Instrukcja obsługi R2fk

Informacje na temat korzystania z innych walut niż PLN znajdują się w różnych miejscach instrukcji. W tym rozdziale zostały podsumowane, tak żeby umożliwić użytkownikowi pełne zrozumienie zasad obsługi wielowalutowości przyjętych w programie R2fk.

Zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami księgowość należy prowadzić w PLN. Dlatego, mimo iż niektóre operacje wprowadzamy w walutach, zawsze są one przeliczane na PLN. Wszystkie wymagane ustawą o rachunkowości rejestry i wydruki (dziennik dekretów, zestawienia obrotów i sald) prowadzone są w PLN. Podobnie bilans, rachunek zysków i strat oraz rozliczenie podatku dochodowego oraz VAT.

Tym niemniej, równolegle do wymaganych ustawą rozliczeń w PLN, program R2fk udostępnia rozbudowany mechanizm rozliczeń walutowych przydatny przede wszystkim do walutowych rozrachunków z kontrahentami. Jest on dostępny w wersjach MAXI oraz PRO i obejmuje:

1. księgowanie dokumentów zakupu i sprzedaży w walucie obcej

   Jeśli otrzymaliśmy fakturę wystawioną w obcej walucie lub sami wystawiliśmy taką fakturę, to możemy ją zaksięgować w tej właśnie walucie. Odpowiednie kwoty złotówkowe zostaną obliczone na podstawie aktualizowanego automatycznie kursu NBP.

   Tworzony automatycznie dekret (zakładka Dekret) zawiera zarówno kwoty złotówkowe jak i walutowe. Kwoty walutowe na kontach kontrahentów wykorzystywane są do rozrachunków walutowych, o których więcej w pkt 2. Kwoty walutowe na czwórkach i siódemkach mają charakter pomocniczy. Nie są wykorzystywane do obliczania wyniku finansowego. Przydają się jedynie dla celów statystycznych, umożliwiają np. sprawdzenie obrotów i sald w danej walucie w zadanym okresie - patrz pkt 4.

   Waluta w obrotach na kontach vatu jest taka jak waluta wpisu, ale określone są tylko kwoty złotówkowe - kwoty walutowe są zawsze zerowe. Wyjątkiem są obroty pochodzące z PK w walucie, w którym użyto konta vatu. Takie obroty zawierają kwoty walutowe. Kwoty walutowe na kontach vatu na nic nie wpływają, więc można je albo tam pozostawić, albo dla porządku wyzerować ręcznie, korzystając z korekty dekretu.

2. walutowe rozrachunki z kontrahentami

   Wprowadzając dane kontrahenta w oknie KONTRAHENCI określamy walutę, w której najczęściej prowadzone są rozrachunki z tym kontrahentem. Waluta ta przepisuje się później do kont odbiorcy i dostawcy powiązanych z danym kontrahentem.

   Oznacza to, że widoczną w oknie PLAN KONT walutę konta rozrachunkowego kontrahenta należy traktować również tylko jako walutę większości obrotów na tym koncie. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby kontrahent z walutą rozrachunków określoną jak np. EUR miał rozrachunki również w PLN i np. w GBP albo aby kontrahent z walutą rozrachunków PLN miał część rozrachunków prowadzoną w EUR. Dotyczy to oczywiście również obrotów na kontach rozrachunkowych tych kontrahentów.

   Rozrachunki w danej walucie możemy sprawdzić w oknie ROZRACHUNKI wybierając walutę we  F4 Właściwościach tego okna. Jeśli waluty nie wybrano we właściwościach, to jest ona widoczna bezpośrednio przy każdym rozrachunku w kolumnie Waluta. Sprawdzanie obrotów walutowych na kontach kontrahentów opisane jest w pkt 4.

   Możemy również prowadzić windykację należności walutowych w oknie WINDYKACJA wybierając walutę we  F4 Właściwościach tego okna.

   Informację o walutach mamy również na zestawieniach należności i zobowiązań dostępnych w menu Raporty.

   Z rozrachunkami walutowymi związane jest nieodłącznie rozliczanie różnic kursowych. Następuje ono automatycznie w momencie wprowadzania zapłaty do raportu bankowego - patrz pkt 3.

3. walutowe raporty kasowe i bankowe

   Definiując raport kasowy w oknie DEFINICJE DOKUMENTÓW lub bankowy w oknie RACHUNKI BANKOWE określamy walutę, w której prowadzony jest dany raport. Waluta ta przepisuje się do konta powiązanego z danym raportem.

   Warto zauważyć, że w odróżnieniu od waluty określonej w kontrahentach i w kontach rozrachunkowych kontrahentów, waluta przypisana do raportu kasowego lub bankowego oraz powiązanego z nim konta określa jednoznacznie walutę operacji w tych raportach i obrotów na tych kontach.

   Tzn. jeśli raport jest prowadzony np. w EUR, to wszystkie pozycje na tym raporcie są również w EUR. W EUR są także obroty na powiązanym z raportem koncie kasy/banku (oczywiście oprócz kwot w EUR zawierają one rownież przeliczone wg kursu zapłaty kwoty złotówkowe).

   Na koncie rozrachunkowym kontrahenta również w ww. wypadku pojawią się obroty w EUR (wraz z przeliczonymi kwotami w PLN). W przypadku konta kontrahenta istnieje jednak możliwość wybrania innej waluty rozrachunków niż waluta raportu. Tzn. możemy na raporcie w PLN zaewidencjonować wpłaty/wypłaty wykonane w dowolnej walucie obcej. Na raporcie w walucie obcej możemy z kolei zaewidencjonować wpłaty/wypłaty wykonane w PLN (tylko w PLN, inna waluta niż waluta raportu lub PLN nie jest dozwolona). Walutę rozrachunków zmieniamy w oknie KP (tuż pod polem z walutą raportu) - zarówno rozrachunki jak i obroty na koncie kontrahenta prowadzone są właśnie w tej walucie, a nie w walucie raportu.

   Walutowe obroty, salda i stan kasy w raportach kasowych i bankowych oraz w pozycjach tych raportów (czyli kolumny z dopiskiem wal. w nazwie np. Saldo wal., Stan wal.) zawierają wartości wyrażone w walucie raportu. Oznacza to, że nawet jeśli na raporcie w PLN rozliczymy jakieś rozrachunki w EUR, to np. pole Stan wal. będzie zawierało kwotę odpowiadającą przeliczonym z EUR wartościom złotówkowym. Tym samym pola Stan i Stan wal. na takim raporcie będą równe i będą odpowiadały saldu konta powiązanego z tym raportem.

   Z kolei na raportach walutowych, na których rozliczono jakieś rozrachunki w PLN, pole Stan wal. będzie zawierało kwotę odpowiadającą przeliczonym z PLN wartościom walutowym. Tym samym pola Stan i Stan wal. na takim raporcie będą się różniły i będą równe odpowiednio saldu złotówkowemu i saldu walutowemu (w walucie raportu) na koncie powiązanym z tym raportem.

   Obroty wynikające z ewentualnych różnic kursowych, naliczane w momencie zapłaty po innym kursie niż kurs przyjęty w powiązanym dokumencie, księgowane są automatycznie w PLN na kontach różnic kursowych określonych w menu Ustawienia - Ustawienia kont na zakładce Ogólne. Obrót z różnicami kursowymi na koncie kontrahenta ma zerowe kwoty walutowe, ale jest księgowany w walucie wpisu, po to aby umożliwić łatwe porównanie rozrachunków i obrotów na koncie dla poszczególnych walut.

   Pola Stan i Stan wal. w raportach kasowych i bankowych uwzględniają automatycznie BO wprowadzone w oknie KSIĘGA na koncie powiązanym z raportem. Jeśli chcemy sprawdzić jak się zmienia stan kasy zaraz po zaksięgowaniu BO, należy pamiętać o wcześniejszym przejściu do okna PLAN KONT, co spowoduje automatyczne przeliczenie zaksięgowanych kwot BO i dopiero na tej podstawie zmianę pól dotyczących stanu kasy w raporcie kasowym lub bankowym. BO wpływa na pola Stan i Stan wal. we wszystkich raportach (związanych z kontem, na którym zaksięgowano BO) począwszy od miesiąca, w którym wystąpiła zmiana BO, aż do końca roku obrotowego.

4. obroty i salda walutowe

   W oknie PLAN KONT program na bieżąco pokazuje złotówkowe BO, obroty, obroty narastająco oraz salda na poszczególnych kontach w miesiącu określonym w Bieżąca data i okres (F12).

   Korzystając z funkcji  Ctrl F4 Kolumny okna użytkownik może włączyć dodatkowo analogiczne kolumny z wartościami wyrażonymi w walucie obcej. Są to kolumny zawierające w nazwie końcówkę wal., np. BO Wn wal., BO Ma wal., Saldo Wn wal., Saldo Ma wal. itd. Kolumny walutowe zawierają wartości wynikające z obrotów w walucie wybranej we  F4 Właściwościach okna.

   Wybór waluty PLN oznacza że kolumny wal. są puste, a kolumny złotówkowe zawierają wartości pochodzące ze wszystkich obrotów bez względu na walutę. Oznacza to, że w oknie PLAN KONT nie ma możliwości wyselekcjonowania sald i obrotów pochodzących z operacji przeprowadzonych TYLKO w walucie PLN. Taka możliwość istnieje w oknach OBROTY i OBROTY NARASTAJĄCO, w których dla poszczególnych kont pokazywane są tylko obroty wykonane w walucie wybranej we  F4 Właściwościach okna.

   Jeśli w planie kont wybrana jest waluta inna niż PLN, to kwoty walutowe wal. pokazują wartości wynikające z obrotów w tej walucie, natomiast kwoty złotówkowe pokazują wartości wynikające ze wszystkich obrotów bez względu na walutę. Jeśli chcemy zobaczyć wartość obrotów na wybranym koncie w wybranej walucie i odpowiadające im kwoty złotówkowe, należy korzystać z filtrowania obrotów walutowych w oknach OBROTY i OBROTY NARASTAJĄCO.

   Niezależnie od waluty wybranej w oknie PLAN KONT walutowe salda i obroty pokazywane są na zestawieniach obrotów i sald (parametr Waluta). W odróżnieniu od okna PLAN KONT kwoty prezentowane na tym zestawieniach dotyczą zawsze tylko wybranej w parametrach zestawienia waluty, tzn. nie widać jednocześnie na tym samym zestawieniu obrotów i sald walutowych i złotówkowych - są albo złotówkowe albo walutowe. Jeśli złotówkowe, to dotyczą zawsze wszystkich obrotów bez względu na ich walutę.

5. automatyczny walutowy bilans otwarcia na nowy rok obrotowy

   W menu podręcznym (prawy przycisk myszy) w oknie PLAN KONT dostępna jest funkcja Przenieś BO. Tworzy ona automatycznie złotówkowe BO na nowy rok dla kont, które mają niezerowe salda w ostatnim miesiącu roku obrotowego. Analogicznie tworzy BO walutowe, dla kont które mają niezerowe salda walutowe.

   BO walutowe tworzone są tylko dla "jedynek" i "dwójek", przy czym BO dla jedynek jest wykonywane w walucie przypisanej do konta, a dla "dwójek" we wszystkich walutach, w których dla danego konta występuje niezerowe saldo. Oznacza to, że dla jednego konta z 2-giej grupy może powstać kilka BO (PLN i walutowych) w zależności od niezerowych sald występujących na tym koncie, bez względu na domyślną walutę przypisaną do konta.

   Salda walutowe na pozostałych kontach są pomijane. Tzn. nawet jeśli w grudniu występują salda walutowe na np. 4, 5, 6 lub 7-kach, to po automatycznym BO będą one w nowym roku zerowe. Jeśli dla użytkownika są one z jakichś powodów potrzebne, to należy przenieść je ręcznym BO.