Instrukcja obsługi R2księga

Zobowiązania są jednym z elementów mechanizmu rozliczania należności i zobowiązań.

Po kliknięciu w przycisk Zobowiąz. w głównym oknie programu otworzy się okno ZOBOWIĄZANIA zawierające zbiorcze zobowiązania wobec dostawców wraz z możliwością automatycznego generowania poleceń przelewów. Wygenerowane przelewy widoczne są w oknie PRZELEWY, skąd można je później wyeksportować do systemu bankowego.

Informacje w poszczególnych kolumnach oznaczają:

• Data wyst. - data wystawienia faktury

• Nr dokumentu - nr faktury, której dotyczy zobowiązanie

• Kontrahent - kontrahent, od którego otrzymana została faktura

• Rodzaj - rodzaj płatności. W oknie domyślnie ustawiona jest strona Ma, czyli to co mamy zapłacić kontrahentowi.

• Do zapłaty - kwota do zapłaty

• Termin - termin płatności

• Dni po terminie - dni zwłoki w płatności. Jeśli przed liczbą jest znak -, to pozycja jest przed terminem płatności.

• Forma - forma płatności

• Przelew - ikona wygenerowanego przelewu. Może to być przelew standardowy lub split payment.

• Data przel. - data wygenerowania przelewu

W podsumowaniu na dole okna widzimy:

• Do zapłaty - łączną kwotę zobowiązań

• Zapłacono - łączną kwotę zapłat

• Pozostaje - kwotę pozostającą do zapłaty (saldo), jeśli ze znakiem -, tzn. że to my mamy zapłacić kontrahentom.

GENEROWANIE PRZELEWÓW

Po kliknięciu w przycisk pojawi się okienko Przygotuj przelew.

W zależności od potrzeb ustawiamy poszczególne parametry

• Do których płatności przygotować przelew - jeśli wybierzemy podświetlone lub takie jak w oknie to w zależności od tego jaką wersję programu posiadamy:

  • Standard - powstanie tyle przelewów ile wybranych płatności

  • Maxi lub Pro - powstanie tyle przelewów ilu kontrahentów jest na wybranych płatnościach. Płatności dla tego samego kontrahenta będą agregowane w ramach tego samego przelewu lub kilku przelewów jeśli płatności będzie dużo i numery faktur, których te płatności dotyczą, nie zmieszczą się na jednym poleceniu przelewu. Zobowiązania split payment nie są agregowane.

• W ciężar rachunku - z którego rachunku bankowego wprowadzonego w oknie FIRMY chcemy wysłać przelewy

• Data przelewu - z jaką datą zostaną wygenerowane przelewy, domyślnie podstawia się data bieżąca

• taka jak termin - zaznaczamy jeśli chcemy przygotować przelewy z datą taką jak termin płatności. Jeśli termin płatności będzie wcześniejszy niż określona wyżej Data przelewu, to zostanie uwzględniona ta własnie data, bo nie można generować przelewów z datą wsteczną. Jeśli wygenerowany przelew, będzie zawierał kilka płatności, to data wystawienia, będzie taka jak najwcześniejszy termin z tych płatności.

• Split payment - które przelewy mają być wygenerowane w trybie split payment

  • zgodnie z dokumentem - tylko takie, które dotyczą płatności z dokumentów zaksięgowanych w trybie split payment

  • zawsze - wszystkie przelewy, bez względu na to jak został zaksięgowany dokument, za który płacimy tym przelewem

• Agreguj przelewy dla tego samego kontrahenta - zaznaczamy, jeśli chcemy przygotować jeden zbiorczy przelew dla tego samego kontrahenta

• Podświetl utworzone przelewy - zaznaczamy, żeby łatwo odnaleźć utworzone przelewy w oknie PRZELEWY

i klikamy w przycisk OK, aby wygenerować przelewy.

UWAGI:

1. Jeśli w trakcie generowania przelewów pojawią się błędy, błędna płatność zostanie wskazana w komunikacie przy pomocy identyfikatora Ide. Aby odszukać tę płatność trzeba przewinąć w prawo kolumny okna ZOBOWIĄZANIA i znaleźć odpowiednią wartość w kolumnie Ide.

2. Przelewy przygotowywane są tylko ze zobowiązań czyli z płatności typu Ma. Program będzie ostrzegał, jeśli wykryje, że kwota przelewu przewyższa saldo zobowiązań wobec danego kontrahenta (bo np. ten sam kontrahent ma nieuregulowane należności wobec nas). W takiej sytuacji przed wygenerowaniem przelewu należy dokonać skojarzenia (kompensaty) nieuregulowanych płatności w oknie Rozrachunki z kontrahentem.

RESTRYKCJE

Jeśli z jakichś powodów chcemy zablokować generowanie przelewów dla wybranych kontrahentów, możemy to zrobić podając powód blokady w danych kontrahenta na zakładce Restrykcje.

WYSZUKIWANIE PRZELEWÓW I DOKUMENTÓW

Jeśli chcemy odszukać w oknie PRZELEWY przelew utworzony do danej płatności, wystarczy skorzystać z funkcji Podświetl przelew w oknie PRZELEWY w menu podręcznym (prawy przycisk myszy). Analogicznie jeśli w oknie PRZELEWY będziemy chcieli sprawdzić, do jakich dokumentów został dany przelew wygenerowany, możemy skorzystać z funkcji Podświetl dokumenty w oknie KSIĘGA.

FILTROWANIE ZOBOWIĄZAŃ

Wywołując  F4 Właściwości okna ZOBOWIĄZANIA, możemy dowolnie zmienić kryteria filtrowania, czyli zakres pozycji pokazywanych w oknie. Domyślny filtr (jak widać poniżej) obejmuje tylko niezapłacone (Zakres) zobowiązania (Wn/Ma) z terminem płatności (Termin płatności) przypadającym w bieżącym tygodniu (lub wcześniej - na wypadek gdybyśmy zapomnieli wygenerować przelew w terminie), do których nie wygenerowano jeszcze przelewu (Przelew). Zobowiązania pełniające ww. kryteria uporządkowane są domyślnie wg terminu płatności.

• Typ

  • Sprzedaż - zobowiązania z dokumentów sprzedaży (faktury korygujące)

  • Zakup - zobowiązania wynikające z dokumentów zakupu

  • Inne - wpłaty/wypłaty z raportów bankowych i kasowych, niepowiązane z dokumentami

• Przelew

  • Przygotowany

  • Nieprzygotowany

• Zakres

  • Zapłacone - takie, które w kolumnie Zapłacono mają określoną kwotę

  • Niezapłacone - takie, które w kolumnie Zapłacono mają nieokreślona kwotę

  • Przeterminowane - takie, którym minął już termin płatności, a nie są jeszcze zapłacone

  • Nierozliczone - dokumenty bez zapłat lub zapłaty bez powiązanych dokumentów

• Wn(+)/Ma(-)

  • Wn(+) - należności / wpłaty

  • Ma(-) - zobowiązania / wypłaty

• Waluta - waluta zobowiązania. Dostępna tylko w wersji MAXI i PRO.

• Kontrahent - tylko zobowiązania pochodzące z faktur od tego kontrahenta. Można to pole szybko przełączać klikając podwójnie na konkretnym zobowiązaniu, co spowoduje pokazanie wszystkich zobowiązań od różnych kontrahentów spełniających wybrane kryteria.

• Grupa - podział kontrahentów na grupy umożliwi późniejszą filtrację po wybranym kryterium

• Zaksięgowane - pole umożliwiające wyfiltrowanie zobowiązania tylko z dokumentów zaksięgowanych w programie księgowym. Widoczne tylko jeśli posiadamy licencję w konfiguracji R2firma.

• Nr dokum. - pokazane zostaną tylko zobowiązania pochodzące z dokumentu o podanym numerze

• Forma - możemy wybrać interesującą nas formę płatności lub zostawić wolne miejsce (Del lub Backspace), co będzie oznaczało dowolną formę płatności.

• Niepowiązane - np. wpłacone nadpłaty lub zaliczki niepowiązane jeszcze z żadnymi fakturami - puste kolumny Data wyst., Do zapłaty i Termin

• Data wystawienia - pozycje dokumentów z datą wystawienia, które mieszczą się w wybranym okresie

• Termin płatności - płatności z terminami mieszczącymi się w wybranym okresie

• Data zapłaty - płatności z datą zapłaty mieszczącą się w wybranym okresie

• Selekcja - wybór wszystkich lub tylko podświetlonych pozycji

• Uporządkowanie - sposób uporządkowania pozycji w oknie

  • Data operacji/Lp/Kolejność rat - jeśli chcemy sprawdzić zobowiązania wg chronologii operacji (wystawienia i zapłat)

  • Data wyst./Lp/Kolejność rat - jeśli chcemy sprawdzić zobowiązania wg daty wystawienia dokumentów

  • Data zapł./Lp/Kolejność rat - w kolejności regulowania zobowiązań, wszystkie płatności nieuregulowane mają pustą datę zapłaty i znajdą się na początku listy

  • Termin - w kolejności terminu zapłaty za zobowiązanie

  • Wybrana kolumna - jeżeli klikając w nagłówek jakiejś kolumny, ustaliliśmy uporządkowanie wg tej właśnie kolumny (np. Do zapłaty).

ROZRACHUNKI

Okno ZOBOWIĄZANIA jest bardzo podobne do okna ROZRACHUNKI zawierającego rozrachunki z poszczególnymi kontrahentami. Główna różnica to zbiorczy dostęp do zobowiązań wobec wszystkich kontrahentów, a nie tylko wybranych i co za tym idzie możliwość przygotowywania zbiorczych przelewów.