Instrukcja obsługi R2księga

Gdy program R2księga pracuje jako moduł systemu R2firma import dokumentów jest zbędny. Zamiast importu wykonuje się księgowanie dokumentów wystawionych w module R2faktury.

Aby dokumenty Pz i faktury wystawione w module R2faktury pojawiły się w księdze, należy uruchomić moduł R2księga, następnie w oknie Księga (lub Ewidencja) wywołać funkcję Dokumenty do zaksięgowania (wystawione w module R2faktury) i podświetlić wybrane dokumenty lub zaksięgować wszystkie dokumenty widoczne w oknie:

Przed naciśnięciem przycisku można przyciskiem  F4 wywołać okno WŁAŚCIWOŚCI umożliwiające ustawienie filtru na dokumenty, które chcemy zaksięgować (grupa FILTR) oraz sposobu księgowania tych dokumentów (grupa USTAWIENIA):

• FILTR

  • Data wystawienia

    • Rok, Miesiąc - wybieramy okres w jakim wystawione były dokumenty, które chcemy zaksięgować. W polu Miesiąc oprócz poszczególnych miesięcy możemy wybrać pozycje: Cały rok, Od - Do i Wszystko.

    • Od, Do - daty podstawiają się na podstawie wybranego wyżej roku i miesiąca. Jeśli w polu Miesiąc wybraliśmy Od - Do, możemy datami ustalić dowolny inny okres (np. cały kwartał, jeden tydzień lub fragment miesiąca).

  • Rodzaj dokumentu

    • Sprzedaż - wybieramy tylko dokumenty dotyczące sprzedaży

    • Zakup - wybieramy tylko dokumenty dotyczące zakupu

    • Dokument - wybieramy tylko dokumenty z określonej definicji dokumentów

    • Księgowany jako - wybieramy tylko dokumenty księgowane wg określonego sposobu księgowania

  • Kontrahent - wybieramy tylko wszystkie faktury dotyczące określonemu kontrahenta

  • Magazyn - wybieramy tylko dokumenty dotyczące wybranego tu magazynu

  • Kasa/Bank - wybieramy tylko dokumenty, które:

    • Tak - zostały zapłacone w całości i w całości zaksięgowane w kasie/banku

    • Częściowo - zostały częściowo zaksięgowane w kasie/banku

    • Nie - nie zostały w ogóle zaksięgowane w kasie/banku

  • Terminowy - wybieramy tylko dokumenty, które:

    • Tak - nie zostały zapłacone w dniu wystawienia

    • Nie - zostały zapłacone w dniu wystawienia.

• USTAWIENIA - możemy dodatkowo określić parametry:

  • Wystawiaj faktury wewnętrzne - program będzie wystawiał automatycznie faktury wewnętrzne dla dokumentów typu: N - Wewn.nab.tow., I - Import usług, B - Odwrotne obciążenie (zakup) oraz T - Import towarów z zaznaczonym polem art.33a

  • Tylko rejestr VAT - umożliwia zrobienie wpisu tylko do rejestru VAT. Takie wpisy nie są drukowane w księdze i w związku z tym nie nadaje im się liczba porządkowa (Lp.). Pole widoczne jedynie dla firm będących płatnikami podatku VAT.

  • Opis zdarzenia, czyli sposób tworzenia opisu zdarzenia gospodarczego:

    • Sprzedaż/zakup towarów/produktów/usług - w zależności od rodzaju asortymentów na danej fakturze będzie to np. sprzedaż towarów, sprzedaż usług itp.

    • Pierwsza pozycja z dokumentu - jeśli ma to być pierwsza pozycja z faktury

  • Zest.sprzedaży - pole aktywne dla dokumentów sprzedaży księgowanych tylko do rejestru vat (Tylko rejestr VAT). Tak oznaczone wpisy mogą zostać później zaksięgowane do księgi na podstawie zbiorczego zestawienia (patrz Zestawienie sprzedaży). Dzięki temu będą prawidłowo rozliczone i nie będą zajmowały niepotrzebnie miejsca na wydruku księgi.

  • Kontrakt - kontrakt, który zostanie nadany księgowanym dokumentom. Jeśli wybierzemy konkretny kontrakt to zostanie on nadany wszystkim pozycjom księgowanych dokumentów. Jeśli natomiast wybierzemy Automatycznie, to kontrakty zostaną ustawione zgodnie z zawartością dokumentu źródłowego. Przy tym ustawieniu w trakcie księgowania PZ z programu R2faktury, kontrakty zostaną ustawione na takie same jakie określono w dokumentach PZ w programie R2faktury.

• Uporządkowanie - sposób uporządkowania pozycji w oknie

  • Data wpisu/Numer - jeśli chcemy poukładać pozycje wg daty wpisu dokumentów

  • Data wyst./Numer - jeśli chcemy poukładać pozycje wg daty wystawienia dokumentów

  • Data sprz./Numer - jeśli chcemy poukładać pozycje wg daty sprzedaży dokumentów

  • Wybrana kolumna - jeżeli klikając w nagłówek jakiejś kolumny, ustaliliśmy uporządkowanie wg tej właśnie kolumny (np. Rodzaj).

UWAGI:

1. Standardowo data wpisu w importowanych dokumentach ustawia się tak jak data wystawienia faktury/PZ. Jeśli w związku z charakterem prowadzonej działalności wystawiamy faktury z datą sprzedaży z innego miesiąca niż data wystawienia i chcemy je zaksięgować z datą wpisu taką jak data sprzedaży, to w module R2faktury w oknie FAKTURY takie dokumenty powinny mieć włączony parametr Księgowany wg daty sprzedaży (zakładka Księga lub Ewidencja). Pole to można zaznaczyć bezpośrednio na danym dokumencie lub w definicji dokumentu (zakładka Zawartość), jeśli wszystkie faktury mają być księgowane w ten sposób.

2. Sposób księgowania paragonów i faktur nieterminowych (zapłaconych gotówką lub w inny sposób od razu w dniu wystawienia) zależy od parametru Eksport danych do programu księgowego określonego na zakładce Inne w konfiguracji programu R2faktury (patrz INSTRUKCJA ADMINISTRATORA programu R2faktury PARAMETRYZACJA SYSTEMU - Konfiguracja).

3. Zaksięgowane dokumenty zostaną po stronie modułu R2faktury oznaczone jako Zaksięgowane, czyli w oknie FAKTURY w każdym zaksięgowanym dokumencie na zakładce Pozycja w prawym dolnym rogu zostanie zaznaczone pole Zaksięgowany. Zaksięgowanych dokumentów nie można poprawiać ani usunąć.

4. Zaksięgowane dokumenty zostaną po stronie modułu R2księga oznaczone jako wprowadzone automatycznie, czyli w oknie KSIĘGA w każdym zaksięgowanym dokumencie na zakładce Pozycja obok Numeru dowodu zostanie zaznaczone pole Automatycznie. Zaksięgowanych dokumentów nie można poprawiać. Jeśli konieczna będzie poprawa dokumentu zaksięgowanego automatycznie należy najpierw usunąć go z modułu R2księga, następnie poprawić w module R2faktury i ponownie automatycznie zaksięgować.

5. W oknie DOKUMENTY DO ZAKSIĘGOWANIA nie są widoczne faktury uproszczone. Dokumenty tego typu będą pominięte podczas automatycznego księgowania, należy je zaksięgować ręcznie bezpośrednio w module R2księga.