Instrukcja obsługi R2księga

W okienku Konfiguracja ustawiamy na poszczególnych zakładkach parametry związane z różnymi oknami programu:

• KSIĘGA

  • Przelew X dni - jeśli włączymy ten parametr, to wpisy do księgi będą miały domyślną formę płatności "Do zapłaty przelewem w terminie X dni", w przeciwnym wypadku płatność będzie domyślnie ustawiona na "Zapłacono gotówką"

  • Automatyczna kontynuacja wpisów - jeśli włączymy ten parametr, to po zaakceptowaniu wpisu do księgi program automatycznie rozpocznie wystawianie następnego wpisu tego samego rodzaju. Dzięki temu nie musimy naciskać klawisza Ins i wybierać z menu odpowiedniego rodzaju wpisu. Oznacza to znaczną oszczędność czasu, jeśli tylko wcześniej uporządkujemy księgowane dokumenty wg rodzaju (zakup, sprzedaż) - taka sytuacja ma często miejsce w biurach rachunkowych.

  • Kontynuacja zest. sprzedaży - zaznaczamy jeśli księgujemy ręcznie wiele faktur sprzedaży, które mają wchodzić pojedynczo do rejestru sprzedaży VAT a zbiorczo do podatku dochodowego. Parametr dotyczy zarówno automatycznej kontunuacji wpisów jak i rodzaju wpisu "O - Ostatni wpis". Dzięki niemu w kolejnych wpisach będzie automatycznie zaznaczone pole Zest.sprzedaży a domyślną kolumną w pozycjach wpisu będzie S - tylko rej.VAT.

  • Całe netto od zakupu/leasingu samochodu osobowego na deklaracji VAT - czy kwota netto od zakupu lub leasingu samochodu osobowego ma być wykazywana na deklaracji VAT-7 (w części D.2 "Nabycie towarów i usług oraz podatek naliczony...") oraz w rejestrze zakupów VAT w całości, czy tylko w części proporcjonalnej do odliczanego podatku VAT (max 50%). Można zaznaczyć wg własnego uznania, gdyż są różne interpretacje sposobu wykazywania tej kwoty na deklaracji. Domyślnie wyłączone, czyli netto wykazywane jest proporcjonalnie do odliczonego vatu.

  • Sprawdzanie stawek VAT - program będzie ostrzegał przed użyciem w 2011 roku starych stawek vat (3%, 7%, 22%) oraz przed użyciem w 2010 roku nowych stawek vat (5%, 8%, 23%)

  • Kontrola nr dowodu tylko w obrębie roku - program ostrzega, gdy podczas wpisywania dowodu księgowego wykryje, że w kartotece istnieje już dokument o takim samym numerze dowodu. Jeżeli niniejszy parametr będzie włączony, to program będzie kontrolował tylko dowody z tego samego roku. W przeciwnym wypadku program będzie kontrolował dowody ze wszystkich lat.

  • Przejdź na 'OK' jesli pusta 'Kwota ogółem' - określa sposób działania programu w przypadku, gdy w trakcie księgowania dokumentu zatwierdzamy pozycję na zakładce Pozycje klawiszem Enter, ale nie wpisaliśmy nic w polu Kwota ogółem:

    • włączone: przejdź do zatwierdzenia całego dokumentu, czyli na przycisk OK

    • wyłączone: rozpocznij wpisywanie następnej pozycji

  • Pobieranie kursów z internetu podczas wpisywania dowodów księgowych - ten parametr określa, w jaki sposób program ma się zachować, gdy wypisany zostanie dowód księgowy z walutą inną niż PLN, a w tabeli kursowej nie ma kursu danej waluty z odpowiedniego dnia. Jeżeli zaznaczymy opcję Pytaj przed pobraniem (opcja domyślna), to w takim przypadku program zaproponuje automatyczne pobranie odpowiedniej tabeli kursów z internetu i poczeka na potwierdzenie użytkownika. Jeżeli zaznaczymy opcję Pobieraj bez pytania, to program automatycznie spróbuje pobrać odpowiednią tabelę kursów z internetu. Ta opcja jest najwygodniejsza, jeżeli mamy stałe i szybkie połączenie z internetem. Jeżeli natomiast zaznaczymy opcję Nie pobieraj kursów, to program nie będzie pobierał kursów z internetu podczas wypisywania dowodów księgowych.

    UWAGA. Funkcja pobierania kursów walut dostępna tylko przy ważnym abonamencie (patrz INSTRUKCJA ADMINISTRATORA - INSTALOWANIE PROGRAMU - Licencja).

• KASA/BANK

  • Kurs waluty z dnia poprzedniego - jeśli zaznaczymy, program będzie podpowiadał na raportach kasowych/bankowych średni kurs NBP danej waluty z dnia poprzedzającego datę operacji (wpłaty/wypłaty). Jeśli odznaczymy, będzie to kurs z dnia operacji.

  • Kontrahent (import płatności) - tymczasowy kontrahent, który zostanie przypisany do zaimportowanej płatności do czasu, aż nie ustalimy o którego kontrahenta chodzi

• ROZRACHUNKI/WINDYKACJA

  • Dni wolne przy obliczaniu odsetek - parametr ten umożliwia określenie, w jaki sposób naliczać odsetki i dni zwłoki w przypadku, gdy termin płatności przypada w dzień wolny lub sobotę. Do wyboru są 3 możliwości:

    • nie uwzględniaj dni wolnych - tak liczył program do wersji 3.08.9

    • uwzględniaj dni wolne, ale bez sobót - wartość domyślna, właściwa przy naliczaniu odsetek za zwłokę w płatnościach za faktury

    • uwzględniaj dni wolne wraz z sobotami - przy zwłoce w zobowiązaniach podatkowych.

    Przykłady:
    1. Gdy terminem płatności był dzień 13.08.2011 (sobota), a płatność została uregulowana dnia 16.08.2011, to przy wyborze nie uwzględniaj dni wolnych lub uwzględniaj dni wolne, ale bez sobót odsetki zostaną naliczone dla 3 dni zwłoki, natomiast przy wyborze uwzględniaj dni wolne wraz z sobotami płatność nie będzie przeterminowana (dni zwłoki i odsetki będą równe 0)
    2. Gdy terminem płatności był dzień 04.09.2011 (niedziela), a płatność została uregulowana dnia 05.09.2011, to przy wyborze nie uwzględniaj dni wolnych zostanie wyliczony 1 dzień zwłoki, natomiast przy wyborze uwzględniaj dni wolne, ale bez sobót lub uwzględniaj dni wolne wraz z sobotami płatność nie będzie przeterminowana (dni zwłoki i odsetki będą równe 0)
    

  • Automatyczna weryfikacja kont bankowych (biała lista) - ustawienia dotyczące sposobu i momentu dokonywania weryfikacji numerów kont bankowych w Portalu Podatkowym Ministerstwa Finansów (biała lista):

    • W trakcie modyfikacji danych w oknie KONTRAHENCI - weryfikacja odbywa się w trakcie poprawy danych kontrahenta w oknie KONTRAHENCI. Zaznaczenie tej opcji spowoduje, że w momencie przeprowadzenia kontroli w wykazie podatników VAT (biała lista) program nie znajdzie przypisanego rachunku bankowego z zakładki Przelewy z numerem NIP kontrahenta, to zostanie wyświetlony komunikat ostrzegawczy z pytaniem, czy na pewno chcesz zapisać te dane?. Istnieje też możliwość kliknięcia w przycisk INFO, który wyświetli informację ze strony Ministerstwa Finansów, co robić w przypadku braku konta bankowego na białej liście.

    • W trakcie tworzenia / modyfikacji przelewu - weryfikacja odbywa się w trakcie tworzenia lub poprawy danych na przelewie. Działanie parametru jest analogiczne do opcji wyżej.

    • Używaj pliku płaskiego - weryfikacja przy użyciu tzw. pliku płaskiego, czyli pliku pobranego z Portalu Podatkowego Ministerstwa Finansów na lokalny dysk w komputerze. Oznacza to, że weryfikacja numerów kont bankowych nie odbywa się za każdym razem bezpośrednio w Portalu Podatkowym Ministerstwa Finansów lecz dokonywana jest lokalnie poprzez porównanie sprawdzanych danych z danymi zawartymi w pliku płaskim, który został wcześniej pobrany z Portalu Podatkowego Ministerstwa Finansów.

  • Folder pliku płaskiego - lokalizacja, w której znajduje się plik płaski pobrany z Portalu Podatkowego Ministerstwa Finansów

  • Pobierz plik płaski - przycisk umożliwiający pobranie pliku płaskiego z Portalu Podatkowego Ministerstwa Finansów

    UWAGA. Parametry konfiguracyjne dla pliku płaskiego są osobne dla każdego z użytkowników programu. Oznacza to, że każdy logujący się do aplikacji na swoim koncie ustala sam, czy chce używać pliku płaskiego, dodatkowo określając odpowiedni folder.

  • Nazwa kontrahenta w nazwie pliku .pdf - dotyczy wydruków przypomnień, wezwań do zapłaty, not odsetkowych oraz potwierdzeń sald wysyłanych jako załączniki e-maila lub zapisywanych na dysku w formacie PDF. Do wyboru są następujące możliwości:

    • Brak - w nazwie pliku .pdf nie będzie nazwy kontrahenta, pozostanie samo np. Przypomnienie_o_płatnościach.pdf

    • Skrót nazwy - do nazwy pliku .pdf zostanie dopisana skrócona nazwa kontrahenta z pola Skrót w oknie KONTRAHENCI

    • Nazwa - przy konfiguracji Nazwa i poszczególne elementy adresu w oddzielnych polach do nazwy pliku .pdf zostanie dopisana pełna nazwa kontrahenta z pola Nazwa w oknie KONTRAHENCI. Przy konfiguracji Jedno zbiorcze pole na nazwę i adres dołączona zostanie nazwa z pola Dane w oknie KONTRAHENCI.

  • E-mail zwrotny - do makiety dokumentu przypomnienia lub wezwania do zapłaty wystawionego z okna WINDYKACJA NALEŻNOŚCI, podstawi się e-mail zwrotny wypełniony w polu E-mail w jednej z możliwych opcji:

    • Firma - z okna FIRMY z zakładki Nazwa i adres

    • Użytkownik - z okna UŻYTKOWNICY z zakładki Udostępnianie.

• KONTRAHENCI

  • Nazwa i adres - ustawienia dotyczące sposobu zapisu danych adresowych:

    • Jedno zbiorcze pole na nazwę i adres - poszczególne elementy adresu zapisane w jednym polu, przejście do nowej linii umożliwia Shift Enter

    • Nazwa i poszczególne elementy adresu w oddzielnych polach - poszczególne elementy adresu w oddzielnych polach zapisywane wg formatu określonego poniżej

  • Format danych adresowych (wydruki GUS) - umożliwia określenie formatu zapisu danych poprzez wybór jednej z możliwych opcji

    • Nazwa # KodPocztowy Poczta # Ulica

    • Nazwa # Ulica # KodPocztowy Poczta

    • Nazwa # KodPocztowy Poczta Ulica

    • Nazwa # Ulica KodPocztowy Poczta

    • Nazwa KodPocztowy Poczta Ulica

    • Nazwa Ulica KodPocztowy Poczta

  • Sposób komunikacji z GUS

    • Internet Explorer - domyślny sposób komunikacji z GUS

    • API - alternatywny sposób komunikacji z GUS

  • Kontrola statusu VAT - mechanizm automatycznej kontroli statusu VAT kontrahentów w Portalu Podatkowym Ministerstwa Finansów, minimalizuje ryzyko sankcji związanych z obrotami z nieuczciwymi podatnikami VAT. Weryfikacja statusu VAT dostępna tylko w wersji MAXI.

    Kontrola obejmuje:

    • Nowy dostawca - sprawdzanie statusu VAT nowych dostawców. Opcja ta jest domyślnie zaznaczona.

    • Nowy odbiorca - sprawdzanie statusu VAT nowych odbiorców

    • Korzystaj z VIES - sprawdzanie statusu VAT kontrahentów zagranicznych w unijnym systemie VIES.

  • Weryfikuj konto bankowe kontrahenta - włącza weryfikację domyślnego konta bankowego kontrahenta w Wykazie podatników VAT (biała lista) w trakcie modyfikacji danych w oknie KONTRAHENCI.

  • Skrócona forma prawna w danych pobieranych z GUS - podczas pobierania adresu spółki z GUS zmienia pełną nazwę formy prawnej na jej ogólnie przyjęty skrót, np. 'SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ' na 'sp. z o.o.' itp.

• DEKLARACJE/JPK

  • Wymaganie dodatkowego potwierdzenia do wysłania e-deklaracji - Standardowo, aby wysłać e-deklarację musi być ona zamknięta . Jeśli jednak zaznaczymy opisywany parametr, to wtedy, aby wysłać którąkolwiek z e-deklaracji VAT lub PIT trzeba będzie dodatkowo zaznaczyć w takiej deklaracji pole Gotowa do wysłania. Pole to będzie widoczne na górze okna deklaracji (na zakładce Pozycje) i dostępne do edycji tylko dla zamkniętych deklaracji. Dzięki temu można zablokować daną deklarację do edycji, ale jeszcze nie udostępnić jej do wysłania do urzędu skarbowego. Może to być przydatne zwłaszcza gdy korzystamy z seryjnego wysyłania e-deklaracji Vat (patrz INSTRUKCJA UŻYTKOWNIKA - KSIĘGA I EWIDENCJA PRZYCHODÓW - Miesięczne wydruki - e-Deklaracje - Seryjne e-Deklaracje).

  • Pełna nazwa i adres urzędu skarbowego na wydrukach deklaracji - zaznaczamy jeśli na deklaracjach ma się drukować pełna nazwa i adres urzędu skarbowego, a nie jego nazwa skrócona.

  • Kontroluj zgodność e-deklaracji ze schematem XSD przed wysłaniem - jeśli pole jest zaznaczone, wówczas przed wysłaniem deklaracji program skontroluje jej zgodność ze schematem XSD

  • Automatycznie pobieraj zaległe UPO przy uruchomieniu programu - zaznaczony parametr powoduje, że przy uruchomieniu programu sprawdzane oraz pobierane są dotąd nieodebrane Urzędowe Poświadczenia Odbioru (UPO) wysłanych JPK i e-deklaracji. Mechanizm ten jest domyślnie Funkcjonalność pomija deklarację VAT-7/7K.

  • Katalog dla plików JPK VAT:

    • Domyślny katalog (możesz użyć symboli [NRF] i [NAF]) - należy określić domyślny katalog, w którym program będzie zapisywał pliki JPK (dane i metadane). Jeżeli baza danych programu zawiera więcej niż jedną firmę, należy użyć symboli [NRF] i/lub [NAF], aby uniknąć konfliktów nazw plików. W miejsce [NRF] program wpisze nr kolejny danej firmy. W miejsce [NAF] program wpisze nazwę skróconą danej firmy.

    • Katalog dla bieżącej firmy - pole informacyjne przedstawiające określony wyżej domyślny katalog, w którym program będzie zapisywał pliki JPK.

• INNE

  • Zapamiętywać DW - zaznaczamy jeśli chcemy, aby przy wysyłaniu wydruków e-mailem program podpowiadał ostatnio wprowadzony adres DW (Do Wiadomości)

  • Miesiąc rozliczenia podatku VAT RR - miesiąc rozliczania podatku VAT od faktur RR i zaliczania w koszty podatku VAT od faktur RR, dla którego nie przysługuje prawo do odliczenia od należnego podatku VAT (patrz INSTRUKCJA UŻYTKOWNIKA - KSIĘGA I EWIDENCJA PRZYCHODÓW - VAT RR w koszty):

    • Termin płatności - wartość domyślna - na automatycznych dowodach wewnętrznych typu VAT RR koszty będą ujmowane te wpisy do księgi, których termin płatności mieści się w okresie, za który wystawiono dowód wewnętrzny i które nie zostały zapłacone w terminie (czyli zostały zapłacone po terminie lub nie są zapłacone), bądź zostały zapłacone gotówką

    • Data zapłaty - jeśli wybierzemy tę opcję, to na ww. dowodzie wewnętrznym będą ujmowane te wpisy, które zostały zapłacone w okresie obejmowanym przez dowód wewnętrzny i zapłata nastąpiła po terminie płatności lub gotówką.

  • Numer faktur importowanych z programu zewnętrznego dostępny do edycji - zaznaczenie tego pola umożliwia modyfikację numerów faktur zaimportowanych z programów zewnętrznych (np. RESET2 - R2faktury, COMARCH, INSERT itd.).
    UWAGA. W przypadku gdy oprócz dokumentów importowane są również płatności do nich (opcją Import kasy), to numerów faktur nie należy modyfikować, bo spowoduje to problemy z kojarzeniem płatności z odpowiednimi fakturami.

  • Ewidencja przychodów - kwota progu 8.5%/12.5% - parametr dotyczy wydruku Ewidencji przychodów oraz JPK-EWP (począwszy od roku 2022). Nie wpływa na kwotę obliczenia ryczałtu dla właściciela w oknie PIT-28. Należy wpisać kwotę, powyżej której przychód dotyczący najmu zostanie przerzucony do kolumny 12,5% (zamiast do kolumny 8,5%). Próg ustawiony wynosi 100.000 PLN. Próg ten dotyczy jednak osoby fizycznej (właściciela), a nie konkretnej firmy. Tak więc np. jeśli firma jest spółką, w której właściciel ma udział mniejszy niż 100%, wtedy od którego przychód będzie objęty wyższą stawką ryczałtu będzie odpowiednio większy. Sytuacja komplikuje się jeszcze bardziej, gdy właściciel ma udziały w kilku spółkach osiągających przychody z najmu oraz, gdy ma odliczenia/doliczenia od/do przychodu (np. złe długi).

  • Zestawienia - elementy nagłówka wszystkich zestawień

    • Nazwa firmy - w jaki sposób ma się drukować nazwa firmy

      • Brak - nazwa firmy nie będzie drukowana.

      • Skrócona - nazwa skrócona drukowana z pola Skrócona nazwa firmy w oknie FIRMY.

      • Pełna - nazwa pełna drukowana z pola Nazwa z zakładki Nazwa i adres w oknie FIRMY.

    • Data sporządzenia - do zaznaczenia, jeśli na zestawieniach ma być drukowana data sporządzenia.

    Uwaga: aby zachować zgodność z ustawą o rachunkowości żaden z tych elementów nie powinien być wyłączony.