Instrukcja obsługi R2faktury

Jeśli firma wystawia dużo faktur, to zdarza się, że dla utrzymania porządku w dokumentach dzieli się je na kilka niezależnie numerowanych serii. W takim wypadku należy w programie zdefiniować kilka definicji faktur, nazwać je np.: Faktura A, Faktura B i Faktura C, a w układach numerów dodać odpowiednie litery np.: #/RR/A, #/RR/B, #/RR/C. Dla każdej z tych definicji należy określić niezależnie wszystkie parametry (sposób księgowania, elementy wydruku, nagłówek stopkę itp.).

Sytuacja robi się bardziej skomplikowana, gdy wszystkie dokumenty wystawiane w firmie chcemy podzielić na kilku użytkowników. W takim wypadku oprócz faktur musielibyśmy jeszcze zdefiniować wielokrotnie wszystkie pozostałe dokumenty używane w firmie (PZ, WZ, MM, RW, itd.). Podobny problem mielibyśmy gdybyśmy chcieli podzielić wystawiane dokumenty magazynowe (PZ, WZ, RW) na magazyny, których te dokumenty dotyczą. W obu przypadkach aby ułatwić sobie pracę możemy skorzystać z mechanizmu współdzielenia definicji dokumentów:

• Współdzielenie przez użytkowników

  Wystarczy w układzie numeru wstawić znaki $U i dzięki temu korzystać z niezależnego numerowania dokumentów należących do tej samej definicji, ale wystawionych przez różnych użytkowników programu. Wystawiane przez nich dokumenty będą niezależnie numerowane, a w miejsce znaków $U podstawi się symbol użytkownika określony w bibliotece użytkowników. Czyli każdy użytkownik wystawiając fakturę będzie wybierał tę samą definicję o nazwie np. Faktura, ale numer tej faktury będzie nadawany tylko w obrębie faktur wystawionych przez tego użytkownika.

  Ponadto użytkownik będzie miał dostęp tylko do własnych (wystawionych przez siebie) dokumentów (pole Tylko własne we właściwościach F4 poszczególnych okien z dokumentami). Wybranym użytkownikom (administrator, szef) można ustawić dostęp do wszystkich dokumentów (wyłączyć pole Tylko własne dokumenty na zakładce Inne w oknie GRUPY UŻYTKOWNIKÓW).

• Współdzielenie przez magazyny

  W przypadku dokumentów magazynowych PZ, WZ, RW wystarczy w układzie numeru wstawić znaki $M i dzięki temu korzystać z niezależnego numerowania dokumentów należących do tej samej definicji, ale dotyczących różnych magazynów. Dokumenty dotyczące różnych magazynów będą niezależnie numerowane, a w miejsce znaków $M podstawi się symbol magazynu określony w bibliotece magazynów. Czyli wystawiając np. PZ wybieramy tę samą definicję o nazwie np. PZ, ale numer tego dokumentu PZ będzie nadawany tylko w obrębie PZ dotyczących wybranego magazynu. Jeśli zmienimy magazyn na istniejącym już dokumencie, to automatycznie zmieni się również jego numer.

  Dokumenty dotyczące wybranego magazynu możemy łatwo wyfiltrować ustawiając odpowiednio pole Magazyn we właściwościach F4 w oknie PZ.

• Współdzielenie przez kontrahentów

  W przypadku dokumentów sprzedaży wystarczy w układzie numeru wstawić znaki $K i dzięki temu korzystać z niezależnego numerowania dokumentów należących do tej samej definicji, ale wystawianych dla różnych kontrahentów. Dokumenty dla poszczególnych kontrahentów będą niezależnie numerowane, a w miejsce znaków $K podstawi się symbol kontrahenta określony w bibliotece kontrahentów. Czyli wystawiając np. fakturę wybieramy tę samą definicję o nazwie np. Faktura/Kontrahenci, ale numer tej faktury będzie nadawany tylko w obrębie faktur dotyczących wybranego kontrahenta. Jeśli zmienimy kontrahenta na istniejącym już dokumencie, to automatycznie zmieni się również numer dokumentu.

  Dokumenty dotyczące wybranego magazynu możemy łatwo wyfiltrować ustawiając odpowiednio pole Magazyn we właściwościach F4 w oknie PZ.

Korzystając z mechanizmu współdzielenia definicji, wszelkie zmiany wprowadzamy w jednej definicji (np. układ numeru, wybór specjalnej makiety, nagłówek wydruku), a obowiązują one od razu wszystkich użytkowników.

Współdzielenie definicji dostępne jest tylko w wersji PRO.