Ewidencja składek ZUS - Instrukcja obsługi programu R2fk, R2fkPRO RESET2 Oprogramowanie
Strona używa plików cookies (tzw. ciasteczka) do przechowywania i uzyskiwania dostępu do tej informacji w celach funkcjonalnych, statystycznych i reklamowych.
Użytkownik wyraża zgodę oraz określa warunki przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartej w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki.
Dowiedz się więcej odwiedzając strony:

Polityka Prywatności    Regulamin sklepu      Jak wyłączyć cookies?

Przejdź do serwisu

Instrukcja obsługi R2fk



Ewidencja składek ZUS

Ewidencja składek ZUS

,    - INSTRUKCJA UŻYTKOWNIKA - MIESIĘCZNE ROZLICZENIE PIT

Program ma możliwość szczegółowego ewidencjowania i rozliczania opłat składek ZUS. Mechanizm ten włączamy zaznaczając parametr Ewidencja składek na zakładce SKŁADKI ZUS w danych właścicieli.

Jeżeli właściciel zawsze (lub prawie zawsze) opłaca należne składki do ZUS terminowo, to wygodniej pozostawić parametr Ewidencja składek niezaznaczony. Nie będziemy musieli wówczas co miesiąc wpisywać do programu zapłaconych składek - podczas tworzenia deklaracji PIT (PIT-5, PIT-5L lub PIT-28) program będzie zadawał pytanie, czy właściciel terminowo opłacił wszystkie składki ZUS i po twierdzącej odpowiedzi odliczy odpowiednie kwoty od dochodu i/lub podatku. W jednorazowych sporadycznych przypadkach, gdy u właściciela nastąpi jakieś opóźnienie lub błąd w opłacie składki, wówczas kwoty do odliczenia będzie można zmodyfikować bezpośrednio na deklaracji PIT.

Jeżeli jednak właściciel wpłaca składki nieregularnie, w ratach, w niepełnej wysokości itp., a na dodatek mamy w bazie danych wielu takich właścicieli (biuro rachunkowe), to wówczas przydatny będzie mechanizm szczegółowej ewidencji poszczególnych składek ZUS opisany w niniejszym rozdziale.

Jeżeli zaznaczymy parametr Ewidencja składek na zakładce SKŁADKI ZUS, to należy też określić, czy chcemy ewidencjonować składki na Fundusz Pracy - należy wówczas zaznaczyć pole Ewidencja składek na FP (53), oraz określić w polu Data rozpoczęcia ewid. datę, od której mechanizm ten ma zacząć obowiązywać przy rozliczaniu deklaracji PIT u danego właściciela. Jeżeli np. w pole Data rozpoczęcia ewid. wpiszemy 01-01-2020, to wszystkie okresy do grudnia 2019 włącznie zostaną rozliczone przez program w taki sposób, jakby ewidencja składek ZUS nie była włączona, tzn. kwoty ZUS do odliczenia w PIT będą domyślne. Dopiero począwszy od deklaracji PIT za styczeń 2020 program zacznie odliczać kwoty opłat składek ZUS wpisane do ewidencji. Należy zwrócić uwagę na to, że jeżeli składkę ZUS za grudzień właściciel zapłaci w styczniu, to składkę tę należy wpisać do ewidencji. Po dacie wpisanej w polu Data rozpoczęcia ewid. przestanie być też możliwa modyfikacja kwot składek ZUS do odliczenia bezpośrednio na deklaracjach PIT.

Data w polu Data rozpoczęcia ewid. musi być datą pierwszego dnia danego miesiąca, a w przypadku, gdy rozliczamy PIT kwartalnie - musi być datą pierwszego dnia kwartału - czyli 1 stycznia, kwietnia, lipca lub października. Dla nowego właściciela, tzn. takiego, który nie ma jeszcze w programie zamkniętej deklaracji PIT, datę tę najlepiej pozostawić pustą. Będzie to oznaczać, że właściciel jest objęty ewidencją składek przez cały czas. Natomiast tym właścicielom, którzy mają już w programie zamknięte deklaracje PIT, powinniśmy wypełnić pole Data rozpoczęcia ewid. - po to aby było jasne, od kiedy deklaracje PIT mają być tworzone w oparciu o składki ZUS ewidencjonowane w programie.

Jeżeli zaznaczymy parametr Ewidencja składek, to w oknie WŁAŚCICIELE aktywny stanie się przycisk , który udostępnia do przeglądania i edycji tabelę Składki ZUS.

W tabeli tej znajdują się pozycje dwóch rodzajów - należna i zapłacona. Pozycje należne zawierają kwoty do zapłaty, które należy zapłacić za dany miesiąc i rok, natomiast pozycje zapłacone są to faktycznie dokonane wpłaty poszczególnych składek należnych. Porównując pozycje należne i zapłacone poszczególnych typów i okresów możemy zorientować się, czy i jakie zaległości ma dany właściciel.

Składki o rodzaju należna tworzone są automatycznie przez program za pomocą funkcji Naliczanie składek ZUS. Funkcję tę uruchamiamy przyciskiem w oknie Składki ZUS. Wyświetlony zostanie wówczas dialog Naliczanie składek ZUS, w którym należy określić następujące parametry:

  • za okres od: do: - należy określić, za które miesiące mają zostać naliczone składki. Należy pamiętać o tym, że składki mogą zostać naliczone tylko wtedy, gdy w tabeli parametrów naliczania (patrz INSTRUKCJA ADMINISTRATORA - PARAMETRYZACJA SYSTEMU - Parametry naliczania) znajdują się już stawki ZUS potrzebne do tych wyliczeń.

  • dla właścicieli - należy określić, dla których właścicieli chcemy naliczyć składki - wszystkich, tylko dla podświetlonych czy tylko dla aktualnego. Należy pamiętać o tym, że program naliczy składki wyłącznie dla tych właścicieli, którzy mają na zakładce SKŁADKI ZUS zaznaczony parametr Ewidencja składek.

  • nadpisywać już istniejące - jeżeli zaznaczymy to pole, to program ponownie naliczy i wpisze kwoty na tych pozycjach, które zostały utworzone wcześniej. Taka potrzeba może mieć miejsce np. wtedy, gdy naliczyliśmy składki na cały rok, a w międzyczasie zmienione zostały wysokości składek.

Po określeniu powyższych parametrów możemy za pomocą przycisku naliczyć składki. Składki typu 51 zostaną naliczone, jeżeli właściciel ma wpisaną niezerową ilość w polu Ilość skł.społ.. Składki typu 52 zostaną naliczone, jeżeli właściciel ma wpisaną niezerową ilość w polu Ilość skł.zdrow.. Dla składek tego typu zostanie naliczona zarówno kwota do zapłaty, jak i kwota do odliczenia. Składki typu 53 zostaną naliczone, jeżeli właściciel ma zaznaczone pole Ewidencja składek na FP (53). Wysokość kwoty do zapłaty na składce należnej można modyfikować, np. w sytuacji, gdy dany właściciel ma z jakichś powodów mniejsze kwoty do zapłaty niż naliczone automatycznie.

Składki o rodzaju zapłacona należy wpisywać do tabeli w momencie, gdy składka zostanie faktycznie zapłacona. Wprowadzając  nową wpłatę (Ins) należy określić jej datę oraz miesiąc, rok i typ składki, której ta wpłata dotyczy. W pole Zapłacono należy wpisać kwotę wpłaty, a w przypadku składek zdrowotnych (typ 52) należy dodatkowo podać kwotę do odliczenia (ponieważ jest inna niż kwota do zapłaty). W celu usprawnienia pracy program będzie podpowiadał domyślne kwoty podczas wypełniania tych danych. Jeżeli np. wprowadzimy nową wpłatę stojąc na składce należnej, której ta wpłata ma dotyczyć, to program podpowie automatycznie wszystkie potrzebne wartości (jako kwota wpłaty zostanie podpowiedziana kwota, jaka pozostała do pełnej zapłaty tej składki). Jeżeli wpiszemy dany rok i miesiąc, program podpowie domyślną kwotę do zapłaty, jeżeli wpiszemy kwotę dla składki typu 52, program automatycznie wyliczy kwotę do odliczenia itp.

W momencie wpisania wpłaty danej składki, automatycznie zostanie zmodyfikowane pole Zapłacono na odpowiedniej składce o rodzaju należna - w polu tym znajdzie się zawsze suma wpłat dotycząca tej składki. Np. jeżeli za składkę zdrowotną typu 52 za marzec 2020 dokonano dwóch wpłat, na kwoty 100zł i 262,34zł, to na składce o rodzaju należna typu 52 za marzec 2020 w polu Zapłacono znajdzie się kwota 362,34zł.

UWAGA. Możliwe jest wpisywanie opłat za składki za okres i typ, dla których nie ma odpowiedniej składki należnej. Jeżeli np. właściciel w 2020 roku opłaca składkę ZUS za rok 2019, to nie ma potrzeby naliczania składek za rok 2019. Nie jest natomiast możliwa edycja składek ZUS dotyczących okresów, które zostały już zamknięte w tabeli deklaracji PIT. Jeżeli np. w tabeli PIT-5 zostanie zamknięty grudzień 2019, to nie będzie możliwa edycja składek ZUS wcześniejszych niż styczeń 2020. Będzie oczywiście możliwe wpisywanie opłat za te składki, ale z datą wpłaty późniejszą niż 31.12.2019.

Gdy w oknie Składki ZUS widoczne są wszystkie składki z wielu okresów, zarówno zapłacone jak i należne, okno może przestać być czytelne. Dlatego mamy możliwość użycia kilku filtrów, dzięki którym możemy uzyskać przejrzysty dostęp do interesujących nas danych. Dzięki tym filtrom (uruchamiamy je klikając w ikonę   lub klawisz F4) możemy:

  • oglądać tylko składki należne lub tylko składki zapłacone - określając odpowiednio pole Rodzaj

  • oglądać tylko składki określonego typu - 51, 51 lub 53 - wpisując odpowiednią wartość w pole Typ

  • zawęzić składki zapłacone do zapłat dokonanych tylko w konkretnym roku - wpisując odpowiedni rok w pole Zapłaty z roku

  • zawęzić składki należne tylko do konkretnego roku - wpisując w pole Składki należne z roku odpowiedni rok

  • oglądać tylko składki należne, które nie zostały jeszcze zapłacone - zaznaczając pole Tylko niezapłacone.

Podczas tworzenia deklaracji PIT program odliczy od dochodu i/lub podatku sumę kwot wpłat wpisanych do tabeli Składki ZUS, z datami wpłat w danym okresie podatkowym. Od dochodu zostaną odliczone kwoty wpłat składek typu 51, a od podatku zostaną odliczone kwoty z pola Odl.od pod. wpłat składek typu 52. W przypadku kwartalnych deklaracji PIT odliczona zostanie suma wszystkich wpłat dokonanych w danym kwartale, a w przypadku deklaracji miesięcznych - suma wpłat z danego miesiąca. Jeżeli np. w kwietniu 2016 wpisana została wpłata 600 zł na składkę ZUS typu 51 i wpłata 254,55 zł na składkę typu 52, to w deklaracji PIT za miesiąc kwiecień w polu Składki na ubezpieczenia społeczne na zakładce Odliczenia od dochodu pojawi się kwota 600,- zł, a w polu Składka na ubezpieczenie zdrowotne na zakładce Odliczenia od podatku pojawi się kwota 219,19.

UWAGA. Od 01.01.2022 roku wysokość składki zdrowotnej (typ 52) uzależniona jest od osiągniętego dochodu i wyliczana jest wyłącznie bezpośrednio w oknie PIT, stąd składka ta nie jest uwzględniana w mechanizmie Ewidencji składek ZUS.

W oknie WŁAŚCICIELE w menu drukowania (F2) dostępna jest opcja Dla biur rachunkowych a w niej wydruk Rozliczenie składek ZUS, dzięki któremu możemy uzyskać szczegółowe informacje o składkach ZUS dla wielu właścicieli. Dodatkowo, w wydruku Informacja o podatkach możliwe jest zaznaczenie opcji ZUS. Spowoduje to rozesłanie informacji mailowej do właścicieli o terminie i kwotach składek ZUS, które powiny być zapłacone (patrz ROZPOCZĘCIE PRACY - Wprowadzanie danych firmy - Dla biur rachunkowych oraz ROZPOCZĘCIE PRACY - Właściciele i wspólnicy - Dla biur rachunkowych).