Instrukcja obsługi R2księga

Program umożliwia wstępną inicjalizację bazy danych na podstawie danych programu Rachmistrz firmy INSERT. Aby dokonać tej inicjalizacji, należy wybrać opcję Zbiory - Narzędzia - Inicjalizacja bazy danych - Inicjalizacja z programu INSERT - Rachmistrz. Ukaże się wówczas okno ukazane poniżej, w którym należy kolejno określić wszystkie parametry niezbędne do wykonania operacji przeniesienia danych.

Pierwsza grupa parametrów zgrupowana jest w okienku Parametry bazy danych programu Rachmistrz. Są to dane umożliwiające poprawne podłączenie się do tej bazy.

• Serwer - nazwa serwera MS SQL, na którym znajduje się baza danych programu Rachmistrz. Nazwa ta jest wyświetlana w oknie logowania do programu Rachmistrz w polu Serwer.
  W sytuacji, gdy dostęp do serwera SQL mamy przez internet, możemy również podać adres IP i ewentualnie - po backslash'u - nazwę instancji, np. 99.99.99.99 lub 99.99.99.99/INSERTGT. Możemy też zamiast nazwy instancji podać po dwukropku numer portu, na którym słucha dana instancja, np. 127.0.0.1:1048

• Zaloguj jako użytkownik Windows NT - opcja logowania do serwera SQL jako użytkownik Windows - prawa dostępu ustalane są dla użytkownika lub grupy użytkowników

• Użytkownik - nazwa użytkownika łączącego się z serwerem SQL (posiadającego odpowiednie uprawnienia). Standardowo użytkownik sa to administrator dla Microsoft SQL Server

• Hasło - hasło dostępowe wybranego użytkownika, wymagane, jeśli nie logujemy się jako użytkownik Windows. W przypadku administratora sa podajemy hasło ustalone podczas instalacji serwera SQL

• Przenieś wszystkie podmioty - jeżeli w bazie mamy wiele podmiotów gospodarczych (np. gdy mamy do czynienia z biurem rachunkowym), to możemy przenieść je wszystkie jednocześnie. Program utworzy wówczas tyle nowych firm, ile podmiotów znajduje się w programie Rachmistrz.

• Podmiot - nazwa bazy danych odpowiedniego podmiotu w programie Rachmistrz. Nazwa ta wyświetlana jest w oknie logowania do programu Rachmistrz w polu Podmiot. Odpowiednikiem podmiotu w programie R2księga jest Firma.

Pozostałe parametry określają, które dane z programu Rachmistrz mają być przeniesione do programu R2księga oraz w jaki sposób. Możemy zaznaczyć następujące opcje:

• Dopisz dane wybranego podmiotu do bieżącej firmy - jeżeli zaznaczymy tę opcję, program dopisze dane wybranego podmiotu do firmy, w której aktualnie się znajdujemy. Nie zostaną jednak nadpisane dane firmy. Aby ta opcja mogła zostać uruchomiona, przenoszone kartoteki muszą być puste, np. jeżeli zaznaczymy, że chcemy przenieść środki trwałe, to kartoteka Środki trwałe musi być pusta. Opcja ta może być wykorzystana wówczas, gdy chcemy przenieść z programu Rachmistrz tylko część danych, np. tylko kontrahentów, a pozostałe dane wprowadziliśmy już lub mamy zamiar wprowadzić ręcznie. Jeżeli nie zaznaczymy tej opcji, program będzie tworzył nowe firmy w bazie programu R2księga - jedną, gdy wybierzemy konkretny podmiot do przeniesienia, lub więcej, gdy zaznaczymy opcję Przenieś wszystkie podmioty. Dla każdego podmiotu/firmy zostaną wówczas przeniesione nazwa, dane teleadresowe, a także pola Rodzaj podatnika i Rozliczenia (na podstawie pól Forma prawna i Typ prowadzonej działalności), a także dane dotyczące rozliczeń VAT (na zakładkę Ustawienia - VAT w programie R2księga z zakładki Dane podmiotu - Podatki w programie Rachmistrz).

• Wspólnicy - zaznaczenie tej opcji spowoduje, że do programu R2księga, do kartoteki Właściciele, przeniesione zostaną dane z kartoteki Wspólników z programu Rachmistrz.
  UWAGA. Istotną różnicą w organizacji danych programów Rachmistrz i R2księga jest fakt, że w bazie danych programu Rachmistrz nie ma Danych ogólnych (katalog BIN), czyli nadrzędnego katalogu wspólnego dla wszystkich firm. W programach firmy INSERT każdy podmiot (firma) jest obiektem całkowicie niezależnym od pozostałych. Z tego powodu, nie ma tam nadrzędnego katalogu wspólników-właścicieli. Jeżeli ta sama osoba (np. Jan Kowalski) ma udziały w wielu podmiotach, to w każdym z nich musi być on tam wpisywany od początku. W związku z tym, przy przenoszeniu danych o właścicielach i udziałach, istotnym polem staje się PESEL wspólnika. Pole to decyduje o tym, czy dana osoba jest tym samym wspólnikiem w kolejnej firmie. Podczas importu danych kolejnego podmiotu, program nie będzie dodawał kolejnego właściciela, jeżeli w kartotece Właściciele znajduje się już osoba o takim samym PESEL-u. Zamiast tego, dopisane zostaną mu tylko udziały w kolejnej firmie. Dzięki temu po imporcie danych zamiast mieć w kartotece Właściciele wielu Janów Kowalskich, będziemy mieć tylko jednego, z udziałami w różnych firmach, co umożliwi np. wykonanie prawidłowej deklaracji PIT-36L. Dla każdego wspólnika/właściciela przenoszone są dane podstawowe (nazwisko, imię, data i miejsce urodzenia, dane teleadresowe, NIP, Pesel, obywatelstwo), udziały w poszczególnych podmiotach, a także dane dotyczące sposobu rozliczania podatków (zakładka Wspólnicy - Podatek w programie Rachmistrz, zakładka Podatki - Podatek dochodowy w programie R2księga).
  UWAGA. Gdy podmiot jest podatnikiem ryczałtowym, to dane zostaną przeniesione na zakładkę Podatki - PIT-28.

• Kontrahenci - zaznaczenie tej opcji spowoduje, że zostaną przeniesione dane dotyczące kartoteki Kontrahentów z programu Rachmistrz. Przeniesione zostaną następujące dane: Nazwa pełna oraz Adres do pola Nazwa i adres, Symbol do pola Skrót, NIP, Nr rachunku bankowego, Osoba, WWW, Adres e-mail, rodzaj kontrahenta (Odbiorca / Dostawca / UE), grupa kontrahenta. Ponadto w programie R2księga utworzona zostanie kartoteka Grupy kontrahentów.

• Zdarzenia gospodarcze - zaznaczenie tej opcji spowoduje, że zostaną przeniesione dane dotyczące biblioteki Zdarzenia gospodarcze z programu Rachmistrz

• Pojazdy - zaznaczenie tej opcji spowoduje, że zostaną przeniesione dane dotyczące kartoteki Pojazdy z programu Rachmistrz. Przeniesione zostaną następujące dane: pole Nr rejestracyjny (do pola Skrót nazwy oraz pola Nr rej.), Nazwa, Data przyjęcia, ewentualna Data i Przyczyny likwidacji oraz Wartość przyjęcia.

• Środki trwałe - zaznaczenie tej opcji spowoduje, że zostaną przeniesione dane dotyczące kartoteki Środki trwałe z programu Rachmistrz. Przeniesione zostaną następujące dane: pole Nr inwentarzowy (do pola Skrót), Nazwa, Data przyjęcia (zostanie też automatycznie utworzony dokument OT), Wartość początkowa, Charakterystyka, Typ (do pola Rodzaj) i Dane techniczne (do pola Dane fabryczne).

• Wyposażenie - zaznaczenie tej opcji spowoduje, że zostaną przeniesione dane dotyczące kartoteki Wyposażenie z programu Rachmistrz. Przeniesione zostaną następujące dane: pole Nr inwentarzowy (do pola Skrót), Marka oraz Pojemność.