Instrukcja obsługi R2faktury

Opis zawarty w tym rozdziale dotyczy sytuacji, gdy program R2faktury pracuje jako niezależny program.

Gdy program R2faktury pracuje jako moduł systemu R2firma eksport danych jest zbędny. Zamiast eksportu z R2faktury i importu w R2fk/R2księga wykonuje się tylko księgowanie dokumentów wystawionych w module R2faktury.

Program R2faktury współpracuje z programami księgowymi R2księga (księga przychodów i rozchodów lub ryczałt ewidencjonowany) i R2fk (pełna księgowość).

Współpraca polega na przesyłaniu informacji o wystawionych fakturach i RW oraz PZ (faktury zakupu), a także o płatnościach (raporty kasowe i bankowe).

Bazy danych programów R2faktury i R2księga/R2fk są oddzielnymi bazami, dlatego przesyłanie informacji pomiędzy tymi programami odbywa się za pośrednictwem plików buforowych, do których R2faktury najpierw eksportują dane, a później program księgowy te dane importuje.

Eksport danych powinien odbywać się w następującej kolejności:

1. eksport faktur zakupu - PZ (patrz MAGAZYN - PRZYJĘCIA DO MAGAZYNU - Eksport PZ do programu księgowego)

2. eksport faktur sprzedaży oraz RW (patrz SPRZEDAŻ - Eksport faktur do programu księgowego)

3. eksport płatności (patrz KASA/BANK - Eksport raportów do programu księgowego).

Dane można eksportować raz na miesiąc lub częściej w dowolnym momencie - w zależności od potrzeb.

Aby opisany wyżej sposób wymiany dokumentów pomiędzy programami funkcjonował optymalnie warto zapoznać się z kilkoma uwagami:

1. w związku z tym, że bazy programów R2faktury i R2księga/R2fk są odrębne, kontrahenci założeni w R2fakturach są w trakcie importu zakładani w bazie danych programu księgowego. Aby zachować spójność biblioteki kontrahentów należy dane kontrahentów (adresy, telefony, nip) modyfikować tylko w programie R2faktury. Przy imporcie dokumentów w programie księgowym dane kontrahentów zostaną zaktualizowane. Jeśli będziemy aktualizować dane kontrahentów tylko w programie księgowym, to zmienione dane nie będą widoczne w programie R2faktury, gdyż komunikacja odbywa się zawsze w kierunku od R2faktury do R2księga/R2fk, a nie odwrotnie. Dotyczy to również zakładania nowych kontrahentów. Wyjątkiem są kontrahenci kosztowi, którzy nie pojawiają się w ogóle w programie do fakturowania. Takich kontrahentów możemy jak najbardziej tworzyć i aktualizować w programie księgowym, chyba że w programie R2faktury księgujemy ich płatności - patrz poniżej.

2. raporty kasowe i bankowe prowadzone w programie R2faktury powinny obejmować tylko i wyłącznie operacje związane z dokumentami wystawianymi w programie R2faktury, tzn. płatności do faktur sprzedaży i za faktury zakupu. Pozostałe operacje (wypłaty wynagrodzeń, zapłaty za faktury kosztowe) powinny się odbywać w ramach odrębnych raportów kasowych i/lub rachunków bankowych obsługiwanych bezpośrednio w programie księgowym. Odrębnych tzn. w przypadku raportów bankowych, związanych z odrębnymi rachunkami bankowymi, czyli jeden rachunek firmowy wykorzystujemy do zapłat za faktury kosztowe, wynagrodzenia itp., a drugi rachunek podajemy klientom, żeby wpłacali na niego należności za otrzymane faktury. Jeśli nie możemy lub nie chcemy skorzystać z takiego rozwiązania, to mamy dwie możliwości:

   • w programie do fakturowania należy wprowadzać również kontrahentów kosztowych i księgować im odpowiednie płatności na raportach. Po zaimportowaniu w R2księdze/R2fk raportów kasowych/bankowych należy w rozrachunkach tych kontrahentów skojarzyć płatności z zaksięgowanymi wcześniej fakturami kosztowymi. Jeśli prowadzimy pełną księgowość, to w przypadku pracowników i wypłaty wynagrodzeń możemy utworzyć pracowników jako kontrahentów i wskazywać ich na raporcie bankowym albo bezpośrednio na pozycjach raportu wskazywać konkretne konta, na które mają być zaksięgowane wynagrodzenia po imporcie w R2fk. W zaimportowanym w programie księgowym raporcie kasowym/bankowym nie można wprowadzać żadnych modyfikacji, za wyjątkiem ewentualnych korekt dekretów.

   • w R2fakturach wpisujemy tylko przychody związane z fakturami sprzedaży i rozchody wynikające z faktur zakupu. Taki raport eksportujemy do R2fk/R2księgi. Pozostałe operacje dopisujemy w tym raporcie bezpośrednio w R2fk/R2księdze.

   
   

3. numery kont przy eksporcie do R2fk

   • sprzedaż i zakup - konta rozrachunkowe kontrahentów - grupa "2". Mamy dwie możliwości:

     • numery kont będą nadawane automatycznie przez program R2fk, w momencie księgowania pierwszej faktury sprzedaży(zakupu) dla(od) danego kontrahenta. Będą to subkonta kont syntetycznych określonych w R2fk w menu Ustawienia - Ustawienia kont na zakładce Ogólne jako Domyślne syntetyczne konto odbiorców oraz Domyślne syntetyczne konto dostawców. W takiej sytuacji nie określamy żadnych kont rozrachunkowych w programie R2faktury.
       Jest to rozwiązanie optymalne. Nie przejmujemy się w R2fakturach numerami kont rozrachunkowych poszczególnych kontrahentów, a w razie potrzeby możemy w programie R2fk w każdej chwili odszukać danego kontrahenta w bibliotece kontrahentów (wyszukując go po nr NIP lub skrócie nazwy) lub na planie kont (wyszukując konto po nazwie).

     • numery kont będziemy nadawać w programie R2faktury w bibliotece kontrahentów na zakładce FK. Ma to sens jedynie w przypadku nowych kontrahentów (takich, których nie ma jeszcze w programie R2fk). Jeśli program R2fk importując dane stwierdzi, że dany kontrahent jest już założony w R2fk (istnieje kontrahent z takim samym NIPem i/lub skrótem nazwy) i ma przypisane konta rozrachunkowe, to nie będzie tych kont zmieniał, czyli zignoruje konta określone w R2fakturach. Natomiast jeśli program R2fk stwierdzi, że takiego kontrahenta nie ma jeszcze w bibliotece, to utworzy go i założy mu konta rozrachunkowe o numerze zależnym od konfiguracji programu R2fk lub takim właśnie jaki określono w R2fakturach.
       Takie rozwiązanie ma sens jedynie przy rozpoczęciu pracy z programem, gdy chcemy pozakładać konta kontrahentów z takimi numerami jak w dotychczasowym systemie FK. W takiej sytuacji mamy jednak również dwie możliwości, bo jeśli przed rozpoczęciem pracy pozakładamy kontrahentów w programie R2fk z odpowiednimi numerami kont, to nie musimy ich określać w R2fakturach. Jeśli nie chcemy jednak zakładać kontrahentów w R2fk i chcemy żeby się pozakładali w trakcie importu z R2faktur, to konta nadajemy w bibliotece kontrahentów w R2faktury.

   • sprzedaż - konta sprzedaży - grupa "7" (Ma). Mamy trzy możliwości:

     • numer konta sprzedaży będzie nadawany automatycznie przez program R2fk. Będzie to konto określone w R2fk w menu Ustawienia - Ustawienia kont na zakładce Ogólne jako Domyślne konto sprzedaży lub w bibliotece kontrahentów przy danym kontrahencie jako Domyślne konto - sprzedaż. W takiej sytuacji kwoty wynikające z poszczególnych pozycji faktury nie będą rozdzielane, tylko jako jedna kwota pojawią się na określonym w R2fk koncie sprzedaży.
       Zaleta - nie trzeba nic określać w R2fakturach. Wada - brak możliwości analizy przychodów w R2fk.

     • numery kont sprzedaży będziemy nadawać w R2fakturach, dla każdej faktury, na zakładce FK w polu Konto sprzedaży. Możemy je tam wpisać bezpośrednio lub zostanie ustawione na podstawie takiego samego parametru określonego dla danego kontrahenta w bibliotece kontrahentów. Łączna wartość netto z faktury będzie księgowana na zadanym koncie bez względu na domyślne konta sprzedaży określone w R2fk.

     • numery kont sprzedaży będziemy nadawać w R2fakturach, ale nie dla każdej faktury, tylko dla każdej pozycji faktury. Dzięki temu każda pozycja faktury zostanie zaksięgowana na oddzielnym koncie umożliwiając dogłębną analizę struktury sprzedaży. Aby skorzystać z tej możliwości, musimy w trakcie eksportu danych zaznaczyć parametr Księguj każdą pozycję dokumentu osobno. Konta możemy określić albo w grupach asortymentowych (kolumna Konto sprz. - wtedy sprzedaż asortymentów należących do danej grupy będzie księgowana na koncie grupy), albo w asortymentach (Konto sprzedaży na zakładce FK - sprzedaż asortymentu będzie zawsze księgowana na jego koncie), albo bezpośrednio na pozycji faktury (Konto sprzedaży na zakładce FK - wtedy na każdej pozycji możemy określić dowolne konta, niezwiązane ani z asortymentem ani z grupą).

   • zakup - konta zakupów - grupa "3" (Wn). Podobnie jak przy koncie sprzedaży mamy trzy możliwości:

     • numer konta zakupów będzie nadawany automatycznie przez program R2fk - analogicznie jak przy opisanych wyżej kontach sprzedaży.

     • numery kont zakupów będziemy nadawać w R2fakturach, dla każdego PZ, na zakładce FK w polu Konto zakupów. Możemy je tam wpisać bezpośrednio lub zostanie ustawione na podstawie konta zakupów określonego w definicji PZ (na zakładce Zawartość) albo zostanie ustawione na podstawie takiego samego parametru określonego dla danego kontrahenta w bibliotece kontrahentów. Możemy korzystać z symbolu [M] oznaczającego konto określone w bibliotece magazynów dla magazynu wybranego na tym PZ.

     • numery kont zakupów będziemy nadawać w R2fakturach, ale nie dla każdego PZ, tylko dla każdej pozycji PZ. Jeśli konta zakupu określiliśmy w bibliotece asortymentów, to możemy dodatkowo przypisać je automatycznie do poszczególnych magazynów na jakie będzie przyjmowany dany asortyment. Tzn. jeśli w bibliotece asortymentów na zakładce FK określimy Konto zakupów jako np. [M]-123 i w bibliotece magazynów określiliśmy główny numer konta danego magazynu (kolumna Konto zak.) jako np. 301 dla magazynu Główny oraz 302 dla magazynu Dodatkowy, to przyjęcie tego asortymentu na magazyn "Główny" zostanie zaksięgowane na koncie 301-123, a na magazyn "Dodakowy" na koncie 302-123.

   • rozchód wewnętrzny - konta zakupu - grupa "3" (Ma), konta kosztów - grupa "4" (Wn). W przypadku dokumentów RW musimy określić zawsze dwa konta. Konto zakupów, na którym rozchód zostanie zaksięgowany po stronie Ma (to samo konto na którym został przyjęty dany asortyment, tylko że przyjęcie było na nim księgowane po stronie Wn) oraz konto kosztów, na którym będziemy księgować po stronie Wn. Podobnie jak w opisanych wyżej przypadkach mamy trzy możliwości:

     • numer konta zakupów i kosztów będzie nadawany automatycznie przez program R2fk. Będą to konta określone w R2fk w menu Ustawienia - Ustawienia kont na zakładce Ogólne jako Import RW Wn oraz Import RW Ma. W takiej sytuacji kwoty wynikające z poszczególnych pozycji RW nie będą rozdzielane, tylko jako jedna kwota pojawią się na określonych w R2fk kontach.

     • numery kont zakupów i kosztów będziemy nadawać w R2fakturach, dla każdego RW, na zakładce FK w polach Konto zakupów i Konto kosztów. Konto zakupów zostanie ustawione na podstawie konta zakupów określonego w definicji RW (na zakładce Zawartość), ale można je również określić ręcznie. Łączna wartość RW będzie księgowana na zadanym koncie bez względu na domyślne konta określone w R2fk.

     • numery kont zakupów i kosztów będziemy nadawać w R2fakturach, ale nie dla każdego RW, tylko dla każdej pozycji RW. Dzięki temu każda pozycja RW zostanie zaksięgowana na oddzielnym koncie. Aby skorzystać z tej możliwości, musimy w trakcie eksportu danych zaznaczyć parametr Księguj każdą pozycję dokumentu osobno. Konta możemy określić albo w grupach asortymentowych (kolumny Konto zak., Konto koszt.), albo w asortymentach (Konto zakupów, Konto kosztów na zakładce FK), albo bezpośrednio na pozycji RW (Konto zakupów, Konto kosztów na zakładce FK. W przypadku konta zakupów możemy korzystać z zakodowanego symbolu konta magazynu [M], analogicznie jak w przypadku konta zakupów na PZ.

Eksport danych niezbędny jest tylko, jeśli nie posiadamy licencji w konfiguracji R2firma. Mechanizm automatycznego księgowania dokumentów w programie R2firma opisany został w Instrukcji obsługi programów R2fk i R2księga, bowiem po stronie programu R2faktury nie ma potrzeby wykonywania żadnych czynności w związku z automatycznym księgowaniem dokumentów w systemie R2firma. Pracując w systemie R2firma po stronie modułu R2faktury nie ma także potrzeby wykonywania eksportu raportów kasowych/bankowych. Nanosząc płatności do RK/RB niezależnie od tego czy robimy to z poziomu modułu R2faktury czy też z poziomu modułu R2fk/R2księga zostają one umieszczone we wspólnym RK/RB, bowiem praca odbywa się na wspólnej bazie danych systemu R2firma. Zaletą pracy w systemie R2firma jest również fakt, iż biblioteki poszczególnych modułów systemu są wspólne, w tym biblioteka kontrahentów.