Instrukcja obsługi R2środki

W każdym oknie po wpisaniu nowej pozycji można dodatkowo zapamiętać dokumenty skojarzone z tą pozycją. Przykładowo przy środku trwałym możemy w programie zapamiętać również zeskanowany oryginał dokumentu zakupu i kartę gwarancyjną. Umożliwi to nam późniejszy szybki wgląd w oryginalne dokumenty, załączone przy danej pozycji.

Żeby dla danego okna skonfigurować załączane dokumenty, należy w zawartości okna kliknąć prawym klawiszem myszy i z menu wybrać pozycję Konfiguruj dokumenty załączane. Następnie w okienku Dokumenty załączane wprowadzamy listę dokumentów. Lista taka może zawierać jedną lub kilka linii, w każdej powinna być wpisana Nazwa dokumentu oraz ograniczenie na Rozmiar załączanych plików.

UWAGA. Korzystanie z możliwości załączania plików wiąże się ze znacznym przyrostem fizycznego rozmiaru bazy danych, dlatego należy zadbać o prawidłowe ograniczenie na rozmiar załączanych dokumentów, które nie pozwoli wprowadzać zbyt dużych plików.

Właściwą konfigurację kończymy przyciskiem OK i zamykamy okno. Ponowne jego otwarcie ukaże dwa dodatkowe przyciski:

• Wczytaj dokumenty

• Pokaż dokumenty

Wczytanie dokumentu rozpoczynamy od przygotowania jego w formie pliku. Plik może być dowolnego formatu rozpoznawalnego przez system, czyli np. png, gif, doc, pdf, txt, htm. W przypadku skanowania dokumentu zapisujemy go w dowolnym folderze i po wczytaniu pliku możemy go usunąć. Program zapamiętuje w bazie zawartość pliku, więc nie jest konieczne dodatkowe jego przechowywanie na dysku. Należy jednak dbać o to, żeby wczytywane pliki nie miały zbyt dużych rozmiarów, gdyż baza danych może się nadmiernie rozrosnąć.

Żeby załączyć dokument należy ustawić się na właściwej pozycji i po kliknięciu w przycisk Wczytaj dokumenty wybrać właściwy rodzaj dokumentu. Ukaże się okno Dokumenty załączone, w którym wprowadzamy:

• Data - data załączenia dokumentu

• Nazwa - podstawia się wybrana nazwa dokumentu

• Opis - podstawia się nazwa załącznego pliku wraz z rozszerzeniem, którego nie możemy zmienić

• Wstaw dokument - wybieramy z katalogu przygotowany wcześniej właściwy plik do załączenia

• Uwagi - dowolne uwagi na temat załącznika, na przykład miejsce przchowywania oryginału

Po załączeniu dokumentu mamy do niego szybki dostęp, klikając w przycisk Pokaż dokumenty.