Instrukcja obsługi R2fk

Ze schematów księgowania korzystamy w dwóch przypadkach:

• w dokumentach zakupu/sprzedaży: jeśli chcemy rozbić automatycznie kwotę netto sprzedaży/zakupu na różne konta (np. automatyczne rozbicie faktury kosztowej wg zadanych współczynników na MPK i konta grupy 5)
• w poleceniach księgowania: jeśli chcemy wygenerować automatyczne polecenie księgowania wg zadanego schematu (np. przeksięgowanie kosztów).

Schemat księgowania nie służy do określania standardowego schematu dekretu. Standardowy schemat dekretu wynika z rodzaju wpisu, wybranego rejestru księgowego, a także ustawień kont w menu Ustawienia - Ustawienia kont oraz w bibliotece kontrahentów (Konto rozrachunkowe, Domyślne konto, Schemat) oraz zdarzeń gospodarczych (Konto, Schemat). Standardowe schematy dekretów zostały szczegółowo opisane w INSTRUKCJA UŻYTKOWNIKA - KSIĘGA HANDLOWA - Księgowanie dokumentów - Rodzaje wpisów.

Biblioteka schematów jest dostępna w menu Ustawienia - Schematy księgowania.

Sposób korzystania ze schematów księgowania został dokładnie opisany w INSTRUKCJA UŻYTKOWNIKA - KSIĘGA HANDLOWA - Księgowanie dokumentów - Korzystanie ze schematów księgowania.

• Nazwa - dowolna nazwa identyfikująca schemat

• Typ - określamy jakiego typu dokumentów dotyczy schemat (PK, sprzedaż, zakup). Przy wyborze schematu w trakcie księgowania dokumentu program będzie sprawdzał zgodność typu schematu z typem dokumentu i nie pozwoli wybrać np. schematu typu PK na dokumencie typu Z - Zakup krajowy.

• Okres - istotny jeśli w pozycji schematu w polach Typ źródła lub Typ podziału wybraliśmy wartości uzależnione od daty (Obrót Wn/Ma, Obrót Wn/Ma wg konta, Obrót nar. Wn/Ma, Saldo Wn/Ma).

  • wg daty wpisu - jeśli datą wpisu, na którym wykorzystany będzie schemat, będzie np. 31.03.2020, to obroty i salda będą liczone za marzec 2020

  • zadany - przed wygenerowaniem pozycji wpisu na podstawie wybranego schematu pojawi się pytanie o okres jakiego należy użyć do obliczania sald i obrotów

    

• zakładka POZYCJE - określamy pozycje schematu

  • Lp. - nadawana automatycznie liczba porządkowa

  • Typ źródła - jeśli zastosowanie schematu ma spowodować wygenerowanie pozycji z określonymi kwotami, to musimy podać źródło tych kwot i typ tego źródła, żeby program wiedział skąd ma te kwoty wziąć lub ewentualnie jak je obliczyć

    • Brak - brak źródła. Wykorzystujemy do przygotowania PK-a z wypełnionymi wstępnie pozycjami wymagającymi jedynie uzupełnienia kwot (patrz przykład INSTRUKCJA UŻYTKOWNIKA - KSIĘGA HANDLOWA - Księgowanie dokumentów - Korzystanie ze schematów księgowania - PK - Lista płac)

    • Kwota - źródłem będzie kwota podana przez użytkownika w trakcie księgowania na zakładce SCHEMAT - KWOTY (patrz przykład INSTRUKCJA UŻYTKOWNIKA - KSIĘGA HANDLOWA - Księgowanie dokumentów - Korzystanie ze schematów księgowania - Faktura kosztowa rozbita na MPK i 5-tki)

    • Obrót Wn/Ma - źródłem jest obrót Wn lub Ma wyliczony z konta (lub kont) podanych w polu Źródło za miesiąc określony wg pola Okres (patrz przykład INSTRUKCJA UŻYTKOWNIKA - KSIĘGA HANDLOWA - Księgowanie dokumentów - Korzystanie ze schematów księgowania - Przeksiegowanie kosztów (proste))

    • Obrót nar. Wn.Ma - źródłem jest obrót narastająco Wn lub Ma wyliczony z konta (lub kont) podanych w polu Źródło za okres od początku roku do miesiąca określonego wg pola Okres

    • Saldo Wn/Ma - źródłem jest saldo Wn lub Ma wyliczone z konta (lub kont) podanych w polu Źródło za miesiąc określony wg pola Okres

    • Domknięcie - źródłem jest domknięcie wyliczonych wcześniej kwot, tak aby strona Wn zgadzała się ze stroną Ma. Dla domknięcia trzeba podać oba konta docelowe, czyli Konto Wn oraz Konto Ma. Program sam wybierze właściwą stronę. Ma sens tylko na schematach typu PK. Ustawiany zwykle w ostatniej pozycji schematu (patrz przykład INSTRUKCJA UŻYTKOWNIKA - KSIĘGA HANDLOWA - Księgowanie dokumentów - Korzystanie ze schematów księgowania - Rozbicie kosztów na 5-tki).

  • Status - status kont podanych w polu Źródło, z których obliczany będzie np. Obrót Wn (w zależności od ustawienia opisanego wyżej pola Typu źródła)

  • Źródło - jeśli wybraliśmy jako typ źródła Obrót... lub Saldo..., to musimy tutaj określić konto lub konta, których obroty albo salda chcemy obliczyć. Mamy przy tym kilka możliwości:

    1. Pojedyncze konto
       wpisujemy numer konta lub wybieramy je z planu kont przyciskiem albo klawiszami Ctrl Enter

    2. Kilka kont
       j.w. ale możemy podać w jednym źródle kilka numerów oddzielonych od siebie średnikiem. Taki zapis oznacza wykonanie danej pozycji schematu osobno dla każdego konta wymienionego w źródle. Czyli jest równoznaczne schematowi, który ma tyle pozycji ile kont wymienionych w źródle.

    3. Wiele kont wg maski
       zamiast wprowadzać numery kont oddzielane średnikami (j.w.), możemy skorzystać z maski kont. Maska może zawierać cyfry oraz znaki * lub ?. Np. maska 520* oznacza wszystkie konta o numerach zaczynających się od 520 (np.: 520-001, 520-401-1, 520-411-100 itd.), a maska 520-??1 wszystkie konta zaczynające się od 520 i z drugim członem kończącym się na 1 (np.: 520-001, 520-111, 520-401 itd.). Użycie maski zamiast pojedynczego numeru konta oznacza wykonanie danej pozycji schematu osobno dla każdego konta o numerze pasującym do maski. Czyli jest równoznaczne schematowi, który ma tyle pozycji ile kont pasujących do maski. Podobnie jak pojedyncze numery kont, tak i maski możemy oddzielać od siebie średnikami, wprowadzając w jednym źródle kilka różnych masek (patrz INSTRUKCJA UŻYTKOWNIKA - KSIĘGA HANDLOWA - Księgowanie dokumentów - Korzystanie ze schematów księgowania - Wynik finansowy).

    4. Suma wielu kont wg maski
       jeśli w numerze konta użyjemy na początku wyrazu 'Suma', np. Suma 520*, to obliczana będzie suma np. obrotów Wn ze wszystkich kont rozpoczynających się od 520. Mimo użycia w masce znaku *, taka pozycja schematu nie jest powtarzana dla wszystkich kont pasujących do maski, gdyż nie miałoby to sensu (patrz INSTRUKCJA UŻYTKOWNIKA - KSIĘGA HANDLOWA - Księgowanie dokumentów - Korzystanie ze schematów księgowania - Przeksięgowanie kosztów (wg udziałów podanych)).

    5. Wykluczenie konta
       jeśli chcemy wykluczyć jakieś konto lub konta używamy znaku wykrzyknika, np. maska 4*;!49*; oznacza wszystkie konta zaczynające się na 4 za wyjątkiem (!) kont zaczynających się na 49 (patrz INSTRUKCJA UŻYTKOWNIKA - KSIĘGA HANDLOWA - Księgowanie dokumentów - Korzystanie ze schematów księgowania - Wynik finansowy)

  • Typ podziału - jeśli chcemy podzielić kwoty podane/obliczone w źródle

    • Brak - brak podziału. Kwoty podane/obliczone w źródle zostaną przepisane w pełnej wysokości na wskazane Konto Wn lub Konto Ma (patrz INSTRUKCJA UŻYTKOWNIKA - KSIĘGA HANDLOWA - Księgowanie dokumentów - Korzystanie ze schematów księgowania - Przeksięgowanie kosztów (proste)).

    • Procent - podział proporcjonalny wg podanych procentów. Procenty podaje się bezpośrednio w schemacie w polu Podział lub w trakcie księgowania dokumentu w takim samym polu na zakładce SCHEMAT - POZYCJE (patrz przykład INSTRUKCJA UŻYTKOWNIKA - KSIĘGA HANDLOWA - Księgowanie dokumentów - Korzystanie ze schematów księgowania - Faktura kosztowa rozbita na MPK i 5-tki).

    • Kwota - podział proporcjonalny wg podanych kwot. Kwoty podaje się bezpośrednio w schemacie w polu Podział lub w trakcie księgowania dokumentu w takim samym polu na zakładce SCHEMAT - POZYCJE. Program oblicza sumę podanych kwot i rozbija kwotę zadaną lub obliczoną w źródle proporcjonalnie do udziału kwoty podziału z danej pozycji schematu do sumarycznej kwoty podziałów (patrz przykład INSTRUKCJA UŻYTKOWNIKA - KSIĘGA HANDLOWA - Księgowanie dokumentów - Korzystanie ze schematów księgowania - Przeksięgowanie kosztów (wg udziałów podanych)).

    • Obrót Wn/Ma, Obrót nar. Wn/Ma, Saldo Wn/Ma - podział proporcjonalny do obrotów/sald z kont podanych w polu Podział (patrz przykład INSTRUKCJA UŻYTKOWNIKA - KSIĘGA HANDLOWA - Księgowanie dokumentów - Korzystanie ze schematów księgowania - Przeksięgowanie kosztów (wg udziałów na kontach)). W polu Podział można używać zarówno pojedynczych kont, jak i masek ze znakami * lub ?. W przypadku masek obliczana będzie suma z kont o numerach pasujących do maski (bez konieczności używania słowa Suma jak w przypadku źródła).

    • Obrót Wn/Ma wg konta - jeśli chcemy wykonać przeksięgowanie z podziałem wg obrotów na zadanej "czwórce", ale tylko takich, które mają przypisane MPK z taką "piątką", jak określona w schemacie w kolumnie Konto Wn, to jako typ podziału należy wybrać Obrót Wn wg konta. Analogicznie ze stroną Ma.

    • Ułamek - podział proporcjonalny wg ułamka. Ułamek podaje się bezpośrednio w schemacie w polu Podział lub w trakcie księgowania dokumentu w takim samym polu na zakładce SCHEMAT - POZYCJE.

  • Podział (patrz wyjaśnienie wyżej w polu Typ podziału)

  • Konto Wn, Konto Ma - konta docelowe, na których będzie księgowana kwota podana/obliczona w źródle, po ewentualnym podziale przez zadane współczynniki. Podobnie jak w polu Źródło można używać tu pojedynczych numerów kont oraz masek, zawierających znaki * i ?. Nie można natomiast używać kilku kont lub masek rozdzielanych średnikami ani polecenia Suma. Maska użyta w koncie docelowym ma trochę inne znaczenie niż maska użyta w źródle. Oznacza ona, że numer konta określony w źródle będzie częściowo zmieniany przed użyciem w koncie docelowym. Np. jeśli źródłem są obroty Wn z kont o numerach 520* (520-401, 520-411, 502-469), a kontem Wn są konta o masce 509*, to w numerach wszystkich znalezionych kont źródłowych będą zamieniane pierwsze trzy cyfry z 520 na 509, a pozostała część numeru konta docelowego będzie taka sama jak w znalezionym koncie źródłowym. W efekcie obroty z konta 520-401 zostaną zaksięgowane na 509-401, z 520-411 na 509-411, a z 520-469 na 509-469. Jeśli natomiast użylibyśmy kont źródłowych o masce 520-??1 a docelowych 509-??1, to w koncie docelowym znaki 5 i 6 wzięte zostaną ze znalezionych kont źródłowych, czyli bazując na wcześniejszym przykładzie obroty z 520-401 zaksięgowane zostaną na 509-401 a z 520-411 na 509-411. Konto 520-469 jako niepasujące do maski 520-??1 zostanie pominięte (patrz przykład INSTRUKCJA UŻYTKOWNIKA - KSIĘGA HANDLOWA - Księgowanie dokumentów - Korzystanie ze schematów księgowania - Przeksięgowanie kosztów (proste)).

  • Opis - opis, który przepisze się do zaksięgowanych pozycji wygenerowanych na podstawie danej pozycji schematu księgowania

  • Kontrakt - kontrakt, który zostanie przypisany do pozycji wpisu wynikającej z tej pozycji schematu księgowania

  • MPK - MPK, który zostanie przypisany do pozycji wpisu wynikającej z tej pozycji schematu księgowania, powodując jej automatyczne rozksięgowanie na odpowiednie "piątki"

  • Oddział - oddział, który zostanie przypisany do pozycji wpisu wynikającej z tej pozycji schematu księgowania, umożliwiając jej automatyczne przypisanie do odpowiedniego rejestru VAT.

Sposób korzystania ze schematów księgowania został dokładnie opisany w INSTRUKCJA UŻYTKOWNIKA - KSIĘGA HANDLOWA - Księgowanie dokumentów - Korzystanie ze schematów księgowania.