Kasy fiskalne - nowe zasady ewidencjonowania

1. Charakterystyka „kas online”

Na mocy regulacji, obowiązujących od 1 stycznia 2019 r. w Polsce zaczyna być tworzony system, w ramach którego określone rodzaje kas rejestrujących będą miały cechy umożliwiające nieprzerwane i niezwłoczne przekazywanie do systemów informatycznych Ministerstwa Finansów danych o dokonywanych przez tych podatników sprzedażach.

Kasa przekazuje dane, używając domyślnego harmonogramu przekazu danych, nie rzadziej niż co 2 godziny. „Kasy online” mają być narzędziem uszczelniania VAT u podatników dokonujących sprzedaży na rzecz osób fizycznych. W praktyce wprowadzone rozwiązanie będzie powodowało informowanie organów podatkowych o sprzedaży podatnika w czasie rzeczywistym.

2. Harmonogram wprowadzania „kas online”

Podatnicy, zobowiązani do stosowania kas online od 1.01.2020 r.
Od 1 stycznia 2020 r. do stosowania kas online zobowiązani będą podatnicy, prowadzący sprzedaż w zakresie:

1. świadczenia usług naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania, oraz w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów,
2. sprzedaży benzyny silnikowej, oleju napędowego, gazu przeznaczonego do napędu silników spalinowych.

Podatnicy, zobowiązani do stosowania kas online od 1.01.2021 r.
Od 1 stycznia 2021 r. do stosowania kas online zobowiązani będą podatnicy, prowadzący sprzedaż w zakresie:

1. świadczenia usług związanych z wyżywieniem wyłącznie świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, oraz usług w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania,
2. sprzedaży węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych.

Jest to grupa podmiotów, które maiły stosować kasy online od 1.07.2020 r., ale wprowadzenie obowiązku zostało odroczone ze względu na skutki COVID-19.

Podatnicy, zobowiązani do stosowania kas online od 1.07.2021 r.
Od 1 stycznia 2021 r. do stosowania kas online zobowiązani będą podatnicy, prowadzący sprzedaż w zakresie świadczenia usług:

1. fryzjerskich,
2. kosmetycznych i kosmetologicznych,
3. budowlanych,
4. w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów,
5. prawniczych,
6. związanych z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej -wyłącznie w zakresie wstępu.

Jest to grupa podmiotów, które maiły stosować kasy online od 1.01.2021 r., ale wprowadzenie obowiązku zostało odroczone ze względu na skutki COVID-19.

3. Wykorzystanie dotychczasowych kas rejestrujących

Nie przewidziano obowiązku wymiany wszystkich do tej pory używanych kas rejestrujących na nowy rodzaj kas, poza przypadkami wskazanymi w pkt 1.2.

Dopuszczalne zatem będzie stosowanie do prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego kas rejestrujących dotychczas używanych przez podatników, tj. kas z kopią papierową oraz kas z elektronicznym zapisem kopii.

Należy jednak pamiętać, że „tradycyjne” kasy będą stopniowo wycofywane z oferty firm zajmujących się ich sprzedażą. Kasy z papierowym zapisem kopii były certyfikowane do 31 sierpnia 2019 r. Obecnie urządzenia takie nie są już sprzedawane. Natomiast kasy z elektronicznym zapisem kopii będą certyfikowane do 31 grudnia 2022 r. i do tej daty będzie można jeszcze je nabywać. W przypadku nabycia takich kas podatnik nie będzie miała prawa do ulgi związanej z jej zakupem.

4. Techniczne aspekty związane z wymianą kasy rejestrującej na „kasę online”

Podatnicy, których dotyczą przepisy o obowiązkowym prowadzeniu kas online w 2020 r. i 2021 r. mogą po upływie terminów wynikających z tych przepisów nadal używać kas starych typów, ale urządzenia te nie mogą być używane do ewidencjonowania czynności, których wykonywanie zobowiązuje do ewidencji za pomocą kasy online.

W przypadku wymiany starej kasy fiskalnej na kasę online nie ma obowiązku zgłaszania zaprzestania używania dotychczas używanej kasy. Jeżeli jednak podatnik podejmie decyzję o zaprzestaniu jej używania, należy dokonać czynności określonych przepisami § 34 rozporządzenia Ministra Finansów z 29.04.2019 r. w sprawie kas rejestrujących:

1. wystawić raport fiskalny dobowy i raport fiskalny okresowy (miesięczny);
2. niezwłocznie, przy pomocy serwisanta, dokonać odczytu zawartości pamięci fiskalnej poprzez wystawienie raportu fiskalnego rozliczeniowego i sporządzić z tej czynności protokół, według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do rozporządzenia
3. złożyć protokół z odczytu zawartości pamięci fiskalnej wraz z załączonym raportem fiskalnym rozliczeniowym, w terminie 5 dni od dnia ich sporządzenia, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego;
4. sporządzić i złożyć, wraz z dokumentami, o których mowa w pkt 3, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas, według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do rozporządzenia

Dla nowych kas nadal obowiązkiem podatnika jest dokonanie fiskalizacji przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji przy użyciu tych kas. Stanowi o tym § 13 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących w odniesieniu do kas rejestrujących online, oraz § 22 ust. 1 rozporządzenia w odniesieniu do kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii.

W przypadku kas online podatnik dokonuje fiskalizacji przy pomocy serwisanta, zapewniając połączenie umożliwiające przesyłanie danych między kasą online a Centralnym Repozytorium Kas. Ponieważ Centralne Repozytorium Kas jest systemem teleinformatycznym służącym m.in. do odbierania i gromadzenia danych z kas rejestrujących, które obejmują także dane o fiskalizacji kasy, podatnik nie składa już odrębnego zgłoszenia o dokonaniu fiskalizacji naczelnikowi urzędu skarbowego.
Natomiast w przypadku kas z elektronicznym zapisem kopii obowiązek dodatkowego zgłoszenia do urzędu skarbowego nadal istnieje.

5. Techniczne ograniczenia przesyłania danych

W przypadku, gdy z przyczyn niezależnych od podatnika nie jest możliwe czasowe (chwilowy brak zasięgu sieci np. z powodu awarii) zapewnienie połączenia danej kasy z Centralnym Repozytorium Kas, podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję sprzedaży i zapewnić to połączenie niezwłocznie po ustaniu tych przyczyn. Natomiast gdy zapewnienie tego połączenia nie jest możliwe trwale (np. sprzedaż w górskim schronisku), wówczas podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję sprzedaży i za zgodą naczelnika urzędu skarbowego zapewnić to połączenie w ustalonych odstępach czasowych.

6 Ulga na zakup „kasy online”

W chwili obecnej podatnicy będą mogli odliczyć od podatku VAT ulgę tylko na zakup kas „on line”. Ulga będzie przysługiwała w związku z:
1) powstaniem obowiązku i rozpoczęciem prowadzenia ewidencji za pomocą kas online, lub
2) dobrowolnym rozpoczęciem prowadzenia ewidencji za pomocą kas online i niestosowaniem dotychczas innych kas rejestrujących
Ulga wynosi 90% ceny zakupu kasy (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł (wysokość ulgi nie uległa zmianie).

Ulga dotyczy zatem tych podatników, którzy:
- posiadają już kasy fiskalne tradycyjne, ale są przez przepisy zobligowani do ich wymiany na kasy online (pkt. 1.2. materiału)
- po raz pierwszy rozpoczynają prowadzenie ewidencji przy zastosowaniu kas online (wcześniej nie użytkowali kas tradycyjnych).

UWAGA! Ulga nie ma zastosowania do podatników, którzy wymieniają kasy tradycyjne na kasy online z własnej inicjatywy lub dlatego, że dana kasa nie posiada możliwości technicznych dalszego jej użytkowania.

Warunki skorzystania z ulgi:
- rozpoczęcie ewidencjonowania przy użyciu kas fiskalnych w obowiązujących terminach (lub przed nimi) oraz
- posiadanie faktury na zakup kasy online oraz dowodu zapłaty całej należności za tę kasę. W przypadku późniejszej zapłaty za kasę (odroczony termin płatności, zakup na raty) odliczenie będzie możliwe dopiero po zapłaceniu całej kwoty należności za kasę.

Wprowadzono nową regulacje, w ramach której, podatnicy, będą mogli skorzystać z ulgi na zakup kas, nie tylko w miesiącu rozpoczęcia ewidencjonowania, ale również w okresie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji. Nie chodzi w tym przypadku o „odwlekanie” obowiązku ewidencjonowania o pół roku, tylko umożliwienie skorzystania z ulgi przez podmioty, które w ramach organizowania działalności gospodarczej sukcesywnie uruchamiają poszczególne punkty sprzedaży.

Przykład. Przedsiębiorca prowadzący sklep spożywczy (dwa punkty sprzedaży) przekroczył obrót dla osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej 20.000 zł w listopadzie 2019 r. W związku z powyższym od dnia 1 lutego 2020 r. (początek 3 miesiąca po miesiącu przekroczenia limitu) rozpoczął prowadzenie ewidencji przy użyciu dwóch kas fiskalnych online. Za miesiąc luty 2020 r. skorzystał z ulgi na zakup tych dwóch kas. W miesiącu maju 2020 r. otworzył trzeci punkt sprzedaży, dokonał zakupu trzeciej kasy fiskalnej online i rozpoczął ewidencjonowanie. W miesiącu maju 2020 r. miała prawo skorzystać z ulgi na zakup tej trzeciej kasy fiskalnej.

Rozliczanie ulgi w deklaracji
Tak jak dotychczas rozliczenia ulgi dokonuje się w deklaracji podatkowej dla podatku od towarów i usług VAT-7 lub VAT-7K. Nieodliczona kwota ulgi podlega zwrotowi na rachunek bankowy podatnika lub powiększa kwotę podatku naliczonego do przeniesienia na następny okres rozliczeniowy. Kwota ulgi może zostać wykazana najwcześniej w deklaracji podatkowej dla podatku od towarów usług za okres rozliczeniowy, w którym rozpoczęto prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy online, lub za dowolne okresy następujące po tym okresie rozliczeniowym.

Sposób odliczania przez podatników zobligowanych do wymiany kas:
Podatnik zobligowany do wymiany kas, który rozpocznie instalowanie kas online przed terminem wskazanym w ustawie (i rozpocznie na nich prowadzenie ewidencji sprzedaży) ma prawo do zwrotu ulgi na zakup kas rejestrujących online przed datą graniczną (np. 1 lipca 2020 r.).

Przykład
Podatnik świadczący usługi naprawy samochodów stosuje kasę z elektronicznym zapisem kopii. Podatnik ten zgodnie z ustawą o VAT zobowiązany będzie prowadzić ewidencję przy użyciu kas online od 1 stycznia 2020 r. Podatnik dokonuje zakupu kasy w grudniu 2019 r. i rozpoczyna prowadzenie ewidencji za pomocą tej kasy w miesiącu grudniu 2019 r. W tym przypadku podatnik będzie mógł wykazać " ulgę ” na kasę online w deklaracji składanej za okres, w którym faktycznie rozpoczął prowadzenie ewidencji sprzedaży na danej kasie, tj. w deklaracji za miesiąc grudzień 2019 r.

Zwrot ulgi
Podatnicy są obowiązani do zwrotu odliczonej w deklaracji lub zwróconej im na wniosek ulgi na zakup kas w przypadku, gdy w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży:
1) zakończą działalność gospodarczą lub
2) nie poddadzą kas w terminach określonych w rozporządzeniu (nie rzadziej niż co dwa lata) obowiązkowemu przeglądowi technicznemu, lub
3) trwale zaprzestaną prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu tej kasy, lub
4) naruszą obowiązki polegające na zapewnieniu połączenia umożliwiającemu przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas.

Mariusz Raszczyk
Doradca podatkowy nr 07166
Wieloletni współpracownik RESET2
Prowadzi biuro rachunkowe VERUM