Instrukcja obsługi R2księga

Okno ŚRODKI TRWAŁE zawiera ewidencję z podziałem na:

• Środki trwałe

• Wartości niematerialne i prawne

• Środki trwałe o niskiej wartości.

Wprowadzenie środka do ewidencji jest wstępnym etapem przyjęcia środka do użytkowania. Nowy środek wprowadzamy (przygotowujemy) klawiszem Ins. Wypełniamy następujące dane:

• Nazwa - pełna nazwa drukowana na dokumentach, przejście do nowej linii umożliwia Shift Enter

• Skrót - skrót nazwy, pod którym będzie on figurował w ewidencji

• Rodzaj - w zależności od rodzaju wybieramy środek trwały, wartość niematerialną lub prawną lub środek trwały o niskiej wartości w przypadku amortyzacji jednorazowej

• KŚT - zaszeregowanie pozycji według Klasyfikacji Środków Trwałych, dostęp do pełnej biblioteki wraz ze szczegółowym opisem umożliwia przycisk , na podstawie zaszeregowania proponuje się Stawka% amortyzacji. Obowiązuje od 01.01.2018 roku.
  UWAGA. Aby na wprowadzonych środkach trwałych pojawiły się nowe symbole należy wejść w menu Okna - Biblioteki - KŚT i wybrać opcję Pobierz aktualizację KŚT (ikonka telefonu).
  Aktualizacja biblioteki KŚT dostępna tylko przy ważnym abonamencie (patrz INSTRUKCJA ADMINISTRATORA - INSTALOWANIE PROGRAMU - Licencja).

• KŚT 2010 - zaszeregowanie pozycji według Klasyfikacji Środków Trwałych obowiązującej do 31.12.2017 roku.

• Grupa - wybieramy z listy dostępnych grup lub tworzymy nową grupę klawiszem Ins, później możemy wyszczególnić środki z danej grupy lub wykonywać pewne operacje na grupach środków

• Nr kolejny - numer kolejny podpowiada się automatycznie, w szczególnym przypadku możemy zmienić na inny, który jeszcze nie istnieje

• kompl. - wykorzystywany tylko w przypadku utworzenia kompletu środków z kilku pozycji, główny środek w komplecie oznaczamy symbolem K, pozostałym środkom wchodzącym w skład kompletu wpisujemy numer kolejny środka głównego i oznaczamy symbolem x

• Nr ewid. - nadajemy samodzielnie, pamiętając o kolejności lub podpowiada się automatycznie (opcja Podpowiadać nr ewid.jako KŚT/Grupa/Nr kolejny w danych firmy na zakładce Ustawienia/Inne) jako symbol KŚT łamany przez symbol grupy i przez numer kolejny

• Lokal. - lokalizacja środka, możemy ją tu wybrać przy wpisywaniu środka do ewidencji, po wpisaniu środka możemy ją zmienić przy pomocy odpowiedniej operacji

• Osoba - osoba odpowiedzialna za ten środek, możemy ją tu wybrać przy wpisywaniu środka do ewidencji, po wpisaniu środka możemy ją zmienić przy pomocy odpowiedniej operacji

• Oddzielna amort. podatkowa - czy dla tego środka ma być prowadzona oddzielna amortyzacja podatkowa. Jeśli tak, to przyjmując środek będziemy mogli określić oddzielnie bilansową i podatkową wartość początkową środka. Plan amortyzacji będzie prowadzony równolegle dla wartości bilansowych i podatkowych. Na dekrecie z odpisami amortyzacyjnymi różnica pomiędzy amortyzacją bilansową i podatkową będzie księgowana na konto kosztów nie stanowiących kosztów uzyskania przychodów.

• AMORTYZACJA BILANS., AMORTYZACJA PODAT. - parametry oraz dane o amortyzacji bilansowej i podatkowej

  • Stawka% - podpowiadaną po wyborze KŚT stawkę można jeszcze samemu skorygować

  • Współczynnik - współczynnik podwyższający stawkę amortyzacji, na przykład 1,4 przy używaniu środków w złych warunkach lub 2,0 dla urządzeń poddanych szybkiemu postępowi technicznemu

  • Metoda - wybieramy odpowiednią metodę amortyzacji:

    • Jednorazowa - dla środków o niskiej wartości amortyzacja całej wartości w miesiącu przyjęcia lub w miesiącu następnym, w zależności od ustawienia opcji Odpisy jednorazowe w miesiącu przyjęcia w ustawieniach firmy

    • Liniowa - przez cały okres użytkowania odpisy są równej wielkości, w przypadku oddzielnej amortyzacji możliwe jest ustalenie amortyzacji bilansowej od miesiąca przyjęcia, a amortyzacji podatkowej od miesiąca kolejnego (ustawa o rachunkowości) - opcje Odpisy liniowe od miesiąca przyjęcia, Tylko bilansowe w ustawieniach firmy

    • Degresywna - przy wyborze tej metody należy określić współczynnik większy od 1,0 (najczęściej 2,0)

    • Liniowa 30% - 30% wartości początkowej środka jest odpisywane jednorazowo w roku przyjęcia do użytkowania, w następnych latach podatkowych odpisy dokonywane są metodą liniową. Metoda ta dotyczy tylko fabrycznie nowych środków trwałych zaliczanych do grup 3-6 KŚT.
      

    • Degresywna 30% - jak wyżej, z tym że w drugim i kolejnych latach podatkowych odpisy dokonywane są metodą degresywną

  • Odpisy - określamy, czy odpisów dokonywać będziemy Miesięcznie, Kwartalnie czy Rocznie, niezależnie od wyboru sumaryczna kwota rocznych odpisów pozostanie bez zmian

  • Wartość początkowa, Data przyjęcia - wartość w kwocie netto, data wprowadzenia do ewidencji (data musi być większa od daty zamknięcia) - określając te dane przy wprowadzaniu środka do ewidencji od razu przyjmujemy środek na stan, jeśli pozostawimy te pola puste, dokument przyjęcia musimy wprowadzić samodzielnie (patrz Operacje na środkach - Przyjęcie do użytkowania).
    UWAGA. Wartość początkowa jest podstawą naliczania amortyzacji i zmienia się w zależności od Operacji wprowadzanych na środkach. W szczególności, po likwidacji środka jego wartość początkowa wyniesie 0 zł. Dlatego nie należy jej utożsamiać z wartością zakupu środka trwałego.

  • Informacja - informacja o aktualnym stanie amortyzacji

• OPIS - szczegółowe dane o pozycji

  • Charakterystyka, Dane fabryczne - dane charakteryzujące produkt

  • Dostawca, Serwis, Producent - informacja o dostawcy, firmie serwisującej oraz o producencie, wybrana z listy kontrahentów

  • Zakup, Z importu, Leasing finansowy, Zakup z dotacji, Klas.WNiP, Kier.inwest. - dodatkowe dane służące do szczegółowej selekcji podczas generowania różnych zestawień oraz do prawidłowego przygotowania zestawień GUS.
    UWAGA. Wydruk zestawień GUS dostępny jest tylko w programie R2fkPRO. Zachęcamy do rozszerzenia programu R2księga do programu R2fkPRO.

• INNE - dane dodatkowe

  • Miejsce użytkow. - obok lokalizacji dodatkowe uściślenie miejsca użytkowania środka

  • Dział - obok grupy dodatkowy przekrój środków wybieramy z listy dostępnych działów, w jednostach budżetowych może to być dział gospodarki

  • Uwagi - drukowane na ewidencji

  • Notatki - dla własnej informacji

  • Sezonowość - grupa pól pozwalająca w prosty i szybki sposób określić miesiące, w których dla danego środka powinny być naliczane odpisy amortyzacyjne. Na podstawie zaznaczonych miesięcy program dokonuje automatycznej zmiany planu amortyzacji. Standardowo pola te są zaznaczone, możemy odznaczyć te miesiące, w których dany środek (maszyna) nie pracuje - wtedy odpisy amortyzacyjne rozplanują się w większych kwotach w pozostałech miesiącach w taki sposób, że roczna amortyzacja pozostanie bez zmian.

  • Not.1,2,3,4,5 - dodatkowe notatki możliwe do wybrania ze słowników , które można wykorzystać później przy dodatkowej selekcji podczas generowania zestawień.

• Status - określany automatycznie na podstawie operacji status środka:

  • Przygotowywany - wpisany do ewidencji, ale nie ma jeszcze operacji przyjęcia

  • Przyjęty - wykonana operacja przyjęcia do użytkowania

  • Zlikwidowany - wykonano jedną z operacji kończących użytkowanie środka

• Zamortyzowany: Bilansowo, Podatkowo - informacja ustawiana automatycznie, jeśli Wartość księgowa środka jest zerowa.

Zaakceptowanie  OK nowego wpisu nie jest jednoznaczne z przyjęciem środka do ewidencji. Przyjęcie wprowadzonego środka do użytkowania jest oddzielną operacją, którą należy wykonać po uzupełnieniu dokumentów zakupu.

UWAGI:

1. Jeśli przy uzupełnianiu danych określimy pola Wartość początkowa, Data przyjęcia na zakładce AMORTYZACJA operacja przyjęcia wykona się automatycznie i środek gotowy jest już do użytkowania. Można jeszcze tylko dla porządku uzupełnić dokumenty zakupu.

2. W większości przypadków, jeśli nie prowadzimy rozbudowanej ewidencji środków trwałych, korzystanie z okien DOWODY, OPERACJE i PLAN AMORTYZACJI nie jest konieczne. Wprowadzenie środka do ewidencji i comiesięczne odpisy amortyzacyjne można wykonać w całości w oknie ŚRODKI TRWAŁE.

Poprawę danych umożliwia klawisz F6, natomiast usunięcie wpisu klawisz Del. Poprawa i usuwanie wpisów są możliwe tylko wtedy, gdy okres nie jest zamknięty, to znaczy gdy data przyjęcia środka jest wcześniejsza niż data zamknięcia (patrz ROZPOCZĘCIE PRACY - Okno główne - Bieżąca data i okres) lub gdy środek nie został jeszcze przyjęty na stan.
UWAGA. Kasowanie służy do usunięcia pozycji z ewidencji w przypadku błędnego wprowadzenia, nie służy natomiast do likwidacji środka (patrz Operacje na środkach - Zakończenie użytkowania).

Każdy środek posiada własne ewidencje:

• Shift Ctrl D - dokumenty zakupu i sprzedaży

• Shift Ctrl O - wykonane operacje:

  • OT - przyjęcie do użytkowania

  • MT, OS - zmiana lokalizacji i osoby odpowiedzialnej

  • WT - zmiana wartości środka czyli modernizacja (ulepszenie), przeszacowanie, korekta, częściowa likwidacja lub częściowa sprzedaż

  • LT - zakończenie użytkowania czyli likwidacja, sprzedaż lub przekazanie

• Shift Ctrl C - części składowe czyli wykaz poszczególnych elementów wraz z okresami, kiedy wchodziły w skład środka

• Shift Ctrl A - plan amortyzacji oraz miesięczne odpisy bilansowe i podatkowe.

Klawisze Shift Ctrl W wywołują od razu wszystkie ewidencje. Wymienione klawisze skrótów działają zarówno w oknie ŚRODKI TRWAŁE, jak również w poszczególnych ewidencjach, umożliwiając przełączanie się na inne ewidencje. Powrót do okna ŚRODKI TRWAŁE umożliwia skrót Shift Ctrl G.

Funkcja  F4 obok Uporządkowania pozwala uwidocznić środki z zakresu:

• Rodzaj - wybieramy środki trwałe, wartości niematerialne i prawne lub środki trwałe o niskiej wartości.
  UWAGA. Jeśli wybraliśmy jeden rodzaj (np. środki trwałe) i chcemy powrócić do wglądu we wszystkie rodzaje, to ustawiając się na tym polu wciskamy Del lub Backspace.

• Status - wybieramy środki o następującym statusie:

  • Przygotowywany - wprowadzone na listę lecz nie przyjęte jeszcze do użytkowania

  • Przyjęty - przyjęte do użytkowania, czyli również zlikwidowane

  • Użytkowany - przyjęte do użytkowania i nie zlikwidowane

  • Nieużytkowany - nie przyjęte lub zlikwidowane

  • Zlikwidowany - zlikwidowane, sprzedane lub przekazane

• W wybranym okresie - jeśli nie zaznaczymy tej opcji to uwidocznione zostaną te środki, które aktualnie mają status zgodny z określonym, jeśli natomiast zaznaczymy tą opcję (np. przy wybranym statusie Użytkowany) to uwidocznione zostaną te środki, które w wybranym okresie były choć jeden dzień użytkowane, a przy statusie Przyjęty - które w zadanym okresie zostały przyjęte

• KŚT - środki należące do wybranej grupy, podgrupy lub rodzaju KŚT. Możemy wpisać w tym polu odpowiedni symbol np. 4 lub 49 lub 491 lub wybrać odpowiednią pozycję z drzewa KŚT

• Grupa - możemy wybrać środki z zadanej grupy

• Lokalizacja - wybieramy środki znajdujące się w zadanej lokalizacji

• Osoba odp. - wybieramy środki, za które jest odpowiedzialna dana osoba

• Miejsce uż. - wybieramy środki użytkowane w zadanym miejscu

• Dział - możemy wybrać środki z zadanego działu

• Zakres - wybieramy spośród wszystkich środków (lub np. tylko z użytkowanych) te, które nie zostały jeszcze zamortyzowane lub te, które zostały już w 100% zamortyzowane.

Funkcja F2 udostępnia wydruk karty środka trwałego, ewidencji i wykazu środków oraz etykiet z kodami kreskowymi oraz planu amortyzacji i tabeli amortyzacyjnej (patrz Wydruki).

Bezpośrednie wpisanie fragmentu nazwy (lub numeru ewidencyjnego) spowoduje szybkie wyszukanie danego środka. Przy pierwszym wyszukiwaniu należy określić pole, po którym szukamy (Szukaj po). Może to być Skrót nazwy, Nr ewid. lub dowolne inne pole określające środek.