Instrukcja obsługi R2środki

Grupy praw dostępu szczególnie przydatne są przy pracy sieciowej. W przypadku wersji jednostanowiskowej też możemy korzystać z ich właściwości, lecz nie jest to konieczne.

Grupy użytkowników są to grupy praw dostępu, czyli służą do ustalenia praw dostępu dla poszczególnych osób. Prawa przydzielamy do grupy osób (np. dla osób wprowadzających dane, czy osób sprawdzających i zamykających okresy rozliczeniowe), następnie przy użytkowniku ustalamy do jakiej grupy należy. Jeśli jakiś pracownik ma inne prawa niż dana grupa, wprowadzamy nową grupę i przydzielamy ją jemu.

UWAGA. Do modyfikowania listy użytkowników i przypisywania ich do grup użytkowników dostęp ma tylko Administrator (ADMIN).

Przez prawa dostępu rozumiemy prawo danego użytkownika programu do przeglądania i wprowadzania danych oraz do wykonywania poszczególnych funkcji (np. przeliczenia, raporty).

Do wprowadzania i modyfikacji grup użytkowników wchodzimy z pozycji menu głównego Zbiory - Narzędzia - Grupy użytkowników.

UWAGA. Dostęp do modyfikacji grup użytkowników mają tylko użytkownicy przypisani do grupy, w której zaznaczone są prawa Narzędzia i Grupy użytkowników na zakładce Nadzór.

Wprowadzanie nowej grupy użytkowników (Ins) i ustalenie jej praw dostępu odbywa się w kilku etapach:

1. Nazwa - wprowadzenie nazwy grupy użytkowników.

2. Rodzaj praw - ogólne określenie praw (Nadzór, Dostęp do danych) i poziomów dostępu (Korygowanie, Wprowadzanie, Przeglądanie, Brak praw), jakie chcielibyśmy ustawić.

3. Ustaw prawa dostępu - ustawienie praw dostępu na podstawie określonych Rodzajów praw.

4. Główne prawa - skorygowanie praw dostępu do poszczególnych okien i funkcji (Główne okna, Nadzór, Inne) programu.

5. Zaawansowane - skorygowanie szczegółowych praw dostępu do poszczególnych okien systemu.

Rodzaje praw dostępu

Rodzaje praw służą do wstępnego ustalenia wymaganych praw i poziomów dostępu:

• Dostęp do danych - stopniowany dostęp do okien i funkcji:

• Korygowanie - pełna możliwość wprowadzania, zmian i kasowania danych

• Wprowadzanie - zmiany i kasowanie danych ograniczone do pozycji wprowadzonych przez użytkowników z własnej grupy

• Przeglądanie - możliwość przeglądania danych

• Brak praw - brak wglądu w dane

• Nadzór - dostęp do ustawień wszystkich parametrów programu

Po ustawieniu rodzajów praw należy kliknąć w przycisk Ustaw prawa dostępu. Funkcja ta spowoduje ustawienie prawa dostępu dla poszczególnych okien i funkcji na podstawie ustawionych (wymaganych) rodzajów praw.

UWAGA. Sama zmiana rodzajów praw bez wywołania funkcji Ustaw prawa dostępu nie wpłynie na zmianę żadnych praw dostępu.

Główne prawa dostępu

Główne prawa dostępu podzielone są na kilka grup:

• Główne okna - dostęp do podstawowych okien programu

• Środki trwałe - dostęp do ewidencji środków trwałych

• Wyposażenie - dostęp do ewidencji wyposażenia

• Firmy - dostęp do listy firm

• Nadzór - dostęp do ustawień parametrów związanych z pracą programu

• ustawienia środowiska

• wczytanie licencji

• archiwizacja danych

• import i eksport danych

• pozycje z menu głównego Zbiory - Narzędzia

• modyfikacja grup praw dostępu

• zamykanie ewidencji (menu Ustawienia - Zamykanie ewidencji)

• otwieranie ewidencji, czyli cofanie daty zamknięcia ewidencji

Zaawansowane prawa dostępu

Zaawansowane prawa dostępu dają możliwość ustawienia szczegółowych praw dostępu dla każdego okna oddzielnie, czyli na najbardziej szczegółowym poziomie. Po kliknięciu w przycisk Zaawansowane ukaże się okienko z listą wszystkich okien programu.

Po ustawieniu się na konkretnym oknie i przejściu na zakładkę Pozycja możemy szczegółowo ustalić prawa do tego okna:

• Wprowadzanie rekordów - zaznaczamy, jeśli dana grupa użytkowników może wprowadzać nowe pozycje w tym oknie

• Poprawianie rekordów - zaznaczamy, jeśli dana grupa użytkowników może poprawiać pozycje w tym oknie, wprowadzone przez użytkownika tej samej grupy

• Usuwanie rekordów - zaznaczamy, jeśli dana grupa użytkowników może kasować pozycje w tym oknie, wprowadzone przez użytkownika tej samej grupy

• Poprawianie cudzych rekordów - zaznaczamy, jeśli dana grupa użytkowników może poprawiać pozycje w tym oknie, wprowadzone przez dowolnych użytkowników

• Usuwanie cudzych rekordów - zaznaczamy, jeśli dana grupa użytkowników może kasować pozycje w tym oknie, wprowadzone przez dowolnych użytkowników

• Przeglądanie - warunki przeglądania listy rekordów

• Pełne prawa - możliwość wglądu w pełną listę

• Ograniczone filtrem - przeglądanie ograniczonej listy rekordów na podstawie warunku ustalonego w pozycji Filtr przeglądania

• Brak praw - brak wglądu w pozycje danego okna

• Filtr przeglądania - formuła ograniczająca wyświetlane pozycje do tych, które spełniają wprowadzony tu warunek,
  np. wypisując w liście firm [Nazwa]='VICTORIA*' ograniczymy dostęp do firm zaczynających się na 'VICTORIA'
  w formule możemy używać nazw pól w nawiasach kwadratowych oraz instrukcji warunkowych (operatory and, or, =, <>, <, >).

Przykład 1. W biurze rachunkowym możemy pracownikom (użytkownikom) zabronić wprowadzania i modyfikacji danych firm, z pozostawieniem możliwości przeglądania tych danych. W tym celu odszukujemy pozycję (nazwę tabeli) FIRMY i wyłączamy wprowadzanie, poprawienie i usuwanie rekordów, pozostawiając pełne prawa do przeglądania tabeli (okna). Podobny efekt przyniesie odznaczenie w głównych prawach (zakładka Główne okna) pozycji Firmy, lecz wtedy nie będzie wglądu do danych firm.

Przykład 2. W biurze rachunkowym każda grupa pracowników (użytkowników) obsługuje pewną grupę firm. Dla każdej grupy użytkowników możemy ograniczyć listę widocznych (obsługiwanych) firm tylko do tych, które są konieczne. W tym celu każdej firmie przypisujemy grupę firm (patrz Wprowadzanie danych firmy, pole Grupa), a następnie w zaawansowanych prawach dostępu odnajdujemy tabelę FIRMY, zaznaczamy ograniczone filtrem i wpisujemy filtr: [Grupa]='A' (gdzie A to przykładowa nazwa grupy firm).

UWAGA. Kliknięcie w przycisk Ustaw prawa dostępu powoduje standardowe ustawienie głównych i zaawansowanych praw dostępu na podstawie ustalonych rodzajów praw. Dlatego nie klikamy już w ten przycisk po szczegółowym dostosowaniu głównych i zaawansowanych praw dostępu. Wywołanie tej funkcji spowoduje przywrócenie standardowych ustawień.

Na stałe w programie istnieje już grupa Administratorzy z pełnymi prawami dostępu do wszystkich funkcji i okien programu. Grupy tej nie można modyfikować ani usunąć. Standardowy użytkownik ADMIN (administrator) przypisany jest właśnie do tej grupy. Nic nie stoi na przeszkodzie, żeby utworzyć innych użytkowników i przypisać ich do tej grupy (przypisać im pełne prawa), lecz tylko i wyłącznie ADMIN będzie miał prawa do:

• tworzenia nowej bazy danych

• zmiany bazy danych

• konwersji danych z wcześniejszej wersji

• importu bazy danych z dotychczasowego programu