylko w wersji PRO.