Instrukcja obsługi R2fk

Inicjalizacja z R2faktury umożliwia scalenie baz danych programów R2fk/R2księga i R2faktury (patrz R2FIRMA - zintegrowany system obsługi firmy - Jak rozpocząć pracę w R2firmie).

Korzystamy z niej rozpoczynając pracę w systemie R2firma, w sytuacji gdy wcześniej korzystaliśmy z programu R2fk lub R2księga i programu R2faktury. Dane z R2faktury (faktury, PZ i kasa) były do tej pory eksportowane w R2faktury i importowane w R2fk/R2księga. Programy R2fk/R2księga i R2faktury stanowiły system obsługi firmy, ale nie był to system zintegrowany. Bazy danych były oddzielne i część informacji była zdublowana (np. biblioteka kontrahentów).

Aby scalić bazy danych R2fk/R2księga i R2faktury w jedną bazę danych zintegrowanego systemu R2firma, musimy najpierw w module księgowym odtworzyć archiwum wykonane w programie R2fk/R2księga, a następnie wykonać Inicjalizacja z R2faktury, żeby z danymi księgowymi scalić dane programu R2faktury.

Inicjalizację można wykonać w dowolnym momencie, tym niemniej najlepiej wykonać ją na przełomie miesiąca, a jeszcze lepiej na przełomie roku. Dzięki temu będziemy mogli łatwo rozróżnić dokumenty i rozrachunki sprzed scalenia bazy danych i te które wystawiono i zaksięgowano już w zintegrowanym systemie R2firma.

WARUNKI WSTĘPNE

1. Mechanizm inicjalizacji został zaprojektowany z myślą o scalaniu baz programów R2fk/R2księga i R2faktury, które ze sobą współpracowały, tzn.:
   • wszystkie faktury i PZ wystawione w R2fakturach były zawsze importowane do R2fk/R2księgi
   • w przypadku pełnej księgowości płatności były wprowadzane zawsze w programie R2faktury w raportach kasowych i bankowych, które były potem importowane do R2fk.

   Jeśli pracowaliśmy do tej pory w innym modelu, np. księgowaliśmy faktury ręcznie albo wprowadzaliśmy płatności tylko w R2fk/R2księga, to nie należy korzystać z Inicjalizacji bazy z R2faktury. Zamiast niej należy potraktować R2firmę jako rozszerzenie programu R2fk/R2księga lub R2faktury i wprowadzić bilansem otwarcia dane początkowe w pozostałym module.

2. Przed wykonaniem inicjalizacji dane w programie R2fk/R2księga muszą być zsynchronizowane z danymi z programu R2faktury, tzn. wszystkie dokumenty wystawione w programie R2faktury (faktury, PZ, RW) oraz wszystkie raporty księgowe muszą być zaimportowane do R2fk/R2księga.

INICJALIZACJA

Inicjalizację wykonujemy korzystając z funkcji menu głównego Zbiory - Narzędzia - Inicjalizacja bazy danych - Inicjalizacja z programu RESET2 - R2faktury

W wywołanym w ten sposób okienku Inicjalizacja z R2faktury określamy:

• Serwer, Użytkownik, Hasło, Baza - parametry dostępowe do bazy danych programu R2faktury

• Firma - firmę której dane scalamy

• Skonsoliduj kontrahentów o tym samym numerze NIP - sposób traktowania kontrahentów, którzy mają ten sam numer NIP w bieżącej bazie danych i w bazie programu R2faktury. Jeśli kontrahenci o tych samych NIP-ach mają różne skróty nazwy i kontrahent z R2faktury ma obroty w bieżącym roku, to zostaną skonsolidowani, tzn.:

  • kontrahent o skrócie występującym w R2fk/R2księga zostanie usunięty
  • w jego miejsce pojawi się kontrahent o skrócie występującym w fakturach z dodanym znacznikiem (*)
  • wszystkie operacje konsolidowanych kontrahentów (faktury, PZ, księgowania, rozrachunki) zostaną uwspólnione, tzn. jako kontrahent we wszystkich tych operacjach będzie występował jeden skonsolidowany kontrahent

  UWAGA. Jeśli ewidencje kontrahentów w scalanych programach R2fk/R2księga i R2faktury były prowadzone prawidłowo, tzn. kontrahenci handlowi byli najpierw zakładani w R2faktury i stamtąd importowani do R2fk/R2księga i nie zmieniano im później skrótów, to nie ma potrzeby włączania konsolidacji kontrahentów, zwłaszcza że w indywidualnych przypadkach taką konsolidację będzie można wykonać w każdej chwili korzystając z funkcji menu podręcznego w oknie KONTRAHENCI (prawy przycisk myszy) - Konsolidacja kontrahentów.

Po naciśnięciu przycisku Inicjalizuj zostanie rozpoczęta inicjalizacja, w trakcie której scalane są odpowiednie tabele.

PO WYKONANIU INICJALIZACJI

Po zakończeniu inicjalizacji, przed rozpoczęciem normalnej pracy należy sprawdzić i ewentualnie poprawić ręcznie:

• okno UŻYTKOWNICY

  • grupy praw dostępu użytkowników zaimportowanych z R2faktury do modułu R2fk/R2księga i użytkowników istniejących wcześniej w R2fk/R2księga do modułu R2faktury

  • pola Użytkownik Windows i Sposób logowania w użytkownikach istniejących wcześniej w R2fk/R2księga, których nazwy pokrywają się z użytkownikami modułu R2faktury

• okno DEFINICJE DOKUMENTÓW

  • przypisanie raportów kasowych i bankowych na zakładce OGÓLNE w polu Kasa/Bank - powinno wskazywać na definicje istniejące wcześniej w module R2fk/R2księga, czyli takie których nazwy nie kończą się na (f)

• okno FIRMY

  • pole Nagłówek dokumentów i inne pola

• okno RACHUNKI BANKOWE w danych firmy

  • które rachunki określone są jako domyślne dla poszczególnych walut

• okno GRUPY UŻYTKOWNIKÓW - PRAWA DOSTĘPU

  • wartości identyfikatorów używane w filtrach przeglądania.

W przypadku ewentualnych wątpliwości co do sposobu działania programu po scaleniu bazy danych, zachęcamy do zapoznania się z rozdziałem Specyfikacja, zawierającym szczegółowy opis sposobu scalenia danych.

W TRAKCIE NORMALNEJ PRACY

W trakcie normalnej pracy w systemie R2firma pracującym na bazie danych uzyskanej ze scalenia programów R2fk/R2księga i R2faktury należy zwrócić uwagę na sposób wprowadzania płatności:

1. "Stare" dokumenty"
   W przypadku wprowadzania zapłat za "stare" dokumenty, tzn. takie które zostały wystawione i zaksięgowane przed wykonaniem inicjalizacji (czyli w okresie gdy programy były użytkowane niezależnie), należy je wprowadzać dwukrotnie: raz we wpisach do księgi w module R2fk/R2księga, drugi raz w fakturach/PZ w module R2faktury, tzn.:
   1. jeśli prowadzimy raporty kasa/bank:

      1. zapłaty wprowadzamy w module R2fk/R2księga w raportach kasa/bank, które są kontynuacją raportów prowadzonych w programie R2fk/R2księga - w ten sposób wiążemy zapłaty z wpisami do księgi

      2. oraz w module R2faktury w raportach kasa/bank, które są kontynuacją raportów prowadzonych w programie R2faktury (takie raporty mają w układzie numeru dopisek "(f)") - w ten sposób wiążemy zapłaty z fakturami sprzedaży i zakupu wystawionymi w programie R2faktury. Aby nie mnożyć niepotrzebnie takich raportów, najwygodniej jest tworzyć pojedynczy raport obejmujący dany miesiąc. Gdy skończą się zapłaty za "stare" dokumenty, przestaniemy z tych raportów w ogóle korzystać.

   2. jeśli nie prowadzimy raportów kasa/bank:

      1. zapłaty wprowadzamy w module R2fk/R2księga w odpowiednich wpisach do księgi

      2. oraz w module R2faktury w odpowiednich fakturach sprzedaży i zakupu (PZ)

2. "Nowe" dokumenty
   W przypadku wprowadzania zapłat za "nowe" dokumenty, tzn. takie, które zostały wystawione i zaksięgowane po wykonaniu inicjalizacji (czyli w trakcie pracy w zintegrowanym systemie R2firma), należy je wprowadzać tylko raz - albo we wpisach do księgi w module R2fk/R2księga albo w fakturach/PZ w module R2faktury, tzn.:
   1. jeśli prowadzimy raporty kasa/bank:

      1. zapłaty wprowadzamy w dowolnym module w raportach kasa/bank, które są kontynuacją raportów prowadzonych w programie R2fk/R2księga - w ten sposób wiążemy zapłaty automatycznie zarówno z wpisami do księgi jak i z fakturami. Raportów kasa/bank pochodzących z programu R2faktury (mających w układzie numeru dopisek "(f)") używamy tylko w sytuacji opisanej w punkcie I.1.b.

   2. jeśli nie prowadzimy raportów kasa/bank:

      1. zapłaty wprowadzamy w dowolnym module w odpowiednich wpisach do księgi lub w fakturach (PZ)