Przed rozpoczęciem pracy należy wpisać dane własnej firmy. Po kliknięciu  lub Zbiory - Wybór firmy pojawi się na ekranie okienko z listą firm. Po naciśnięciu F6 lub kliknięciu w zakładkę Pozycja lub  należy wpisać nazwę firmy (Skrócona nazwa firmy) oraz wypełnić wszystkie dane firmy:

• Skrócona nazwa firmy - podstawowa nazwa, służąca do identyfikacji firmy:

• występuje w oknie z listą firm

• pojawia się na wydrukach wszystkich zestawień

• drukuje się na deklaracjach PIT i VAT

• Grupa - dzięki przypisaniu firmy do grupy istnieje możliwość nadania użytkownikom praw dostępu do firm z danej grupy, informacja szczególnie przydatna w wersji dla biura rachunkowego

• Logo - klikając dwukrotnie w obszar przeznaczony na logo firmy możemy umieścić znak graficzny w formacie BMP lub PNG. Logo będzie drukowane w nagłówku dokumentów. Ze względów technicznych logo powinno mieć wysokość 121 pikseli, mniejsze pliki będą rozciągane do wysokości 121 pikseli. Aby usunąć wprowadzone wcześniej logo firmy należy kliknąć w obszarze znaku graficznego i wybrać Usuń.

• NAZWA I ADRES - dane adresowe niezbędne do wypełnienia niektórych formularzy. Przy wprowadzaniu miejscowości możemy skorzystać z biblioteki wszystkich miejscowości, w pozycji Urząd skarbowy wybieramy z biblioteki urzędów ten, do którego składane są deklaracje podatkowe VAT (dla podatników innych niż osoby fizyczne), w polu Data wpisujemy, od kiedy wprowadzony adres jest ważny. Aktualnie (wersja 10.0x) wykorzystywane jest pole Fax (w przypomnieniu).

• DANE - podstawowe dane firmy:

• Nagłówek dokumentów - pełna nazwa firmy, drukuje się w nagłówku niektórych wystawianych dokumentów. Pole odświeżane automatycznie po każdej zmianie zawartości pól adresowych na zakładce Nazwa i adres.

• NIP, REGON

  UWAGA. Program automatycznie sprawdza poprawność numeru NIP. Błędny NIP oznaczony będzie w kolorze czerwonym.

• Płatnik VAT - pole tylko do odczytu, pokazuje ostatnią wartość określoną na zakładce Ustawienia - VAT w tabelce Parametry

• Miejscowość

• Rozliczenia - określamy formę rozliczenia firmy z urzędem skarbowym (pełna księgowość (FK), księga przychodów i rozchodów, czy ryczałt), tu również możemy wybrać najem, jeśli chcemy ewidencjonować dochody z najmu (i podstawiać na deklarację PIT); rodzaj rozliczenia ma wpływ na rodzaj deklaracji generowanej dla właściciela lub wspólnika

• Data rozp.działaln. - data rozpoczęcia działalności

• Rodzaj podatnika - w zależności od wybranego rodzaju program będzie udostępniał różne opcje, np.:

  • jednostka budżetowa - m.in. możliwość określenia planowanych sald na poszczególnych kontach

  • osoba fizyczna, spółka cywilna/jawna (PIT) - rozliczenie podatku dochodowego właścicieli (PIT)

  • osoba prawna, spółka jawna/komand. (CIT) - rozliczenie podatku dochodowego (CIT)

  • spółka jawna/komandytowa (PIT+CIT) - rozliczenie podatku dochodowego (PIT + CIT). Opcja dla spółek, które do 30.04.2021 r. rozliczały PIT, a od 01.05.2021 r. przeszły na obowiązkowy CIT (patrz KSIĘGA HANDLOWA - Zamknięcie miesiąca - Rozliczenie podatku CIT) oraz (patrz Miesięczne deklaracje PIT).

• Rodzaj jednostki - parametr sterujący długością nazewnictwa przy zakładaniu kont zespołu 4 - koszty według rodzaju i ich rozliczenie:

  • inna jednostka - opcja pozwala na umieszczenie maksymalnie do 50 znaków w polu Nazwa w oknie PLAN KONT

  • służba zdrowia (NFZ) - przystosowanie bazy danych do obsługi długich nazw kont maksymalnie do 260 znaków w polu Nazwa w oknie PLAN KONT.
    UWAGA. Wybrana opcja wymaga ponownego uruchomienia programu.

    W R2firmie wybór parametru służba zdrowia (NFZ) wiąże się także z trochę zmienioną wersją faktury korygującej.

• Zakład pracy chronionej - zaznaczamy jeśli firma ma status ZPCHR, istotne w zgłoszeniach NIP-1 i NIP-2

• PRZELEWY - informacje potrzebne do prawidłowego wypełnienia druków poleceń przelewów bankowych:

• Nazwa i adres do przelewów - wprowadzamy nazwę i adres firmy w formie, jaką chcemy mieć na wydruku przelewów. Pole odświeżane automatycznie po każdej zmianie zawartości pól adresowych na zakładce Nazwa i adres.

• Rachunki bankowe - uzupełniamy wszystkie rachunki bankowe firmy, będzie można z nich korzystać przy wystawianiu przelewów, ale również w raportach bankowych przy wprowadzaniu płatności wpływających na te rachunki

• Mikrorachunek podatkowy - indywidualny numer konta do opłacania podatków PIT, CIT i VAT. Numery mikrorachunków pojawią się m.in. w Informacji o podatkach dostępnej z okien WŁAŚCICIELE i FIRMY w menu Wydruki (F2)- Dla biur rachunkowych.

  • Na podstawie PESEL - mikrorachunek podatkowy domyślnie generujemy na podstawie numeru NIP, jednak zaznaczenie bieżącego pola przestawia na generowanie na podstawie numeru PESEL.

• INNE - inne dane potrzebne do wydruków:

• Nazwa org.rejestr., Nazwa rejestru, Data rejestracji, Numer w rejestrze, Rodzaj działaln., Kod PKD, Data NIP, Data REGON - dane z zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej oraz z dokumentów NIP i REGON

• Miejsce działaln. - możemy wpisać bezpośrednio miejsce prowadzenia działalności, lecz w przypadku korzystania z wydruku zgłoszenia podmiotu gospodarczego przy uzupełnianiu adresów miejsc prowadzenia działalności należy posłużyć się przyciskiem

• Osoba reprezentująca (NIP) - dane osoby reprezentującej firmę

• Osoba reprezentująca (VAT, CIT) - imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za sporządzenie deklaracji

• E-mail do informacji o pod. - wypełniając to pole w poszczególnych firmach, przygotowane informacje można będzie wysłać seryjnie e-mailem na wskazane adresy

• Form.przed 2014 - szczególna forma prawna drukowana na zgłoszeniu NIP-2 przed 2014r

• Forma prawna - szczególna forma prawna drukowana na zgłoszeniu NIP-2

• Sąd gospodarczy - pole jest wykorzystywane na wezwaniach do zapłaty.

• DOKUMENTACJA - dane dotyczące prowadzenia dokumentacji rachunkowej firmy potrzebne do zgłoszenia podmiotu gospodarczego

• USTAWIENIA - parametry konfiguracyjne:

• VAT - parametry dotyczące rejestrów i deklaracji VAT

• Parametry - określamy czy firma jest płatnikiem podatku VAT (zaznaczenie lub odznaczenie kwadracika w kolumnie Vat), a jeśli jest, to w kolumnie Deklaracja podajemy wybrany rodzaj deklaracji VAT: VAT-7 (miesięczna) lub VAT-7K (kwartalna) albo VAT-8 (miesięczna) lub VAT-9M (miesięczna).

  Dodatkowo dla płatników podatku VAT prowadzących sprzedaż mieszaną, czyli zarówno zwolnioną jak i opodatkowaną podatkiem VAT, określamy w kolumnie Udz.SO[%] udział sprzedaży opodatkowanej w całości sprzedaży. Pusta wartość pola Udz.SO[%] jest traktowana jako 100%, czyli brak sprzedaży zwolnionej.
  Podatnicy, którzy dokonują zakupu towarów i usług związanych zarówno z wykonywaną działalnością gospodarczą, jak i z czynnościami pozostającymi poza regulacjami ustawy o VAT na mocy art. 86 ust. 2a ustawy o VAT muszą ustalić proporcję (prewspółczynnik), według której odliczać będą VAT naliczony. Proporcję tą należy ustawić w kolumnie Prewsp.[%].

  Od 01.01.2020 parametry Udz.So[%] oraz Prewsp.[%] przypisujemy do okresu zgodnego z oczekiwaną datą wpisu dokumentów zakupowych, tj. jeśli parametry mają mieć zastosowanie dla wpisów zakupowych dokonanych w miesiącu styczniu roku 2020, to parametry Udz.So[%] oraz Prewsp.[%] przypisujemy dla okresu Od 01.01.2020 Do 31.01.2020. Zestawy parametrów Udz.So[%] oraz Prewsp.[%] możemy przypisać niezależnie dla każdego miesiąca lub każdego kwartału (w przypadku kwartalnego rozliczenia VAT) każdego roku (począwszy od 01.01.2020), dzięki czemu możliwe jest w trakcie jednego roku korzystanie maksymalnie aż z 12 różnych współczynników Udz.So[%] oraz Prewsp.[%].
  UWAGA: Dla okresów przed rokiem 2020 istniała możliwość przypisania parametrów Udz.So[%] oraz Prewsp.[%] jednych dla całego roku w taki sposób, że parametry mające wpływać na księgowania z datą wpisu 2019 w parametrach powinny być wprowadzone z datami Od 01.01.2018 Do 31.12.2018, tj. w parametrach podawaliśmy rok poprzedni aby wpływały na wpisy księgowe z datami roku bieżącego.

  W kolumnie Od wpisujemy datę rozpoczęcia obowiązywania podanych parametrów, czyli w najprostszym przypadku, jeśli nie było żadnych zmian, datę rozpoczęcia działalności. W kolumnie Do określamy datę końcową obowiązywania wpisanych parametrów. Jeśli obowiązują one cały czas, to datę Do pozostawiamy pustą. W przypadku zmian formy rozliczenia określamy datę końcową w kolumnie Do przy dotychczasowych parametrach i wprowadzamy nowy okres obowiązywania wybranej formy rozliczenia.
  UWAGI:

  1. Między okresami obowiązywania różnych parametrów nie może być przerwy, tzn. data Od w nowym wpisie musi być wprowadzona jako następny dzień po dacie Do w poprzednim wpisie.

  2. Przy tworzeniu nowej firmy parametry dotyczące VAT uzupełnione zostaną automatycznie na podstawie daty bieżącej, tzn. data Od zostanie ustawiona jako 1 stycznia bieżącego roku w stosunku do daty bieżącej w programie (patrz ROZPOCZĘCIE PRACY - Okno główne - Bieżąca data i okres).

• Vat-7 - zaznaczany, jeśli płatnik VAT składa deklarację VAT-7

• Vat-12 (Taxi) - zaznaczany, jeśli płatnik VAT świadczy usługi przewozu osób taksówkami i w związku z tym składa deklarację VAT-12. W księdze handlowej tego typu zdarzenia będą dokumentowaną specjalnym rodzajem wpisu X - Taxi. Jeśli świadczenie usług taksówkowych jest tylko częścią działalności gospodarczej podatnika, można równocześnie zaznaczyć pola VAT-7 i VAT-12. Deklaracja VAT-12 jest składana miesięcznie.

• Zagraniczne - transakcje zagraniczne - zaznaczany, jeśli płatnik VAT dokonuje transakcji z kontrahentami zarówno z krajów Unii Europejskiej, jak i z innych krajów. Dostępne tylko w wersji MAXI i PRO.

• VAT-UE mies. (przed 2017) - należy zaznaczyć, jeżeli przed rokiem 2017 stosowano miesięczne (a nie kwartalne) deklaracje VAT-UE i VAT-UEK.
  UWAGA. Parametr ten nie ma wpływu na deklaracje VAT-UE i VAT-UEK po 31.12.2016 (od tego dnia deklaracje są już zawsze miesięczne). Dostępne tylko w wersji MAXI i PRO.

• VAT sprzedaż - VAT sprzedaż - zaznaczany najczęściej występującą stawkę VAT przy sprzedaży (patrz KSIĘGA HANDLOWA - Księgowanie dokumentów - Pozycje w księdze)

• VAT zakup - VAT zakup - zaznaczany najczęściej występującą stawkę VAT przy zakupach

• Cel zakupu - Cel zakupu - zaznaczany najczęściej występujący cel zakupu

• Metoda - wybieramy odpowiednio:

  • memoriałowa - zaznaczamy, jeśli płatnik VAT wybrał memoriałową metodę rozliczania podatku VAT. W programie metoda ta jest ustawiona jako domyślna.

  • kasowa - zaznaczany, jeśli płatnik VAT wybrał kasową metodę rozliczania podatku VAT

  • kasowa+mem. - zaznaczany, jeśli płatnik VAT wybrał kasowo-memoriałową metodę rozliczania podatku VAT

• Automat. korekta złych długów - należy zaznaczyć, jeśli chcemy aby program automatycznie korygował podatek naliczony o kwoty podatku vat pochodzące z faktur zakupu przeterminowanych o ponad 150 dni (zgodnie z przepisami obowiązującymi od 01.01.2013)

• Data rozp. faktury PF w VAT - przed tą datą faktury wystawione do paragonów fiskalnych nie są ujmowane przy obliczeniu VAT ani wyszczególniane na JPK, w związku z tym suma sprzedaży z kasy fiskalnej powinna być zaksięgowana w pełnej wysokości. Od tej daty włącznie faktury wystawione do paragonów fiskalnych są ujmowane przy obliczeniu VAT i wyszczególniane na JPK, w związku z tym suma sprzedaży z kasy fiskalnej musi być pomniejszona o vat z faktur wystawionych do paragonów (do 30 września 2020 r). Dokumenty sprzedaży za okres od 1 października 2020 r. (włącznie) są ujmowane w części ewidencyjnej, ale nie sumowane do łącznej wartości sprzedaży w rejestrze VAT oraz w częsci deklaracyjnej JPK_VAT.

• CIT - parametry dotyczące deklaracji CIT, dostępne tylko dla osób prawnych i jednostek budżetowych

• Parametry - określamy rodzaj zgłoszonej formy rozliczania podatku dochodowego (miesięczna lub kwartalna w kolumnie Deklaracja oraz Zwykła lub Mały pod. w kolumnie Stawka). W kolumnie Od wpisujemy datę rozpoczęcia obowiązywania podanych parametrów, czyli w najprostszym przypadku, jeśli nie było żadnych zmian, datę rozpoczęcia działalności. W kolumnie Do określamy datę końcową obowiązywania wpisanych parametrów. Jeśli obowiązują one cały czas, to datę Do pozostawiamy pustą. W przypadku zmian formy rozliczenia określamy datę końcową w kolumnie Do przy dotychczasowych parametrach i wprowadzamy nowy okres obowiązywania wybranej formy rozliczenia.
  UWAGI:

  1. Między okresami obowiązywania różnych parametrów nie może być przerwy, tzn. data Od w nowym wpisie musi być wprowadzona jako następny dzień po dacie Do w poprzednim wpisie.

  2. Przy tworzeniu nowej firmy parametry dotyczące CIT uzupełnione zostaną automatycznie na podstawie daty bieżącej, tzn. data Od zostanie ustawiona jako 1 stycznia bieżącego roku w stosunku do daty bieżącej w programie (patrz ROZPOCZĘCIE PRACY - Okno główne - Bieżąca data i okres).

• ROK OBROTOWY

  • Rok obrotowy - określamy niestandardowy (przesunięty, wydłużony lub skrócony) rok obrotowy. Zgodnie z tą definicją działa naliczanie sald, rozliczanie podatku CIT, przeksięgowanie wyniku finansowego, przecena płatności walutowych, automatyczne BO na nowy rok, wybór daty (F12) i inne niezbędne funkcje programu. W kolumnie Od wpisujemy datę rozpoczęcia roku obrotowego. W kolumnie Do określamy datę zakończenia. Przyciskiem dodajemy kolejny rok obrotowy.
    UWAGI:

    1. Jeśli lata obrotowe pokrywają się z latami kalendarzowymi, to nie trzeba ich definiować (w takiej sytuacji zakładka ta może pozostać pusta).

    2. Między okresami obowiązywania różnych parametrów nie może być przerwy, tzn. data Od w nowym wpisie musi być wprowadzona jako następny dzień po dacie Do w poprzednim wpisie.

    3. Jeśli wpisano choć jeden rok obrotowy należy wprowadzić wszystkie kolejne lata obrotowe nawet jeśli pokrywają się z latami kalendarzowymi.

    4. Wypełniając parametry bieżącego roku obrotowego zalecamy od razu ustawić parametry na poprzedni oraz kolejny rok obrotowy.

    5. Rok obrotowy nie może być dłuższy niż 23 miesiące.

• ŚRODKI TRWAŁE

  • Środki trwałe - ustawienia dotyczące prowadzenia ewidencji środków trwałych

    • Oddzielna amortyzacja podatkowa - zaznaczenie umożliwia rozdzielenie amortyzacji bilansowej od podatkowej, czyli niezależne rozplanowanie utraty wartości środka (amortyzacja bilansowa) od kosztów uzyskania przychodu (amortyzacja podatkowa)

    • Podpowiadać nr ewid. jako - określenie układu automatycznie podpowiadanego numeru ewidencyjnego środka, na przykład wg schematu używanego we wcześniej prowadzonej ewidencji; można używać następujących symboli: [RS] - rodzaj środka (S,W,N,T), [KST] - numer KŚT, [SG] - symbol grupy, [NR] - numer kolejny, [NNN], [NNNN] - numer kolejny 3 lub 4-cyfrowy, [RR], [RRRR] - rok bieżący 2 lub 4-cyfrowy, przykładowy układ numeru: [KST]/[SG]/[NNNN].
      UWAGA. Jeśli pole Podpowiadać nr ewid. jako jest zaznaczone, ale nie określono układu numeru wówczas domyślnie zostanie przyjęty układ [KST]/[SG]/[NNNN].

    • Numerowanie w obrębie grupy - numery kolejne będą nadawane niezależnie dla każdej grupy środków

    • Odpisy jednorazowe w miesiącu przyjęcia - w przypadku amortyzacji jednorazowej program planuje odpis amortyzacyjny w kolejnym miesiącu po dacie przyjęcia, opcjonalnie można odpisać całość w miesiącu przyjęcia

      • Tylko bilansowe - w przypadku rozdzielenia amortyzacji podatkowej zaznaczenie tej opcji spowoduje, że odpis bilansowy rozplanuje się w miesiącu przyjęcia, a podatkowy w miesiącu kolejnym

    • Odpisy liniowe od miesiąca przyjęcia - w przypadku amortyzacji liniowej lub degresywnej program planuje odpisy amortyzacyjne w kolejnym miesiącu po dacie przyjęcia, opcjonalnie można rozplanować odpisy już od miesiąca przyjęcia

      • Tylko bilansowe - w przypadku rozdzielenia amortyzacji podatkowej zaznaczenie tej opcji spowoduje, że odpisy bilansowe rozplanują się od miesiąca przyjęcia, a podatkowe od miesiąca kolejnego

    • Odpisy stałe co miesiąc - standardowo planowany odpis miesięczny oblicza się jako narastający odpis do danego miesiąca pomniejszony o narastający odpis do miesiąca poprzedniego, co przy zaokrągleniu do 1 gr skutkuje groszowymi różnicami odpisów w kolejnych miesiącach, włączenie opcji wymusi stałe odpisy co miesiąc

  • Wyposażenie - ustawienia dotyczące prowadzenia ewidencji wyposażenia

    • Podpowiadać nr ewid. jako - automatycznie nadawany układ numeru ewidencyjnego wyposażenia, przykładowo [SG]/[NNNN], dostępne symbole: [SG] - symbol grupy, [NR] - numer kolejny, [NNN], [NNNN] - numer kolejny 3 lub 4-cyfrowy, [RR], [RRRR] - rok bieżący 2 lub 4-cyfrowy.
      UWAGA. Jeśli pole Podpowiadać nr ewid. jako jest zaznaczone, ale nie określono układu numeru wówczas domyślnie zostanie przyjęty układ [SG]/[NNNN].

    • Numerowanie w obrębie grupy - numery kolejne będą nadawane niezależnie dla każdej grupy pozycji wyposażenia

  • Numerowanie ogólnie - parametr ogólny dotyczący numerowania zarówno środków trwałych jak i wyposażenia

    • Pomijać luki - jeśli zaznaczone to nowe środki trwałe (lub wyposażenie) będą zawsze miały numer kolejny większy o 1 od poprzedniego, bez względu na ewentualne luki w numeracji. Jeśli niezaznaczone to numery kolejne nowych środków (lub wyposażenia) będą w pierwszej kolejności zapełniały ewentualne luki w numeracji, powstałe np. przez usunięcie środka trwałego (lub wyposażenia). Domyślnie pole to nie jest zaznaczone.

• INNE - inne parametry ustawiane indywidualnie dla firmy

• Import z zewnętrznych programów - parametry dotyczące importu dokumentów z systemu obsługi sprzedaży

  • Program - wybór systemu fakturującego lub magazynowego, umożliwiający automatyczne wprowadzanie dokumentów (faktur sprzedaży oraz zakupów handlowych) do księgi poprzez:

    • programy firmy Reset2 np. R2faktury (patrz KSIĘGA HANDLOWA - Import danych - Import faktur z programu R2faktury). Z programu R2faktury można również importować raporty kasowe i bankowe (patrz KASA/BANK - Import raportów z programu R2faktury)

    • inne systemy sprzedażowe (patrz KSIĘGA HANDLOWA - Import danych - Import z innych systemów)

    • plik JPK (FA lub VAT) generowany z dowolnego systemu (patrz KSIĘGA HANDLOWA - Import danych - Import dokumentu z pliku JPK (FA lub VAT))
      UWAGA. JPK-Faktury lub JPK-VAT umożliwia zaimportowanie tylko i wyłącznie dokumentów sprzedażowych (Sprzedaż krajowa, WDT, Sprzedaż z o.o.). Z uwagi na konstrukcję pliku JPK - Jednolity Plik Kontrolny (FA lub VAT) nie ma możliwości zaimportowania dokumentów zakupu (Zakup krajowy, WNT, Zakup z o.o.), ze względu na brak informacji o stawkach vat.
      

  UWAGI:

  1. Pole należy wypełnić tylko, jeśli nie posiadamy licencji w konfiguracji R2firma. W przypadku zakupu programu w konfiguracji R2firma pole to automatycznie ma przypisaną opcję RESET2 - zintegrowany moduł R2faktury. Mechanizm automatycznego księgowania dokumentów w programie R2firma opisany został w Księgowanie dokumentów wystawionych w module R2faktury.

  2. Możliwy jest wybór źródła importu faktur bezpośrednio w oknie KSIĘGA HANDLOWA. Funkcja szczególnie przydatna dla biur rachunkowych, które część dokumentacji uzyskują w postaci plików z programów zewnętrznych. Aby wybrać z jakiego zewnętrznęgo programu importowane są dokumenty sprzedaży i/lub zakupu wystarczy w oknie KSIĘGA HANDLOWA kliknąć prawym przyciskiem myszy (lub klawiszem F3) i wybrać opcję Import dokumentów zakupu/sprzedaży oraz wybrany przez siebie format danych. Program zapamiętuje ostatnio wybrany format importu, dlatego przy kolejnym imporcie z tego samego formatu importu wystarczy w oknie KSIĘGA HANDLOWA kliknąć prawym przyciskiem myszy (lub klawiszem F3), a następnie dwukrotnie kliknąć w opcję Import dokumentów zakupu/sprzedaży.

  • Identyfikacja - sposób identyfikacji kontrahentów podczas importu. Import odbywa się na podstawie pośredniczącego pliku tekstowego, w którym zapisane są m.in. dane kontrahentów występujących na fakturach/KP/KW. Podczas importu program sprawdza czy ma już w bibliotece takiego kontrahenta. Jeśli ma, to aktualizuje jego dane, a jeśli nie to go wpisuje do biblioteki. W zależnosci od potrzeb możemy określić w jaki sposób program będzie identyfikował kontrahentów:

    • NIP - porównywany będzie tylko nr NIP, a w przypadku braku numeru NIP porównany zostanie skrót nazwy kontrahenta. Jest to najlepszy sposób identyfikacji kontrahentów.

    • NIP, Skrót - porównywany będzie nr NIP oraz skrót nazwy kontrahenta. Taka opcja będzie przydatna jeśli np. chcemy rozdzielić rozrachunki związane ze sprzedażą i zakupem, w przypadku gdy kontrahent jest równoczesnie naszym dostawcą i odbiorcą. Wówczas w systemie do fakturowania musimy utworzyć dwóch kontrahentów z tym samym nr NIP, ale z różnymi skrótami nazwy.

    • Skrót, NIP - porównywany będzie skrót nazwy kontrahenta oraz nr NIP. Zastosowanie jak wyżej.

    • Skrót - porównywany będzie tylko skrót nazwy kontrahenta. Do wykorzystania w szczególnych przypadkach.

    • Konto rozrachunkowe - porównywane będzie tylko konto rozrachunkowe kontrahenta. Do wykorzystania w szczególnych przypadkach.

    UWAGA. Pole Identyfikacja widoczne tylko, jeśli nie posiadamy licencji w konfiguracji R2firma.

  
  

• Wygeneruj licencję - przycisk służący do wygenerowania bezpłatnej licencji do programu w wersji MINI (1 firma, 1 stanowisko, z obsługą magazynu). Klient może odpłatnie rozszerzyć konfigurację na dowolną inną wersję programu (STANDARD, MAXI, PRO) dopłacając tylko różnicę w cenie pomiędzy ceną rozszerzonej wersji a ceną wersji MINI. Po wygenerowaniu licencji klient otrzyma automatycznego maila z linkami do wersji instalacyjnej, skróconej instrukcji obsługi oraz z wygenerowanym dla niego numerem seryjnym oraz kluczem. Klient może korzystać z programu przez pierwszy rok bezpłatnie, a w kolejnych latach po wykupieniu abonamentu.

  UWAGA. Pole widoczne w programach R2firma, R2fk oraz R2księga dla biur rachunkowych (do 50 i powyżej 50 firm), które mogą generować bezpłatne licencje na program dla swoich klientów.

• Kasa/Bank

  • Włączona - prowadzenie raportów kasowych i bankowych w firmie (patrz KASA/BANK)

  • Godziny - możliwość tworzenia kilku raportów kasowych dziennie (patrz KASA/BANK - Raporty kasowe i bankowe). Dostępne tylko w wersji MAXI i PRO.

• Windykacja - Włączona - korzystanie w firmie z modułu windykacji należności (patrz NALEŻNOŚCI I ZOBOWIĄZANIA - Windykacja należności).

• Typ Bilansu oraz Rachunku zysków i strat - katalog obsługiwanych przez program rodzajów rachunku zysków i strat oraz bilansu zgodnie z nowelizacją Ustawy o Rachunkowości. Określamy Rok zmiany RZiS i Bilansu oraz wybieramy wariant RZiS po zmianie spośród dostępnych opcji: mikrofirma, porównawczy MF, porównawczy(2016), kalkulacyjny MF albo kalkulacyjny(2016). W zależności od wyboru należy jeszcze zdefiniować odpowiednio wydruk rachunku zysków i strat.
  UWAGA. Pole Bilans po zmianie uzupełni się automatycznie na podstawie pola RZiS po zmianie.

• Biblioteki globalne - biblioteki wyszczególnione poniżej mogą być oddzielne dla każdej firmy lub wspólne (globalne) dla wszystkich firm. Ta druga opcja jest szczególnie atrakcyjna, gdy program używany jest w biurze rachunkowym. Kontrahent, zdarzenie gospodarcze czy kontrakt wprowadzony w dowolnej firmie, jest dostępny również we wszystkich innych firmach bez konieczności ponownego wprowadzania.

  • Kontrahenci - zaznaczamy jeśli biblioteka kontrahentów ma być ustawiona jako globalna (dla wszystkich firm)

  • Zdarzenia - zaznaczamy jeśli biblioteka zdarzeń gospodarczych ma być ustawiona jako globalna (dla wszystkich firm)

  • Kontrakty - zaznaczamy jeśli biblioteka kontraktów ma być ustawiona jako globalna (dla wszystkich firm).

  
  UWAGA. Parametry te dobrze jest ustawić na początku rozliczania danej firmy. Efektem późniejszych zmian, powodujących przenoszenie danych pomiędzy bibliotekami lokalnymi i globalnymi, może być usunięcie pozycji nieużywanych.

• Zobowiązania - Włączona - korzystanie ze zbiorczych zobowiązań wobec dostawców (patrz NALEŻNOŚCI I ZOBOWIĄZANIA - Zobowiązania - generowanie przelewów).

• Min. wartość odsetek - przy wprowadzaniu zapłat za przeterminowane należności program będzie chciał automatycznie wystawić notę odsetkową jeśli kwota odsetek przekroczy określoną tutaj wartość.

• Data rozp. JPK VAT - data rozpoczęcia obowiązku comiesięcznego elektronicznego przesyłania do urzędu skarbowego JPK (Jednolitego Pliku Kontrolnego) Ewidencja zakupów i sprzedaży VAT (patrz ZESTAWIENIA I RAPORTY - JPK (Jednolity Plik Kontrolny)). Dla różnych grup przedsiębiorców (w rozumieniu ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej, t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 584 ze zm.) obowiązek ten powstaje:

  • od 1 lipca 2016r. – duże podmioty

  • od 1 stycznia 2017r. – małe i średnie podmioty

  • od 1 stycznia 2018r. – mikro przedsiębiorcy.

  Od momentu obowiązywania wpisanej daty, ulegną zmianie niektóre funkcje programu w taki sposób, aby dostosować go do potrzeb nowej ewidencji podatkowej. M.in. na wydrukach rejestrów VAT pojawią się dodatkowe elementy, a kilka kwot dotyczących deklaracji VAT, które dotychczas były wpisywanie ręcznie wprost w oknie Deklaracja VAT, będzie teraz wymagała wpisania odpowiednich dokumentów, a mianowicie:

  • pole Zwrot kwoty na zakup kas rej. będzie wymagało wypisania dokumentu Faktura wewnętrzna z typem transakcji Zwrot odliczenia za kasę fiskalną

  • pole Pod. należny od tow.i usł.obj.spisem z natury będzie wymagało wypisania dokumentu Faktura wewnętrzna z typem transakcji Podatek od spisu z natury

  • pole Pod. nal. od wewnątrzwsp. nab. środków transp. będzie wymagało wypisania dokumentu N-Wewn.nab.tow. z zaznaczonym polem Śr. transp.

  • pole Korekta pod. nalicz. od nabycia śr.trwałych będzie wymagało wypisania dokumentu przy każdym środku trwałym, którego dotyczy korekta i wpisanie na nim daty oraz kwoty o jaką dokonano korekty VAT.

• Planowanie sald - parametr uaktywniający opcje związane z planowaniem sald dla wybranych kont. Szczególnie przydatny dla jednostek budżetowych, dlatego jeśli na zakładce Dane parametr Rodzaj podatnika=jednostka budżetowa wówczas bieżące pole domyślnie jest zaznaczone.

• Domyślne uporządkowanie planu kont - domyślny sposób uporządkowania kont w oknie PLAN KONT i na niektórych zestawieniach:

  • Liczbowo, czyli np. 201-1, 201-2, 201-9, 201-10, 201-11, 201-20, 201-21, 201-100, 201-200

  • Alfabetycznie, czyli np. 201-1, 201-100, 201-11, 201-2, 201-20, 201-200, 201-21, 201-9

• Automat. korekta podstawy opodatkowania o złe długi - należy zaznaczyć, jeśli chcemy aby program automatycznie korygował na deklaracji rocznej podstawę opodatkowania o zmniejszenia/zwiększenia pochodzące z faktur przeterminowanych o ponad 90 dni i generował załącznik PIT/WZR, PIT/WZ lub CIT/WZ (w zależności od rodzaju księgowości).

• Renumeracja dekretów - parametr należy wyłączyć, aby w oknach KSIĘGA HANDLOWA i POZYCJE RAPORTU KASOWEGO/BANKOWEGO w menu podręcznym (prawy przycisk myszy lub F3) zablokować dostęp do funkcji Renumeracja dekretów.

• DOKUMENTY

  • Zapisuj dokumenty załączane na dysku zamiast w bazie danych - określamy miejsce przechowywania dokumentów załączanych oraz możemy przepisać dokumenty wcześniej załączone z bazy na dysk przyciskiem Przepisz z bazy na dysk lub z dysku do bazy przyciskiem Przepisz z dysku do bazy. Ścieżkę do katalogu, w którym będą przechowywane dokumenty załączane wypełniamy w menu Ustawienia - Środowisko - Eksport.

• UDOSTĘPNIANIE

  • Hasło - hasło wymagane do otwierania plików PDF generowanych w tej firmie

• NOTATKI - własne uwagi niedrukowane na żadnych dokumentach.

• RODO - rejestr zgód, upoważnień, naruszeń oraz czynności przetwarzania danych ułatwiających spełnienie wytycznych  RODO

• JPK-VAT - domyślne parametry podstawiane w trakcie księgowania dokumentu zakupu bądź sprzedaży na zakładce JPK-VAT (patrz ZESTAWIENIA I RAPORTY - JPK (Jednolity Plik Kontrolny) - Parametry JPK-VAT)

• Aktywna - pole umożliwiające oznaczanie firm aktywnych (aktualnie obsługiwanych w programie), przydatne podczas filtrowania zawartości okna FIRMY.

UWAGI:

1. Jeśli firma jest osobą fizyczną lub spółką osobową, to jako firmę należy traktować każde źródło przychodów, które powinno być ujęte w rozliczeniu podatku dochodowego właściciela, tzn. że np. najem również powinien być wprowadzony jako osobna firma w oknie FIRMY.

2. Jeśli mamy już zainstalowany inny program firmy RESET2, np. R2faktury lub R2płatnik, to zamiast wprowadzać od nowa dane swojej firmy (lub wszystkich firm w przypadku biura rachunkowego), możemy skorzystać z biblioteki firm wprowadzonej np. w R2płatniku. W momencie otwarcia okna FIRMY program R2fk automatycznie wykrywa czy na bieżącym serwerze SQL znajdują się bazy danych programów R2faktury i R2płatnik, a jeśli tak, to proponuje integrację z nimi. W zintegrowanym programie R2fk pojawią się automatycznie firmy (wraz z rachunkami bankowymi) wprowadzone wcześniej np. w R2płatniku. Zmiany wprowadzane w danych firmy w dowolnym ze zintegrowanych programów, będą od razu widoczne w pozostałych programch. Integrację można również skonfigurować ręcznie (patrz INSTRUKCJA ADMINISTRATORA - INSTALOWANIE PROGRAMU - Integracja).

3. Kolejność oraz zawartość poszczególnych wyżej opisanych zakładek zależą od parametru Nazwa i adres dostępnego w oknie Konfiguracja na zakładce Kontrahenci wywołanym z menu Ustawienia (patrz INSTRUKCJA ADMINISTRATORA - PARAMETRYZACJA SYSTEMU - Konfiguracja).

W przypadku wersji programu obsługującej wiele firm należy dane każdej z firm wprowadzić oddzielnie. Przycisk  lub klawisz Ins pozwala na utworzenie nowej firmy (patrz Biura rachunkowe).

W przypadku osób fizycznych i spółek osobowych, po wprowadzeniu danych właściciela lub wspólników przypisujemy ich do firmy klikając w przycisk  Udziałowcy (patrz Przychody z działalności).

W menu drukowania F2 dostępnych jest wiele przydatnych wydruków:

• NIP-2, NIP-B, NIP-C, NIP-8 - zgłoszenia identyfikacyjne/aktualizacyjne wraz z załącznikami

• VAT-R, VAT-Z - zgłoszenia dotyczące VAT

• UPL-1, OPL-1 - pełnomocnictwo i odwołanie pełnomocnictwa do podpisywania e-deklaracji

• PEL (ZUS) - pełnomocnictwo do wykonywania czynności prawnych w relacjach z ZUS

• Historia JPK - zawiera listę wysłanych JPK

• Historia e-deklaracji - zawiera listę wysłanych e-deklaracji (patrz KSIĘGA HANDLOWA - Miesięczne wydruki - e-Deklaracje - Historia e-deklaracji)

• Status JPK i e-deklaracji VAT - status (przygotowano/wysłano/odebrano UPO/nie dotyczy) JPK-VAT oraz e-deklaracji VAT7(K/8/9M), VAT-27, VAT-UE i VAT-UEK dla wszystkich lub wybranych firm. To samo zestawienie jest dostępne w oknie DEKLARACJE VAT, gdzie pokazuje te same dane dla bieżącej firmy.

• Dla biur rachunkowych

  • Informacja o podatkach i ZUS - seryjny wydruk informacji o wysokości i terminach płatności podatków oraz składek ZUS przypadających do zapłaty w zadanym okresie. Informacja obejmuje podatek VAT płacony przez firmę oraz podatki PIT i składki ZUS płacone przez wszystkich właścicieli firmy. Przygotowane informacje można wysłać seryjnie e-mailem na adresy określone w danych poszczególnych firm na zakładce Inne w polu E-mail do informacji o pod. (patrz KSIĘGA HANDLOWA - Zamknięcie miesiąca - Informacja o podatkach i ZUS). Można także ustawić całodobowe automatyczne udostępnianie klientom biura informacji o wysokości i terminach płatności podatków oraz składek ZUS przypadających do zapłaty w zadanym okresie na stronie internetowej (patrz Moduł WWW).

  • Zdarzenia z podziałem na kolumny - kwoty zaksięgowane w poszczególnych kolumnach księgi przychodów bądź ryczałtowej ewidencji przychodów z podziałem na zdarzenia gospodarcze oraz liczba wpisów z danego zdarzenia

  • Obroty z podziałem na kolumny - sumaryczne obroty w poszczególnych kolumnach księgi przychodów bądź ryczałtowej ewidencji przychodów

  • Liczba wpisów - liczba wpisów (zaksięgowanych dokumentów) w poszczególnych firmach.

  Zestawienia dotyczą wybranego F12 okresu. Na podstawie informacji zawartych w tych zestawieniach można oszacować i porównać pracochłonność prowadzenia poszczególnych firm i związane z tym koszty.