Instrukcja obsługi R2księga

Dokumenty KP, KW i inne dokumenty kasowe wprowadzane są w oknie POZYCJE RAPORTU KASOWEGO/BANKOWEGO. Wywoływane jest ono z okna KASA/BANK przez naciśnięcie na odpowiednim raporcie klawisza Enter bądź kliknięcie w przycisk Pozycje .

Wprowadzając  nową pozycję (Ins) najpierw określamy jej typ, tzn.:

• dla raportów typu Raport kasowy:

  • KP - dowód wpłaty, np. zapłata za wystawioną przez nas fakturę

  • KW - dowód wypłaty, np. zapłata za fakturę zakupu

  • Inny - zwykle obca faktura kosztowa, którą traktujemy jako dokument kasowy, żeby nie wystawiać niepotrzebnie dodatkowego dokumentu KW, np.: zakup paliwa, zakup artykułów biurowych itp.

  • Automatyczne KP (X), Automatyczne KW (X) - wpłata do kasy (KP) lub wypłata z kasy (KW) dotycząca wpisanych do księgi faktur zakupów lub sprzedaży, które wpisano jako zapłacone i które nie zostały jeszcze wpisane do kasy - w ten sposób można szybko utworzyć odpowiednie KP/KW bez konieczności wyszukiwania kontrahenta i faktury. W miejsce znaku X podstawiana jest liczba zapłat z datą mieszczącą się w okresie bieżącego raportu i z formą płatności właściwą dla bieżącego raportu.

• dla raportów typu Raport bankowy:

  • Przychód - uznanie rachunku, np. zapłata za wystawioną przez nas fakturę

  • Rozchód - obciążenie rachunku, np. zapłata za fakturę zakupu

  • Inny - dowolna pozycja wyciągu bankowego, bez względu na to czy jest to przychód (wpłata) czy rozchód (wypłata)

  • Automatyczny przychód (X), Automatyczny rozchód (X) - analogicznie jak w przypadku raportów kasowych.

Po wybraniu typu pozycji wprowadzamy następujące dane:

• Numer - numer dokumentu. W przypadku KP, KW najlepiej nie wypełniać tego pola ręcznie - program automatycznie w momencie akceptacji pozycji podstawi kolejny, unikalny numer. Jeśli wprowadzamy pozycję typu Inny wpisujemy tu np.: numer faktury, a w przypadku pozycji raportu bankowego wpisujemy np. numer albo datę wyciągu. To co zostanie wpisane w tym polu pojawi się we wpisach do księgi na zakładce PŁATNOŚCI w kolumnie Kp/Kw.
  

• Kontrahent

  • Skrót - wybieramy kontrahenta z biblioteki kontrahentów; aby szybko wyszukać kontrahenta zaczynamy pisać w tym polu; jeśli kontrahent jeszcze nie istnieje w bibliotece, to możemy go wprowadzić klawiszem Ins (z rozwiniętej klawiszem â  listy kontrahentów), możemy również przejść do pełnej biblioteki kontrahentów (kliknąć w przycisk lub nacisnąć F2), żeby na przykład przejrzeć dane lub wyszukać po części danych; szybko wybrać kontrahenta z pełnej biblioteki można klawiszami Alt Enter

  • NIP

  • Osoba - imię i nazwisko osoby, która dokonuje wpłaty (KP) lub wypłaty (KW)

• Opłaty bankowe - parametr dostępny tylko na pozycjach raportu bankowego. Zaznaczamy, jeśli chcemy daną pozycję ująć w zbiorczym DW - Opłaty i odsetki bankowe.

• Opis - wybieramy opis z biblioteki opisów lub wprowadzamy go ręcznie, np.: "Za fakturę VAT nr", "Zaliczka za..." itp. Wprowadzenie opisu nie jest wymagane.

• Waluta raportu - waluta w jakiej prowadzony jest raport. Dostępne tylko na raporcie walutowym w wersji MAXI.

• Waluta rozrachunków - waluta rozrachunków, które będziemy chcieli powiązać na zakładce DOKUMENTY z tą pozycją raportu (zapłatą). Kontrahent może mieć rozrachunki prowadzone w różnych walutach, ale dostępne do powiązania z tą zapłatą będą tylko należności/zobowiązania powstałe w określonej tu walucie rozrachunków. Jeśli raport jest prowadzony w PLN, to waluta rozrachunków może być dowolna, natomiast na raportach walutowych może to być tylko taka waluta jak określona wyżej waluta raportu lub PLN. W ten sposób możemy na przykład zapłacić na raporcie walutowym prowadzonym w EUR za fakturę złotówkową. Analogicznie możemy na raporcie złotówkowym zapłacić za fakturę wystawioną w EUR. Nie możemy natomiast zapłacić na raporcie walutowym za fakturę wystawioną w innej walucie niż waluta raportu, chyba że w PLN. Dostępne tylko na raporcie walutowym w wersji MAXI.

• Kurs - kurs wg którego zostanie przeliczona płatność walutowa na PLN. Dostępne tylko na raporcie walutowym w wersji MAXI.

• DOKUMENTY - lista faktur, których dotyczy ta pozycja raportu

  • Rodzaj - wpłata Wn (+) lub wypłata Ma (-)

  • Opis (nr dokumentu) - nr faktury lub dowolny inny opis. Jeśli chcemy powiązać wpisywaną płatność z fakturą wpisaną do księgi należy kliknąć w tym polu w przycisk lub nacisnąć klawisze Ctrl Enter
    
    i wywołać okno z rozrachunkami kontrahenta, w którym będziemy mogli wybrać odpowiednią fakturę. Okno z rozrachunkami kontrahenta można otworzyć także przyciskiem Rozrachunki widocznym nad polem Saldo. Po wybraniu takiej faktury (lub kilku faktur) pojawią się one w okienku z dokumentami z automatycznie wypełnionymi wszystkimi polami.

  • P - powiązanie - pokazuje znak X dla wpłat powiązanych automatycznie z zaksięgowanymi w księdze fakturami

  • Kwota wal. - kwota wpłaty/wypłaty w walucie. Dostępne tylko na raporcie walutowym w wersji MAXI.

  • Kwota - kwota wpłaty/wypłaty

  • Kompens. - kompensata - w starszych wersjach programu to pole było wykorzystywane do kompensowania zapłat. Teraz do tego celu służy funkcja Skojarz bezpośrednio w rozrachunkach kontrahenta. Pole Komp zostawiono w celu kompatybilności z danymi wprowadzonymi we wcześniejszych wersjach programu.

  • D - liczba dokumentów wpisanych do tabelki z dokumentami

  • Obrót Wn (+) - suma wpłat wpisanych w tabelce z dokumentami

  • Obrót Ma (-) - suma wypłat wpisanych w tabelce z dokumentami

  • Saldo - suma wpłat minus suma wypłat

• UWAGI - dowolne uwagi, które mają się wydrukować na KP/KW

• NOTATKI - dowolne notatki dla własnej informacji, nigdzie nie drukowane.

Wprowadzone dane akceptujemy przyciskiem  OK. Do szybkiej akceptacji służy również klawisz PgDn.

Poprawę danych  umożliwia klawisz F6, natomiast usunięcie  wpisu klawisz Del. Poprawa i usunięcie pozycji raportu jest możliwe tylko wtedy, gdy raport i okres nie są zamknięte. Datę zamknięcia (i okres przeglądania) ustawiamy w pozycji menu głównego Ustawienia - Bieżąca data i okres (F12).

Klawisz F2 udostępnia następujące wydruki:

• Dowód wpłaty KP lub Dowód wypłaty KW - wydruk bieżącego dokumentu KP/KW (na Raporcie kasowym)

• Przychód lub Rozchód - wydruk bieżącego dokumentu uznania/obciążenia rachunku (na Raporcie bankowym).
  UWAGA. Wydruki KP/KW oraz Przychód/Rozchód można wykonać na drukarce igłowej w trybie znakowym (patrz ROZPOCZĘCIE PRACY - Okno główne - Przegląd wydruku - Wydruki znakowe). Dostępne tylko w wersji MAXI.

• Wydruk listy - lista wszystkich dokumentów zawierających się w aktualnym oknie

• Wydruk pozycji - wydruk szczegółowych informacji na temat konkretnej pozycji, znajdującej się w oknie POZYCJE RAPORTU KASOWEGO/BANKOWEGO.