Instrukcja obsługi R2fk

Zawartość okna z pozycjami inwentaryzacji wyposażenia tworzy się automatycznie po wprowadzeniu nowej inwentaryzacji, na podstawie określonej lokalizacji i stanu wyposażenia na dany dzień.

W oknie tym uzgadniamy faktyczny stan inwentaryzacyjny na podstawie wydrukowanych i uzupełnionych arkuszy spisowych. Dla każdej pozycji wyposażenia, znajdującej się na arkuszu należy wpisać Wynik spisu z natury:

• Niewypełniony - status ten pojawia się po utworzeniu nowej inwentaryzacji i należy go zmienić na jeden z poniższych

• Zgodny - wyposażenie znajduje się na stanie w podanej lokalizacji (we właściwej ilości)

• Brak - wyposażenia nie ma na stanie

• Niezgodny - wyposażenie jest na stanie, ale np. niekompletny (lub w mniejszej ilości) albo zniszczony (można to opisać dokładniej w polu Uwagi)

• Nadmiar - wyposażenia nie powinno być na w ogóle stanie (lub jest w nadmiernej ilości).

Jeżeli podczas spisu z natury wykryto wyposażenie, które znajduje się na stanie w danej lokalizacji, ale nie ma go na wydrukowanym arkuszu, należy je wpisać do ewidencji wyposażenia w danej lokalizacji, a następnie dopisać do arkusza i ustawić pole Wynik spisu z natury na Nadmiar.

Bezpośrednio po utworzeniu arkusza, system ustawia wszystkie pola Wynik spisu z natury na Niewypełniony. Do szybkiego ustawienia statusu pojedyńczej pozycji na Zgodny służy przycisk . Aby ułatwić sobie wypełnianie arkusza, można automatycznie ustawić wszystkie te wartości na Zgodny (przyciskiem ), a następnie zmienić tylko te pozycje, które podczas spisu z natury okazały się mieć stan inny niż zgodny.

Jeżeli chcemy skorzystać z inwentaryzacji automatycznej, to konieczne jest, aby w jej wyniku powstał plik tekstowy (zawierający numery zinwentaryzowanego wyposażenia w kolejnych liniach), który następnie wczytamy funkcją Odczyt danych z pliku. Wyświetli się okno dialogowe, w którym należy ustalić:

• Inwentaryzacja na podstawie pola - czy identyfikatorem wyposażenia jest Numer ewidencyjny czy Numer kolejny wyposażenia, czyli jaki numer jest umieszczony w kolejnych liniach pliku importowego

• Wpisuj na arkusz nadmiarowe pozycje - czy w sytuacji, gdy w pliku znajduje się identyfikator wyposażenia, którego brak na arkuszu, to system ma dopisywać takie wyposażenie na arkusz jako pozycję nadmiarową.

Przykładowy plik inwentaryzacyjny może wyglądać następująco:
ME/0001/1
ME/0002/3
ME/0004/1.

W celu ułatwienia przeprowadzenia inwentaryzacji można skorzystać z wydrukowanych wcześniej etykiet wyposażenia (w oknie WYPOSAŻENIE drukuj Etykiety - kody kreskowe), zawierających dodatkowo identyfikator w postaci kodu kreskowego.