Wprowadzając nową (Ins) pozycję do ewidencji wyposażenia określamy:

• Nazwa - pełna nazwa drukowana na dokumentach (przejście do nowej linii umożliwia Shift Enter)

• Skrót - skrót nazwy, pod którym będzie on figurował w ewidencji

• Grupa - wybieramy ze wspólnej dla środków trwałych i wyposażenia biblioteki grup lub tworzymy nową grupę klawiszem Ins, później możemy wybrać wyposażenie z danej grupy lub zrobić zestawienie wyposażenia z podziałem na grupy

• Nr kolejny - numer kolejny podpowiada się automatycznie, w szczególnym przypadku możemy zmienić na inny, który jeszcze nie istnieje

• Nr ewid. - numer ewidencyjny składa się z symbolu grupy przełamanego przez numer kolejny, w szczególnym przypadku można wymusić własny numer, ale trzeba pamiętać o kolejności. Jeśli chcemy, aby nr ewidencyjny nie podstawiał się automatycznie, musimy w danych bieżącej firmy wyłączyć parametr Ustawienia - Wyposażenie - Podpowiadać nr ewid. jako Grupa/Nr kolejny

• Lokal. - lokalizacja, w której znajduje się ten składnik wyposażenia, możemy ją tu określić przy wprowadzaniu nowego wyposażenia do ewidencji, później możemy ją zmienić przy pomocy operacji zmiana lokalizacji

• Osoba - osoba odpowiedzialna ze ten element wyposażenia, określamy przy wprowadzaniu do ewidencji, później zmieniamy operacją Zmiana osoby odpowiedzialnej

• STAN - dane dotyczące faktu przyjęcia na stan

  • Przyjęcie - data przyjęcia i wartość netto (oraz ewentualna ilość) przyjętego wyposażenia - określając te dane przy wprowadzaniu wyposażenia do ewidencji od razu przyjmujemy to wyposażenie na stan, jeżeli pozostawimy datę przyjęcia pustą, operację przyjęcia musimy wprowadzić oddzielnie (patrz Przyjęcie wyposażenia).
    UWAGA. Wprowadzana Data przyjęcia musi być większa od daty zamknięcia (patrz ROZPOCZĘCIE PRACY - Okno główne - Bieżąca data i okres). Podobnie nie da się poprawić ani usunąć przyjęcia w zamkniętym okresie.
    

  • Stan aktualny - aktualna wartość (oraz ewentualna ilość) wyposażenia obejmująca wszystkie operacje (przyjęcie, likwidacja częściowa, całkowita likwidacja)

  • Likwidacja - informacja o dacie i przyczynie przeprowadzonej operacji likwidacji (i ewentualnej sprzedaży)

• OPIS - szczegółowe dane o pozycji

  • Charakterystyka, Dane fabryczne - dane charakteryzujące produkt

  • Serwis, Producent - informacja o firmie serwisującej oraz o producencie, wybrana z listy kontrahentów

• INNE - dane dodatkowe

  • Uwagi - drukowane na ewidencji

  • Notatki - dla własnej informacji.
    UWAGA. Przejście do nowej linii umożliwia Shift Enter.

  • Miejsce użytkowania - szczegółowa lokalizacja wyposażenia (np. nr pokoju) w ramach określonej lokalizacji głównej (np. oddział)

  • Dział - obok grup dodatkowy niezależny podział wg działów.

Po zaakceptowaniu  OK wpisu nowa pozycja zostaje przyjęta do ewidencji wyposażenia.

Poprawę danych umożliwia klawisz F6, natomiast usunięcie wpisu klawisz Del. Poprawa i usuwanie wpisów są możliwe tylko wtedy, gdy okres nie jest zamknięty (patrz ROZPOCZĘCIE PRACY - Okno główne - Bieżąca data i okres).
UWAGA. Kasowanie służy do usunięcia pozycji z ewidencji w przypadku błędnego wprowadzenia, nie służy natomiast do likwidacji wyposażenia (patrz Operacje na wyposażeniu - Zakończenie użytkowania).

Funkcją  F4 (Właściwości) możemy zawęzić ewidencję do wyposażenia z wybranej Grupy, Lokalizacji lub Osoby odpowiedzialnej oraz przejrzeć wyposażenie Użytkowane lub Nieużytkowane (Status).
UWAGA. Jeśli wybraliśmy wyposażenie np. z jednej grupy i chcemy powrócić do wszystkich grup, należy we Właściwościach w polu Grupa zamiast wybierać konkretną grupę z listy wcisnąć klawisz Del lub Backspace.

Funkcja F2 udostępnia wydruk karty wyposażenia, ewidencji wyposażenia oraz etykiet z kodami kreskowymi (patrz Wydruki).