Instrukcja obsługi R2księga

Okno DEFINICJE DOKUMENTÓW zawiera definicje raportów kasowych oraz faktury wewnętrznej (generowanej przez program w przypadku zagranicznych transakcji walutowych).

RAPORTY KASOWE

Przed rozpoczęciem pracy z modułem Kasa/Bank należy zdefiniować rodzaje raportów kasowych prowadzonych w naszej firmie. Zwykle będzie to jeden rodzaj raportu (czyli jedna kasa). Jeśli operujemy dużą liczbą dokumentów być może będziemy chcieli skorzystać z możliwości utworzenia kilku niezależnych definicji raportów kasowych.

Po zainstalowaniu programu przygotowana jest standardowa definicja jednego raportu kasowego. Tworząc definicję nowego dokumentu lub modyfikując już istniejącą definicję wypełniamy następujące pola:

• OGÓLNE - ogólne informacje o dokumencie

  • Nazwa skrócona - służy do wybierania rodzaju w trakcie wystawiania dokumentu

  • Nazwa pełna - używana na wydrukach

  • Forma płatności - jakiej formy płatności (np.: gotówka, karta płatnicza) dotyczy ten raport, wybieramy z ustalonych w konfiguracji form płatności (patrz Formy płatności)

  • Numer

    • Układ - układ numeru, czyli jak ma wyglądać pełny numer dokumentu; układ może zawierać symbole systemowe, które będą automatycznie zamieniane na odpowiednie wartości oraz dowolne inne cyfry i litery.
      Symbole systemowe:

      • # - wyliczany przez program numer kolejny dokumentu

      • 0 - zero, wstawione przed # oznacza znak do wypełnienia przez numer kolejny

      • RR - rok 2-cyfrowy

      • RRRR - rok 4-cyfrowy

      • MM - miesiąc (numeracja co miesiąc od 1)

      • MC - miesiąc (numeracja w obrębie roku).

      Na przykład, jeśli w dniu 12-03-2020 wystawiliśmy 6-y raport kasowy od początku roku (a 2-gi w marcu), jego pełny numer będzie dla różnych układów wyglądał następująco:

      Układ	Numer	Uwagi
      #/RR	6/20	rok dwycyfrowy
      #/RRRR	6/2020	rok czyterocyfrowy
      #/RR/F	6/20/F	dodatkowy symbol na końcu
      G/#/RR	G/6/20	dodatkowy symbol na początku
      00#/RR	006/20	numer ma przynajmniej 3 znaki
      000#/RR	0006/20	numer ma przynajmniej 4 znaki
      0000#/RR	00006/20	numer ma przynajmniej 5 znaków
      #/MM/RR	2/03/20	numeracja w obrębie bieżącego miesiąca
      #/MC/RR	6/03/20	numeracja w obrębie roku z dodanym symbolem miesiąca

      
      

    • Pierwszy - numer pierwszego dokumentu, który będziemy wystawiać w programie, np. jeśli dotychczas (ręcznie lub w innym programie) wystawiliśmy 20 raportów kasowych musimy w tym polu wpisać 21

    • W roku - w którym roku rozpoczynamy wystawianie dokumentów

    • W miesiącu - w którym miesiącu rozpoczynamy wystawianie dokumentów (istotne tylko, jeśli w układzie numeru jest symbol systemowy MM)

    • Pozwól na luki - standardowo dokumenty są numerowane tak, aby zachować ciągłość numeracji. Po zaznaczeniu tej opcji program pozwoli na ręczne nadawanie numerów, pozwalając na ewentualne luki w numeracji, a pilnując jedynie aby numery się nie powtarzały.

  • Waluta - symbol waluty, w której będzie prowadzony ten raport kasowy; standardowo PLN. Dostępne tylko w wersji MAXI.

• WYDRUK - dodatkowe marginesy drukarki

• KP/KW

  • Numer KP - sposób numerowania kolejnych KP (patrz na wyjaśnienie powyżej dla sekcji Numer na zakładce OGÓLNE)

  • Numer KW - sposób numerowania kolejnych KW (patrz na wyjaśnienie powyżej dla sekcji Numer na zakładce OGÓLNE)

• MAKIETY - wybór makiety, określającej wygląd wydrukowanego dokumentu

  • Makieta KP - wybór makiety, określającej wygląd wydrukowanego KP

  • Makieta KW - wybór makiety, określającej wygląd wydrukowanego KW.

FAKTURA WEWNĘTRZNA

Definicja faktury wewnętrznej określa sposób, w jaki faktura będzie numerowana (pola w grupie Numer) oraz jak będzie wyglądał jej wydruk (pole Dokument na zakładce MAKIETY).

Można utworzyć tylko jedną definicję faktury wewnętrznej. Będzie ona obowiązywała dla dokumentów typu N (WNT), I (Import usług) oraz B (Odwrotne obciążenie (zakup)).

DOWÓD WEWNĘTRZNY

Definicja dowodu wewnętrznego określa sposób, w jaki dokument będzie numerowany (pola w grupie Numer) oraz ewentualne dodatkowe marginesy drukarki na zakładce WYDRUK. Ze względu na specyfikację dokumentu, wyboru aktywnej makiety należy dokonać w oknie MAKIETY DOKUMENTÓW lub bezpośrednio z menu wydruków F2 w oknie DOWODY.

Można utworzyć tylko jedną definicję dokumentu wewnętrznego.