Instrukcja obsługi R2księga

1 września 2019 Ministerstwo Finansów udostępniło nowe narzędzie do sprawdzania kontrahentów - wykaz podatników VAT (biała lista podatników). Związane jest to z wprowadzeniem od 1 stycznia 2020 nowych sankcji dla podatników dokonujących niektórych transakcji. Szczególną uwagę na nowe rozwiązania zwrócić powinni wszyscy dokonujący przelewów dla swoich kontrahentów w wartości powyżej 15 tys. zł. W sytuacji, gdy zapłata zostanie dokonana na rachunek kontrahenta nie występujący na białej liście (wykazie podatników VAT) mogą ich objąć sankcje zarówno w podatku dochodowym - brak możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu, jak i w podatku VAT - odpowiedzialność solidarna wraz ze sprzedawcą do wysokości zobowiązania podatkowego. Tym nieprzyjemnym sytuacjom ma zapobiegać możliwość korzystania z dostępnej w programie opcji Sprawdź na wykazie podatników VAT (biała lista).

Dostęp do mechanizmu białej listy daje możliwość zweryfikowania każdego kontrahenta pod kątem:

• sprawdzanie listy rachunków bankowych kontrahenta zgłoszonych w Urzędach Skarbowych (z możliwością zapisania "bezpiecznych" rachunków bankowych przy kontrahencie) w momencie uzupełniania numeru rachunku bankowego na zakładce Przelewy w oknie KONTRAHENCI.

• sprawdzenie bieżącego statusu VAT oraz listy rachunków bankowych kontrahenta zgłoszonych w Urzędach Skarbowych (z możliwością zapisania "bezpiecznych" rachunków bankowych przy kontrahencie) dla wybranych kontrahentów (w oknie KONTRAHENCI prawy przycisk myszy na wybranym kontrahencie - funkcja Sprawdź na wykazie podatników VAT (biała lista))

Weryfikacja numerów kont bankowych kontrahentów w wykazie podatników VAT (biała lista) może odbywać się automatycznie lub ręcznie po wybraniu stosownego polecenia/wydruku. Poniżej przybliżone zostaną obie możliwości.

1. Automatyczna weryfikacja numerów kont bankowych kontrahentów

Aby włączyć automatyczną weryfikację numerów kont bankowych kontrahentów w wykazie podatników VAT (biała lista) należy w oknie KONFIGURACJA (menu Ustawienia - Konfiguracja - Rozrachunki/Windykacja) zdecydować na jakim poziomie program ma dokonywać weryfikacji:

• W trakcie modyfikacji danych w oknie KONTRAHENCI - automatyczne sprawdzenie następuje w momencie modyfikacji danych kontrahenta i w przypadku, gdy program wykryje brak pary NIP-Konto bankowe, wyświetlone zostanie ostrzeżenie i pytanie, czy na pewno zapisać takie dane. Dodatkowo istnieje też możliwość kliknięcia przycisku INFO, który wyświetli precyzyjną informację ze strony Ministerstwa Finansów, co robić gdy brak jest konta na białej liście.

• W trakcie tworzenia/modyfikacji przelewu - automatyczne sprawdzenie następuje w momencie tworzenia/modyfikacji przelewu. Funkcja przydatna, gdy tworzymy automatyczne przelewy dla swoich dostawców korzystając z opcji Przygotuj przelew dostępnej spod prawego przycisku myszy w oknie KSIĘGA.

2. Ręczna weryfikacja numerów kont bankowych kontrahentów

Aby dokonać weryfikacji należy:

1. w oknie KONTRAHENCI w menu podręcznym pod prawym przyciskiem myszy (lub klawiszem F3) skorzystać z opcji Sprawdź na wykazie podatników VAT (biała lista)). Opcja ta umożliwiając sprawdzenie bieżącego statusu VAT dla wybranego kontrahenta istniejącego już w bibliotece kontrahentów oraz zweryfikowanie jego numeru rachunku bankowego.

   Po przeprowadzonej kontroli w Wykazie podatników VAT (biała lista) możemy:

   • wydrukować Potwierdzenie weryfikacji na wykazie podatników VAT (biała lista) dostępne pod przyciskiem Drukuj potwierdzenie w oknie WYKAZ PODATNIKÓW VAT (BIAŁA LISTA). Raport ten pokazuje wynik oraz czas dokonanej kontroli.

   • automatycznie wprowadzić "bezpieczne" numery rachunków bankowych na zakładce Przelewy w oknie KONTRAHENCI przyciskiem Wpisz konta do kartoteki.

   
   

   UWAGA. Ręcznie wywoływana weryfikacja kontrahentów w wykazie podatników VAT z poziomu pojedynczego kontrahenta jest limitowana. Portal Podatkowy Ministerstwa Finansów dopuszcza maksymalnie 10 sesji sprawdzających w ciągu jednego dnia.
   
   

2. w oknie KONTRAHENCI w menu drukowania (lub przycisk F2) skorzystać z dostępnego wydruku Kontrola kont bankowych (biała lista), który generuje Raport z kontroli kont bankowych na białej liście. Wydruku można dokonać w zależności od ustawień:

   • zakładka ZAKRES

     • Tylko podświetleni kontrahenci - tylko dla podświetlonych kontrahentów

     • Kontrahenci wyłączeni ze sprawdzania - z uwzględnieniem kontrahentów oznaczonych jako wyłączeni ze sprawdzania

     • Odbiorca - tylko kontrahentów oznaczonych jako odbiorcy

     • Dostawca - tylko kontrahentów oznaczonych jako dostawcy

     • Inny - tylko kontrahentów oznaczonych jako inny

   • zakładka DEFINICJA - parametry określające plik płaski

     • Sprawdzaj w pliku płaskim

       • bieżącym - pobierany jest automatycznie świeży plik płaski, na podstawie którego nastąpi weryfikacja

       • archiwalnym - weryfikacja następuje w instniejącym, wybranym przez użytkownika pliku płaskim

       • Wybierz archiwalny plik płaski - ścieżka, w której umieszczony jest plik płaski, za pomocą którego chcemy dokonać sprawdzenia.
         UWAGA. Pole wydoczne tylko jeśli zaznaczono opcję archiwalnym.

3. w oknie PRZELEWY w menu drukowania (lub przycisk F2) skorzystać z dostępnego wydruku Kontrola kont bankowych (biała lista), który generuje Raport z kontroli kont bankowych na białej liście. Wydruku można dokonać w zależności od ustawień:

   • zakładka ZAKRES

     • Tylko niewyeksportowane przelewy - tylko przelewy, które jeszcze nie zostały wyeksportowane do systemu bankowości elektronicznej

     • Tylko podświetlone przelewy - tylko dla podświetlonych przelewów

     • Kontrahenci wyłączeni ze sprawdzania - z uwzględnieniem kontrahentów oznaczonych jako wyłączeni ze sprawdzania

   • zakładka DEFINICJA - parametry określające plik płaski

     • Sprawdzaj w pliku płaskim

       • bieżącym - pobierany jest automatycznie świeży plik płaski, na podstawie którego nastąpi weryfikacja

       • archiwalnym - weryfikacja następuje w instniejącym, wybranym przez użytkownika pliku płaskim

       • Wybierz archiwalny plik płaski - ścieżka, w której umieszczony jest plik płaski, za pomocą którego chcemy dokonać sprawdzenia.
         UWAGA. Pole wydoczne tylko jeśli zaznaczono opcję archiwalnym.

Weryfikacja numerów kont bankowych kontrahentów może odbywać się na dwa sposoby:

• bezpośrednio w serwisie Wykaz Podatników VAT za pomocą szybkiej i nielimitowanej metody "check" (opis tej metody znajduje się na stronie Ministerstwa Finansów). W metodzie "check" nie ma informacji o tzw. kontach wirtualnych, czyli gdy np. wpiszemy do bazy przelew za fakturę za telefon (opłacaną na rachunek indywidualny u naszego dostawcy usług telekomunikacyjnych), to możemy się dowiedzieć, że brak konta na białej liście.

• za pomocą tzw. pliku płaskiego - jest to plik publikowany codziennie, w związku z czym program będzie automatycznie sprawdzał i przypominał o konieczności aktualizacji tego pliku. Program przy pierwszej próbie weryfikacji numeru konta bankowego kontrahenta w danym dniu ściągnie plik z internetu (ze strony Ministerstwa Finansów). W tym celu należy w oknie KONFIGURACJA (menu Ustawienia - Konfiguracja - Rozrachunki/Windykacja) określić folder, do którego te pliki płaskie będą kopiowane. Plik płaski jest dużym plikiem (200MB) więc najlepiej, aby był to folder na dysku lokalnym, gdyż wtedy operacje na tym pliku będą znacznie szybsze. Może to być także folder sieciowy, dzięki temu z raz ściągniętego pliku będą mogli korzystać wszyscy użytkownicy programu.
  Podstawową zaletą pliku płaskiego jest to, że zawiera on tzw. konta wirtualne. Są to konta stosowane zazwyczaj przez firmy mające bardzo wielu klientów regularnie odbierających faktury (np. firmy dostarczające prąd, gaz, usługi telefoniczne, spółdzielnie mieszkaniowe itp). Takie firmy przesyłają swoim klientom indywidualny rachunek bankowy, na który powinni wpłacać pieniądze za usługi. Plik płaski zwraca też informację, czy kontrahent jest czynnym płatnikiem VAT, czy zwolnionym z VAT. Zaletą korzystania z pliku płaskiego jest również to, że samo sprawdzenie pary NIP-konto w pliku płaskim działa szybciej niż sprawdzenie bezpośrednio w Wykazie Podatników VAT (choć przy w miarę szybko działającym połączeniu z internetem różnica jest niezauważalna). Wadą pliku płaskiego jest konieczność codziennego ściągania go z sieci (trwa to około minuty, w zależności od szybkości połączenia) oraz inicjalizowania każdorazowo po wejściu do programu (co trwa kilka-kilkanaście sekund w zależności od szybkości komputera i dysku, na którym umieszczony jest plik).

Opcja kontroli kontrahentów w wykazie podatników VAT dostępna jest tylko w wersji MAXI i PRO.

Funkcja kontroli kontrahentów w wykazie podatników VAT dostępna jest tylko przy ważnym abonamencie (patrz INSTRUKCJA ADMINISTRATORA - INSTALOWANIE PROGRAMU - Licencja).