W bibliotece kontrahentów globalnych powinni figurować wszyscy kontrahenci, którzy będą wykorzystywani w różnych firmach. Najczęściej będą to ogólnokrajowi dostawcy np. Play, Orange, Orlen, Tauron, czyli kontrahenci, którzy dostarczają usługi lub towary praktycznie wszystkim firmom w Polsce.

Idea korzystania z bibliotek globalnych została dokładnie opisana w rozdziale Biblioteki globalne.

Wprowadzając nowego kontrahenta globalnego do biblioteki (Ins, ) możemy skorzystać z internetowej bazy danych GUS lub ręcznie wpisać kontrahenta określając następujące dane:

• NAZWA I ADRES

  • Nazwa - pełna nazwa firmy drukowana na dokumentach, przejście do nowej linii umożliwia Shift Enter.

  • Adres - poszczególne elementy adresu w oddzielnych polach widoczne są tylko jeśli w oknie Konfiguracja na zakładce Kontrahenci zaznaczono opcię Nazwa i poszczególne elementy adresu w oddzialnych polach (patrz INSTRUKCJA ADMINISTRATORA - PARAMETRYZACJA SYSTEMU - Konfiguracja). Pole Województwo to dodatkowa informacja, przydatna do regionalnej analizy sprzedaży. Określane automatycznie na podstawie kodu pocztowego. Po wpisaniu kodu pocztowego automatycznie uzupełniają się także pola: miejscowość i poczta.
    UWAGA. W polu Kraj określamy kraj (przedrostek przy NIPie) dla płatników VAT zarejestrowanych w Unii Europejskiej, z którymi prowadzimy transakcje wewnątrzwspólnotowe (patrz ROZPOCZĘCIE PRACY - Wersje programu) oraz zaznaczenie w danych firmy na zakładce Ustawienia - VAT opcji Zagraniczne. Dostępne tylko w wersji MAXI i PRO.

• NA WYDRUKACH - zakładka prezentuje pełne dane kontrahenta w postaci, w jakiej będą drukowane na dokumentach

• Skrót - skrót nazwy kontrahenta, pod którym będzie on figurował w bibliotece

• Płatnik VAT - zaznaczamy, jeśli kontrahent jest płatnikiem podatku VAT

• NIP - Numer Identyfikacji Podatkowej. Istniejący w programie mechanizm automatycznej kontroli statusu VAT kontrahentów w Portalu Podatkowym Ministerstwa Finansów obejmuje m.in. sprawdzanie poprawności struktury numerów NIP kontrahentów krajowych. Błędny NIP wymusza wyłączenie pola Płatnik VAT. Weryfikacja statusu VAT dostępna tylko w wersji MAXI i PRO. Więcej na ten temat w rozdziale Weryfikacja statusu VAT kontrahenta.

• Osoba fizyczna - zaznaczamy jeśli kontrahent jest osobą fizyczną

• Waluta - określamy walutę w jakiej prowadzone będą rozrachunki z tym kontrahentem, tzn. w jakiej walucie będą księgowane transakcje z tym kontrahentem i w jakiej walucie będą rozliczane płatności związane z tymi transakcjami; warunkiem jest posiadanie wersji MAXI lub PRO.
  UWAGA. Z jednym kontrahentem można prowadzić rozrachunki w kilku walutach. Ustawiana tutaj waluta jest jedynie walutą domyślną, która będzie się podstawiać we wpisach do księgi po wybraniu tego kontrahenta. W razie potrzeby można ją zmienić na dowolną inną.

Określamy rodzaj kontrahenta:

• Odbiorca - tylko taki kontrahent będzie mógł być wybierany we wpisach do księgi dotyczących dokumentów sprzedaży

• Dostawca - tylko taki kontrahent będzie mógł być wybierany we wpisach do księgi dotyczących dokumentów zakupu

• Inny - kontrahent, który nie jest ani dostawcą ani odbiorcą, np. pracownik naszej firmy

• UE - zaznaczamy kontrahentom, którym chcemy księgować transakcje wewnątrzwspólnotowe. Dostępne tylko w wersji MAXI lub PRO.

Wypełniamy pozostałe dane:

• KONTAKT - numery telefonów i faxu, adres e-mail oraz strony www, dane te są gromadzone tylko dla naszej wygody, jeśli nie ma takiej potrzeby należy je pominąć

• INNE

  • Nazwa i adres do korespondencji - wypełniamy tylko w przypadku jeśli inna niż główna Nazwa i adres drukowana na dokumentach, uwzględniane m.in. przy adresowaniu kopert

  • REGON, KRS

  • Język - język którym posługuje się kontrahent. Jeśli posiadamy wersję MAXI lub PRO obsługującą transakcje zagraniczne i waluty obce, to będziemy mogli wystawiać przypomnienia i wezwania do zapłaty tłumaczone automatycznie na określony tutaj język.

• PRZELEWY - dane do automatycznego generowania przelewów dla kontrahenta

  • Nazwa i adres - domyślnie podstawia się z pola Nazwa i adres

  • Lk - liczba kontrolna rachunku obliczana automatycznie, wyliczona tu liczba powinna się zgadzać z dwoma pierwszymi cyframi konta

  • Konto - wprowadzamy pełny numer rachunku bankowego kontrahenta,
    np. 26 2030 2081 1254 8723 5698 1245
    lub 26 20302081 12548723 56981245
    lub 26203020811254872356981245.
    W przypadku rozliczeń walutowych przed numerem konta wpisujemy dodatkowo prefiks kraju, w którym prowadzony jest rachunek bankowy kontrahenta.

  • Bank - bank, w którym jest prowadzony określony wyżej rachunek, podstawia się automatycznie z biblioteki banków

  • SWIFT - w przypadku rozliczeń walutowych wprowadzamy numer SWIFT banku, w którym prowadzony jest rachunek bankowy kontrahenta

  • Rachunki bankowe - wprowadzamy dodatkowe rachunki bankowe tego kontrahenta

• UWAGI - dowolne uwagi tylko dla naszej informacji i wygody, np. osoba z którą należy się kontaktować lub charakterystyka kontrahenta (Shift Enter nowa linia).

• DANE OSOBOWE - zakładka służy do odnotowania informacji dotyczących źródła pochodzenia danych osobowych, udostępniania i innych istotnych zapisów względem  RODO

• UDOSTĘPNIANIE - w tym miejscu ustawiamy hasło, które będzie wymagane przy otwieraniu plików PDF związanych z tym kontrahentem

• Split payment - zaznaczenie parametru powoduje, że dokumenty zakupu i sprzedaży krajowej dla tego kontrahenta będą miały zawsze włączone pole Split payment (mechanizm podzielonej płatności), bez względu na wartość faktury i pozycje, które na niej występują.

Poprawę wpisanych danych, np. po to żeby zmienić dane adresowe kontrahenta, umożliwia przycisk lub klawisz F6.