Instrukcja obsługi R2faktury

Program umożliwia import faktur z pliku tekstowego o określonym formacie oraz eksportowanie wybranej grupy faktur do pliku tekstowego o tym samym formacie. Format ten opisano szczegółowo w specyfikacji importu faktur, znajdującej się w załączniku do instrukcji wywoływanej w programie.

Opcje importu oraz eksportu faktur mogą być przydatne w różnych sytuacjach, np:

• do automatycznego tworzenia faktur wygenerowanych z dowolnego zewnętrznego systemu

• do przesyłania faktur pomiędzy przedstawicielami i centralą, np. gdy firma korzysta z akwizytorów wystawiających faktury w terenie

• do automatycznego tworzenia faktur na podstawie faktur pro-forma przysyłanych przez oddział firmy lub zamówień przysyłanych od klientów

IMPORT FAKTUR

Można importować faktury przygotowane w dowolnym zewnętrznym programie, jeżeli tylko przygotowane zostaną w formacie opisanym w załączniku do INSTRUKCJI ADMINISTRATORA - Specyfikacja importu faktur. Można również importować faktury, które zostały wyeksportowane w innym programie za pomocą opcji Eksport faktur do programu RESET2 - R2faktury (EDI).

Operację importu możemy wykonać poleceniem menu głównego Zbiory - Import danych - Import faktur z programu RESET2 - R2faktury (EDI) lub z menu podręcznego wywołanego klawiszem F3 (lub prawym klawiszem myszy) z okna FAKTURY. Przed wykonaniem importu należy określić następujące parametry:

• Dane zostaną wczytane z pliku - lokalizacja i nazwa źródłowego pliku z danymi do importu (można go wpisać ręcznie lub odnaleźć klikając przycisk ). Po wskazaniu pliku możemy obejrzeć jego zawartość za pomocą przycisku Podgląd.

• Rodzaj dokumentu - służy do określenia definicji dokumentu, którą mają otrzymać wczytane dokumenty. Jeżeli w pliku źródłowym rodzaje te są poprawnie określone, możemy wybrać wartość Automatycznie. Wówczas odczytane dokumenty będą miały taki sam rodzaj, jaki podany został w pliku źródłowym. Natomiast jeżeli w pliku źródłowym rodzaje nie zostały określone lub z jakichś innych powodów chcemy zmienić rodzaj importowanych dokumentów, wtedy należy wybrać konkretny rodzaj z listy. Czyli jeżeli np. wybierzemy rodzaj FakturaVat, to wtedy wszystkie zaimportowane dokumenty będą miały rodzaj FakturaVat, niezależnie od tego, jaki rodzaj miały te dokumenty oryginalnie.

• Identyfikacja asortymentów - służy do określenia jednoznacznego identyfikatora asortymentu, by zapobiec dublowaniu asortymentów już istniejących w bazie danych. W trakcie importu faktur program sprawdza bowiem, czy asortymenty tych faktur istnieją już w bazie danych w tabeli Asortymenty. Jeżeli asortymentu nie ma jeszcze w tabeli, to zostanie on do niej dodany automatycznie w trakcie importu. O tym, czy dany asortyment w pliku źródłowym jest nowym asortymentem, czy też już istniejącym w bazie danych, decyduje zgodność pól Skrót nazwy lub Indeks, w zależności od wartości omawianego parametru.

• Identyfikacja kontrahentów - służy do określenia jednoznacznego identyfikatora kontrahenta, by zapobiec dublowaniu kontrahentów już istniejących w bazie danych. W trakcie importu faktur program sprawdza bowiem, czy kontrahenci tych faktur istnieją już w bazie danych w tabeli Kontrahenci. Jeżeli kontrahenta nie ma jeszcze w tabeli, to zostanie on do niej dodany automatycznie w trakcie importu. O tym, czy dany kontrahent w pliku źródłowym jest nowym kontrahentem, czy też już istniejącym w bazie danych, decyduje zgodność pól NIP i/lub Skrót, w zależności od wartości omawianego parametru.
  UWAGI:

  1. W przypadku, gdy wybierzemy opcję NIP lub NIP,Skrót może się zdarzyć, że program dopisze kontrahenta, którego NIP co prawda jest unikalny, ale jego Skrót jest identyczny z jakimś już istniejącym w kartotece kontrahentem. Ze względu na to, że w programie R2faktury pole Skrót musi być polem jednoznacznym (dwaj różni kontrahenci nie mogą mieć takiej samej wartości w polu Skrót), to w takim przypadku program wyświetli komunikat i do pola Skrót tego kontrahenta dodany zostanie przyrostek z kolejnym numerem (_1, _2 itd).
     

  2. Podczas porównywania pól NIP brane są pod uwagę tylko cyfry, czyli np. 652-111-22-33 i 6521112233 zostaną uznane za jednakowe pola NIP.

• Kontrahent - pole dostępne jeśli wcześniej w polu Identyfikacja kontrahentów wybraliśmy opcję Kontrahent z biblioteki. Ma to sens wtedy, gdy importujemy sobie Pz do Faktur, wówczas nie ma sensu, żeby dostawca z PZ stawał się odbiorcą faktury. Wybieramy więc konkretnego kontrahenta w tym dialogu.
  UWAGA. Jeśli mamy więcej dokumentów, należy wówczas utworzyć jakiegoś kontrahenta tymczasowego, wskazać go z biblioteki w tym dialogu, a potem ręcznie pozamieniać kontrahentów bezpośrednio na utworzonych fakturach.

• WZ - dotyczy pola WZ znajdującego się na zakładce WZ na fakturach. Mamy do wyboru trzy możliwości:

  1. Takie jak w pliku - tę opcję należy wybrać, jeżeli w pliku źródłowym zaznaczenie pola WZ zostało określone (Tak/Nie) dla poszczególnych dokumentów i chcemy, aby dokumenty uzyskały takie właśnie zaznaczenie po zaimportowaniu

  2. Takie jak w definicji dokumentu - spowoduje, że wszystkie odczytywane dokumenty otrzymają takie oznaczenie WZ, jakie określono w defincji danego rodzaju dokumentu, niezależnie od tego, co podano w pliku źródłowym. Może to mieć zastosowanie np. wtedy, gdy importujemy dokumenty od przedstawiciela, który wypisywał dokumenty z wyłączonym polem WZ, a my chcemy aby podczas importu te WZ-ki utworzyły się nam automatycznie i mamy pewność, że stan na magazynie jest wystarczający.

  3. Zawsze wyłączone - spowoduje, że wszystkie odczytywane dokumenty będą miały wyłączone pole WZ. Tę opcję należy wybrać np. wówczas, gdy mamy nieuzupełnione stany magazynowe i obawiamy się, że import faktur może powodować komunikat o braku na stanie odpowiednich asortymentów.

• Ceny - dotyczy cen znajdujących się na zakładce Pozycje na fakturach. Mamy do wyboru dwie możliwości:

  1. Takie jak w pliku - tę opcję należy wybrać, jeżeli w pliku źródłowym ceny zostały określone dla poszczególnych dokumentów i chcemy, aby dokumenty uzyskały takie właśnie ceny po zaimportowaniu

  2. Domyślna cena sprzedaży - spowoduje, że wszystkie odczytywane dokumenty zostaną przeliczone wg domyślnych cen sprzedaży określonych w programie w oknie ASORTYMENTY, niezależnie od tego, co podano w pliku źródłowym.

• Płatności - dotyczy ustawień znajdujących się na zakładce Płatności na fakturach. Mamy do wyboru dwie możliwości:

  1. Takie jak w pliku - tę opcję należy wybrać, jeżeli w pliku źródłowym płatności zostały określone dla poszczególnych dokumentów i chcemy, aby dokumenty uzyskały takie właśnie płatności po zaimportowaniu

  2. Domyślne - spowoduje, że wszystkie odczytywane dokumenty zostaną oznaczone wg domyślnych ustawień określonych w programie w oknie KONFIGURACJA na zakładce Faktury, niezależnie od tego, co podano w pliku źródłowym.

• Twórz brakujące asortymenty - jeżeli zaznaczymy ten parametr, to w trakcie importu faktur program będzie sprawdzał, czy asortymenty z tych faktur istnieją już w bazie danych w tabeli Asortymenty. Jeżeli któregoś asortymentu nie będzie jeszcze w tabeli, to zostanie on do niej dodany automatycznie podczas importu. O tym, czy dany asortyment istnieje już w bazie danych decyduje zgodność pól Indeks lub pierwszych 50 znaków pola Nazwa, tzn. jeżeli w tabeli znajduje się asortyment o zgodnym indeksie, lub o nazwie zgodnej z nazwą podaną w pliku, to program uzna, że jest to ten właśnie asortyment i jego identyfikator zostanie wpisany na zaimportowany dokument. W przeciwnym wypadku, asortyment zostanie dodany do tabeli Asortymenty.
  Jeżeli natomiast parametr Twórz brakujące asortymenty pozostawimy niezaznaczony, to program będzie traktował wszystkie asortymenty znajdujące się w pliku źródłowym jako jednorazowe usługi, które nie będą dodawane do kartoteki Asortymenty, a ich nazwy będą zapisywane w pozycjach faktury w polu Nazwa cd.

• Podświetl utworzone dokumenty - umożliwia łatwe odnalezienie (i ewentualną weryfikację) zaimportowanych dokumentów. Przed wykonaniem tej funkcji dobrze jest wcześniej odświetlić w oknie FAKTURY wszystkie podświetlone pozycje, aby upewnić się, że po wykonaniu importu na liście podświetlonych pozycji będą rzeczywiście tylko te, które zostały zaimportowane z pliku.

UWAGA. Istnieje możliwość importowania krzyżowego, tzn. importowania pliku z Fakturami do okna PZ (np. gdy jeden klient drugiemu wypisał fakturę w naszym programie, i dał mu plik, dzięki czemu ten będzie mógł sobie go zaimportować i zrobić z niego PZ zamiast wprowadzać ręcznie) oraz możliwość importowania pliku z dokumentami PZ do okna FAKTURY (co mogłoby się ewentualnie przydać w firmie produkcyjnej, która zrobiła jakieś produkty pod konkretną fakturę/zamówienie, albo w hurtowni, która sprowadziła coś na PZ tylko po to, aby to od razu sprzedać). W obu tych krzyżowych przypadkach trzeba koniecznie pamiętać o tym, że parametr Rodzaj dokumentu musi być konkretnie podany, (nie może być ustawiony na opcję Automatycznie, bo PZ na fakturę się automatycznie nie zamieni). Trzeba też uważać z przekazywaniem cen i płatności (czyli parametry Ceny i Płatności powinny mieć wartości Domyślne). Ponieważ dostawca PZ to nie jest odbiorca na fakturze, więc być może będzie potrzebne ręczne wybranie Kontrahenta z biblioteki.

EKSPORT FAKTUR

Operację eksportu możemy wykonać poleceniem menu głównego Zbiory - Eksport danych - Eksport faktur do programu RESET2 - R2faktury (EDI) lub z menu podręcznego wywołanego klawiszem F3 (lub prawym klawiszem myszy) z okna FAKTURY. Przed wykonaniem eksportu należy określić lokalizację i nazwę pliku, do którego mają zostać zapisane dane, oraz zakres tych danych, tzn. które faktury mają zostać wyeksportowane. Mamy do wyboru 4 możliwości:

• Aktualny dokument - eksport aktualnego dokumentu

• Takie jak w oknie - zostaną wyeksportowane tylko dokumenty widoczne aktualnie w oknie FAKTURY

• Podświetlone - zostaną wyeksportowane tylko dokumenty, które są aktualnie podświetlone w oknie FAKTURY (bez względu na to czy w oknie pokazywane są wszystkie, czy tylko podświetlone pozycje)

• Wszystkie - zostaną wyeksportowane wszystkie dokumenty.

W polu Plik z listą pól użytkownika została dodana możliwość zapisu danych pochodzących z pól własnych użytkownika (definiowanych w menu głównym Ustawienia - Pola użytkownika). Dzięki temu Użytkownicy przygotowujący eksporty danych do systemów zewnętrznych mogą powiększyć zakres przekazywanych danych tak, aby obejmował on nie tylko domyślne informacje pochodzące z faktur, ale i zdefiniowane dla własnych potrzeb dodatkowe parametry.

Wykonanie operacji eksportu spowoduje zapisanie w podanym pliku danych na temat wybranych faktur.

Operacja importu faktur nigdy nie modyfikuje ani nie kasuje żadnych danych już istniejących w bazie systemu. Może wyłącznie dodawać nowe elementy do bazy danych (faktury, kontrahentów, asortymenty). Np. w przypadku, gdy w pliku źródłowym znajdzie się faktura wystawiona dla pana Adamskiego, który figuruje już w tabeli Kontrahenci, to program pozostawi dane pana Adamskiego w niezmienionej postaci - nawet gdyby w pliku źródłowym dane te były inne, ale jeżeli adres podany na fakturze nie będzie zgodny z żadnym z dotychczasowych adresów pana Adamskiego, to zostanie utworzony dla niego kolejny adres w tabeli adresów kontrahentów i wpisany na zaimportowany dokument.

Program blokuje też możliwość dwukrotnego zaimportowania tej samej faktury. Numer importowanej faktury jest zapamiętywany w polu Nr zewn., które jest niedostępne do edycji. Nie ma możliwości ponownego odczytu faktury o takim numerze. Nr zewn. jest wyświetlany w oknie głównym faktury po prawej stronie pola Numer, ale tylko wtedy, gdy faktura pochodzi z importu.
UWAGA. Podczas importu faktury otrzymują kolejne numery w ramach danego rodzaju. Nie muszą więc być to numery zgodne z numerem, który znajduje się w pliku źródłowym. Aby numeracja ta była zgodna, konieczne jest przestrzeganie pewnych reguł pracy z programem (programami), tzn. np. faktury danego rodzaju muszą być wyłącznie importowane, a nie wypisywane ręcznie, musi być zachowana odpowiednia chronologia wypisywania faktur i ich eksportu/importu itp.

UWAGA. W obecnej wersji programu faktury korygujące nie mogą być importowane.

Eksport i import faktur przy użyciu pliku XML dostępny jest tylko w wersji PRO.