Instrukcja obsługi R2księga

Faktury zaliczkowe, zarówno sprzedaży jak i zakupu, księgujemy tylko do rejestru VAT, z pominięciem księgi przychodów i rozchodów. Po otrzymaniu faktury końcowej księgujemy ją z kolei tylko do księgi przychodów, z pominięciem rejestrów VAT. Jeśli faktura zaliczkowa dotyczyła całej kwoty zamawianej usługi/towaru, może się zdarzyć, że faktura końcowa nie zostanie w ogóle wystawiona, gdyż nie ma takiego obowiązku. W takim przypadku musimy pamiętać o zaksięgowaniu wcześniejszej faktury zaliczkowej w koszty/przychody. W takiej sytuacji, jak również dla celów kontrolnych, przydatny jest oferowany przez program mechanizm rozliczania faktur zaliczkowych.

Fakturę zaliczkową księgujemy do rejestru VAT (kolumna S - tylko rej.VAT). Dodatkowo zaznaczamy pole Zaliczka:

Fakturę końcową księgujemy do księgi przychodów (kolumna 7 - sprzedaż tow.) z pominięciem rejestru VAT (stawka VAT% np - nie podlega). Pamiętamy również o zaznaczeniu w kolumnie R (rozrachunki) wartości -, dzięki czemu faktura końcowa nie wejdzie do rozrachunków, gdyż płatność się już odbyła przy okazji faktury zaliczkowej. Przy akceptacji takiej faktury program sprawdzi, czy dla danego kontrahenta wystawiono wcześniej faktury zaliczkowe, a jeśli tak, to umożliwi ich rozliczenie (czyli powiązanie z fakturą końcową):

Jeśli klikniemy Tak, to pokaże się okno Rozliczenie faktur zaliczkowych zawierające listę wszystkich faktur zaliczkowych dla (lub od) tego kontrahenta:

Klikamy w przycisk , żeby rozliczyć wybraną fakturę zaliczkową. Rozliczenie oznacza powiązanie z faktura końcową. Dane tej faktury pokazane zostaną w kolumnach Faktura końcowa (nr faktury końcowej), Data końc. (data wystawienia), Netto końc. (wartość netto). Rozliczenie za pomocą przycisku wiąże bieżącą fakturę zaliczkową z bieżącą fakturą z okna Księga. Rozliczenia z dowolną inną fakturą końcową można dokonać wybierając odpowiednią fakturę z listy wszystkich faktur tego kontrahenta po kliknięciu w kolumnie Faktura końcowa.

Jeśli chcemy usunąć wykonane wcześniej rozliczenie faktury zaliczkowej, klikamy w przycisk .

UWAGI:

1. Okno ROZLICZENIE FAKTUR ZALICZKOWYCH możemy wywołać w każdej chwili wybierając odpowiednią pozycję z menu pomocniczego (prawy przycisk myszy lub klawisz F3) w oknie Księga

2. We właściwościach okna  F4 możemy określić kryteria filtrowania faktur zaliczkowych:

   • Kontrahent - tylko faktury wybranego kontrahenta. Jeśli to pole będzie puste (klawisz Delete lub Backspace), to pokazane zostaną faktury wszystkich kontrahentów. Jeśli pokazywane są faktury wszystkich kontrahentów, to nie można korzystać z funkcji rozliczania faktur (ani usuwania rozliczenia).

   • Tylko nierozliczone - tylko takie, które nie są jeszcze powiązane z żadną fakturą końcową

3. Program zapamiętuje jedynie fakt powiązania faktury zaliczkowej z fakturą końcową. Zgodność kwot na obu fakturach nie jest kontrolowana.

4. Jedną fakturą końcową można rozliczyć kilka faktur zaliczkowych

5. Kwoty Netto zal. i Netto końc. przy fakturach zakupu pokazywane są ze znakiem "-" (minus)

6. Przy zamykaniu deklaracji PIT za wybrany miesiąc lub kwartał program ostrzega, jeśli występują jakieś nierozliczone faktury zaliczkowe

7. Jeśli faktura końcowa jest na kwotę większą niż wystawione wcześniej (i zaksięgowane) faktury zaliczkowe, to kwotę przewyższającą zaliczkę księgujemy w drugiej pozycji, np.: