FAQ merytoryczne dla wyliczenia zaliczek wg Rozporządzenia MF - najczęściej zadawane pytania

1. Kogo\jakich przychodów dotyczy Rozporządzenie Ministra Finansów z 7.01.2022r?

Pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę lub umowy zlecenia do wysokości przychodu opodatkowanego 12 800 zł w danym miesiącu. Limit 12 800 zł należy stosować odrębnie dla każdego źródła przychodu: umowy o pracę lub umowy zlecenia.

2. Czy Rozporządzenie MF można zastosować do innych umów cywilnoprawnych, np. umowy o dzieło lub kontraktu menedżerskiego?

Nie. Stosowanie rozporządzenia jest ograniczone wyłącznie do umowy zlecenia, o której mowa w art. 13 pkt 8 ustawy o PDOF, natomiast kontrakt menedżerski jest wymieniony jako źródło przychodów w art. 13 pkt 9.

3. Kiedy należy stosować przepisy Rozporządzenia?

Przepisy Rozporządzenia mają zastosowanie wtedy, gdy miesięczny przychód pracownika lub zleceniobiorcy (odrębnie z każdego źródła przychodów) nie przekracza kwoty 12 800 zł. Za miesięczny przychód należy rozumieć wszystkie opodatkowane przychody wypłacone pracownikowi/zleceniobiorcy w danym miesiącu.

4. Czy przepisy Rozporządzenia dotyczą też pracowników do 26 lat lub pracowników korzystających ze zwolnienia z podatku (nowe zwolnienia podatkowe dla rodziców dzieci 4+, seniorów 60/65 lat, powracających z zagranicy)?

Przepisy Rozporządzenia dotyczą wyłącznie przychodów opodatkowanych podatkiem dochodowym, więc przychody zwolnione z podatku nie są wliczane do limitu 12 800 zł.

5. Czy do limitu przychodów należy wliczać zasiłki chorobowe wypłacone przez zakład pracy?

Zasiłki chorobowe wypłacane przez zakład pracy pracownikom etatowym należy wliczać do limitu przychodów 12 800 zł, gdyż pracodawca pobiera od nich zaliczkę na podatek.

Zasiłki chorobowe z ub. społecznego wypłacane zleceniobiorcom nie wchodzą do limitu przychodów 12 800 zł, o których mowa w Rozporządzeniu, gdyż płatnik zasiłku nie pobiera od nich zaliczek na podatek dochodowy.

6. Na czym polega istota stosowania Rozporządzenia?

W miesiącu, w którym przychody pracownika nie przekraczają limitu 12 800 zł, należy obliczyć zaliczkę na podatek dochodowy na dwa sposoby:

1) wg przepisów Polskiego Ładu obowiązujących od 01.01.2022 r

2) wg przepisów z roku 2021,

a następnie porównać obie zaliczki i pobrać z wynagrodzenia pracownika tę zaliczkę, która jest korzystniejsza, czyli niższą kwotę. 

Odroczona zaliczka, czyli różnica między pobraną zaliczką a naliczoną wg przepisów Polskiego Ładu stanowi kwotę nadwyżki, którą należy rozliczyć pracownikowi w miesiącu, w którym wystąpi ujemna różnica, czyli zaliczka wg zasad Polskiego ładu będzie korzystniejsza od zaliczki wyliczanej wg zasad roku 2021.

7. Kiedy będzie można pracownikowi pobrać odroczoną zaliczkę?

Odroczoną zaliczkę będzie można rozliczyć pracownikowi w miesiącu, w którym są spełnione równocześnie trzy warunki:

• miesięczny przychód opodatkowany jest poniżej limitu 12 800 zł,
• zaliczka wyliczona wg przepisów Polskiego Ładu jest niższa od zaliczki wyliczonej wg zasad roku 2021
• łączna zaliczka pobrana do urzędu Skarbowego nie może przekroczyć kwoty zaliczki wyliczonej wg zasad roku 2021

8. Co się stanie z odroczoną zaliczką, której pracodawca/zleceniodawca nie mógł rozliczyć u pracownika, gdyż nie zaistniały warunki określone w punkcie 7?

Jeżeli pracodawca nie miał możliwości rozliczenia odroczonej zaliczki w wynagrodzeniu pracownika, to pracownik będzie miał obowiązek rozliczyć się z tego w swoim zeznaniu rocznym.

9. Jak należy rozliczać zaliczki, gdy pracownik ma w miesiącu kilka wypłat. Czy zaliczki należy rozliczać oddzielnie dla każdej listy do limitu 12 800 zł?

Nie. Zaliczki na podatek ustala się od łącznego przychodu wypłaconego w danym miesiącu do limitu
12 800 zł. Oznacza to, że w drugiej i kolejnej liście płac należy uwzględniać przychód i zaliczki naliczone w poprzedniej liście płac, a następnie wyliczać przychód i zaliczki narastająco z uwzględnieniem wcześniej naliczonych i pobranych zaliczek.

Przykład:

lista płac nr 1. Podstawowa

Przychód 5800. Zastosowane KUP 250, ulga podatkowa 425 zł. uwzględniona ulga dla klasy średniej.

Zaliczka wg Polskiego Ładu = 376; zaliczka wg roku 2021 - 377; zaliczka odprowadzona do US: 376; odroczona zaliczka: 0

Lista płac nr 2. Premia

Przychód 5000. KUP i ulga - nie stosuje się. Ze względu na przychód narastający 10 800 uwzględniona ulga dla klasy średniej w przeliczonej wysokości.

Zaliczka wg Polskiego Ładu = 715; zaliczka wg roku 2021 - 399; 

Weryfikacja łącznego przychodu narastająco: 10 800.

Zaliczka wg Polskiego Ładu = 1092; zaliczka wg roku 2021 - 776; zaliczka odprowadzona do US: 776-376= 400; odroczona zaliczka: 316. (1092-776)

Lista płac nr 3. Świadczenie opodatkowane

Przychód 350 (bez ZUS). KUP i ulga - nie stosuje się. Ze względu na przychód narastający 11 150 należy zwrócić wcześniej uwzględnioną ulgę dla klasy średniej.

Zaliczka wg Polskiego Ładu = 85; zaliczka wg roku 2021 - 60; zaliczka odprowadzona do US: 399; odroczona zaliczka: 316

Weryfikacja łącznego przychodu narastająco: 11 150.

Zaliczka wg Polskiego Ładu = 1176; zaliczka wg roku 2021 - 835; zaliczka odprowadzona do US: 835-376-400= 59; odroczona zaliczka: 341. (1176-835)

10. Jak należy rozliczyć zaliczki na podatek, gdy pracownik ma klika list płac wypłaconych w miesiącu, a przy ostatniej liście płac okazało się, że pracownik przekroczył limit przychodów 12 800 zł ?

Rozporządzenie należy stosować tylko do limitu przychodów miesięcznych 12800, czyli po przekroczeniu limitu, w kolejnej liście płac, która powoduje przekroczenie limitu, należy doliczyć i pobrać zaliczki wg zasad Polskiego Ładu licząc je od przychodów narastających w miesiącu.

Przykład:

Lista nr 1. Podstawowa

Przychód 12 500. Zastosowane KUP 250, ulga podatkowa 425 zł. Ulga dla klasy średniej nie ma zastosowania (przekroczony limit 11141).

Zaliczka wg Polskiego Ładu = 1366; zaliczka wg roku 2021 - 911; zaliczka odprowadzona do US: 911; odroczona zaliczka: 455 (1366-911)

Lista nr 2. Premia

Przychód 500. KUP i ulga - nie stosuje się.

Zaliczka wg Polskiego Ładu - 73. 

Ze względu na przekroczenie limitu 12 800 zł, Rozporządzenia nie stosuje się. Należy pobrać zaliczkę wg Polskiego Ładu liczoną narastająco od łącznego przychodu z uwzględnieniem zaliczki pobranej w poprzedniej liście płac.

Weryfikacja łącznego przychodu narastająco: 13 000.

Zaliczka wg Polskiego Ładu = 1440;

podatek należny do US: 1440 -911 = 529

Ze względu na brak możliwości potrącenia pełnej kwoty podatku należnego, zaliczka odprowadzona do US: 392. Różnicę, 137 zł, pracownik rozliczy w zeznaniu rocznym.

Nie można potraktować tej niedopłaty podatku jako odroczoną zaliczkę do rozliczenia w kolejnym miesiącach, ponieważ do tego miesiąca nie stosuje się przepisów Rozporządzenia.

11. Co to jest ujemna różnica wg Rozporządzenia. 

Ujemna różnica występuje wtedy, zaliczka na podatek wyliczona wg Polskiego Ładu jest niższa, korzystniejsza dla pracownika, od zaliczki wyliczonej wg przepisów roku 2021.

12. Kiedy może wystąpić ujemna różnica określona w Rozporządzeniu?

Przykładowe sytuacje:

• w miesiącu, w którym pracownik wg Polskiego Ładu nadal ma stosowany podatek 17%, a wg narastającej podstawy opodatkowania wg przepisów roku 2021 ma już naliczany podatek 32%. (Narastająco podstawa opodatkowania między 85 528 a 120 000).
• w miesiącu, w którym pracownik otrzymuje niższe wynagrodzenie niż w poprzednim miesiącu, które wg zasad Polskiego Ładu jest korzystniejsze (np. przy uwzględnieniu KUP i ulgi 425 zł, wynagrodzenie dla umowy o pracę 5600 zł lub niższe).
• w miesiącu, w którym pracownik mający prawo do odliczenia ulgi 425 zł ma tylko zasiłek chorobowy.

13. Czy pracownik może złożyć wniosek o niestosowanie przepisów Rozporządzenia i rozliczanie zaliczek na podatek wg Polskiego Ładu?

Wg stanu prawnego na dzień publikacji tego artykułu, tj. 14.02.2022 r., takie prawo przysługuje wyłącznie pracownikowi, który nie ma złożonej Informacji PIT-2. Oznacza to, że rezygnację ze stosowania Rozporządzenia mogą złożyć również zleceniobiorcy, gdyż do przychodów z umowy zlecenia Informacja PIT-2 nie ma zastosowania, a każde źródło przychodów wymienione w Rozporządzeniu należy traktować odrębnie.

Rezygnację ze stosowania Rozporządzenia należy składać wskazując konkretny rodzaj przychodów:

• przychody z umowy o pracę (pracownik, który nie ma złożonego PIT-2)
• przychody z umowy zlecenia (zleceniobiorca; pracownik, bez względu na to PIT-2).

14. Czy pracownik uprawniony do rezygnacji ze stosowania Rozporządzenia może w trakcie roku taki wniosek złożyć lub wycofać złożoną wcześniej rezygnację?

Tak, pracownik może w dowolnym momencie złożyć pisemny wniosek o rezygnację ze stosowania Rozporządzenia lub wycofanie wcześniej złożonej rezygnacji.

15. Jakie są konsekwencje złożenia przez pracownika wniosku o niestosowanie Rozporządzenia na początku oraz w trakcie roku?

Pracodawca\Zleceniodawca po otrzymania od pracownika\zleceniobiorcy pisemnego wniosku o niestosowanie Rozporządzenia, najpóźniej od kolejnego miesiąca rozlicza zaliczki na podatku wyłącznie wg zasad Polskiego Ładu oraz nie może w tych miesiącach, w których obowiązuje rezygnacja pracownika,  rozliczać nadwyżki powstałej we wcześniejszych miesiącach.

Jeżeli taka rezygnacja została złożona w trakcie roku, a we wcześniejszych miesiącach u pracownika wystąpiła nadwyżka zaliczek, to pracownik rozlicza ją sam w zeznaniu rocznym.

Symfonia Sp. z o.o.