Instrukcja obsługi R2środki

Moduł inwentaryzacji środków trwałych dostępny jest z pozycji menu głównego Okna - Inwentaryzacja środków. Inwentaryzację rozpoczynamy od utworzenia arkusza inwentaryzacji. Aby to zrobić, należy utworzyć nową pozycję w kartotece arkuszy inwentaryzacyjnych.

Wypełniamy następujące pola:

• Numer - wypełni się automatycznie liczbą o 1 większą od największego numeru już istniejącego arkusza, numer ten można zmienić, z tym że system nie pozwoli na to, aby dwa różne arkusze miały ten sam numer; numer nie może też być pusty

• Data wystawienia - data utworzenia arkusza inwentaryzacyjnego, podpowie się bieżąca data

• Inwentaryzacja wg stanu na dzień - data wg której wprowadzone zostaną pozycje inwentaryzacji, czyli stan środków na podany dzień (wg dokumentacji prowadzonej w systemie), na arkusz inwentaryzacyjny zostaną wpisane te środki, które w tym dniu zostały już przyjęte i do tego dnia pozostawały na stanie w podanej lokalizacji

• Rodzaj - wypełniając rodzaj możemy np. pominąć w inwentaryzacji wartości niematerialne i prawne oraz środki niskocenne

• Grupa - wprowadzamy, jeśli inwentaryzujemy środki z wybranej grupy lub jeżeli tworzymy oddzielne arkusze dla każdej grupy
  Uwaga. Jeśli nie wpiszemy grupy to utworzy się arkusz ze środkami z wszystkich grup, natomiast później możemy i tak zawęzić wydruk arkusza do środków z wybranej grupy

• Lokalizacja - zalecane jest, aby tworzyć oddzielne arkusze dla każdej lokalizacji

• Osoba odpowiedzialna, Miejsce użytkowania - podobnie jak w przypadku grupy możemy inwentaryzować środki podległe wybranej osobie lub znajdujące się w wybranym miejscu

• Uwagi - dodatkowe uwagi znajdą się na wydrukach arkusza inwentaryzacji i protokole różnic

Po wypełnieniu pól nową inwentaryzację zatwierdzamy przyciskiem  OK. Spowoduje to automatyczne wpisanie na arkusz odpowiednich środków trwałych. Nie ma możliwości powtórnego wpisania środków na arkusz. Jeżeli nastąpiła jakaś pomyłka (np. wpisano niewłaściwą datę lub lokalizację), to należy skasować arkusz i wpisać go ponownie.

Aby obejrzeć środki znajdujące się na arkuszu, należy nacisnąć przycisk . Otworzy się okno z pozycjami inwentaryzacji, gdzie uzgadniamy faktyczny stan inwentaryzacyjny, czyli spis z natury.

System umożliwia przeprowadzenie inwentaryzacji ręcznie lub automatycznie. Inwentaryzacja ręczna (tradycyjna) polega na wydrukowaniu arkuszy spisowych, wykonaniu spisu z natury, a następnie przepisaniu danych z arkuszy spisowych do systemu. Inwentaryzacja automatyczna polega na wykonaniu spisu za pomocą czytnika/kolektora kodów kreskowych (wydrukowanych wcześniej z ewidencji środków) i automatycznym wczytaniu do systemu zgromadzonych w nim danych.

Arkusze spisowe drukujemy wciskając klawisz F2 i wybierając Arkusz inwentaryzacji. Arkusze te drukowane są na podstawie makiety (patrz Parametryzacja systemu - Makiety dokumentów). Oznacza to, że ich wygląd może być dostosowany do indywidualnych potrzeb użytkownika za pomocą edytora makiet - można więc zmieniać wygląd nagłówka, stopki, zmieniać szerokość kolumn tabelki, dodawać w niej dodatkowe pola itp.

Wyniki spisu z natury powinny zostać zapisane (przepisane z arkusza spisowego przy inwentaryzacji ręcznej lub wczytane automatycznie przy inwentaryzacji automatycznej) w oknie Pozycje inwentaryzacji.

Po zakończeniu uzgadniania pozycji inwentaryzacji, arkusz można zamknąć (przycisk ), co zapobiegnie możliwości skasowania lub edycji danych na arkuszu oraz wydrukować Protokół różnic wynikłych podczas inwentaryzacji. Wydruk protokołu różnic, podobnie jak wydruk arkusza spisowego, wykonywany jest na podstawie makiety.