Wypełnianie pozycji jest kluczowym elementem księgowania dokumentów. W najprostszym przypadku, gdy całą kwotę dokumentu księgujemy na jedno konto oraz gdy całość jest po jednej stawce VAT, wprowadzamy tylko jedną pozycję. W innych przypadkach, jeśli wpis jest rozksięgowywany na kilka kont lub jeśli występuje kilka stawek VAT, wprowadzamy każde konto i każdą stawkę oddzielnie. Również jeśli jeden dokument dotyczy kilku kontraktów lub kilku MPK-ów, wprowadzamy kwoty z każdego kontraktu lub MPK-u w oddzielnych pozycjach.

Jeśli rozbijamy kwotę z faktury na kilka różnych pozycji, to zsumowane wg stawek vat kwoty netto, vat i brutto muszą być równe analogicznym sumom z księgowanej faktury. Dzięki temu faktura zostanie prawidłowo ujęta na koncie kontrahenta, w rejestrze vat oraz w rozrachunkach. Wszelkie dodatkowe księgowania związane z tą fakturą (rozliczenie zakupów, odchylenia, nie związane z biblioteką MPK rozksięgowanie na "piątki", itp.) wprowadzamy na zakładce Dekret poprzez odpowiednie zdefiniowanie ustawień kont i rejestrów księgowych i/albo ręczną korektę dekretu.

• Konto - wybieramy z planu kont konto, na jakie będzie zaksięgowana kwota netto. Lista dostępnych kont zależy od planu kont oraz od rodzaju wpisu (sprzedaż, zakup), i tak np. dla S - Sprzedaż krajowa będziemy mieli dostępne wszystkie konta analityczne z grupy "7" , zaś dla Z - Zakup krajowy konta analityczne grup m.in.: "3", "4" lub "6". Konta wybieramy z okienka Wybierz konto. Pojawia się ono po rozpoczęciu pisania, po kliknięciu w przycisk lub po naciśnięciu klawiszy Ctrl Enter. Odpowiednie konto możemy wyszukać rozpoczynając pisanie jego numeru lub nazwy. Dla ułatwienia w dolnej części okna PLAN KONT widoczna jest lista kont nadrzędnych danego konta analitycznego. Dzięki temu, mając konto analityczne o tej samej nazwie na dwóch różnych kontach syntetycznych, jesteśmy w stanie odróżnić, w której strukturze odpowiednio ująć dany koszt. Ta sama funkcjonalność znajduje się w oknie Wybierz MPK.

  

  Jeżeli znamy dobrze swój plan kont, to możemy zmienić sposób wprowadzania kont na wybór z listy kont bez wywoływania okna Wybierz konto. W tym celu należy wyłączyć parametr Wybieranie kont w osobnym oknie na zakładce Księga w menu Ustawienia - Konfiguracja.

  

  Gdy mamy wątpliwości jaki numer ma dane konto, możemy w każdej chwili naciskając klawisze Ctrl Enter wywołać okienko Wybierz konto i wyszukać w nim wg nazwy odpowiednie konto.

• Vat% - mamy do wyboru następujące stawki:

  • 0, 4, 5, 6, 7, 8, 23 - stawki właściwe dla odpowiednich towarów i usług podlegających VAT. Określone przy zakupach mają wpływ na proporcje stawek VAT przy sprzedaży bezrachunkowej. Stawka 7% występuje tylko przy zakupach (np. od rolników ryczałtowych), a 4% przy sprzedaży usług taksówkowych.

  • zw - towary i usługi podlegające, lecz zwolnione z VAT. Określone przy sprzedaży mają wpływ na proporcje odliczenia podatku VAT od zakupów, służących sprzedaży opodatkowanej i zwolnionej.

  • np - pozycje nie podlegające VAT i nie ujęte ani w rejestrach ani na deklaracji VAT.
    UWAGA. Wszystkie pozycje wpisów do księgi, których nie chcemy ująć w ewidencji VAT wprowadzamy ze stawką np, natomiast jeśli cały dokument ma być zaksięgowany z pominięciem rejestrów VAT, zaznaczamy przed wprowadzaniem pozycji pole Bez VAT (tylko księgowanie).

• Netto wal. - pojawia się we wpisie związanym z transakcją zagraniczną jeśli mamy włączoną obsługę walut. Wprowadzamy kwotę netto w walucie obcej, która zostanie przeliczona na PLN wg kursu określonego wcześniej w polu Kurs.

• Netto, Vat, Brutto - po wprowadzeniu kwoty netto, kwota VAT i brutto podpowiedzą się już automatycznie, ale można je w razie czego skorygować, możemy również pominąć kwotę netto i rozpocząć wprowadzanie od kwoty brutto - w takim przypadku kwota netto i VAT również się automatycznie uaktualnią.
  UWAGI:

  1. W przypadku wpisu tylko do księgi (z pominięciem rejestru VAT) należy wybrać stawkę VAT np i wprowadzić kwotę netto
  2. Wprowadzenie jako pierwszej kwoty netto lub brutto wpływa na sposób obliczenia pozostałych kwot, które będą liczone odpowiednio od netto lub brutto. W niektórych przypadkach może doprowadzić to do pewnych rozbieżności, np.:
     - od netto: wprowadzamy netto 4,07 zł, stawka vat 23% - wyliczy się vat = 0,94 zł i brutto = 5,01 zł
     - od brutto: wprowadzamy brutto 5,00 zł, stawka vat 23% - wyliczy się vat = 0,93 zł i netto 4,07 zł.
     Jak widać dla tej samej kwoty netto uzyskaliśmy różne wartości Vat i brutto. Taka sytuacja wynika z zaokrągleń i nie jest bynajmniej spowodowana błędem w obliczeniach. Wybór pierwszej kwoty (netto, brutto) umożliwia łatwe dopasowanie wpisu do kwot znajdujących się na księgowanej fakturze. Wyliczone przez program kwoty netto, Vat, brutto możemy w razie potrzeby dodatkowo skorygować ręcznie.

• Kwota - występuje zamiast Netto, Vat, Brutto w przypadku firm nie podlegającym VAT (w danych firmy wyłączone pole Płatnik VAT) wprowadzamy tu zawsze wartości brutto z faktur VAT

• UE - pojawia się we wpisach typu N - Wewn.nab.tow., czyli WNT. Zaznaczamy w ten sposób pozycje, które mają się pojawić na deklaracji VAT-UE.

• Pkt - pojawia się we wpisach typu S - Sprzedaż krajowa (po zaznaczeniu pola Odwrotne obc.) oraz B - Odwrotne obciążenie (zakup). Dla prawidłowego wypełnienia deklaracji VAT niezbędne jest przypisanie transakcji z odwrotnym obciążeniem do odpowiedniego punktu z art.17 ust.1 ustawy o VAT. W zależności od rodzaju transakcji wybieramy odpowiedni punkt:

  • 5 - zakup krajowy od zagranicznego podatnika,

  • 7 - towary wymienione w załączniku nr 11 do ustawy,

  • 8 - usługi.

• Cel - cel zakupu. Widoczny tylko przy zakupach, odpowiada za prawidłowe umieszczenie danej kwoty w rejestrze zakupów oraz na deklaracji VAT, przy wprowadzaniu zakupów VAT określamy:

  • so - czy służą one sprzedaży opodatkowanej

  • sm - czy sprzedaży mieszanej czyli opodatkowanej i zwolnionej (jeśli mamy sprzedaż po stawce zw)

  • bo - czy nie podlegają odliczeniu (bez odliczenia).
    UWAGA. Jeśli wprowadzamy fakturę VAT z zakupami, z których nie można odliczyć podatku VAT (bo na przykład na fakturze brakuje numeru NIP) - wybieramy cel bo. Wygenerowany dekret pominie konto rozliczenia vatu księgując całą wartość brutto na konto kosztowe.

  • bp - analogicznie jak bo, dotyczy nieodliczanego podatku VAT od zakupu paliw silnikowych

  • bl - analogicznie jak bo, dotyczy nieodliczanego podatku VAT od nabycia lub kosztów pojazdów samochodowych

  • p - wybieramy księgując zakupy objęte prewspółczynnikiem

  • pm - wybieramy jeśli równolegle z prewspółczynnikiem ma być zastosowane pomniejszenie vatu naliczonego związane ze sprzedażą mieszaną

  UWAGI:

  1. Z celów bp i bl można nie korzystać. Działają one dokładnie tak jak cel bo

  2. Zakupy z celami p lub pm są ujmowane analogicznie do celu sm przy tworzeniu dekretu - zgodnie z ustawieniami w menu Ustawienia - Ustawienia kont - Podatki - VAT od zakupów Prewspółczynnik/SM

• Opis zdarzenia - generowany automatycznie na podstawie opisu ustawionego wcześniej w polu Opis zdarzenia gospodarczego. Opis jest jednym z kryteriów przy łączeniu kont na dekrecie. Tzn. jeśli w pozycjach księgi mamy kilka wpisów na tym samym koncie (ze względu np. na różne stawki vat), to na zakładce Dekret będą one złączone do jednej pozycji z łączną kwotą netto, chyba że będą miały różne opisy zdarzeń - wówczas nie będą łączone.

• Oddział - kolumna pojawia się w przypadku uzupełnionej biblioteki oddziałów (patrz BIBLIOTEKI - Oddziały), umożliwia wydruk rejestrów VAT oddzielnie dla każdego oddziału

• Kontrakt - każdą pozycję możemy przypisać do odpowiedniego kontraktu, służącego tylko i wyłącznie do zbiorczego zestawienia przychodów i kosztów z podziałem na kontrakty (patrz BIBLIOTEKI - Kontrakty)

• MPK - każdą pozycję możemy przypisać do odpowiedniego MPK-u, służącego m.in. do automatycznego rozksięgowywania na "piątki" (patrz BIBLIOTEKI - MPK)

• R - tylko na wpisach P - Polecenie księgowania i A - Bilans otwarcia - czy ta pozycja wpisu ma wchodzić do łącznej kwoty do zapłacenia w rozrachunkach generowanych automatycznie na zakładce Płatności.

• Marża - tylko na wpisach S - Sprzedaż krajowa księgowanych wg procedury marża - czy ta pozycja wpisu objęta jest procedurą marża

• M.w.zakupu - tylko na wpisach S - Sprzedaż krajowa księgowanych wg procedury marża - wartość zakupu

We wpisach zakupowych pod tabelką z pozycjami (w prawym dolnym rogu) znajduje się przycisk Samochód (F4) umożliwiający automatyczne rozksięgowanie kosztów samochodu (osobowego lub ciężarowego).

Z kolei we wpisach typu S - sprzedaż krajowa pod tabelką z pozycjami (w prawym dolnym rogu) znajdują się przycisk Marża umożliwiający automatyczne zaksięgowanie faktury VAT marża.

Pod tabelką z pozycjami znajduje się podsumowanie zaksięgowanych kwot pod kątem podatku dochodowego (PRZYCHÓD, KOSZTY - suma obliczana jest dopiero po utworzeniu dekretu) oraz rejestrów VAT (SPRZEDAŻ i ZAKUP).