Możliwość aktualizacji danych identyfikacyjnych przez internet

Zmiana danych identyfikacyjnych podatników nie musi wiązać się z koniecznością wizyty w urzędzie skarbowym, czekania w kolejkach i ręcznego wypełniania druków. Aktualizacja jest możliwa przez internet i dotyczy zgłoszeń: CEIDG-1, NIP-2, NIP-7, NIP-8 i ZAP-3. Operację można przeprowadzić, posiadając konto na Portalu Podatkowym lub korzystając z odpowiedniego oprogramowania.

W jaki sposób osoby, które nie są przedsiębiorcami, aktualizują dane?

Każdy podmiot oraz osoba odprowadzająca podatki podaje do właściwego urzędu przeróżne dane identyfikacyjne czy ewidencyjne. Należą do nich m.in.: adres zamieszkania, numer rachunku bankowego, numer telefonu czy adres e-mail. Wprowadzenie wielu z nich jest obowiązkowe, ale niektóre służą wyłącznie do umożliwienia kontaktu z administracją skarbową. W przypadku osób nieprowadzących działalności gospodarczej punktem zgłaszania aktualizacji danych jest urząd skarbowy odpowiedni dla miejsca zamieszkania (osoby fizyczne) lub adresu siedziby (osoby prawne i jednostki organizacyjne).

Osoby fizyczne, nieprowadzące działalności gospodarczej aktualizują swoje dane identyfikacyjne za pomocą formularza wybranego w zależności od rodzaju identyfikatora podatkowego. Są dwie możliwości:

- osoby posługujące się numerem PESEL powinny skorzystać z formularza ZAP-3,
- osoby wykorzystujące NIP aktualizacji dokonują za pomocą formularza NIP-7.

W tym drugim przypadku warto podkreślić, że jeśli dana osoba nie jest zarejestrowanym płatnikiem VAT, może aktualizować informacje identyfikacyjne również za pomocą deklaracji podatkowej (adres zamieszkania) lub zeznania podatkowego (numer rachunku bankowego).

Przedsiębiorcy a aktualizacja danych identyfikacyjnych

Osoby, które prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą, muszą być wpisane do CEIDG. Aktualizacji danych identyfikacyjnych dokonują poprzez przesłanie odpowiedniego wniosku do wspomnianego elektronicznego rejestru przedsiębiorców. Właściwy urząd skarbowy informacje o danym płatniku czerpie właśnie z bazy CEIDG. Wniosek może zostać podpisany profilem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

W przypadku spółek i innych podmiotów, które wpisano do Krajowego Rejestru Sądowego, aktualizację podstawowych danych identyfikacyjnych prowadzi się poprzez złożenie wniosku o ich zmianę w KRS. Wykorzystuje się do tego formularz NIP-8. Bezpośrednio w urzędzie skarbowym można jedynie zgłosić nowe dane identyfikacyjne dotyczące zmiany rachunku bankowego lub miejsca przechowywania dokumentacji. Wszystkie zaktualizowane informacje są przekazywane do CRP KEP oraz automatycznie przesyłane do rejestrów ZUS i REGON. Podmioty, których nie obowiązuje wpis do KRS, ale opłacają podatki, mogą zgłosić zmianę danych identyfikacyjnych na formularzu NIP-2.

Jak dokonać aktualizacji danych identyfikacyjnych przez internet?

Proces ten jest bardzo prosty. Wystarczy założyć konto na stronie www.podatki.gov.pl lub skorzystać z oprogramowania wspomagającego zarządzanie firmą. Rejestracja na Portalu Podatnika nie powinna nikomu sprawić problemów. Jedynym wyzwaniem jest jej potwierdzenie – dokonuje się tego za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego albo profilu zaufanego. Te narzędzia będą także wymagane w przypadku podpisywania formularzy: ZAP-3, NIP-7, NIP-8 lub NIP-2  z aktualizacją danych identyfikacyjnych.

Komfort i oszczędność czasu – zalety aktualizacji danych online

Brak konieczności wychodzenia z domu i odwiedzania urzędu, w którym składa się wniosek o zmianę konkretnych informacji dotyczących podatnika, to przede wszystkim olbrzymia wygoda. Nie traci się również czasu na stanie w kolejach czy ręczne wypełnianie druków, co jest dużym atutem zarówno w przypadku przedsiębiorców, jak i osób fizycznych. Dodatkowo elektroniczne formularze często zawierają podpowiedzi, dzięki czemu uzupełnienie poszczególnych rubryk staje się o wiele prostsze. A dzięki wygodnym w obsłudze rozwiązaniom, takim jak oprogramowanie dla firm, z aktualizacją danych identyfikacyjnych online szybko poradzi sobie każdy podatnik.