Instrukcja obsługi R2księga

Przygotowaliśmy dla Państwa film instruktażowy pt: "Eksport JPK z programu R2księga w wersji Standard", na którym pokazujemy krok po kroku wysyłkę JPK przy użyciu certyfikatu kwalifikowanego. Film dostępny jest na naszym kanale w serwisie YouTube. Film przygotowany jest na bazie programu R2księga, w programach R2firma, R2fk i R2faktury wysyłka odbywa się analogicznie. Zachęcamy do zapoznania się z tym materiałem.

Po utworzeniu pliku JPK (patrz Przygotowanie JPK) ukaże nam się właściwe okno służące do podpisu i wysyłania danych. Okno to jest podobne do okna służącego do wysyłania e-deklaracji, jednak są pewne różnice. JPK, w odróżnieniu od e-deklaracji składa się z dwóch osobnych plików - pliku z danymi oraz tzw. pliku META-danych. Plik META-danych zawiera techniczne informacje związane z wysyłką, takie jak np. klucze szyfrujące, algorytmy szyfrowania, wersję i rodzaj pliku JPK itp. Właśnie plik META-danych jest plikiem, który będzie podpisany za pomocą kwalifikowanego podpisu elekronicznego. Natomiast właściwe dane o wszystkich dokonanych w danym okresie transakcjach znajdują się w drugim pliku. Oba te pliki można obejrzeć w domyślnej przeglądarce internetowej po naciśnięciu odpowiedniego przycisku. Plik META-danych możemy też przejrzeć w oknie Zawartość dokumentu, rozwijając poszczególne gałęzie drzewa dokumentu XML.

Przesłanie JPK wymaga tzw. kwalifikowanego podpisu elektronicznego. W tym celu należy zaopatrzyć się w kwalifikowany certyfikat służący do podpisu elektronicznego i zainicjować czytnik kart kryptograficznych poprzez nadanie hasła do odczytu znajdującego się na karcie certyfikatu. Przed przystąpieniem do wysłania JPK należy upewnić się, czy na komputerze zostało zainstalowane całe niezbędne oprogramowanie służące do obsługi czytnika kart kryptograficznych. Program wymaga, aby na dysku znajdował się tzw. sterownik karty, umożliwiający dostęp do znajdującego się na niej certyfikatu. Najprawdopodobniej jest to plik o nazwie CCPkiP11.dll (dla kart z firm KIR oraz Sigillum PCCE), pliki cryptoCertum3PKCS.dll albo cryptoCertumPKCS11.dll (dla kart z firmy Certum Unizeto) lub pliki enigmap11.dll albo enigmap11-x64.dll dla systemów 64-bitowych (dla kart z firmy CenCert) i domyślnie powinien znajdować się w folderze C:/WINDOWS/SYSTEM32. Ścieżka do tego sterownika jest określana w dialogu Ustawienia - Środowisko - Inne, w parametrze Sterownik karty.

Po przygotowaniu JPK, a jeszcze przed jego podpisaniem, można dokonać automatycznej weryfikacji wszystkich kontrahentów występujących w pliku JPK poprzez naciśnięcie przycisku Status VAT. Opcja ta stanowi część mechanizmu automatycznej kontroli statusu VAT (patrz BIBLIOTEKI - Kontrahenci -Weryfikacja statusu VAT kontrahenta).
UWAGA. Funkcja kontroli statusu VAT kontrahentów dostępna tylko przy ważnym abonamencie (patrz INSTRUKCJA ADMINISTRATORA - INSTALOWANIE PROGRAMU - Licencja).

Przed podpisaniem i wysłaniem JPK można go obejrzeć i zweryfikować w programie Excel (patrz Przeglądanie JPK w arkuszu kalkulacyjnym) lub korzystając z opcji Pokaż dane JPK jako:

• wydruk wizualizacji - otwierający plik XML w postaci wzorca pobranego ze strony Ministerstwa Finansów.
  UWAGA. Wydruk wizualizacji sporządzany jest wyłącznie w oparciu o wzorce Ministerstwa Finansów, które pobierane są online w momencie wywołania wizualizacji.

• plik XML w przeglądarce - otwierając plik XML w domyślnej przeglądarce internetowej systemu Windows

• sumy kolumn - pozwalają na porównanie podsumowań poszczególnych kolumn informacji JPK z odpowiadającymi im polami na deklaracji VAT

• zestawienie zakupów - otwierając przygotowany JPK w postaci zestawienia zakupów VAT

• zestawienie sprzedaży - otwierając przygotowany JPK w postaci zestawienia sprzedaży VAT

• plik XML w edytorze tekstowym - otwierając plik XML w dowolnym programie wskazanym jako Edytor plików XML w Ustawienia - Środowisko - zakładka Eksport.

Po zweryfikowaniu JPK możemy przystąpić do wysyłki:

1. Podpisz dokument

   Należy upewnić się, czy czytnik kart kryptograficznych (wraz z kartą) jest podłączony do portu USB i wtedy dopiero wybrać właściwy certyfikat kwalifikowany (Wybierz certyfikat do podpisu), a następnie wpisać hasło do odczytu klucza prywatnego wybranego certyfikatu PIN użytkownika. Po wciśnięciu przycisku Podpisz dokument w polu Podpisał powinno ukazać się imię i nazwisko podpisującego.

   UWAGA. Jeśli rozwiniemy listę certyfikatów do podpisu bez uprzedniego podłączenia karty kryptograficznej to późniejsze jej włożenie może nie odświeżyć listy. Wtedy, żeby ukazał się właściwy certyfikat należy zamknąć i uruchomić ponownie cały program. Odnosi się to również do sytuacji, gdy po wyborze właściwego certyfikatu odłączymy czytnik i ponownie go podłączymy. Dostępu do certyfikatu nie będzie aż do ponownego uruchomienia programu.

   Podpisany JPK zapamiętywany jest w historii JPK.

2. Wyślij dokument

   Podpisany plik JPK można od razu wysłać przyciskiem Wyślij dokument albo zrobić to później. Program zapamiętuje podpis razem z zawartością JPK i nie będzie potrzeby ponownego podpisywania. Aby uzyskać dostęp do podpisanego wcześniej JPK, należy użyć przycisku Historia.

   Jeżeli wysyłka przebiegnie prawidłowo, to nadany jej zostanie Numer referencyjny i w polu Opis statusu pojawi się napis Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie. W przeciwnym wypadku uzyskamy komunikat o rodzaju błędu wykrytego przez system.

3. Pobierz potwierdzenie

   Po wysłaniu JPK należy odebrać Urzędowe Poświadczenie Odbioru, tzw. UPO. Służy do tego przycisk Pobierz potwierdzenie. Będzie to dowód, że deklaracja została przez nas wysłana i prawidłowo odebrana przez urząd skarbowy. Jeżeli wysyłka zostanie prawidłowo zweryfikowana, to w polu Przyjął ukaże się opis podmiotu przyjmującego deklarację, a treść potwierdzenia ukaże się w polu UPO. W przeciwnym wypadku w polu Opis statusu zobaczymy opis wykrytego błędu (np.: brak albo nieprawidłowy format NIP itp). W takim przypadku należy skasować deklarację, poprawić dane i powtórzyć wszystkie czynności.

   UWAGA. Istnieje możliwość testowego wysyłania JPK w celu weryfikacji zawartości i upewnienia się przed właściwą wysyłką, że proces podpisu i wysyłki przebiegnie prawidłowo. W tym celu należy włączyć opcję Tryb diagnostyczny w menu Ustawienia - Środowisko na zakładce ZAAWANSOWANE. Wysyłki takie nie będą miały żadnego skutku, nawet w przypadku otrzymania prawidłowego potwierdzenia odbioru i nie będą traktowane jako deklaracje złożone do urzędu.

4. Drukuj potwierdzenie

   Po otrzymaniu UPO można je wydrukować za pomocą przycisku Drukuj potwierdzenie. Na wydruku znajdą się wszystkie niezbędne informacje na temat wysłanego JPK, na wypadek gdyby pojawiły się jakieś wątpliwości co do tego, czy i kiedy został on faktycznie wysłany.